VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 2012/1612 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 29.08.2012 Oppfølging av KST sak 59/2012 Utval Møtedato Utvalssak Kommunestyret Administrasjonssjefen si innstilling Det vert oppretta eit ad-hoc utval etter kommunelova 10a for å følgje opp kommunestyrevedtak av 29.mai 2012, sak 59/2012, pkt 1, 2 og 5. Mandat: Følgje opp vedtak i sak 59/2012, pkt 1, 2 og 5, og gi kommunestyret vidare tilrådingar i saka. Utvalet vert samansett av følgjande representantar frå kommunestyret: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Det vert ikkje sett opp vara, og møta i utvalet kan gjennomførast dersom 5 av medlemmane møter. Utvalet konstituerer seg sjølv. Adm.dir i Vestnes Energi vert invitert til å delta med sakkunnig bistand i saka. Administrasjonssjefen stiller med sakkunnig bistand og er sekretær for utvalet. Utvalet kan søkje ekstern bistand for inntil kr 100.000 Møta i utvalet vert haldne for opne dører, og tillitsvalte har såleis høve til å stille som observatørar i utvalsarbeidet. Frist for å gi vidare tilrådingar for kommunestyret vert sett til
SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Vedtak i KST sak 59/2012 ligg vedlagt saka som vedlegg 1. Vedtaket inneheld 2 delar der pkt 3 og 4 omhandlar inndekking av tidlegare års underskot, medan pkt 1,2 og 5 omhandlar ei omorganisering av Vestnes kommune si eigedomsdrift. Denne saka omhandlar oppfølging av pkt 1,2 og 5. Administrasjonssjefen er etter kommunelova sett til å gjennomføre politiske vedtak. Vedtaket i sak 59/2012 er ei form for rammevedtak eller intensjonsvedtak der det trengst vidare utgreiing før gjennomføring. Det er kommunestyret sjølv som må presisere innhaldet i vedtaket. Når ein no skal presisere vedtaket, bør kommunestyret ha si eiga eigarskapsmelding i fokus. Denne vart vedteken av Vestnes kommunestyre i oktober 2010, sak 26/2010. I eigarskapsmeldinga side 3 heiter det: Sitat frå side 3: Det er ulike selskapsformer som kan nyttast for organisering av kommunale oppgåver ved selskapsorganisering. Formålet ved den kommunale verksemda har mykje å seie for kva selskapsform ein vil velje. Nedanfor blir det gitt ei kortfatta oversikt over dei mest vanlege organisasjonsformene. Kommunestyret må alltid vurdere følgjande moment: - Kva handlingsrom treng vi for politisk styring? Kva handlingsrom får vi ved val av akkurat denne selskapsforma? - Får kommunestyret reell styring gjennom representasjonsmodellar? - Kva økonomisk ansvar får vi? - Risikovurderinger; økonomisk, marknadsutsikter, miljø og samfunnssikkerheit - Får vi den kvaliteten vi ønskjer på den kommunale tenesta? Korleis blir forholda for innbyggarane? - Selskapet sin økonomiske fridom; prioriteringer av ressursbruk - Fleksibilitet endring av eigarforhold/ samarbeid med private - Forholdet til forvaltningslov/offentleglov - Skatte- og avgiftsmessige forhold - Er dette lovleg i forhold til Lov om off. anskaffelser? - Er den arbeidsgiverpolitiske strategien slik kommunestyret ønskjer det? (sitat slutt) Ny organisering av eigedomsdrifta Vedtaket skisserer ei organisering som er forsøkt sett opp i vedlegg 2 til denne saka. Det er ikkje teikna inn linjer mellom dei ulike organa. Det er eitt av forholda som må utgreiiast. Det er ein forholdsvis innfløkt organisasjonsstruktur, og så vidt administrasjonssjefen kjenner til har ingen kommunar i landet akkurat denne modellen. Svært mange kommunar organiserer eigedomsdrifta i kommunalt føretak (KF), og nokre få har organisert drifta i eit AS. Ingen, så vidt vi har greidd å finne ut, har kombinert AS og KF. Bruk av dotterselskap er også uvanleg. Dette gjer at forarbeidet vert endå viktigare. Organiseringar som er vanlege i privat næringsliv kan skape uventa utfordringar i det offentlege.
Sjå vedlegg 3; artikkel utgitt av advokatar i det uavhengige selskapet PWC PricewaterhouseCoopers. Generelt om eigedomsdrift Eigedomsdrift blir i denne saka definert som drift av bygningsmassen til kommunen. Bygningsmassen er kanskje kommunens største formue. Bygningsmassen er totalforsikra for ca 1,1 mrd kroner og har ei flate på ca 71 500 m2. Bygningsmassen kan enkelt delast i 2 kategoriar - Formålsbygg Skular, barnehagar, helse- og omsorgsinstitusjonar, kultur- og idrettsbygg, administrasjonsbygg, brannstasjon, reinse- og silanlegg, anlegg m off.toalett, div baser for vedlikehaldstenester, lager. - Utleigebustader ordinære utleigebustader, omsorgsbustader, bustader til psykisk utviklingshemma, andre med lovfesta rett på bustad i gitte livssituasjonar (rus, psykisk helse, økonomi etc) Oppgåvene i forhold til eigedomsdrift kan delast i to hovudkategoriar: - Forvaltning - Drift Dersom ein organiserer annleis enn vanleg kommunal etatsorganisering, er det viktig å definere kva del av organisasjonen som er bestillar og kva del som er utførar. Det er også viktig å avklare om eit aksjeselskap kan gjere forvaltningsvedtak på vegne av kommunen, og kva type forvaltningsvedtak som kan gjerast i dette selskapet. Oppgåver innan forvaltning og drift av eigedom: 1. Økonomi: og budsjett og rekneskap, rapportering overfor kommunestyret 2. Gjennomføring av oppgåver som framgår av investerings- og driftsbudsjett 3. Kjøp og sal av eigedom 4. Inngåing av kontraktar (husleige enkeltpers., lag/foreningar, off.verksemder) 5. Fastsetting av leige (kommunale lokaler og husleiger, faste og sporadiske avtalar) 6. Tildeling av bustader (ordinære bustader, sosiale bustader, PU, omsorgsbustader) 7. Sørge for prosjektering (ved nybygg, rehabilitering av bygg, og kombinasjonar som vedlikehald/rehabilitering) 8. Opptre som ansvarleg søkjar opp mot byggesaksbehandling for kommunens bygg. 9. Lyse ut anbod i tråd med Lov om off. anskaffelser 10. Dagleg løpande vedlikehald (vaktmestertenester) 11. Drift av grøntanlegg/parkvesen 12. Reinhald 13. Utleige (alle typer bustader, samt lokaler i formålsbygg) 14. Fakturering og innkreving (faste og meir sporadiske leigeforhold) 15. Arkiv. Legge til rette for offentleg innsyn i postjournalar. Elektronisk arkiv? Vedtaket legg opp til at eit AS skal drifte (dotterselskap under VEAS). Kva del av oppgåvene som nemnt over kjem inn under omgrepet DRIFT? Kva oppgåver skal ligge til det kommunale føretaket (KF)? Skal det i det heile ligge att oppgåver i tekniske tenester eller i sentraladministrasjonen når det gjeld eigedomsforvaltning- og drift? Dette er vesentlege moment som må klargjerast FØR vedtaket kan iverksettast. Det er kommunestyret sjølv som må avgjere dette i sak som gjeld oppretting av KF.
Det er også avgjerande når det gjeld drøftingar med tillitsvalte. Slik saka står no, er det uklart kva tilsette som skal overførast til AS og kven som skal overflyttast til KF. Dette må vere avklart FØR vi startar drøftingar. Oppretting av KF Dei kommunane som opprettar KF har som regel ei omfattande saksutgreiing først, ofte med innleige av eksterne konsulentfirma. Oppretting av kommunale føretak er heimla i kommunelova kap 11. 62. Opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak 1. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv treffe vedtak om opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak, herunder velge styre og fastsette vedtekter for foretaket. 63. Vedtekter 1. Foretaket skal ha vedtekter som i det minste skal angi: a. foretakets navn b. foretakets formål c. den kommune hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor d. antallet styremedlemmer e. annet som etter lov krever vedtektsbestemmelse. 2. Endring i vedtektene treffes av kommunestyret eller fylkestinget selv. Det er viktig at det vert arbeidd godt med vedtektene for eit KF. I den organisasjonsforma som ligg inne i KST sak 59/2012, vil dette vere spesielt viktig då eit KF sitt ansvarsområde skal avgrensast i forhold til både kommuneadministrasjonen og til aksjeselskapet som skal drifte. Det må vere heilt klart før organisasjonen vert etablert kva oppgåver som skal ligge i dei forskjellige organa, kvar føretaket skal ha kontor, korleis etableringskostnadene skal dekkast, etc. Det må også avklarast korleis føretaket skal føre rekneskap, korleis arkivsystemet skal organiserast, kva saksbehandlingssystem ein skal ha, samt IKT-system generelt. Kostnadene må bereknast overfor kommunestyret. Oppretting av aksjeselskap til drift I følgje vedtaket skal det opprettast to dotterselskap; eitt til drift av eigedomsmassen, og eit anna til drift av biobrenselanlegget. Dotterselskapa skal opprettast av VEAS, og det blir påpeika at kommunen skal ha armelengdes avstand til selskapa. Det blir også påpeika at viktige og strategiske beslutningar skal takast i eigarorganet til morselskapet; altså VEAS generalforsamling. Generelt om kommunen sitt handlingsrom for å samarbeide med aksjeselskap for kommunal oppgåveløysing Som tidlegare nemnt, går det ikkje fram av vedtaket kva som meinast med drift, og om det i dette også ligg forvaltningsoppgåver på vegne av kommunen. Det finst 3 ulike alternativ for kommunal oppgåveløysing: 1. Eigenregi (utført av kommunen sjølv innan kommuneorganisasjonen eller eit KF som er same juridiske rettssubjekt som kommunen) 2. Utvida eigenregi ( i eit heileigd kommunalt aksjeselskap under visse forutsetningar) 3. Konkurranseutsetting (tenesta vert lyst ut på anbod)
Kommunestyret ønsker i sitt vedtak å la VEAS utføre driftstenester som utvida eigenregi. Tenestene skal ikkje konkurranseutsettast. Det er ikkje presisert i vedtaket kva driftstenester dette gjeld (sjå pkt 1-15 ovanfor om kva oppgåver som ligg i eigedomsforvaltninga), og om det gjeld alle driftstenester. Dersom det gjeld alle driftstenester, og også forvaltningstenester, har kommunestyret gitt frå seg svært mykje mynde i eigedomsforvaltninga. Det må då kome inn i avtaleform korleis kommunestyret sjølv skal ha kunne føre kultur-, sosial- og bustadpolitikk og prioriteringar innan eigedomsforvaltninga. Det er viktig å ha klart for seg at sjølv om kommunestyret og generalforsamlinga i VEAS består av dei same personane/same forsamlinga, så er dei underlagt heilt ulike regelverk. Kommunestyret sin aktivitet er heimla i kommunelova og skal ha overordna ansvar for BÅDE eigedomspolitikken og elles heile den kommunale verksemda sine interesser. Generalforsamlinga i VEAS sin aktivitet er heimla i aksjelova. Generalforsamlinga skal ta omsyn til selskapet sine interesser, og skal ikkje/treng ikkje ta andre omsyn enn selskapet sine interesser. Meir om utvida eigenregi Det er juridisk usemje om krava til utvida eigenregi er oppfylt i kommunestyret sitt vedtak. Advokatfirmaet Hiort meiner at kravet er oppfylt. Sjå vedlegg 4. Det er KS sin kommuneadvokat på området ikkje utan vidare samd i. Sjå vedlegg 5. Dette forholdet må kommunestyret ta stilling til. Det er viktig for kommunen sitt omdømme at organisering er i samsvar med norsk lov. Feiltrinn i forhold til Lov om off. anskaffelser kan bli klaga inn for KOFA (klageorganet for offentlege anskaffelser). Dette kan få store økonomiske konsekvensar, og vil skade kommunens omdømme. KS har i samarbeid med departementet samarbeidd om ein ny rettleiar for offentlige anskaffelser. KS Advokatene har, med økonomisk støtte fra Kommunal- og regionaldepartementet, utarbeidd ein enkel rettleiar som skal vise kvar kommunene sitt handlingsrom ligg. http://www.ks.no/tema/okonomi/offentlige-anskaffelser/ny-veileder-om-offentlige-anskaffelser/ Veilederen tek opp to problemstillingar: 1. Hvilket handlingsrom har kommunene når de ønsker å samarbeide om utøvelse av tjenester? 2. Hvor er kommunens handlingsrom når anskaffelsesregelverket kommer til anvendelse? På side 6 i rettleiaren heiter det: AS: Kan brukes, forutsatt at selskapet har det vesentlige(helst minst 90%) av sin omsetning til sine eiere og selskapet ikke har noen private aksjonærer. Det forutsettes også at tildelingen skjer direkte til det selskapet kommunen eier. Hvis ASet har opprettet datterselskap, skal det mye til at kommunen kan tildele oppgaver til dette datterselskapet etter reglene om utvidet egenregi. Ny rettleiar frå KRD er gjeldande frå 1.juli 2012. Det er viktig å forhalde seg til denne. Biobrenselanlegget: I følgje vedtaket skal anlegget overførast til VEAS v/dotterselskap. Overdraginga skjer som tinginnskot og vederlag skal mottakast av kommunen i form av aksjar. Denne delen av vedtaket kan vurderast som enklare å gjennomføre, då VEAS vil stå som eigar, og det ikkje vert tale om tenester i utvida eigenregi. Det KAN kome inn kompliserande moment i forhold til moms og skatteforhold. Det er også verdt å merke seg Adv. Hiort sine merknader på side 6:
Men det er i utgangspunktet ikke noe i veien for at biobrenselanlegget kan akseptere lave priser for leveransen til kommunen som sin største kunde, dersom dette er ønskelig. Om den enkelte kontrakt som inngås mellom kommunen og (datterselskapene til) Vestnes Energi kan anses markedsmessig, beror på en konkret vurdering. Vi nevner at dersom en avtale om rabattert pris reduserer selskapets inntjening betydelig i forhold til et normalt marked, vil det påvirke taksten for virksomheten som skal overdras. Dersom det er ønskelig å avtalefeste en slik rabattert pris, bør det derfor avtales før overdragelsen, slik at det kan tas hensyn til. Dette er forhold som kan vurderes nærmere ved gjennomføringen av prosessen. Driftsleiar for tekniske tenester arbeider med å gjennomføre vedtaket i forhold til taksering. Anlegget blir då taksert inklusive ledningsnett. Utfrå det adv. Hiort skriv bør evt subsidiert/rabattert pris avklarast FØR takst vert endeleg fastsett. Det ville få konsekvensar for driftsbudsjettet til kommunen om vi må betale marknadspris for energien. Energiprisen, og dermed driftsbudsjettet, til følgjande formålsbygg vil auke: Helland skule, Helland barnehage, Mariebo, Oppigarden, Ivartun, Myra kulturhus, Ressurssenteret, Kulturskulen, Strandbo, kantine, rådhus, sjukeheim, Aktivitetssenter, brannstasjon. Dette må kommunestyret ta stilling til ved avtaleinngåing med VEAS. Kommunestyret må også vere kjent med at energiprisen for dei som bur i omsorgsbustader og Pu-bustader vil bli auka. Energiprisen ligg i dag inne i leiga til kostpris og ikkje spot-pris/marknadspris. Andre forhold Kommunestyret har vedteke ein modell for eigedomsdrifta med mange aktørar. Det er viktig å klargjere kor stor administrativ ressurs som krevst for å handtere modellen. Skal ein ha eigedomsadministrasjon både i kommuneorganisasjonen, i KF og i AS? Korleis skal etableringsutgifter dekkast? Den økonomiske sida av dette er avgjerande. Målet for kommunestyret er nok ei betra eigedomsforvaltning, sjølv om dette ikkje står skrive. Då må målet vere betre vedlikehald og ikkje auka utgifter til administrajon, IKT, faktura- og arkivsystem etc. Framdrift Det er omfattande klargjeringar i denne saka som berre kommunestyret sjølv kan ta stilling til. Administrasjonssjefen er uroa for framdrifta i saka. Grunna sjukemelding i toppleiinga vil hausten by på store utfordringar. Formannskapet bør få framlagt ei liste over arbeidsoppgåver som leiargruppa skal ha ansvar for og vere sterkt engasjert i. Den daglege drifta i kommunen krev sitt. I tillegg skal budsjett og økonomiplan utarbeidast. Det er hovudoppgjer og det skal forhandlast med 13 fagorganisasjonar i oktober. Det må vere full satsing på kommuneplanarbeidet, og arealplanarbeidet kan ikkje startast før planprogrammet er vedteke. Administrasjonssjefen meiner det bør opprettast eit ad-hoc utval til å arbeide med saka. Dette må vere breitt samansett politisk. Då politikarar som er styremedlemmar i VEAS vil vere inhabile til å vere medlemmar i eit slikt utval, vil det vere viktig å ha med adm.dir. i VEAS. Korkje han eller adm.sjefen bør vere medlemmar i utvalet, men skal stille med naudsynt sakkunnig bistand. Dersom det er behov for det, bør utvalet kunne nytte ekstern bistand. Det vil vere viktig at kommunerevisjonen er med i møta for å kunne rådgi i forhold til lov og forskrift som kjem til anvendelse på området. Sidan møta i folkevalte organ skal haldast for opne dører, vil både presse og organisasjonar ved sine tillitsvalte kunne stille som observatørar til utvalsarbeidet. Særutskrift til: Vestnes Energi v/adm.dir og styre Kommunerevisjonen Kontrollutvalssekretariatet
Vedlegg: 1 Vedtak i sak 59/2012 2 Skisse av organisering 3 Artikkel frå Pricewaterhouce Cooper (PWC) 4 Notat frå Advokatfirmaet Hjort 5 Notat frå KS-advokatane