VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 2012/1612 Saksbehandlar: Rune Håseth Dato: 06.12.2012 Oppfølging av sak 59/2012 og 88/2012 Utval Møtedato Utvalssak Kommunestyret Fleirtalet i Ad-hockutvalet si innstilling til Vestnes kommunestyre: Vestnes kommunestyre vedtok i sak 88/2012 å sette ned eit Ad-Hoc utval som skulle greie ut og gje tilråding i sak om overføring av Biobrenselanlegget til eit AS under VEAS, eit AS for eigedomsdrift under VEAS og oppretting av eit KF for forvaltning av den kommunale eigedomsmassen som skissert i sak 59/2012. Ad-Hoc utvalet har hatt 6 møte. Ein har kontinuerlig hatt bistand frå to separate juridiske miljø. Det har vore særs fokus på at dei tilsette sine rettigheter skulle sikrast fullt ut. Hovudtilltisvald frå Fagforbundet som representant for dei øvrige tillitsvalde har delteke i alle møte. Konklusjonen er at det i utgreiinga av saka ikkje har kome fram moment som talar for at vedtak ikkje bør gjennomførast. Derfor vil fleirtalet i Ad-hocutvalet rå til at Vestnes kommunestyre gjer følgjande vedtak: 1 Vestnes kommunestyre vedtek å opprette eit AS for biobrenselanlegg med slike avtaler som blir inngått 13.desember 2012: a. Rammeavtalen b. Avtale om overdragelse av biobrenselanlegget. c. Leveringsavtale for fremtidige leveringer fra biobrenselanlegget. 07.februar 2013. desember avholdes ekstraordinær generalforsamling i VE for godkjennelse av rammeavalen. 07.februar 2013 avholder VE stiftelsesmøte for etablering av VB 07.februar 2013 avholdes ekstraordinær generalforsamling i VE for vedtakelse av kapitalforhøyelsen.
Vedtaket blir gjennomført som beskrevet i vedlagte avtaler og vedtekter. 2 Vestnes kommunestyre vedtek å opprette eit AS for Eigedomsdrift med slike avtaler som blir inngått 13.desember 2012: (i) Rammeavtalen inngås 13. desember 2012; (ii) (iii) (iv) (v) (vi) VE stifter datterselskap som nærmere beskrevet i punkt Feil! Fant ikke referansekilden. i avtalen. Datterselskapet og kommunen inngår avtale om at selskapet trer inn i avtaler med ansatte som nærmere beskrevet i punkt 4 i avtalen. Datterselskapet og kommunen inngår avtale om levering av tjenester som nærmere beskrevet i punkt Feil! Fant ikke referansekilden. i avtalen. Det avholdes generalforsamling i datterselskapet for godkjennelse av avtalene med kommunen. De ansatte overføres til datterselskapet og datterselskapet overtar ansvaret for tjenesteleveranse til drift av eiendomsmassen fra og med 1.mars 2013. Vedtaket blir gjennomført som beskrevet i vedlagte avtaler og vedtekter. Ein anbefaler at det blir brukt markedsmessige betingelsar for regulering av betaling for eigedomstenestene. 3 For at det ikkje skal være tvil om at vilkåra for eigenregi er oppfylt, bør ein vurdere å bruke såkalla intensjonsutlysing. Det vil sei at kommunen melder på Doffin at ein tenkjer å inngå ein eigenregikontrakt og at leverandørar som meiner at vilkåra for dette ikkje er oppfylt må melde seg. Dersom ingen melder seg, vil ikkje kommunen kunna bli ilagt gebyr dersom det sidan viser seg at kontraktstildeilnga er eit ulovleg direktekjøp. 4 Sak om oppretting KF for forvaltning av den kommunale eigedomsmassen blir utgreidd og lagt fram for kommunestyret i møtet 20.juni 2013. Mindretalet i ad hocutvalet sin innstilling til kommunestyret 1 Vestnes kommunestyre ber om at det vert utgreidd eit alternativ med KF der både forvaltning, drift og vedlikehald av den kommunale bygningsmassen inkl. drift av biobrenselanlegget vert lagt. 2 Utgreiinga skal være ferdig til første møte etter ferien slik at det er klart til budsjettbehandling for 2014 og gjennomføringa kan skje frå 01.01.14 dersom kommunestyret vel ein slik modell.
SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Kommunestyret gjorde 29.mai 2012 følgende vedtak (sak 59/2012) Fylkesmannen oppheva del 1 og 2 av vedtak 59/2012 Kommunestyre gjorde nytt vedtak i KST sak 88/2012 Vurdering: Arbeid med saka etter vedtak 17.september og til no: Etter komunestyresak 88/2012 har administrasjonssjefen og ad hoc utvalet arbeidd med saka kontinuerleg. Som administrasjonssjefen tidlegare har peika på, er bemanningssituasjonen i sentraladministrasjonen slik at administrasjonsjefen er uroa for at ein ikkje får nytte nok tid på utgreiing i ei så viktig sak. Ad hoc utvalet sitt mandat: Følgje opp vedtak i sak 59/2012 og gi kommunestyret vidare tilrådingar i saka. KF kommunalt foretak Administrasjonssjefen tok opp i møte med ad-hoc utvalet at administrasjonen ikkje hadde kapasitet til både å utgreie oppretting av aksjeselskap og oppretting av KF. Administrasjonssjefen meinte at ein måtte utsetje oppretting av KF. Varaordføraren fekk i oppdrag av ad hoc utvalet å ta dette opp med gruppeleiarane. Dette blei gjort, og det var aksept for at utredningen om KF blei utsatt. Det er ikkje sett noko eksakt tidsramme for dette arbeidet, men administrasjonssjefen har oppfatta at utgreiinga skal vere ferdig for vedtak til kommunestyret i juni 2013. I kommunestyret den 05.11.2012 orienterte varaordføraren kommunestyret om utsetjinga av arbeidet med oppretting av KF. Ad hoc utvalet har i sitt arbeid konsentrert seg om juridiske aspekt ved akseselskapa, arbeidet med vedtekter og rammeavtalar. Vedtektene og rammeavtalane har både kommunen og VEAS gjennomgått av juridisk kompetanse. Kommunen ved bruk av KS advokat. Biobrenselanlegget: Kommunestyret bestemte at VEAS v/ datterselskap skal overta biobrenselanlegget og drifte det. Datterselskapet skal levere energi til Vestnes kommune etter kostpris. Kommunen engasjerte Verdisikring as til å foreta ein takst på anlegget. Verdien på selskapet er sett til samla kr. 10.325.000.- Private leigetakarar som har leveranse (oppvarming) frå biobrenselanlegget får i dag dette lagt inn i husleiga utan mva. Ved overføring til eit AS vil dette ikkje vidareførast, men kjem som eiga rekning tillagt mva frå det nye AS`et til kommunen. Avtalar som kommunen har med private kundar blir vidareført i det nye selskapet. Rabattavtale mellom private og kommunen blir handtert av kommunen. Ein legg opp til at avtale om pris på leveranse mellom kommunen og AS`et i første omgang skal gjelde i eitt år og deretter reviderast.
Eigedomsdrift: Selskapet skal drife vedlikehald av kommunale bygg. Vedlikehaldet er av ad hoc utvalet definert som vaktmesterteneste og reinhald. Utarbeiding av vedlikehaldsplan er enno ikkje ferdigstilt. Det foreligg oppdragskontrakt med dei fleste forvaltningsbygg. Inntil ein får utgreidd sak om KF vil det vere Vestnes kommune v/teknisk som foretek bestillingar opp mot selskapet. Kommunen vurderer det slik at dette vil vere ei verksemdsoverdraging, slik dette er forstått i arbeidsmiljølova kapittel 16. Kommunen gjennomfører drøftingar om dette med dei tilsette etter reglane både i det kommunale avtaleverket og arbeidsmiljølova. Vedtektene regulerer at overføringa gjeld kommunalt tilsette og at tenestene skal leverast i kommunalt eigde bygg. Reinhald; Reinhald er satt ut på anbod på følgende forvaltningsbygg; Rådhuset, aktivitetssenteret, helsesenteret, legesenteret, Senior Plaza (utanom leilegheitene), Helland skule, Helland barnehage, Vestnes idrettshall og Tresfjord barnehage. Kontrakt blei inngått hausten 2012, men grunna vanskar måtte tildelt selskap gå ut av kontrakten. Ny kontrakt gjeld derfor med nytt selskap frå 01.02.2013. og i eitt år med rett til opsjon på 2 nye år. Kontrakten er oppretta etter NS 8431. Slik vi les NS 8431 kan kontraktane ikkje ovarførast til andre. Det betyr at Vestnes kommune må stå i kontaktane ut avtaleperioden. Kva som skal skje etter den tid er ikkje klarlagt. Kommunalt tilsette reinhaldarar følgjer over til eigedomsselskapet. Ad-hoc utvalg Kommunestyre oppretta i KST- sak 88/2012 eit Ad-hoc utvalet med slik mandat; Følgje opp vedtak i sak 59/2012 og gi kommunestyret vidare tilrådingar i saka. Ad hoc utvalet har følgende medlemmar; Geir Inge Lien ordførar - leiar Martin Kjøpstad varaordførar - nestleiar Oddgeir Anundsen V Aud Sissel Suoranta AP Anne Mari Fiksdal FRP I tillegg til politikarar møter hovedtillitsvald Astrid Egset Fagforbundet. Ho er utpeika som representant frå dei tillitsvalde. Frå administrasjonen i Vestnes kommune møter; Rune Håseth administrasjonssjef Magne Værholm ass.administrasjonssjef / kommunalsjef Ellen Forland møter som sekretær for utvalet Frå VEAS møter; Stein Bergheim adm.dir. Ad hockutvalet har hatt 6 møte; 27/9 17/10 31/10 17/11 29/11-6/12 [referat frå utvala vedlagt ]
Møte med tillitsvalde og tilsette: Det har vore følgjande møte mellom Vestnes kommune og tillitsvalde; 25/5 Administrasjonssjefen informerte tillitsvalde om forslag som ville komme i kommunestyret 1/6 Administrasjonssjefen innkalla tilsette i teknisk/reinhald til informasjonsmøte om vedtak som var gjort i kommunestyret 25/10 Administrasjonssjefen og adm.dir i VEAS hadde møte med tillitsvalde i Fagforbundet, DELTA. EL&IT forbundet var og innkalla, men møtte ikkje. 08/11 informasjonsmøte xx til tilsette reinhaldarar og vedlikehaldspersonell/vaktmeistrar om AML. og reglar ved virksomhetsoverdragelse 16/11 drøftingsmøte mellom Vestnes kommune og tillitsvalde om kommunen sine planer om skiping av selskap til å foreta vaktmeisteropprag/reinhald/vedlikehald av kommunale bygg Tillitsvalde klaga på vedtak 59/2012 med påstand om at Vestnes kommune hadde brote drøftingsplikta før vedtak vart fatta. Viser her til protokoll av 30.10. 2012 mellom KS og Fagforbundet. Fagforbundet fekk medhald i klaga. (protokoll vedlagt) Med bakgrunn i protokoll innkalla Vestnes kommune dei tillitsvalde til drøftingsmøte den 16.11.2012. I telefonsamtale med KS advokat den 03.12.2012. blir vi gjort merksam på at Fagforbundet ikkje godtek møte av 16.11.2012 som drøftingsmøte og at kommunen må kalle inn til nytt drøftingsmøte, der både hovedavtalen og AML. er gjenstand for drøfting. Slik møte er det kalla inn til fredag 7.desember 2012. Administrasjonssjefen sine merknader; Admininstrasjonssjefen vil gjera merksam på at denne saka gjeld utgreiing av etablering av to aksjeselskap som skal levera energi, reinhalds- og vaktmeistertenester til kommunen. Det er ikkje greidd ut om alternative måtar å organisera dette på ville vore betre for kommunen, t.d. ved å nytta kommunale føretak i staden for aksjeselskap. Det å nytta kommunale føretak til føremål som tenkt i denne saka er gjort i mange kommunar og stort sett med gode erfaringar. Omorganiseringa reiser ein del spørsmål som administrasjonssjefen ønskjer å gjera kommunestyret merksame på. Innkjøpsreglar; Hovudregelen når det gjeld innkjøp er at dersom kommunen skal kjøpe varer og tenester frå eit anna rettssubjekt så skal reglane om offentlege innkjøp følgjast. Dette vil gjelde når kommunen skal kjøpa energi og driftstenester frå dei nyoppretta aksjeselskapa. Det er unntak for dette i dei tilfella selskapa fyller vilkåra for såkalla eigenregi. Desse vilkåra er for det første at minst 90% av det selskapet leverer skal selgast til kommunen. Det er berre restverdien på 10% som kan selgast til morselskapet eller andre. Vidare må kommunen ha same kontrollen over aksjeselskapet som kommunen har over eigne etatar. Dei vedtektene som er skrivne for aksjeselskapa er forsøkt utforma slik at kontrollvilkåret skal vera oppfylt. Admininstrasjonssjefen vil nemne at det er risiko knytt til om vilkåra er oppfylt. Rettspraksis frå EF-domstolen er streng. Det kan vere eit moment som bidreg til å auka risikoen at aksjeselskapa er dotterselskap av Vestnes Energi AS. Morselskapet har ikkje vedtekter som tilfredsstiller kontrollvilkåret.
Når det gjeld vedtektene for bioselskapet, sjå 4, så er ikkje desse like klare på dette punktet som eigedomsdriftsselskapet. Grunnen til dette er at bioselskapet på sikt kan kome til å utvikla seg i ei retning der selskapet ikkje lenger fyller vilkåra for eigenregi. Fram til då bør det likevel vere ordningar som bidreg til å sikre same kontroll over selskapet som over eigne etatar, og administrasjonssjefen vil difor tilrå at kommunestyret fattar vedtak om at selskapet skal halde administrasjonssjefen orientert om verksemda i selskapet på same måte som for eigedomsdriftsselskapet. I tilfelle tvil om vilkåra for eigenregi er oppfylt, har det no kome nye reglar som såkalla intensjonsutlysing. Det vil sei at kommunen melder på Doffin at ein tenkjer å inngå ein eigenregikontrakt og at leverandørar som meiner at vilkåra for dette ikkje er oppfylt må melde seg. Dersom ingen melder seg, vil ikkje kommunen kunna bli ilagt gebyr dersom det sidan viser seg at kontraktstildeilnga er eit ulovleg direktekjøp. Skatt og meirverdiavgift: Ei omorganisering som dette vil medføre at den tenesteutvekslinga som i dag skjer mellom etatar, vil utløyse både meirverdiavgift og skatt no når tenestene skal gå mellom to sjølvstendige juridiske subjekt, kommunen og eit aksjeselskap. Kommunen vil i stor utstrekning få kompensert meirverdiavgifta gjennom kompensasjonsordninga, men det ligg likevel eit mindre økonomisk tap her i form av at det må brukast ressurser på å gjennomføra faktureringa og at uteståande krav på meirverdiavgiftskomensasjon ikkje er renteberande. Drift i aksjeselskap vil ofte medføra skattekostnader som ein ikkje har i kommunal drift. Dersom å eige i aksjeselskapet ved eit seinare høve skal realiserast avdi ein ønskjer omorganisering, vil eit overskot vere skattepliktig. Intern omorganisering i kommunal drift har ikkje tilsvarande konsekvensar, heller ikkje om ein involverer kommunale føretak avdi desse er ein del av kommunen som juridisk person (altså ikkje eigne juridiske subjekt). I dag vert ikkje den energien som vert levert frå biobrenselanlegget ilagt meirverdiavgift. Dette vert endra når leveringa skjer frå det nye aksjeselskapet. Arbeidsrettslege omstende Når det gjeld eigedomsdriftsselskapet vil truleg overføringa av reinhaldarar og vaktmeistrar vera ei verksemdsoverdraging. Det nye aksjeselskapet som mottakande arbeidsgjevar har klarlagt korleis det stiller seg til spørsmål som tariffavtale og pensjon. Tilsette blir vidareført som KLP medlem og dei misser ikkje sine noverande AFP rettar. Dei beheld sin tariffaavtale i avtaleperioden. Kommunestyret i Vestnes kommune som eigar av dette selskapet bør ta stilling til om dette er noko eigar skal meina noko om, eller om selskapet skal stå fritt til å ta eigne avgjerder om spørsmålet. Administrasjonssjefen har ikkje gått inn på desse spørsmåla ut over at ein i denne samanheng vil gjera kommunestyret merksam på at dersom dette hadde vore organisert i kommunalt føretak så hadde ikkje dette vore noko spørsmål, avdi dei tilsette framleis hadde vore tilsette i kommunen på same vilkår som i dag. Oppsummert Administrasjonssjefen held fast ved sitt syn om at det i denne saka burde ha vore utgreidd alternative måtar å organisere energileveransar og eigedomsdriftsstenester på. Administrasjonssjefen er usikker på kva økonomiske effekt av omorganiseringa vil ha då dette ikkje er kvalitetssikra i saka. Vedtaket medfører store omskiftingar i kommunen, og ved å få fleire alternativ til vurdering vil grunnlaget for å fatta gode avgjerder vera betre.
Særutskrift til: Vedlegg: 1 Særutskrift - Inndekking av tidlegare års underskot 2 Vestnes kommune - vedtak etter kommuneloven - lovlegkontroll av kommunestyrevedtak i PS 59/2012 3 Oppfølging av KST sak 59/2012 4 Referat frå møte i arbeidsgruppe for oppfølging av vedtak i kommunestyresak 59/2012 og 88/2012 5 Referat frå møte i arbeidsgruppe den 17.10.2012 for oppfølging av vedtak i 6 Referat frå møte den 31.10.2012 - arbeidsgruppe for oppfølging av vedtak i 7 Referat frå møte den 13.11.2012 - arbeidsgruppe for oppfølging av vedtak i 8 Referat frå møte den 29.11.2012 - arbeidsgruppe for oppfølging av vedtak i 9 Referat frå møte den 06.12.2012 - arbeidsgruppe for oppfølging av vedtak i 10 Avtale om erverv av biobrenselanlegg 11 Rammeavtale biobrenselanlegg 12 Vedtekter biobrenselanlegg 13 Takstdokument biobrensel vedlegg 1 og 2 14 Rammeavtale drift eigedomsmasse 15 Rammeavtale vedlegg 2 eigedomsdrift 16 Brukeravtale eigedomsdrift 17 Tenesteleveranseavtale eigedomsdrift 18 Tenesteleverandøravtale vedl 2 eigedomsdrift 19 Vedtekter eigedomsdift