Evenes kommune Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 29.03.2016 Tid: 13:30 Forfall meldes til utvalgssekretær som sørger for innkalling av vara. Vara møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Svein Erik Kristiansen Leder H Viveka Teräs Nestleder H Svein Nilsen Medlem SP Heidi Olsborg Medlem AP Per-Anders Robertsen Medlem V Bogen, 21.3.2016 Svein Erik Kristiansen Leder -1-
-2-
Saksnr PS 1/16 PS 2/16 PS 3/16 PS 4/16 PS 5/16 PS 6/16 PS 7/16 Innhold Delegering av myndighet Oppnevning av stemmemottakere Oppnevning av stemmestyrer Forhåndsstemmer fra andre kommuner Forhåndsstemmer ved ESB/omsorgsbolig Åpningstider ved forhåndsstemmingen Referater -3-
-4-
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 25.02.2016 2016/122-325/2016 / 016 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 01 Saknsnr Utvalg Møtedato 1/16 Valgstyret 29.03.2016 Delegering av myndighet Rådmannens innstilling I medhold av kommunelovens bestemmelser (jfr. 10, nr. 4) delegerer valgstyret til rådmannen og/eller valgstyrets leder å treffe vedtak i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Dokumenter i saken: Kommunestyrets behandlinger og vedtak og rådgivende folkeavstemning Saksopplysninger Kommunelovens 10, nr. 4 har følgende bestemmelse: Utvalget kan gi leder eller et arbeidsutvalg myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i type saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Bestemmelsen må tolkes dit hen at det ikke lengre er anledning å delegere avgjørelsesmyndighet i slike saker direkte til valgstyrets sekretær. Myndigheten må eventuelt delegeres til rådmannen som da kan foreta videre delegering. Vurderinger Det vil være svært tungvint og lite praktisk å måtte forelegge alle saker av ikke prinsipiell betydning for valgstyret til avgjørelse. Valgstyret bør derfor vurdere å delegere avgjørelsesmyndighet. Det er tidligere gitt slik delegering, men i tråd med tidligere valg, velger jeg å forelegge saken for valgstyre foran nytt valg slik at valgstyret gis anledning til foreta en vurdering om de ønsker å få seg forelagt mest mulig til behandling, eller om man ønsker å delegere saker av ikke prinsipiell betydning. -5-
Gjennomføring av valg betinger en lang rekke avgjørelser av ikke prinsipiell betydning og hvor det ikke anses nødvendig eller påkrevet med møte eller vedtak i valgstyre. Det tilrås derfor at valgstyret vedtar delegasjon etter bestemmelsene i kommuneloven. Rådmann -6-
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 25.02.2016 2016/122-326/2016 / 016 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 01 Saknsnr Utvalg Møtedato 2/16 Valgstyret 29.03.2016 Oppnevning av stemmemottakere Rådmannens innstilling: Følgende oppnevnes som stemmemottakere v/forhåndsstemmegivningen: - leder fellesavdelingen Per-Kaare Holdal - sekretær Edna Nordanfjäll - sekretær Oddveig Hansen - rådmann - økonomisjef Hugo Heimgård Dokumenter i saken: Kommunestyrets behandlinger av rådgivende folkeavstemning. Valgloven med forskrifter Saksopplysninger Valglovens 8-2 bestemmer at det er valgstyret som oppnevner stemmemottakere innenriks. Valgstyret må oppnevne det antall stemmemottakere som er nødvendig for å gjennomføre forhåndsstemmingen på en tilfredsstillende måte. Det er videre valgstyrets ansvar å sørge for at stemmemottakerne får nødvendig opplæring. Vurderinger Vedtak om at den ordinære forhåndsstemmegivningen legges til rådhuset, er det naturlig og riktig å nytte ansatte ved økonomi- og eller fellesavdelingen. Av hensyn til fravær er det ønskelig å oppnevne flere enn det som vil vise seg nødvendig. Rådmann -7-
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 10.03.2016 2016/122-449/2016 / 016 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 01 Saknsnr Utvalg Møtedato 3/16 Valgstyret 29.03.2016 Oppnevning av stemmestyrer Rådmannens innstilling Valgstyret oppnevner følgende medlemmer til stemmestyrer ved rådgivende folkeavstemning: (Fremmes i møtet) Saksopplysninger De som var medlemmer av stemmestyrene ved høstens valg er tilskrevet med spørsmål om å være medlem også ved kommende folkeavstemning. Det er gitt frist til 18. mars med å reise innvendinger mot oppnevning. Følgende var medlem ved kommunestyre- og fylkestingsvalget, og følgende har evt. reist innvendinger: Krets: Funksjon Navn Tilbakemelding: Tårstad Leder Marit Moholt Nestleder Medlem Medlem Anne Karenersen Hilde Devold John Otto Johansen Evenesmark Leder Nestleder Medlem Medlem Edel Danielsen Edgar Fedreheim Bjørnar Tverrfjell Tor Edvin Pedersen Liland Leder Janne Håkonsen Nestleder Roger Nilsen -8-
Krets: Funksjon Navn Tilbakemelding: Medlem Britt Anne Holtmo Medlem Rigmor Fløystad Bogen Leder Bjørn Kirkestuen Nestleder Johanne Robertsen Medlem Per Arvid Nygård Ber om fritak Medlem Solfrid Pedersen Medlem Rønnaug Berglund Rådmann -9-
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 10.03.2016 2016/122-448/2016 / 016 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 01 Saknsnr Utvalg Møtedato 4/16 Valgstyret 29.03.2016 Forhåndsstemmer fra andre kommuner Rådmannens innstilling: Valgstyret godkjenner prosedyre for mottak av forhåndsstemmer fra velgere som oppholder seg i andre kommuner slik det er beskrevet i rådmannens framlegg. Dokumenter i saken: Det vises til kommunestyrets behandlinger av saken. Valgloven: https://lovdata.no/dokument/nl/lov/2002-06-28-57 Forskrift til valgloven: https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2003-01-02-5 Saksopplysninger: Det anses som ønskelig å finne et akseptabelt opplegg slik at velgere som oppholder seg utenfor kommunen kan delta i forhåndsstemmingen. Folkeavstemningen omfattes ikke av valgloven, men kommunestyret har vedtatt at denne skal «legges til grunn så langt som denne passer». Forskrift til valgloven har denne bestemmelsen om utenriks brevstemmer: 28. Brevstemmegivning utenriks (1) Velgeren skal legge stemmeseddelen i en stemmeseddelkonvolutt. Ved kommunestyrevalg og fylkestingsvalg brukes samme stemmeseddelkonvolutt til begge valg. (2) Stemmeseddelkonvolutten skal legges i en omslagskonvolutt som limes igjen. (3) Velgeren påfører omslagskonvolutten følgende opplysninger: a) valgstyrets navn og adresse, b) navn og fødselsnummer, c) adresse på hjemstedet 30. juni i valgåret, eventuelt siste adresse i Norge dersom velgeren har meldt flytting til utlandet, og d) tid og sted for stemmegivningen. (4) Velgeren skal skrive under på omslagskonvolutten. (5) Om mulig bør et vitne bekrefte riktigheten av det som er påført omslagskonvolutten. Vitnets adresse og fødselsdato skal påføres omslagskonvolutten. -10-
Det foreslås at vi benytter prosedyren foran, dog med noen justeringer: 1. Stemmeseddel kan hentes fra hjemmesiden når valgstyret har vedtatt hva som skal stå på denne. 2. Stemmeseddel legges i egen konvolutt. Disse konvoluttene åpnes sammen med øvrige konvolutter først når stemmegivningen er godkjent, og telles av valgstyret. 3. Denne konvolutten legges i ny konvolutt sammen med et formular (se pkt. 4) som bekrefter velgers identitet. Denne konvolutten med innhold som omtalt foran sendes til Evenes kommune. 4. Det utformes et formular hvor velgers identitet framgår og bekreftes med underskrift og stempel fra et offentlig kontor. Utkast til formular vedlegges. 5. Rådmannen ønsker å legge til et sikkerhetsnivå til: Hver velger tildeles et unikt velgernummer, som velger får ved henvendelse til kommunen. Dette vil være et nummer som bare velger og valgadministrasjonen kjenner, siktemålet er å forhindre falsk stemmegivning. Vurderinger Prosedyren kan synes noe omstendelig, men rådmannen anser at volum brevstemmer vil langt overstige utenriks brevstemmer som mottas ved ordinært valg. Det ekstra sikkerhetsnivået som framgår av pkt. 5 anses nødvendig for å sikre bekreftelse av velgers identitet. Rådmann -11-
Evenes kommune Rådmannen Til X offentlig kontor Vår dato: Vår ref: 10.03.2016 2016/122 016 Deres dato: Deres ref: Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 01 Bekreftelse av velgers identitet Evenes kommune gjennomfører rådgivende folkeavstemning i forbindelse med kommunereformen, og ønsker at velgere som oppholder seg utenfor kommunen gis anledning til å stemme. Vi er derfor svært takknemlig om du/dere er behjelpelig med å bekrefte velgers identitet på dette formularet. Info om velger: Navn: Fødsel- og personnummer: Velger nr.: (påføres av velger selv) Bekreftelse på identitet: Jeg/vi bekrefter at velgeren har vist legitimasjon som bekrefter identiteten. Leg. nr. og/eller type: (Sted, dato, underskrift og stempel) Evenes kommune takker for hjelpen. Med hilsen Rådmann -12-
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 10.03.2016 2016/122-451/2016 / 016 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 01 Saknsnr Utvalg Møtedato 5/16 Valgstyret 29.03.2016 Forhåndsstemmer ved ESB/omsorgsbolig Rådmannens innstilling: 1. Forhåndsstemming ved ESB og omsorgsboligene gjennomføres som ambulerende valg med to godkjente stemmemottakere. 2. Samtlige beboere tilskrives på forhånd med forespørsel om de ønsker å forhåndsstemme. Dokumenter i saken: Valglovens 8-3 og 25: 8-3 På hvilke steder kan det mottas forhåndsstemmer (1) Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. (2) Hos stemmemottaker oppnevnt av valgstyret foregår stemmegivning a) på helse- og omsorgsinstitusjoner, og b) der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer. 25 Forhåndsstemmegivning på helse- og omsorgsinstitusjoner Ved stemmemottak på helse- og omsorgsinstitusjoner kan stemmer også mottas hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjonen. Forskrifter til valgloven, 27 nr. 5: Ved ambulerende stemmegivning, stemmegivning på pasientrom og i trygde- og omsorgsboliger, skal velgeren få utlevert en stemmeseddel for hver gruppe som stiller liste ved valget. De utleverte stemmesedlene skal legges tilbake i en konvolutt som limes igjen. Velger kan beholde konvolutten med de resterende stemmesedler eller gi denne til stemmemottaker. Stemmemottaker skal sørge for å destruere denne på en betryggende måte. -13-
Saksopplysninger: Ambulerende valg foregår ved at godkjente valgfunksjonærer oppsøker velger hjemme, se også foran. ESB har vært eget mottak for forhåndsstemmer i mange år, primær målgruppe er beboere ved sykehjem og omsorgsboligene. I Evenes har det også vært åpner for at andre kunne avgi stemme samtidig. Dette har fungert tilfredsstillende, men det har også vært berettiget kritikk knyttet til kvaliteter ved valglokalet. Alternativene er: Det etableres eget forhåndsvalg ved ESB. Forhåndsvalget etableres som ambulerende stemmegivning, men velger slipper å søke. Vurderinger: Ambulerende stemmegivning har som fordel at en slipper å etablere ytterligere ett stemmested for mottak av forhåndsstemmer. Det har også en fordel ved at velger blir oppsøkt i eget hjem, noe som for mange kan være positivt. Videre er det en fordel at en kan avtale nytt tidspunkt for mottak av forhåndsstemme dersom dagen grunnet helse eller andre forhold er ubeleilig. Ulempen kan være andre som kunne gitt sin forhåndsstemme samtidig, i hovedsak ansatte. Disse er henvist til ordinært forhåndsvalg eller å stemme på valgdagen. Rådmannen anbefaler at det gjennomføres ambulerende forhåndsstemmegivning. Rådmann -14-
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 14.03.2016 2016/122-513/2016 / 016 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 01 Saknsnr Utvalg Møtedato 6/16 Valgstyret 29.03.2016 Åpningstider ved forhåndsstemmingen Rådmannens innstilling: 1. Mottak av ordinære forhåndsstemmer kan skje på rådhuset i perioden 6. mai 2016 kl. 09:00 15:00 på og til og med lørdag 28. mai kl. 11:00 15:00. 2. Rådhuset har utvidet åpningstid torsdagene 12. og 19. mai fram til kl. 19:00. Dokumenter i saken: Kommunestyrets behandling, forhåndsstemming i perioden 16.5. 28.5.2016. Saksopplysninger Kommunestyrets vedtak innebærer at det er forhåndsstemming til og med lørdag 28. mai 2016. Det har pleid å være to torsdager i tillegg til en lørdag. Rådmann -15-
PS7/16Referater -16-