Formannskapets møterom, Selbu rådhus. Faste medlemmer: Edel Raaen Kari Krogstad Inga Johanne Balstad. Inga Johanne Balstad leder Gerd Fuglem sekretær

Transkript

1 Selbu kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 08:30 Administrasjonsutvalget Formannskapets møterom, Selbu rådhus Faste medlemmer: Edel Raaen Kari Krogstad Inga Johanne Balstad Per Røsseth Johan Marius Bye Setsaas Forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Hvis noen av medlemmene er inhabile i noen saker, må det gis beskjed så snart som mulig slik at varamedlem kan innkalles. Selbu Inga Johanne Balstad leder Gerd Fuglem sekretær Side1

2 Saksliste Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Innhold PS 6/14 Godkjenning av protokoller fra møte den Arkivsaksnr PS 7/14 PS 8/14 Referatsaker Telefonreglement for Selbu kommune - forslag til revidering fra /365 PS 9/14 Årsmelding og regnskap 2013 ADMU 2014/292 Side2

3 PS6/14Godkjenningavprotokollerframøteden Side3

4 PS7/14Referatsaker Side4

5 Selbu kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: 2014/365-1 Saksbehandler: Anita Røset Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 3/ Administrasjonsutvalget 8/ Telefonreglement for Selbu kommune - forslag til revidering fra Rådmannens innstilling 1. Vedlagte telefonreglement vedtas med virkning fra Tidligere telefonreglement oppheves fra samme dato. Behandling i Administrasjonsutvalget Forslag fra Kari Krogstad Saken utsettes Krogstad begrunner utsettelsesforslaget med at organisasjonene ikke har fått uttale seg. Votering: Forslaget fra Kari Krogstad vedtas. Enst. Vedtak i Administrasjonsutvalget Saken utsettes. Side5

6 Saksopplysninger Fra 1. januar 2014 er reglene for beskatning av arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester (telefon, bredbånd mv.) endret. De nye reglene har samme virkeområde som tidligere. Skattereglene gjelder fastsettelse av skattepliktig beløp for arbeidstaker ved adgang til privat bruk av arbeidsgivers EKOM-tjeneste utenfor ordinær arbeidssituasjon. Arbeidstaker må ha tjenstlig behov for å disponere tjenesten. Det er ingen endringer i reglene om sporadisk bruksadgang. Nytt fra 2014: Arbeidstakere som får dekket EKOM-tjenester har en skattepliktig fordel på maksimalt kr Det maksimale skattepliktige beløpet er det samme uavhengig av antall EKOM-tjenester som arbeidsgiver dekker. Det skattefrie bunnbeløpet på kr er fjernet. Den skattepliktige fordelen skal ikke reduseres med arbeidstakers eventuelle egenbetaling. Mobil datakommunikasjon over GSM- og UMTS-nettet er nå en fullverdig tjeneste som ikke lenger er unntatt fra beskatning. For arbeidstakere som får fordel beregnet etter EKOM-reglene, er det innført et skattefritt beløp på kr (per år) for innholdstjenester. Beregning av den skattepliktige fordelen i 2014 Den skattepliktige fordelen kan bli forskjellig avhengig av om tjenesten dekkes som naturalytelse (arbeidsgivers abonnement) eller som utgiftsgodtgjørelse (refusjon). Naturalytelse Skatte-, trekk- og avgiftspliktig fordel utgjør kr 366 per hele og påbegynte måned arbeidstaker har disponert tjenesten, uavhengig av arbeidsgiverens kostnad. Fordelen skal tas med til trekkog avgiftsberegning den måneden arbeidstakeren disponerer tjenesten. Utgiftsgodtgjørelse (refusjon) Skatte-, trekk- og avgiftspliktig fordel utgjør hele det faktisk dekkede (refunderte) beløp begrenset oppad til kr per år. Fordelen skal tas med til trekk- og avgiftsberegning på det tidspunkt arbeidsgiver faktisk dekker/utbetaler godtgjørelsen, uavhengig av hvilken periode fakturaen gjelder. Vurdering Rådmannen ser behov for en forenkling av kommunens telefonreglement. Slik situasjonen er per i dag kan ansatte velge mellom 4 ulike typer avtaler. Det er særlig alternativene der arbeidsgiver betaler for innkjøp av mobiltelefon, samt abonnement og bruk som kan være utfordrende, da det er vanskelig for arbeidsgiver å holde oversikt over hva som skal innberettes som skattepliktig fordel. Det er også utfordrende å gjennomføre trekk for innholdstjenester, opphold i utlandet m.v. Det er i tillegg antatt at kommunen som helhet vil spare penger på å endre telefonreglementet slik som foreslått. Rådmannen foreslår at hovedregelen blir at arbeidstaker bruker sin private mobiltelefon på arbeid, mot å få utbetalt en skattepliktig godtgjørelse. Arbeidstaker kan da velge det abonnementet han eller hun selv ønsker, og kan benytte telefonen fritt uten å tenke på at man skal varsle arbeidsgiver ved bruk i utlandet, bruk av innholdstjenester m.m. Refusjonsbeløpet skal stå i forhold til behovet for tjenstlig bruk av mobiltelefonen. Side6

7 Som en overgangsordning foreslås det at arbeidstakere som per i dag benytter en mobiltelefon eid av Selbu kommune, får overta denne telefonen vederlagsfritt fra det tidspunktet abonnementet går over fra kommunen til den ansatte. Denne overdragelsen av en brukt telefon utløser ingen skatteplikt for den ansatte. Side7

8 Selbukommune 7580Selbu Saksnr.2010/ TELEFONREGLEMENT FOR SELBU KOMMUNE 1. MÅLSETTING 1.1BRUK AV TJENESTETELEFON OG REFUSJON FOR BRUK AV PRIVAT MOBILTELEFON I ARBEIDSSAMMENHENG Det skal ytesbestmulig serviceoverforbrukerne. Ansatteskalværetilgjengelig. Det skaloppnåseneffektiviseringsgevinsti form av bedrettjenestekvalitetog reduserte kostnadervedbruk av mobiltelefon. Ansattei Selbukommuneskal føle segtryggerei ute-arbeidssituasjonen. 1.2 VIRKEOMRÅ DE Gjelderved: - bruk av tjenestetelefon - bruk av privat mobiltelefoni arbeidssammenheng 1.3 REVIDERT REGLEMENT TRER I KRAFT Frasammedatosettestidligerebestemmelserut av kraft. 2. RETNINGSLINJER 2.1 REFUSJON FOR BRUK AV MOBILTELEFON UNDER PKT. 2, BEGRUNNES I STILLING ELLER FUNKSJON (ikke person). Det forutsetteskun 1 avtale pr. stilling/funksjon. Dette gjelder stillinger/funksjoner hvor: - arbeidstakerer pålagtberedskaps - og/ellervaktordning - arbeidstakereharet ansvars- og arbeidsområdesommedførerat deter et formålstjenlig behov- for bruk av telefon. Telefonreglement for Selbu kommune Revidert pr Side1 av 1 Side8

9 Saksnr. 2010/ TJENSTETELEFON Arbeidsgiver eier telefon og abonnement, og betaler for bruk. Arbeidstaker disponerer ikke telefonen utenfor ordinær arbeidstid. Tjenestetelefon brukes kun der det anses påkrevet av hensyn til tjenesten. Sektorsjef/tjenesteleder definerer behovet - jfr. pkt 1.1. Det er kun når tjenesten gjør det nødvendig at arbeidstaker kan benytte telefonen til private samtaler, for eksempel dersom det oppstår forhold i tjenesten som gjør at arbeidstakeren må gi beskjed om at han/hun ikke kan overholde en privat avtale, møte etc. Med ordinær arbeidstid menes: Arbeidstiden for den enkelte ansatte, med utgangspunkt i dennes normale arbeidstid / eller arbeidssted etter arbeidsavtalen. Arbeid ut over normal arbeidstid, på arbeidstakers faste arbeidssted eller ved fortsettelse av arbeidets utførelse, anses normalt som arbeidstakers ordinære arbeidstid. Den perioden arbeidstakeren er på tjenestereise anses normalt som arbeidstakers ordinære arbeidstid. (jfr. Skatteetatens definisjon). 2.3 TJENESTETELEFON TIL UTVIDET BRUK SPESIELLE AVTALER Arbeidsgiver eier telefon og arbeidstaker betaler abonnement og bruk med en refusjonsordning. ( privat faktura på abonnement og bruk ) Dersom det anses å være formålstjenlig med disponering av tjenestetelefon utover det som hjemles i pkt. 2.2, kan sektorsjef i samråd med tjenesteleder vurdere behovet for tilgjengelighet utover vanlig arbeidstid for: - Administrativt personell - Personell med direkte tjenesteyting - Personell i vakt, varslings- eller beredskapsordning. Kriterier som skal vurderes: - Service for publikum og næringsliv - Deltakelse i vakt/varslingsordninger. - Mottak av automatiske drifts, alarm- og varselmeldinger fra tekniske anlegg - Løsninger som krever særskilte abonnementstjenester (eks. proffabonnement) - Administrasjon av ressurser ved akuttsituasjoner 2.4 BRUK AV PRIVAT MOBILTELEFON I ARBEIDSSAMMENHENG Det tilstås en årlig godtgjøring for bruk av privat mobiltelefon i tjenesten etter skriftlig avtale med arbeidsgiver, ut fra arbeidsgivers behov for tilgjengelighet og tjenestekvalitet. (Jf. pkt.2.3, Kriterier ) Et avtalefestet beløp utbetales månedlig. Telefonreglement for Selbu kommune Revidert pr Side 2 av 2 Side9

10 Saksnr. 2010/ ENDRING I ARBEIDS- OG ANSVARSOMRÅDE Ved permisjon som varer utover 1 måned faller refusjonsordningen midlertidig bort i permisjonstiden. Ved langvarig sykdom refunderer kommunen utgifter inntil 3 måneder. Når en arbeidstaker slutter i stillingen, blir refusjonen beregnet forholdsmessig t.o.m. sluttmåned. 3. AVGJØRELSESMYNDIGHET Rådmann delegerer til sektorsjef og praktiserer reglene i tråd med budsjettansvar og delegert myndighet. Melding om inngått avtale om bruk av tjenestetelefon eller refusjon for bruk av privat mobiltelefon, sendes rådmann v/personalseksjonen og lønnsenheten i Værnesregionen. 4. REGLER FOR OPPGJØR 4.1 Refusjonsbeløp etter avtale, utbetales månedlig ved ordinær avlønning. 5. TOLKNINGSSPØRMÅL / ENDRINGER 5.1 Tolkningsspørsmål i forbindelse med telefonreglementet avgjøres av rådmannen i samråd med sektorsjef, og med melding til revisor og lønn. 5.2 Endringer i telefonreglementet fastsettes av administrasjonsutvalget etter høring i de berørte instanser. 6. SKJEMA FOR TELEFONAVTALER - Skjema for utfylling av telefonavtaler finnes på INTRANETT. 7. INNGÅTTE AVTALER - Underskrevne avtaler scannes inn i personalmappa. - Sektorene skal til enhver tid ha oversikt over gjeldende telefonavtaler. 8. BESKATNING - Viser til gjeldende regler i skatteloven. Telefonreglement for Selbu kommune Revidert pr Side 3 av 3 Side10

11 Saksnr. 2010/ Telefonreglement for Selbu kommune Revidert pr Side 4 av 4 Side11

12 TELEFONREGLEMENT FOR SELBU KOMMUNE Vedtatt i Administrasjonsutvalget den. 1. MÅLSETTING Hensikten med mobiltelefoni er at arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver, eller at arbeidsgiver eller arbeidstaker på en enkelt måte skal kunne komme i kontakt med aktuelle samarbeidspartnere. Mobiltelefoni er den kommunikasjonsformen som best ivaretar dette. For å imøtekomme dette behovet og ivareta skatteregler på området, utbetaler Selbu kommune refusjon til ansatte som bruker privat mobiltelefon i jobb. I noen tilfeller låner Selbu kommune ut mobiltelefoner (arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon) til ansatte. Telefonordningen skal blant annet bidra til at: Det ytes best mulig service overfor innbyggerne Ansatte er tilgjengelig ved behov Det oppnås en effektiviseringsgevinst i form av bedret tjenestekvalitet og reduserte kostnader ved bruk av mobiltelefon Ansatte i Selbu kommune føler seg tryggere i alle arbeidssituasjoner, ute som inne Telefonreglementet hjemler adgang til 2 ulike typer telefoniavtaler: Bruk av privat mobiltelefon i arbeidssammenheng Bruk av tjenestetelefon Hovedregelen er bruk av privat telefon der arbeidstaker får refusjon fra arbeidsgiver. 2. RETNINGSLINJER Dekning av telefonutgifter er bare aktuelt der arbeidstaker har et tjenestemessig behov for mobiltelefon i eller utenom den ordinære arbeidstiden og på tjenestereiser. Den enkelte enhet skal vurdere behov, dokumentere rutiner og holde oversikt over arbeidsgiverfinansierte mobiltelefoner og hvem som til enhver tid disponerer disse. Det skal foreligge skriftlig avtale på hvilken ordning som er inngått for den aktuelle mobiltelefonbruker spesifisert på person, telefonnummer og type avtale. 2.1 PRIVAT MOBILTELEFON Arbeidstaker eier mobiltelefonen og betaler for abonnement og forbruk. Det tilstås en årlig godtgjøring for bruk av privat mobiltelefon i tjenesten etter skriftlig avtale med arbeidsgiver, ut fra arbeidsgivers behov for tilgjengelighet og tjenestekvalitet. Avtalt refusjonsbeløp utbetales månedlig ved ordinær lønnskjøring. Endring i arbeids- og ansvarsområde Når en arbeidstaker går over i annen funksjon/stilling eller stillingens oppgaver og innhold endres, skal telefonavtalen vurderes på nytt. Ved permisjon som varer utover 1 måned faller refusjonsordningen midlertidig bort i permisjonstiden. Ved langvarig sykdom refunderer kommunen utgifter inntil 3 måneder. Når en arbeidstaker slutter i stillingen, blir refusjonen beregnet forholdsmessig t.o.m. sluttmåned. Side12

13 2.2 TJENESTETELEFON I noen tilfeller er det behov for at arbeidsgiver holder mobiltelefon og betaler alle utgifter ved bruk. Tjenestetelefon tilstås kun der det anses påkrevd av hensyn til tjenesten. Sektorsjef/tjenesteleder definerer behovet, jfr. målsettingen i pkt Arbeidstaker har ikke adgang til å disponere telefonen utenfor sin ordinære arbeidssituasjon og arbeidstaker skal da ved skriftlig avtale underskrive på at telefonen bare disponeres i arbeidstida og blir oppbevart på arbeidsplassen. Arbeidstaker blir ikke skattlagt. Med ordinær arbeidssituasjon/arbeidstid menes arbeidstiden for den enkelte ansatte, med utgangspunkt i normal arbeidstid eller arbeidssted etter arbeidsavtalen. Arbeid ut over normal arbeidstid på arbeidstakers faste arbeidssted eller ved fortsettelse av arbeidets utførelse, anses normalt også som arbeidstakers ordinære arbeidstid. Avtalt vaktperiode i vaktordning/beredskap anses som ordinær arbeidstid. Den perioden arbeidstakeren er på tjenestereise anses normalt som arbeidstakers ordinære arbeidstid. (jfr. Skatteetatens definisjon). Sektorsjef/tjenesteleder kan vurdere behovet for at tjenestetelefon disponeres utover de tilfellene nevnt ovenfor der det anses påkrevd av hensyn til: Service for publikum og næringsliv Deltakelse i vakt/varslingsordninger. Mottak av automatiske drifts, alarm- og varselmeldinger fra tekniske anlegg Løsninger som krever særskilte abonnementstjenester Administrasjon av ressurser ved akuttsituasjoner I slike tilfeller inngås konkrete avtaler om dette mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. 3. AVGJØRELSESMYNDIGHET Rådmannen delegerer til sektorsjef og tjenesteledere å praktisere reglene i tråd med budsjettansvar og delegert myndighet. 4. TOLKNINGSSPØRMÅL / ENDRINGER Tolkningsspørsmål i forbindelse med telefonreglementet avgjøres av rådmannen i samråd med sektorsjef, og med melding til revisor og lønn. Endringer i telefonreglementet fastsettes av administrasjonsutvalget. 6. SKJEMA FOR TELEFONAVTALER Skjema for utfylling av telefoniavtaler finnes på Innsida. Kopi av inngått avtale om bruk av tjenestetelefon eller refusjon for bruk av privat mobiltelefon, sendes rådmann v/personalseksjonen og lønnsenheten i Værnesregionen. 7. INNGÅTTE AVTALER Underskrevne avtaler legges i personalmappe. Sektorene/tjenestestedene skal til enhver tid ha oversikt over gjeldende telefoniavtaler. Side13

14 Selbu kommune Arkivkode: 004 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Anne Grete Bakken Stokmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 9/ Årsmelding og regnskap 2013 ADMU Vedlegg: Regnskap 2013 Signert versjon Årsmelding 2013 sluttversjon Rådmannens innstilling Selbu Kommunes årsmelding og regnskap for 2013 tas til orientering. Side14

15 Saksopplysninger I følge regnskapsforskriftens 10 skal årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret senest 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Formannskapet skal fremme innstilling for Kommunestyret vedrørende årsregnskapet. Årsberetningen og årsregnskapet skal behandles i samme møte i kommunestyret. Årsberetningen utgjør første del av kommunens årsmelding. Årsmeldingen og tertialrapportene er rådmannens rapportering til politikerne. Ungdomsrådet og Råd for eldre og funksjonshemmede legger fram egne årsmeldinger som vedlegges behandlingen i Formannskap og Kommunestyre Vurdering Side15

16 Side16

17 Side17

18 Side18

19 Side19

20 Side20

21 Side21

22 Side22

23 Side23

24 Side24

25 Side25

26 Side26

27 Side27

28 Side28

29 Side29

30 Side30

31 Side31

32 Side32

33 Side33

34 Side34

35 Side35

36 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Side40

41 Side41

42 Side42

43 Side43

44 Side44

45 Side45

46 Side46

47 Side47

48 Side48

49 Side49

50 Side50

51 Side51

52 Side52

53 Side53

54 Side54

55 Side55