Strategi for politisk samhandling på infrastrukturområdet i Region Namdal Versjon 13. mars 2013 Innhold 1. MÅL OG RAMMER... 2 1.1 Bakgrunn... 2 1.2 Prosjektmål... 2 1.3 Rammer... 3 2. OMFANG OG AVGRENSNING... 3 3. ORGANISERING... 4 3.1 Prosjektledelse... 4 3.2 Øvrige roller... 4 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER... 5 4.1 Prosess... 5 4.2 Beslutningspunkter... 5 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING... 5 5.1 Kritiske suksessfaktorer... 5 5.2 Kvalitetssikring... 6 6. GJENNOMFØRING... 7 6.1 Hovedaktiviteter... 7 6.2 Tids- og ressursplaner (gantskjema)... 7 7. ØKONOMI... 8 8. KONTRAKTER OG AVTALER... 9 1
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for prosjektet ligger i referatet fra møtet i Region Namdal på Hyllenget, 05.10.2012 der 14 ordførere fra Namdalenog Osen deltok. (Leka kommune ble ikke representert. Bindal kommune fikk referatet): Enighet om at samferdsel må være et viktig tema for Region Namdal. Namdalen taper på mange fronter i fordelingen av midler. Namdalen er en naturlig region i samferdselssammenheng og skiller seg fra for eksempel Innherred på mange områder. Vi blir utfordret av et stort trykk og stor profesjonalitet i argumentasjonene fra sentrale strøk. Det innføres standarder og tellesystemer som er til ulempe for distriktene. På dette grunnlaget, ble det utarbeidet en målsetting for tiltak. Essensen i målsettingen er: Region Namdal skal ta en rolle i å utvikle en felles samferdselspolitikk i Namdalen.... Prosjektet skal arbeide fram en helhetlig analyse for samferdsel i Namdalen og gi et godt grunnlagsmateriale for prioriteringer i samferdselsspørsmål i Namdalen. Planen skal forankres i kommunestyrene. 1.2 Prosjektmål Hovedprosjektet I møte i Grong, 2.11.2012, ble denne målsettingen for et hovedprosjekt konkretisert gjennom et forslag til mandat for en styringsgruppe: Region Namdal skal utarbeide en regional samferdselsplan for utvikling av all samferdselsrelatert infrastruktur i Namdalen. Samferdselsplan for Namdalen skal være overordnet og førende. Planen skal omfatte all samferdselsrelatert infrastruktur slik at den gir et godt grunnlag for helhetlige vurderinger og omforente politiske prioriteringer i Namdalen. Planen skal gi grunnlag for innspill til Nasjonale og Fylkeskommunale planverk Senere er dette mandatet endret til: Region Namdal skal utarbeide en Strategi for politisk samhandling på infrastrukturområdet i region Namdal. Planen skal omfatte ønsket utvikling av all samferdselsrelatert infrastruktur i Namdalen. Strategiplanen skal være overordnet og førende. Planen skal omfatte all samferdselsrelatert infrastruktur slik at den gir et godt grunnlag for helhetlige vurderinger og omforente politiske prioriteringer i Namdalen. Planen skal gi grunnlag for innspill til Nasjonale og Fylkeskommunale planverk. Årsaken til endring av mandatet ligger i et ønske om å presisere at det ikke skal utarbeides egne samferdselsplaner for Namdalen i konkurranse med det planarbeid som gjøres regionalt og nasjonalt. Her skal utarbeides en strategi for en konstruktiv og effektiv påvirkning av innholdet i slike planer i framtida. 2
Forslaget til nytt mandat er til behandling. Forprosjektet Utarbeide søknader om prosjektmidler for å lage en omforent strategi for politisk samhandling på infrastrukturområdet i Region Namdal Forprosjektets faser: 1. Utarbeid prosjektbeskrivelse 2. Koordinering mot pågående relevante prosjekter i regionen 3. Avdekke relevante finansieringskilder (finansieringsmuligheter og vilkår) 4. Utarbeide budsjett 5. Utarbeide søknader 6. Oppfølging, politisk Forprosjektet ble avsluttet i februar 2013. 1.3 Rammer Hovedprosjektet Utarbeidelse av strategi for politisk samhandling på infrastrukturområdet i Region Namdal forutsettes ferdig innenfor en ramme på ca 1.5 år fra vedtak om gjennomføring er fattet, økonomisk ramme er klar og prosjektleder er ansatt / innleid. Forutsetning er fullfinansieringiht vedtatt budsjett. Styringsgruppen skal regelmessig holde Region Namdal orientert om prosjektets framdrift og økonomiske status. Eksisterende og nye planer som blir utarbeidet utenfor dette prosjektets rammer i prosjektperioden, skal inngå som en del av grunnlagsmaterialet. Basisinformasjon fra prosessen med å etablere en strategi for politisk samhandling på infrastrukturområdet skal foreligge i trykket versjon innen fristen. Økonomisk ramme skal holdes innenfor det som blir endelig budsjett vedtatt av Region Namdal. Region Namdal kan endre rammene underveis 2. OMFANG OG AVGRENSNING Hovedprosjektet Hovedprosjektet skal ende opp i en omforent strategi for politisk kommunikasjon og samhandling innenfor følgende infrastrukturområder (hvordan påvirke prosesser innen disse infrastrukturområder): 1. mobil- og bredbåndsdekning 2. kollektivtrafikk og flyruter 3. jernbane og godsterminaler 4. havner 5. fylkesveier og broer 6. flyplasser 7. E6 8. båt- og skipsanløp Hovedprosjektets faser: 1. Innhente grunnlagsmateriale for utfordringer på infrastrukturområdet i region Namdal for alle 8 område. Her benyttes kommunenes tekniske avdelinger som forutsetningsvis kjenner forholdene innen hver kommune. Noe informasjon må forventes å bli innhentet fra eksterne kilder. 3
Omfanget av dette vil bli kjent underveis. Det vil bli en koordinering mellom dette prosjektet og andre pågående prosjekter for å unngå dobbeltarbeid 2. Møter med næringslivet og andre bruker-grupper. Formålet er å avstemme den innhentede informasjon mot brukerne for å sikre informasjonens kvalitet. Dette punkt forventes dessuten å gi grunnlag for næringslivets og andre brukeres medvirkning og entusiasme i prosjektet. 3. Møter for avstemming av grunnlagsmaterialet med eksempelvis Fylkesmannen, Fylkeskommunen, Statens Vegvesen, Kystverket, Avinor og andre relevante instanser 4. På grunnlag av møteresultatene og beskrivelsene fra pkt 1, 2 og 3, utarbeides forslag til strategier for å kommunisere Namdalskommunenes ønsker til innspill i offentlige planprosesser. En kommunikasjonsstrategi må inneholde informasjon om hvordan en oppnår størst mulig innflytelse (målgrupper for påvirkning) og til hvilken tid i forskjellige prosesser best effekt oppnås. Disse kommunikasjonsstrategier behandles og godkjennes i Region Namdal / kommunene som en del av en overordnet kommunikasjonsstrategi. 5. Kommunikasjonsstrategi settes på dagsorden i Region Namdal som en prosess for læring og profesjonalisering. Det skal vektlegges en strategi for å håndtere forskjellige ønsker til interne prioriteringer og intern uenighet slik at kommunene allikevel kommuniserer omforent utad. 7. Oppsummering og skriving av rapport, trykking 8. Utarbeidelse og gjennomføring av kommunikasjons-strategisk handlingsprogram. Privat tjenesteyting skal omfattes av prosessen i den grad dette ansees som samfunnsnyttige tjenester og/eller er helt eller delvis offentlig finansiert (mobildekning, bredbåndstilbud, drift av offentlig transport etc). Alle forhold knyttet til gjennomføring av kommunikasjons- strategiske tiltak skal behandles i et eget handlingsprogram, som ikke omfattes av dette arbeidet med å etablere en strategi for politisk samhandling på infrastrukturområdet i Region Namdal. 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Arbeidet med å lage strategiplan for politisk samhandling på infrastrukturområdet i Region Namdal organiseres slik: Prosjekteier / prosjektansvarlig: Region Namdal Prosjekteierens representant/ styringsgruppe: Styringsgruppe bestående av 3 representanter utnevnt av Region Namdal Prosjektleder: Stillingen utlyses og prosjektleder ansettes i et 20mndrs engasjement, alternativt en innleid prosjektleder. Eventuell ansettelse i MN Samkommune, ett av regionrådene eller i en av kommunene. Rapporterer til styringsgruppens leder. Faggrupper. En eller flere faggrupper gruppe opprettes. Gruppene består av faglig kvalifiserte personer med oppgave å innhente relevant informasjon. Hver gruppe har egen sekretær. Prosjektleder kan delta i gruppene.referansegruppenes ledere rapporterer til prosjektleder. 3.2 Øvrige roller Konkretisering av roller vil ikke bli klar før prosjektet er vedtatt og tilsetting/engasjementer klart. 4
4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER Se gantskjema under pkt 6.2 4.1 Prosess Forprosjektrapport ferdig: medio januar 2013 Finansiering omsøkt: innen medio januar 2013 Finansiering avklart med kjente vilkår: mars 2013 Ansette / leie inn prosjektleder: februar 2013 ->mars 2013 Tilrettelegge grunnlaget for strategier, april 2013 -> juli 2014 Møter med brukere og offentlige instanser:september 2013 ->des 2013og mai/juni 2014 Prosess med kommunikasjonsstrategi, Region Namdal, løpende Beskrive strategier: november 2013 -> juli 2014 Sluttbehandling: sept 2014 Redigering og trykking: sept 2014 Plan for videre arbeid:fra sept 2014 4.2 Beslutningspunkter Region Namdal / kommunene: formelt vedtak om hovedprosjekt: febr 2013 Styringsgruppen rapporterer til Region Namdal: underveis Region Namdal, sluttbehandling: sept2014 Region Namdal styrer prosjektet gjennom sin styringsgruppe. Styringsgruppen rapporterer til Region Namdal om prosessen i egnede møter. Det vil bli lagt stor vekt på at samhandlingen mellom Region Namdal og prosjektledelsen underveis skjer i form av en toveis prosess, slik at selve prosessen blir et vesentlig element i strategiplanen. Denne prosessen vil bli koordinert med profesjonelle aktører, der et seminar i kommunikasjonsstrategi for Region Namdal, basert på dette konkrete arbeidet, vil inngå i selve prosjektet. Prosjektleder utarbeider en status-rapport som formell rapportering til styringsgruppen 4 ganger i prosjektperioden. Det foreslås at slik statusrapport framlegges for styringsgruppen / Region Namdal i juni 2013 oktober 2013 februar 2014 juni 2014. Sluttrapport kommer i tillegg og framlegges i mai/juni 2014. Styringsgruppen rapporterer videre til Region Namdal. Ved hver formell rapportering kan Region Namdal beslutte prosjektet avsluttet eller påvirke framdrift og retning. 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer De kritiske suksessfaktorer vurderes på nåværende tidspunkt til å være: 1. Tilfredsstillende finansiering oppnås ikke. Sannsynlighet middels. 5
Tiltak: Prosjektet kan besluttes endret (forenklet), utsatt eller avsluttet gjennom vedtak i Region Namdal / kommunene, senest i febr 2013. Prosjektleder engasjeres ikke formelt før avklaring / vedtak er fattet. Faggruppene etableres ikke. 2. Prosjektets likviditet blir vanskelig. Sannsynlighet stor. Tiltak: Avklar prosjektets likviditetsbehov og finansieringen av dette før vedtak om prosjektstart (de fleste tilsagn utbetales normalt ved prosjektavslutning og når endelig regnskap foreligger). Behov for utbetaling av prosjektmidler underveis må avklares før prosjektstart 3. Finansieringskildene stiller vilkår som påvirker prosjektplanen og framdrift. Sannsynlighet middels. Tiltak: Avklaring av finansieringsgrunnlaget før prosjektet pådrar seg kostnader. 4. Offentlige instanser samarbeider ikke. Viktig informasjon uteblir. Sannsynlighet liten. Konsekvensen kan bli at det tar lengre tid en forutsatt å skaffe tilveie informasjon fra andre kilder. Dette kan påvirke tidsplanen og finansieringen. Tiltak: Budsjettet utarbeides med reservekapital 5. Framdrift ikke i tråd med forventninger. Sannsynlighet liten. Styringsgruppen må ta tak i saken underveis. Konsekvensen kan bli at prosjektetavsluttes underveis eller tar lengre tid en forutsatt. Dette kan påvirke tidsplanen og finansieringen. Tiltak: Budsjettet utarbeides med reservekapital. Prosjektleder vurderes skiftet ut underveis. Avklar at finansieringskildene delfinansierer prosjektet selv om det avsluttes underveis. 6. Prosjektleder slutter underveis. Sannsynlighet liten. Styringsgruppen må ta tak i saken. Konsekvensen kan bli at prosjektet tar lengre tid en forutsatt. Dette kan påvirke tidsplanen og finansieringen. Tiltak: Budsjettet utarbeides med reservekapital. 7. Sluttrapporten fyller ikke forventningene. Sannsynlighet liten. Styringsgruppen må ta tak i saken. Konsekvensen kan bli at prosjektet tar lengre tid en forutsatt. Dette kan påvirke tidsplanen og finansieringen. Tiltak: Tilfredsstillende rapportering underveis. Budsjettet utarbeides med reservekapital. 8. Kommunene oppnår ikke enighet underveis. Sannsynlighet liten. Tiltak: Region Namdal kjører en politisk prosess for å prøve å oppnå enighet. Kommunene forpliktes til å fullfinansiere sin andel av prosjektet gjennom vedtakene i april 2014. 5.2 Kvalitetssikring Ved utarbeidelse av budsjett legges det inn 10%som reserve hvis det oppstår uforutsette hendelser som angitt ovenfor. Prosjektet påføres ingen utgifter før sikkerhet for fullfinansiering er akseptabel. Eventuelle vilkår / forutsetninger fra finansieringskildene må innarbeides i prosjektplanen og budsjettet. For å sikre prosjektets likviditetsbehov må en eller flere kommuner opptre som prosjektets bank. Alternativ kan værelåneopptak med kommunalgaranti. For å minimere risiko for at kommunegruppen splittes i perioden, må prosjektet forankres godt i alle kommuner før prosjektstart Ved ansettelse av prosjektleder må en kommune, ett regionråd eller MN Samkommune stå som formell arbeidsgiver. 6
For å sikre kontinuitet hvis prosjektleder slutter, bør en person fra faggruppene få en mer framtredende rolle for å kunne tre inn som prosjektleder i kortere eller lengre periode. Det utarbeides klare avtaler før prosjektstart og gjennom hele prosjektet vedrørende roller, oppgaver, rapporteringsveier, rapporteringsrutiner, finansiering etc. Styringsgruppen må ha en leder som prosjektleder rapporterer til. 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Prosjektets hovedaktivitet blir å utarbeide en Strategi for politisk samhandling med infrastrukturområdet i Region Namdal som case innen områdene: 1. mobil- og bredbåndsdekning 2. kollektivtrafikk og flyruter 3. jernbane, gods- og transportterminaler 4. havner 5. fylkesveier og broer 6. flyplasser 7. E6 8. båt- og skipsanløp Prosessen og strategien skal gi et godt grunnlag for en omforent opptreden fra alle kommuner i Namdalen ovenfor bevilgende myndigheter og andre utbyggere og drivere innen disse infrastrukturområder. Strategien skal være basis for omforente innspill til offentlige planer. Prosessen med utarbeidelse av strategien skal gi regionen verdifull erfaring og opplæring for denne type strategiarbeid som forutsetningsvis skal styrke Namdalskommunenes samarbeidsevne og kommunikasjons-styrke. Det bør søkes å finne prosjektmedarbeidere som kan dele sin erfaring og kunnskap fra prosessen med kommunene og andre relevante aktører i regionen, også etter at prosjektperioden er avsluttet. 6.2 Tids- og ressursplaner (gantskjema) 7
januar februar mars april mai juni juli august september oktober november on vedtak om hovedprosjekt instanser Namdal, beslutningspunkt 2013 7. ØKONOMI 8
Strategi for politisk samhandling i Region Namdal budsjett pr 13.03,2013 Endelig budsjett kan utarbeides når prosjektledelse og kostnad til denne er avklart, og når omfanget av strategiplanen er endelig avklart ansatt ansatt innleid prosjektleder prosjektleder prosjektleder kostnader kostnader kostnader utgifter pr mnd prosjektperioden prosjektperioden forutsetninger lønn prosjektleder ansatt, årslønn 550* inkl feriep 46 000 828 000 100 % i 18 mndr = ca 2300 timer pensjon, arb g avg etc 4 200 75 600 kost prosjektleder innleid 960 000 anslag ca 800 timer á kr 1200 (uten mva) faggrupper - innsats 300 timer a kr 530 til styringsgruppens disposisjon og kostnader 65 000 65 000 tilsvarer ca 120 timer a kr 530 kontor- og datautgifter 1 000 20 000 møteutgifter og reiseutgifter 2 000 40 000 60 000 innleid bistand til seminar og strategiprosess 340 000 340 000 rapport, trykking og distr 15 000 15 000 kompensasjon arb giver oppgaver 1 000 20 000 kommune som arbeidsgiver finanskostnader etc 20 000 20 000 rentekostnader likviditetsutlegg/lån 8% uforutsette kostnader 114 000 117 000 Sum utgifter 1 537 600 1 577 000 Timesats for egeninnsats = kr 530. ansatt innleid Samme timesats som for egeninnsats prosjektleder prosjektleder i SkatteFunn-prosjekter, inntekter inntekter Norges Forskningsråd inntekter andel i % prosjektperioden prosjektperioden merknader Fylkesmannen i NT 50,0 % 768 800 788 500 skjønnsmidler Kommunene / regionale fond 50,0 % 768 800 788 500 direkte utlegg Sum inntekter 100,0 % 1 537 600 1 577 000 8. KONTRAKTER OG AVTALER Det er hittil ikke gjort noen avtaler under dette prosjektet. Alle formalia vil avventes inntil Region Namdal og kommunene har formelle vedtak på at dette arbeidet skal gjennomføres. Grunnlaget for slike vedtak er finansieringsplanen, som sannsynligvis er klar i mars 2013. 9