Oppsett og parametere i Budsjettmodulen I FENISTRA EIENDOM

Fenistra as Sandakervn. 138 N-0485 Oslo P.b. 4609 N-0405 Oslo Phone 22 02 08 30 Fax 22 02 08 31 Org.nr 967 82 2760 Arbeide med : Oppsett og parametere i Budsjettmodulen I FENISTRA EIENDOM Dokument kontroll Versjon 1.2 Release dato 08.08.05 Sist Endret dato

Innhold 1. Hensikt... 3 2. Oppsett av budsjettparametere... 3 2.1 Definere inflasjonstype...3 2.2 Legg inn forventet inflasjon...5 2.3 Hvordan blir inflasjonen beregnet...5 2.4 Definere budsjett typer...6 2.5 Definisjon av rapportgrupper for rapporten Budsjetterte Inntekter...7 2.6 Definisjon av brukstyper...8 2.7 Koble leietyper (arealtyper) til brukstyper...9 3. Valg av arealmetode... 10 3.1.1 Valg av arealmetode...10 4. Oppsett av indeksjustering av de ulike utleiesituasjoner... 11 Side 2 av 13

1. Hensikt Hensikt med oppsett og parametersetting er å klargjøre budsjettet for bruk til budsjettering. Man registrerer en del overordnede verdier og tabeller som får innflytelse på hele budsjettet. 2. Oppsett av budsjettparametere Parameteroppsettene som gjennomgås her er generelle, dvs globale for alle budsjetter. Oppsettene/definisjonen gjøres under Budsjettdialogens arkfane Budsjett 2.1 Definere inflasjonstype Det kan legges inn flere typer av inflasjoner (indekser). Dette defineres ved å velge høyre museknapp og inflasjonstyper. Følgende meny kommer opp: Side 3 av 13

For å legge inn en ny inflasjonstype, klikk høyre museknapp og ny i dialogen til høyre over. Følgende dialog kommer opp. Definer et bruker definert navn på inflasjonstypen og knytt navnet til ønsket indekstype ved å klikke nedtrekksmeny til høyre for Indekstype. Side 4 av 13

2.2 Legg inn forventet inflasjon For å legge inn forventet inflasjon, høyre klikkes i budsjettdialogen og menyen inflasjoner velges. Følgende dialog kommer opp. Merk den indekstype som det skal registreres inflasjoner for i venstre del av bildet, høyreklikk i høyre del av vinduet og velg ny for ny indeks. Følgende dialog kommer opp: Sett inn inflasjonsnavn, (kan settes lik det året som inflasjonen skal legges inn for), inflasjonsår og inflasjon. Klikk ok. Dersom budsjettet løper over flere år må forventet inflasjon for hvert enkelt år legges inn. 2.3 Hvordan blir inflasjonen beregnet NB! Inflasjonen vil behandles ulikt avhengig av kontrakten og dens betingelser. Kontrakter som løper inn i budsjettåret med starttidspunkt før budsjettåret behandles som følger: Disse kontrakter vil bli inflasjonsjustert med det tallet som legges inn for inflasjonen for inneværende år. Dvs dersom det budsjetteres for 2005, vil kontrakter som løper bli justert med inflasjonen som er registrert i budsjettmodulen for året 2004. Dersom indekstallene er kjent for systemet på det tidspunkt budsjettet utarbeides, vil systemet benytte de virkelige indekstall. Systemet vil videre benytte virkelige indekstall så langt de er kjent i systemet. Side 5 av 13

Eksempel: Dersom budsjett utarbeides pr 01.11.04 og en kontrakt skal reguleres pr 01.01.05 med indeks per 15.10.04 og denne indeksen er registrert i systemet, vil systemet budsjettere med den virkelige økningen fra 15.10.03 til 15.10.04. Er indeksen ukjent på budsjett tidspunktet vil den registrerte inflasjonen i budsjettmodulen for 2004 benyttes. Kontrakter som starter i budsjettåret behandles som følger: For alle kontrakter som starter i budsjett året, for eksempel ved reforhandling eller ledige arealer, vil den registrerte inflasjonsprosenten for budsjettåret benyttes dersom Reguleringsparameteren tilsier at det skal foretas indeksjustering. Se avsnittet Oppsett av indeksjustering av de ulike utleiesituasjoner 2.4 Definere budsjett typer Budsjett typer er det samme som transaksjonstyper. Når det skal budsjetters må det defineres hvilke transaksjonstyper det skal budsjetters for. Når et inntektsbudsjett skal utarbeides vil man normalt ikke ta med felleskostnader og andre fordelbare inntekter. Det kan imidlertid defineres så mange budsjett typer man ønsker og til hver budsjett type knyttes de transaksjonstyper man ønsker å budsjettere. Dette kjøres ved å høyreklikke i budsjettdialogen og velge budsjett type. Følgende dialog kommer da opp. ( Når ingen budsjett typer er definert vil også høyre del av dialogen være uten data) For å sette opp en ny budsjett type, høyreklikkes i venstre del av dialogen og velg ny følgende dialog kommer opp: Side 6 av 13

Definer et navn på budsjett typen. Gjenta prosessen dersom det ønskes flere budsjett typer. Enn typisk budsjett type kan være Husleie. Budsjett typen vil da fremkomme i den venstre del av dialogen. I høyre del av dialogen fremkommer alle transaksjonstyper som er benyttet på globalt nivå. Se under: Kryss av for de transaksjonstyper som du vil skal budsjetters under denne budsjett typen. Klikk Lukk når valg er foretatt. 2.5 Definisjon av rapportgrupper for rapporten Budsjetterte Inntekter I inntektsrapporten, som gjelder ikke omsetningsbaserte kontrakter; Budsjetterte inntekter, er rapporten delt inn i 4 grupper. De to første heter Kontraktsfestede inntekter og Kontraktsfestede parkeringer. Hensikten er å skille ut parkeringer fra de andre brukstypene, og det er derfor vi har rapportgrupper. For å sette opp dette må det lages to rapportgrupper, en som f.eks kan hete Husleieinntekter og en som kan hete Parkeringer. Deretter knyttes de brukstypene som gjelder parkering opp mot rapportgruppen Parkeringer, og resten av brukstypene knyttes mot den første, kalt Husleie. Det er viktig at rapportgruppen Parkeringer blir definert som nr 2, dvs i feltet som heter Sortering må tallet 2 settes inn. For å definere en rapportgruppe, høyreklikk i første arkfane i budsjettmodulen og velg Rapportgrupper Side 7 av 13

Hvis ingen grupper er definert høyreklikkes og velges Ny på submenyen. For å endre et eksisterende velg rapportgruppen og trykk Enter, følgende dialog kommer frem: Skriv inn navnet på rapportgruppen, tallet som angir hvilken rekkefølge rapportgruppen har i forhold til de andre (Merk; her må det stå 2 for parkering og 1 for husleieinntekter), og kryss av for Spesifiseres. Trykk OK, og opprett en tilsvarende for parkering, hvis det ikke er gjort. Deretter må det spesifiseres hvilke brukstyper som skal tilhøre de forskjellige rapportgruppene. Det normale vil være å knytte alle brukstyper som ikke er parkering til den første rapportgruppen, og alle brukstyper som har med parkering å gjøre til den andre. Se kapittel Definisjon av brukstyper, om hvordan knytte en brukstype til en rapportgruppe. 2.6 Definisjon av brukstyper Avhengig av om det benyttes arealmetoden eller kontraktsmetoden ved budsjettering, knyttes enten arealtyper eller leietyper til brukerdefinerte Brukstyper. Dette fordi det kan være hensiktsmessig å gruppere leietypene. Side 8 av 13

For å registrere brukstyper høyreklikkes i dialogen og brukstyper velges. Følgende dialog kommer opp. Høyreklikk og velg ny og følgende dialog kommer opp: Legg inn navn på ønsket brukstype, velg hvilken rapportgruppe den skal tilhøre og klikk ok. 2.7 Koble leietyper (arealtyper) til brukstyper Når brukstyper er definert knyttes de enkelte leietyper (arealtyper) til brukstypene. Høyreklikk og velg leietyper og følgende dialog kommer opp: Side 9 av 13

Velg den leietypen som skal knyttes, høyreklikk og velg koble til brukstype. Følgende dialog kommer opp: Merk ønsket brukstype og klikk velg og knytningen er foretatt. 3. Valg av arealmetode 3.1.1 Valg av arealmetode Valg av areal metode kan gjøres individuelt for hver enkelt eiendom. Imidlertid er det en fordel å benytte samme metode for alle eiendommer. Det finnes to arealmetoder som kan velges: Kontraktareal og Areal (faktisk areal). Kontraktsareal er satt som standard ( default) Kontraktareal Denne metoden benyttes i de tilfeller der faktisk areal på eiendomsobjektet ikke er registrert på bygget. Knytninger mellom kontraktsobjekter og faktisk areal er da heller ikke foretatt. Ved denne metoden vil de kontraktsobjekter komme med i budsjettet som har start dato i budsjettperioden, som har startdato før budsjettet starter og som løper inn i budsjettperioden og de kontraktsobjekter som løper ut i tidsrommet fra budsjettdagen og frem til budsjettstart. Ledige arealer i bygget må registreres i budsjettet som Budsjettsteder med ledige BudsjettDrivere for dernest å budsjetteres på. ( NB! Har man registrert Ledige kontrakter vil også disse komme med i budsjettet som ledige, som er den anbefalte metode) Areal (faktisk areal) For å benytte denne metoden må faktiske arealer i bygget være registrert i systemet og kontraktsobjektene må være knyttet til det faktiske areal. Ved denne metoden ville alle arealer automatisk komme med i budsjettet. Både de som har kontrakter knyttet til seg og de som er ledige. Dersom alle arealer er korrekt registeret i bygget vil man således få et budsjettgrunnlag som inneholder alle arealer, både ledige og utleide, og nødvendig budsjettgrunnlag er tilstede. ( Dersom man har registrert antenneleie og lignende som ikke er arealbasert må man registrere dette mot et areal med 0 i størrelse for at de skal komme med) Side 10 av 13

Registrere arealmetode Dersom man ønsker å endre til Arealmetoden markeres aktuelt eiendomsobjektet under arkfanene Eiendom. Høyreklikk og velg endre, og følgende meny kommer opp: Kryss av i Areal dersom denne metoden skal benyttes ved budsjettering. 4. Oppsett av indeksjustering av de ulike utleiesituasjoner De enkelte BudsjettDriverene som budsjetteres vil bli indeksjustert avhengig av hvordan parameterene er satt for de enkelt varianter. Det er tre metoder som kan settes opp: 1 Dagens pengeverdi: Systemet oppfatter at det budsjetterte beløp på Driveren er i dagens pengeverdi ( dvs på det tidspunkt det budsjetteres) og indeksjusterer beløpet med indeks ved årsskifte. Dvs dersom indeks er satt til 1% og beløpet som budsjetteres er 100, vil Driverens budsjettbeløp utgjøre 101 i det første budsjettåret. 2 Driverens starttidspunkt: Systemet oppfatter at det budsjetterte beløp på Driveren er i pengeverdien til starttidspunktet på driveren. Det budsjetterte beløp på Driveren vil da fremkomme i det første budsjettåret med samme beløp som det ble registrert med. For senere budsjettår vil beløpet bli indeksjustert med forutsetningene som er lagt inn i budsjettet. 3 Ingen regulering Systemet oppfatter som i punkt 2, men beløpet vil ikke bli justert i senere budsjettår. For å definere de enkelte utleiesituasjoner høyreklikkes i budsjettdialogen og velger Reguleringsmetode, se under. Side 11 av 13

Dialog som vist under kommer da opp: For hver enkelt utleiesituasjon kan det defineres en av de tre nevnte BeregningsMetodene. I eksempelet over er Beregningsmetoden Driverens starttidspunkt valgt for utleievariasjonen Reforhandling - Uten opsjon. Dette betyr at for alle kontrakter som skal reforhandles og der det ikke er satt inn noen opsjonsbetingelser vil beløpet som budsjetters for den ledige driveren ikke bli indeksjustert ved første årsskifte. I evtl senere budsjett år vil imidlertid beløpet bli justert etter betingelsene på kontraktsobjektet. Jfr eksempel i alternativ 2 over. Videre er Beregningsmetoden for Reforhandlinger marked, satt til Dagens pengeverdi. Alle kontraktsobjekter med opsjon lik Markedsbetingelser vil bli behandlet som eksempel 1 over viser. Ledige. I dialogen over er denne utleievaiasjonen satt til ingen regulering. Dvs ledige kontrakter vil oppføres se som i alternativ 3 over. Side 12 av 13

Ledige Drivere er i denne sammenheng og oppfatte som Drivere som ikke har oppstått som en følge av reforhandling, eller oppstått som følge av en reforhandling, men der krysset er fjernet og kontrakten kommer således ikke frem under Reforhandles knappen. Negativ min leie. Er over satt til ingen regulering. Negativ min leie vil overstyre det som er definert på Ledige dersom dette skulle komme i konflkit. For å velge en beregningsmetode markeres den ønskede Utleiesituasjonen og klikkes Enter eller F2.. Følgende dialog kommer opp. Velg aktuell Beregningsmetode ved å klikke drop down menyen til høyre. Default verdiene for de aktuelle utleiesituasjoner er som følger: Alle reforhandlingsalternativene er satt til : Dagens pengeverdi. Ledige og Negativ min leie er satt til : Ingen regulering Side 13 av 13