Arkivsak-dok. 201315501-4 Arkivkode ---/N62/&00 Saksbehandler Jens Kristian Røed Saksgang Møtedato Sak nr Administrasjonsutvalget 27.02.2014 1/14 Elektronisk kommunikasjon - Endring reglement Sammendrag Administrasjonsutvalget vedtok i møte 05.12.2013, under sak 33/13, nytt reglement for elektronisk kommunikasjon i fylkeskommunen. Som følge av at det fom 01.01.2014 er foretatt endringer i beskatningsreglene for elektronisk kommunikasjon som avviker fra de reglene som var lagt til grunn for utarbeiding av nevnte reglement, foreslås endringer i reglementet tilpasset de nye beskatningsreglene. Fylkesrådmannens innstilling Nytt reglement for elektronisk kommunikasjon i Vestfold fylkeskommune vedtas. Tønsberg, 04.02.2014 Egil Johansen fylkesrådmann Lisbeth Eek Svensson direktør Vedlegg: Avtale om elektronisk kommunikasjon Reglement elektronisk kommunikasjon Eventuelle vedlegg til saken ligger på www.vfk.no. Se under Snarvei og velg Politiske møter og saker. Direktelink til Politiske møter og saker: http://sak.vfk.no 1
Innledning: Administrasjonsutvalget vedtok i møte 05.12.2013, under sak 33/13, nytt reglement for elektronisk kommunikasjon i fylkeskommunen. Som følge av at det fom 01.01.2014 er foretatt endringer i beskatningsreglene for elektronisk kommunikasjon som avviker fra de reglene som var lagt til grunn for utarbeiding av nevnte reglement, er det i det følgende foreslått endringer i reglementet tilpasset de nye beskatningsreglene. Saksutredning: Nytt reglement for elektronisk kommunikasjon, vedtatt av Administrasjonsutvalget i sak 33/13, innebar en forenkling i forhold til tidligere reglement. Tidligere var det en to-delt ordning: Alt. A: For ansatte/folkevalgte som har stort tjenestemessig behov kan tilstås full utgiftsdekning innen rammen av kr. 10 000,- pr. år. Fylkeskommunen eier da både telefon og abonnement. Alt.B: For ansatte/folkevalgte som har et begrenset tjenestemessig behov kan tilstås en godtgjørelse innen rammen av kr. 6000,- pr. år. Det er da forutsatt at den ansatte/folkevalgte selv eier både telefon og abonnement. I det nye reglementet ble det etablert kun èn ordning, tilsvarende alt. A., likevel slik at beløpsgrensen for et normalabonnement ble redusert til kr. 3000,- (evt. kr. 4000 i særskilte tilfeller), som følge av den nye gunstige telefoniavtalen fylkeskommunen har inngått. Ordningen med godtgjørelse etter alt. B. ble avviklet. De beskatningsregler som var gjeldende i 2013, og som saksutredningen var basert på, innebar følgende: Ved dekning av èn EK-tjeneste, for eksempel mobiltelefon hvor fylkeskommunen eide både telefon og abonnement, ble man beskattet for tjenestens verdi (dvs. faktisk forbruk) mellom kr. 1000,- (skattefritt beløp) og kr. 5000,-. Ved dekning av to eller flere EK-tjenester, ble man beskattet for verdien (dvs. faktisk forbruk) mellom kr. 1000,- (skattefritt beløp) og kr. 7000,-. De som kun fikk utgiftsgodtgjørelse ble beskattet for godtgjørelsens størrelse i sin helhet. De nye beskatningsreglene for elektronisk kommunikasjon, som er gjort gjeldende fom 01.01.2014, innebærer følgende: Det er nå innført kun ett fast inntektstillegg (sjablongbeløp) på kr. 4 392,-, uavhengig av antall EK-tjenester som dekkes. Det skattefrie bunnbeløpet på kr. 1 000,- er fjernet. Det er videre forutsatt at innberetning til skattemyndighetene nå skjer månedlig, og ikke ved årsslutt som tidligere. Opprinnelig var sjablongbeløpet satt til kr. 4 400,-, men er i de endelige forskriftene nedjustert til kr. 4 392,- for å få et avrundet beløp på kr. 366,- pr. mnd. ift den månedlige innberetningen. Den nye «sjablongbeskatningen» gjelder både for de som har tjenestetelefon hvor fylkeskommunen eier både telefon og abonnement (regnet som naturalytelse), og de som kun mottar utgiftsgodtgjørelse. For de som kun mottar utgiftsgodtgjørelse, og selv eier både telefon og abonnement, er det imidlertid lagt opp til en særregel, ved at skattepliktig fordel begrenses til det 2
beløp som dekkes av arbeidsgiver, når denne dekningen er lavere enn sjablongbeløpet. For utgiftsgodtgjørelse opp til sjablongbeløpet vil beskatningen tilsvare godtgjørelsens størrelse. For utgiftsgodtgjørelse ut over sjablongbeløpet vil beskatning skje i forhold til sjablongbeløpet forutsatt at arbeidsgiver får oversendt originalfakturaer av vedkommende. I motsatt fall vil hele godtgjørelsen bli beskattet. Videre skal mobil datakommunikasjon over 3G-nettet nå anses som èn fullverdig EKtjeneste og derved beskattes etter sjablongbeløpet på kr. 4392. Hittil har dette vært unntatt beskatning i og med at man har ansett 3G-nettet som for ustabilt og med for liten hastighet. Dette innebærer at selv de som bare har denne ene EK-tjenesten fra fylkeskommunen, ved at vedkommende har fått utdelt et SIM-kort bare for datakommunikasjon og ikke telefoni og hvor fylkeskommunen eier abonnementet, så skal vedkommende likevel beskattes etter sjablongbeløpet på kr. 4392,-. I Finansdepartementets redegjørelse for endringene heter det bl.a.: «Departementet legger stor vekt på å begrense arbeidsgivers ressursbruk ved verdsettelse, forskuddstrekk og innrapportering m.v. av ytelser i arbeidsforhold. Dette gjelder særlig for ytelser av moderat verdi og som også er utbredt i arbeidslivet. Etter departementets oppfatning tilsier behovet for forenklinger at inntektstillegget ikke lenger skal variere avhengig av om arbeidstakeren disponerer èn eller flere tjenester. Dette henger også sammen med utviklingen i EKOM-markedet, som har ført til at tjenestene i økende grad er sammenvevd. Det kan antas at denne utviklingen vil fortsette, og at det i økende grad vil bli vanskelig å fastslå om arbeidstakeren disponerer èn eller flere tjenester.. Sjablongbeløpet på 4 400 kroner er ment å være et mål på den ansattes private fordel ved den eller de tjenestene som arbeidsgiver dekker. Ved fastsettelsen av sjablongbeløpet er det relevante beregningsgrunnlaget den ansattes besparelse av privatutgifter, ikke arbeidsgivers utgifter,.det er altså et generelt utgangspunkt at fordel mottatt av arbeidsgiver skal verdsettes til markedsverdi for mottakeren. Det gjelder også når arbeidsgivers utgifter er lavere enn den reelle markedsverdien, for eksempel på grunn av storkundeavtaler osv... «Når sjablongbeløpet fastsettes til 4 400 kroner, henger dette sammen med at alle tjenester vil bli omfattet av det nye sjablongbeløpet. Det må dermed tas høyde for at arbeidstaker kan få dekket flere tjenester innenfor den nye regelen. Videre vil reglene for utgiftsgodtgjørelse gi arbeidstakere med lave utgifter mulighet til å få begrenset skattepliktig fordel til faktisk dekket beløp. I arbeidsforhold der dekningen er lavere enn sjablongbeløpet, er det således mulig å tilpasse seg slik at inntektstillegget kan reduseres ved å bruke utgiftsgodtgjørelse i stedet for naturalytelse». I og med den gunstige telefoniavtalen fylkeskommunen har inngått, vil de endringer i beskatningsreglene som nå er foretatt kunne føre til at mange som har tjenestetelefon, hvor fylkeskommunen står som eier av både telefon og abonnement, vil bli beskattet for mer enn faktisk forbruk tilsier dersom en ser telefonibruken isolert. Imidlertid er det, som det fremgår av Finansdepartementets redegjørelse ovenfor, lagt til grunn at det nye sjablongbeløpet er forutsatt å dekke alle EK-tjenester man måtte ha dekket av arbeidsgiver, herunder også bredbånd, m.v. Også mobil datakommunikasjon over 3G-nettet anses nå som èn fullverdig EK-tjeneste, se ovenfor. 3
Ut fra de omtalte endringer i beskatningsreglene foreslår fylkesrådmannen følgende endringer i fylkeskommunens nylig vedtatte reglement for elektronisk kommunikasjon, jfr. AU-sak 33/13: Økning av beløpsgrenser: Beløpsgrensene for de som tilstås tjenestetelefon inkl. mobilt bredbånd med full utgiftsdekning harmoniseres med sjablongbeløpet som man uansett blir beskattet for. Mao: beløpsgrensene heves fra hhv kr. 3000,- og kr. 4000,- og opp til kr. 4392,-. Det kan ikke legges opp til en ordning hvor man både skal trekkes i lønn for telefonibruk ut over nevnte beløpsgrenser og opp til kr. 4392,-, og samtidig få et tilsvarende inntektspåslag og derved bli beskattet av samme beløp. Etablering av utgiftsgodtgjørelse som alternativ: Som alternativ til ordningen hvor fylkeskommunen eier både telefon og abonnement, foreslås en utgiftsgodtgjørelse for bruk av privat mobiltelefon i tjenesten. Dette på tilsvarende måte som i det tidligere reglementet, da basert på at den enkelte selv eier både telefon og abonnement. Dette vil, slik det er omtalt i Finansdepartementets redegjørelse, ut fra beskatningsreglene, være en gunstig ordning når dekningen er lavere enn sjablongbeløpet, siden dette begrenser den skattepliktige fordelen til faktisk dekket beløp, dvs. utgiftsgodtgjørelsens størrelse. Det foreslås at godtgjørelsen da standardiseres til et fast beløp for alle. Dette for å forenkle administreringen av ordningen. Det er i privatmarkedet svært varierende i forhold til hva de ulike abonnementene inneholder og hva de koster. Flere leverandører opererer imidlertid med abonnementer til en månedspris på ca kr. 300,-, som inkluderer bl.a. fri telefoni og fra 3 5 Gb. datatrafikk. I forhold til et slikt abonnement anses en utgiftsgodtgjørelse fra arbeidsgiver på halvparten av dette, dvs. kr. 150,- pr. mnd./kr. 1800,- pr. år, som passende. Det vil da være dette beløpet man blir beskattet for. Bruk av fylkeskommunalt abonnement for telefoni og datakommunikasjon i privat eiet mobiltelefon: Fylkesrådmannen har også vurdert et eget alternativ ved at ansatte/folkevalgte med et begrenset tjenestemessig behov, og med utgangspunkt i sin egen private mobiltelefon, tilbys å overføre selve abonnementet, inkl. telefonnummeret, til fylkeskommunens eierskap og den nye telefoniavtalen med TDC, og få utdelt eget SIM-kort ift dette. Derved vil man kunne nyte godt av de gunstige prisene, både i forhold til telefoni og til datakommunikasjon over mobilnettet, som den nye telefoniavtalen gir. Som følge av at fylkeskommunen da overtar eierskapet til abonnementet, vil det imidlertid medføre at dette, ut fra beskatningsreglene, regnes som naturalytelse, og da vil bli beskattet etter sjabongbeløpet på kr. 4392, -, selv om vedkommendes faktiske utgifter til telefoni og datakommunikasjon over mobilnettet er vesentlig lavere. Disse vil mao bli beskattet på samme måte som de som har tjenestetelefon hvor fylkeskommunen eier både telefon og abonnement. Dersom man da ikke samtidig også har andre EK-tjenester dekket av fylkeskommunen, synes dette å være lite gunstig. For disse synes det som en bedre ordning med utgiftsgodtgjørelse som omtalt ovenfor. Dette er derfor ikke tatt med videre som et alternativ i reglementet. Det er i denne sammenheng også lagt vekt på at det av hensyn til administreringen av hele ordningen med elektronisk kommunikasjon er viktig å ha færrest mulig alternativer. 4
Mobilt bredbånd utgår: Ordningen med mobilt bredbånd, hvor ansatte som kun har behov for mobilt bredbånd kan tilstås et SIM-kort som tillater datatrafikk på inntil 5 Gb pr. mnd./alternativt ubegrenset bruk, er tatt ut som alternativ. Hittil har dette vært unntatt beskatning i og med at man har ansett 3G-nettet som for ustabilt og med for liten hastighet. Som det er redegjort for ovenfor skal nå slik datatrafikk anses som èn fullverdig EK-tjeneste og derved beskattes etter sjablongbeløpet på kr. 4392,-. Dette synes derfor som et lite gunstig alternativ. Fast godtgjørelse ift privat bredbånd Når det gjelder utgiftsgodtgjørelse for bruk av privat bredbånd i tjeneste for Vestfold fylkeskommune, foreslås at dette standardiseres til et fast beløp for å forenkle administreringen av ordningen. Det foreslås kr. 200,- pr. mnd./ kr. 2400,- pr. år. Det er da lagt til grunn en godtgjørelse på ca halvparten av prisen for et normalabonnement i det private markedet, tilsvarende som for utgiftsgodtgjørelsen vedr. bruk av privat telefon. Avtaletekst: I de vilkår som fremgår av avtalen som skal inngås med hver enkelt som skal omfattes av ordningen, vedtatt i AU-sak 33/13, inngår bl.a. følgende: «Det er ikke tillatt å benytte abonnementet for å betale for private formål som for eksempel pengegaver ifm innsamlingsaksjoner, parkeringsavgifter, m.v.» I Finansdepartementets foran omtalte redegjørelse i forhold til skattereglene heter det imidlertid bl.a.: «Virkeområdet for sjablongmodellen skal være det samme som for gjeldende sjablongmodell. Arbeidstakeren må ha tjenstlig behov for hver tjeneste som dekkes, og ha adgang til privat bruk av tjenesten utenfor ordinær arbeidssituasjon». Videre pekes på at de nye beskatningsreglene innebærer at man nå blir beskattet etter sjablongbeløpet på kr. 4392,- uansett forbruk, også inkl. evt. privat bruk av tjenestene. Ut fra foranstående synes det nødvendig å endre teksten i avtalevilkårene på dette punktet. I stedet for nåværende tekst synes det mer hensiktsmessig i stedet å presisere at abonnementet er knyttet til «tjenstlige behov», og da med de forutsetninger som knytter seg til dette. Det foreslås derfor at ovennevnte avtaletekst erstattes med følgende: «Det fylkeskommunale abonnementet for tjenestetelefon/mobiltelefon er knyttet til tjenstlig behov». Selv om ordningen altså også åpner for privat bruk av tjenestene, og den enkelte blir trukket i lønn/godtgjørelser for bruk ut over beløpsgrensen på p.t. kr. 4392,-, så legges til grunn at den enkelte som tilstås tjenestetelefon likevel er bevisst på bruken av de tjenestene som inngår i forhold til evt. privat bruk. Bl.a. forutsettes at det ikke er anledning til bruk av det fylkeskommunale abonnementet til evt. pengegaver i forbindelse med innsamlingsaksjoner samt kjøp av varer og tjenester. - - - - - - - - - - - - 5
Med utgangspunkt i ovenstående forslag til endringer, foreslås følgende nye reglement for elektronisk kommunikasjon: Reglement for elektronisk kommunikasjon i Vestfold fylkeskommune 1. Hvem kan tilstås tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd : Tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd, jfr. pkt. 2 A,B,C nedenfor, kan tilstås ansatte/folkevalgte når arbeidsgiver, jfr. pkt. 3, vurderer det som nødvendig av hensyn til tjenesten. 2. Hva slags ordning: A: Tjenestetelefon med mobilt bredbånd Innen rammen av en beløpsgrense på p.t. kr. 4392,- pr. år kan ansatte/folkevalgte tilstås tjenestetelefon inkl. mobilt bredbånd med full utgiftsdekning. Dette da basert på et abonnement som inkl. datatrafikk inntil 5 Gb pr. mnd. Vestfold fylkeskommune står som eier både av mobiltelefon og abonnement, og det benyttes de til enhver tid gjeldende innkjøpsavtaler både mht. utstyr (mobiltelefon) og drift (abonnement). I særskilte tilfeller kan, innen samme beløpsgrense, tilstås et utvidet abonnement som inkl. datatrafikk uten begrensning. Arbeidsgiver v/respektive virksomhet/avdeling mottar og betaler fakturaene fra teleoperatør innen angitt beløpsgrense. Den ansatte/folkevalgte er imidlertid selv ansvarlig for å overholde nevnte beløpsgrense. Evt. påløpte utgifter ut over beløpsgrensen må refunderes av den ansatte/folkevalgte ved trekk i lønn/ godtgjørelse eller etter annen avtale som arbeidsgiver godkjenner. B: Utgiftsgodtgjørelse Som alternativ til tjenestetelefon etter pkt. 2 A kan i stedet tilstås en utgiftsgodtgjørelse på p.t. kr. 1800,- pr. år, med månedlig utbetaling. Dette alternativet forutsetter at den ansatte/folkevalgte selv eier både mobiltelefon og abonnement. C: Privat Bredbånd Ansatte/folkevalgte kan tilstås utgiftsgodtgjørelse for bruk av privat bredbånd med p.t. kr. 2400,- pr. år, med månedlig utbetaling. Ved tilståelse av tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til punkt 2 A,B,C, benyttes fastsatt avtaleskjema, jfr. vedlegg til reglementet. Ansatte/folkevalgte som er tilstått tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til punktene ovenfor, plikter å innrette seg etter de til enhver tid gjeldende regler for ordningen. For innberetning og beskatning av skattepliktig fordel legges til grunn de til enhver tid gjeldende regler gitt av skattemyndighetene. 6
3. Avgjørelsesmyndighet: Tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til reglementets pkt. 2 A,B,C, for ansatte i virksomhetene tilstås av respektive virksomhetsledere. For virksomhetslederne selv, og for ansatte i avdelingene i Fylkesadministrasjonen, godkjenner respektive direktører. For direktørene godkjenner fylkesrådmannen. Tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til reglementets pkt. 2 A,B,C, for folkevalgte tilstås av fylkesutvalget. I særskilte tilfeller kan hhv fylkesrådmannen og fylkesutvalget godkjenne avvikende ordninger fra reglementet, for hhv ansatte og folkevalgte. 4. Økonomi: Arbeidsgivers utgifter knyttet til tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til foreliggende reglement, forutsettes dekket innen respektive virksomheters/avdelingers egne budsjetter. 5. Opphør: Dersom en ansatt/folkevalgt som er tilstått tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd i henhold til foreliggende reglement går over i en annen stilling/funksjon, eller stillingens/funksjonens oppgaver og innhold endres, skal arbeidsgiver vurdere vedkommendes behov for tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd på nytt. Tilsvarende dersom vedkommende går ut i lønnet fravær av lengre varighet. Dersom en ansatt/folkevalgt slutter, eller går ut i ulønnet permisjon (med unntak for helt kortvarig permisjon), opphører ordningen med tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/bredbånd, og utlevert mobiltelefon og SIM-kort etter reglementets pkt. 2 A leveres tilbake umiddelbart. For øvrig skal arbeidsgiver løpende vurdere behovet for tjenestetelefon/utgiftsgodtgjørelse/ bredbånd, og kan, med 14 dagers varsel, si opp avtalen. 6. Oppdatering av reglementet: Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjøre oppdateringer i reglementet på bakgrunn av endringer i lover, forskrifter, skatteregler, innkjøpsavtaler/rammeavtaler m.m. Fylkesrådmannens bemerkninger: I møte 04.02.2014 ga hovedtillitsvalgte (representanter for forhandlingssammenslutningene) tilslutning til forslaget til nytt reglement. Fylkesrådmannen vil medvirke til en mest mulig enhetlig praktisering av reglementet i organisasjonen. For øvrig har fylkesrådmannen ingen ytterligere merknader til saken. 7