Gjennomgang 2017 1
Innhold Helse, miljø og sikkerhet i FeFo... 3 Fordeling av ansvar og oppgaver innen HMS... 4 Risikovurderinger... 7 Personalstatistikk og fravær... 8 Status HMS-arbeid... 8 2
Helse, miljø og sikkerhet i FeFo FeFo har 36 ansatte fordelt på seks avdelinger. Bedriftens mål med HMS arbeidet er å skape trygghet og sikkerhet i arbeidet, for egne ansatte og omgivelsene. Samt verne om miljø og helse, og innfri de målsettinger og krav som stilles i «Forskrift for internkontroll». All HMS dokumentasjon skal ligge elektronisk og være lett tilgjengelig for alle våre ansatte. Mennesket er den viktigste ressurs i FeFo, og helsen er av avgjørende betydning for menneskets trivsel og effektivitet. Alle ledere og medarbeidere skal ha den kompetanse som er nødvendig for at hensynet til sikkerhet og miljø blir en naturlig del av vår virksomhet. Våre målsettinger for HMS arbeidet som drives i bedriften er at dette skal planlegges og gjennomføres på en slik måte at vi har trivsel og trygghet på arbeidsplassen og et høyt faglig nivå på våre ansatte. Det overordnede målet for HMS arbeidet i FeFo er: Ingen ulykker Ingen branntilløp 3
Intet arbeidsmiljørelatert fravær FeFo legger derfor spesielt vekt på: Organisering av arbeidet Psykososialt miljø Opplæring i rette arbeidsstillinger og nødvendig hjelpemidler Godt innemiljø (luftkvalitet, temperatur, støy, lys) God opplæring i bruk av teknisk utstyr og gjennomføring av arbeidet Unngå skader og redusere sykefravær Brannsikkerhet Ledelsen må gå foran i HMS arbeidet. FeFo skal ha et godt arbeidsmiljø der ledelse og ansatte trives, og har respekt for hverandre. Arbeidsmiljøet skal så langt det lar seg gjøre stimulere til utvikling for den enkelte både faglig og personlig. Etiske retningslinjer for FeFo gjelder for ansatte og ledere, og vedrører forholdet dem imellom samt forholdet til samarbeidspartnere og til samfunnet for øvrig. Fordeling av ansvar og oppgaver innen HMS Direktør i FeFo har det overordnede ansvaret for HMS-/internkontrollarbeidet som er å påse at: Det er etablert nødvendige rutiner og tiltak for å sikre at de ansatte kan utføre sitt arbeid på en trygg og sikker måte Det blir gjennomført nødvendig opplæring Feil og mangler (avvik) rapporteres og følges opp Møter med de ansatte gjennomføres jevnlig Rutiner og tiltak ved skader, ulykker, sykefravær og annen personalbehandling blir fulgt opp Alle blir informert om endringer i HMS-systemet HMS-systemet blir ajourført årlig Det daglige arbeidet med HMS er delegert til leder stab som skal lede og kontrollere, og påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av arbeidsoppgaver i bedriften. Det innebærer: Vise engasjement, synlighet og besluttsomhet i HMS-arbeidet Informere de ansatte om endringer i systemet, nye produkter, arbeidsoppgaver og å gi nødvendig opplæring/instruksjon, slik at den ansatte er best mulig forberedt til å ivareta sin egen helse og sikkerhet Sørge for at avvik (feil, mangler, skader, ulykker osv.) blir registrert og rapportert, samt iverksette og følge opp tiltak Ivareta og følge opp rutiner ved skader, sykefravær og annen personalbehandling Sørge for at nødvendige rutiner og tiltak er på plass for å sikre at den ansatte kan utføre sitt arbeid på en trygg og sikker måte 4
Sørge for at nødvendige kartlegginger og risikovurderinger er gjennomført og fulgt opp Ansatte For at FeFo skal kunne opprettholde et godt arbeidsmiljø, er vi avhengig av at den ansatte medvirker i HMS-arbeidet. Den ansatte skal: Kjenne lover, forskrifter og etablerte rutiner som gjelder for sitt arbeid Medvirke til et sikkert og godt arbeidsmiljø og forhindre skade på det ytre miljø Gi uttrykk for behov om kompetanseheving og opplæring Ved behov eller pålegg bruke nødvendig verneutstyr eller andre hjelpemidle Underrette arbeidsgiver eller verneombud dersom en blir kjent med trakassering eller diskriminering Medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved sykefravær Melde fra om brudd på lover/forskrifter, feil eller mangler (avvik). Verneombud Arbeidstakerene er representert i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet gjennom ett verneombud (VO) med vara. Verneombudet og vare velges for 2 år av gangen. Verneombudet skal ha en aktiv rolle i virksomhetens HMS-arbeid. Verneombudet skal også tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av internkontrollsystemet i virksomheten. Verneombud og hovedverneombud skal få den nødvendige opplæring i HMS-arbeid i henhold til krav i Arbeidsmiljøloven 6-5 og i 3-18 til 3-21 i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Arbeidsmiljøutvalg(AMU) FeFos AMU er satt sammen av seks representanter der arbeidsgiver og arbeidstaker har like mange representanter. Lederen for utvalget velges vekselvis av arbeidsgiveren og arbeidstakernes representanter - bytter etter 1 år. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) har som oppgave å sikre at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig. Utvalget skal delta i planlegging av verne- og miljøarbeidet og følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet. Etter aml 7-2 skal arbeidsmiljøutvalget arbeide for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. I denne forbindelse skal utvalget bl.a. Behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjenesten og vernetjeneste Behandle spørsmål om opplæring og instruksjon på områder som kan ha betydning for arbeidsmiljøet 5
Behandle planer om nye lokaler, prosesser eller ombygginger som krever samtykke fra Arbeidstilsynet Behandle andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, som nye maskiner, rasjonaliseringstiltak, endringer i arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak Delta aktivt i virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Delta i kartlegginger, utarbeidelser av handlingsplaner og gi råd i forhold til prioriteringer og tiltak Vurdere helse- og velferdsaspekter ved arbeidstidsordninger Gjennomgå alle rapporter om ulykker, nestenulykker og sykdom som kan skyldes arbeidsmiljøet. Ha fokus på årsaken til hendelsen og se til at arbeidsgiveren gjør det som er nødvendig for å hindre at det skjer igjen Gjennomgå alle rapporter om yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultater Behandle spørsmål om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert funksjonsevne Utarbeide en årsrapport om arbeidet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Brannvernleder Det stilles krav til eier av bygg, jfr. Forskrift om brannforebygging kapittel 2, og eier skal kunne dokumentere at pliktene etter forskrift er oppfylt. Forskrift om brannfeorebygging kapittel 3 stiller også krav til bruker av bygget er satt opp en funksjon der en person har ansvar som brannvernleder på hvert kontorsted. Brannvernleder skal følge opp at det brannforebyggende arbeidet ivaretas i henhold til Forskrift om brannforebygging. Det skal kunne dokumenteres at bruker (leietakende virksomhet skal kunne dokumentere at pliktene etter forskriften er oppfylt. Varsling 1. juli 2017 ble det krav om at alle virksomheter med 5 eller flere ansatte må ha skriftlige rutiner for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Disse rutinene skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Rutinene skal minst inneholde: Oppfordring om å varsle Fremgangsmåten for varsling Fremgangsmåten for mottak, behandling og oppfølging av varsling Hva er kritikkverdige forhold: Eksempler på kritikkverdige forhold kan være lovbrudd eller brudd på allment aksepterte etiske oppfatninger i samfunnet, brudd på HMS-regler, bruk av verneutstyr, mobbing, trakassering, korrupsjon osv. FeFo har allerede utarbeidet skriftlige rutiner for varsling (2008), disse rutinene vil bli gjennomgått på ny for å se om de er oppdatert og at rutinene er på plass. 6
Risikovurderinger Basert på erfaring, bransjekunnskap og risikovurderinger er følgende vurdert som mulig HMS-risiko for våre ansatte: Generelle faktorer Stress Utbrenthet, psykisk utmattelse, prestasjonsangst Mobbing, seksuell trakassering Alvorlige personkonflikter Overtidsarbeid Bilkjøring i arbeidet Reisevirksomhet Lokaler Brann Luftkvalitet Støy Kontorarbeid Musesyke Rygg-, skulder- og nakkeskader Tretthet i øyne og hodepine pga. skjermarbeid Stillesittene arbeid / feil sittestilling Det er laget handlingsplaner for vårt HMS-arbeid, som kontinuerlig skal benyttes slik at vi i størst mulig grad kan forebygge og redusere HMS-risiko for våre medarbeidere. Det har til nå ikke vært meldt inn ulykker eller om branntilløp i organisasjonen, og det er lite arbeidsrelatert fravær. Daglig leder skal sørge for at årlig gjennomgang av HMS-systemet foregår i løpet av januar måned hvert år og avsluttes innen utgangen av måneden. Hovedelementene som inngår og vurderes ved årlig gjennomgang er: Resultatene fra kartlegging og avvik for siste år Status avviksrapportering og om avvikssystemet benyttes aktivt Status på måloppnåelse for HMS-arbeidet for inneværende år og foreslå nye mål for kommende år Om eksisterende rutiner fungerer som forutsatt, og er hensiktsmessige Om verneorganisasjonen (verneombud, AMU, BHT) fungerer som forutsatt og er hensiktsmessig Om opplæringsplaner er gjennomført, samt påse at opplæringsbehovet for kommende år er ivaretatt Om det er nye krav i lover og forskrifter som må ivaretas Behov for oppdatering av dokumenter/beskrivelser Om det er endringer i drift og om disse er vurdert med hensyn på HMS-risiko og krav i lovverket Om det er gjennomført en samsvarsvurdering, der påkrevd 7
Gjennomgangen kan dokumenteres i skjema for årlig gjennomgang. Eventuelle tiltak ivaretas i handlingsplan for neste periode. Personalstatistikk og fravær Aldersammensetting pr. 30.08.2017 Aldersammensetningen i FeFo er «godt voksen» noe som er viktig å ta hensyn til i fremtidig rekruttering. Antall kvinner og antall menn er per i dag jevnt fordelt. IA-bedrift FeFo er IA-bedrift og IA-avtalen består av en sentral og en lokal del. Den sentrale delen er mellom partene i arbeidslivet og regjeringen. Den lokale samarbeidsavtalen er mellom NAV Arbeidslivssenter og virksomheten, både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. FeFo har i denne avtalen tilgang til en egen kontaktperson hos arbeidslivssenteret. Kontaktpersonen veileder ledere, tillitsvalgte og verneombud med å arbeide målrettet og resultatorientert for å utvikle en mer inkluderende arbeidsplass, og sørger for at virkemidler fra NAV blir satt i verk. FeFo har pr. i dag et sykefravær på 6,8%, sykefraværet er i liten grad arbeidsrelatert. Status HMS-arbeid Gjennomført: Medarbeidersamtale og utvikligssamtale med ansatte - alle avdelinger (2017) Førstehjelp- og hjertestarter kurs (2016) Gjennomgang av inneklima (Vadsø kontoret ) v/hemis (2016) MAP-analyse (enkel) v/nord Norsk lederutvikling for alle ansatte (2014) Arbeidsmiljøundersøkelse og psykososiale arbeidsmiljø (2013) 8
Fysisk arbeidsmiljø ergometrisk gjennomgang på alle kontorene v/hemis(2013) Ledelsesevaluerieng (2013) Kurs arbeidsglede som en del av HMS-arbeidet (2012) Forbedringsområder: Fokus på brannvern, øvinger og utstyrskontroll som må skje i pakt med brannvernforskriften Oppdatert HMS-handlingsplan Dokumentering av vernerunder, gjennomganger og avvik Bevisstgjøring og involvering i HMS arbeid Krisehåntering Glattkjøringskurs Prioritert forbedringsområde: Brannværn, øvinger og utstyrskontroll Rapportering av uønskede hendelser må gjøres lettere tilgjengelig Gjennomgang handlingsplan Lage årshjul for fordeling av oppgaver gjennom året som bruker i den årlige gjennomgangen av hele HMS-systemet. Bedre dokumentering av HMS arbeidet Krisehåndtering Glattkjøringskurs 9