KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV KONTORREKVISITA SAKSNR. 1600090 Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer sist ved lov av 11. mai 2012 nr. 25 (i kraft 1. juli 2012). Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Endret sist ved forskrift 12. juni 2015 nr. 622. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (For anskaffelser mellom kr 500.000 og kr 1 000.000,- eks. mva, samt for uprioriterte tjenester over kr 1 000.000,- eks mva.) INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning... 2 2. Frister... 3 3. Kommunikasjon... 4 4. Utforming av tilbud... 4 5. Innlevering av tilbud... 5 6. Behandling av tilbud... 5 7. Kvalifikasjonskrav... 6 8. Minimumskrav... 7 9. Tildelingskriterier... 8 10. Kontraktstildeling... 9 Norad side 1 av 9
1. INNLEDNING 1.1 Generelt Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad), heretter kalt oppdragsgiver, ønsker tilbud om leveranse på rammeavtale for kontorrekvisita (unntatt datarekvisita/tonere). Oppdragsgiver forplikter seg til å dekke sitt behov for disse produktene hos kontraktspartner og avrop på rammeavtalen vil skje suksessivt. Det tas forbehold om endringer i standardsortimentet i løpet av avtaleperioden. Av miljøhensyn vil oppdragsgiver normalt og ønskelig samle sine bestillinger og deretter gjøre avrop ca. to ganger pr. måned. 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med denne rammeavtalen er å legge til rette for at oppdragsgiver skal kunne foreta kjøp av de produkter som omfattes av denne rammeavtalen på en rask og kostnadseffektiv måte. 1.3 Om oppdragsgiver Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) er et underliggende direktorat til Utenriksdepartementet. Norad skal bidra til effektiv forvalting av bistandsmidler, og sørge for at norsk utviklingssamarbeid kvalitetssikres og evalueres. Norad skal være Norges nytenkende fagmiljø i kampen mot fattigdom i nært samarbeid med nasjonale og internasjonale fagmiljø. Norad har ca. 225 ansatte. Les mer om Norad på www.norad.no. Norad vil fra primo mai 2016 flytte inn i nye lokaler i Bygdøy Allè 2 (Lavblokken) og ha 7. etasjer med kontorer i bygget. Levering av kontorrekvisita vil fra 9. mai måtte bli levert til ny adresse. 1.4 ets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - et (dette dokumentet) - Vedlegg 1 Egenerklæring om vandel - Vedlegg 2 Krav til ytelsen - Vedlegg 3 Miljøkrav til standardsortiment - Vedlegg 4 Tildelingskriterier miljøegenskaper til standardsortiment - Vedlegg 5 Produktliste og prisskjema - Vedlegg 6 Utkast til rammeavtale - Vedlegg 7 Tilbudsbrev 1.5 Anskaffelsesprosedyre For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (For anskaffelser mellom kr 500.000 og kr 1 000.000,- eks. mva. Kjøp av kontorrekvisita er en vareleveranse. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det vil ikke være anledning til å forhandle om vilkår og priser i avtalen, og potensielle leverandører oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. Norad side 2 av 9
1.6 Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i Doffin 03.02.2016. 1.7 Avtalens varighet Avtalen vil ha en varighet på 1 år. Oppdragsgiver har opsjon til å forlenge avtalen 2 ganger med 1 år på uendrede vilkår. Maksimal avtaletid for rammeavtalen blir dermed totalt 3 år (1+1+1). Når Statens Innkjøpssenter inngår avtalen for kontorrekvisita for alle statlige virksomheter, blir Norad forpliktet til å bestille kontorrekvisita gjennom Statens Innkjøpssenter. Derfor er 4-års rammeavtale ikke relevant for denne anskaffelsen. Det vil bli inngått rammeavtale med 1 en kvalifisert leverandør. 1.8 Anskaffelsens omfang På grunnlag av de siste års forbruk kan det, uten forbindtlighet, antydes en årlig omsetning på ca. kr. 300.000,- (eks. mva). Kontraktens totale verdi skal ikke utgjøre over kr. 1 mill. (eks. mva) for hele kontraktsperioden. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbud med kortere vedståelsesfrist vil bli avvist. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen 24.02.2016, kl.12:00. 2.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin 03.02.2016 Frist for spørsmål til konkurransen 1 uke før tilbudsfrist Frist for leverandører å levere tilbud 24.02.2016, kl. 12:00 Meddelelse om kontraktstildeling (valg av leverandør) 29.02.2016 Karensperiode før inngåelse av kontrakt 07.03.2016, kl. 15:00 Kontraktsinngåelse 09.03.2016 Tidspunktene etter frist for å levere inn tilbud er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer. Norad side 3 av 9
3. KOMMUNIKASJON 3.1 Hovedprinsipper for kommunikasjon Alle spørsmål og henvendelser angående denne tilbudsinnbydelsen skal fremsettes skriftlig pr. e-post med henvisning til saksnummer: 1600090 til Morten Jahrsengene morten.jahrsengene@norad.no med kopi til post-ds@norad.no. Alle henvendelser skal sendes samtidig til begge e-postadresser. 3.2 Språk All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. 4. UTFORMING AV TILBUD Tilbudet skal gi en komplett besvarelse iht. krav i konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal leveres i henhold til den disposisjonen som følger under inndelt i tilsvarende kapitler og i angitt rekkefølge: 1. Tilbudsbrev (vedlegg 7) Anskaffelsens navn og saksnummer. Firmaets juridiske navn, adresse og foretaksnummer. Bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Bekreftelse på oppfyllelse av minimumskrav. Bekreftelse av vedståelsesfrist, jfr. punkt 2.1. Informasjon om eventuelle forbehold/avvik, jfr. punkt 4.4. Bekreftelse på at det ikke kan ses potensielle habilitetsproblemer, eller informasjon om forhold som kan skape problemer for vedkommende sin uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget. Kontaktperson, e-post, telefon (direkte og sentralbord) og evt. faks. Signatur og dato. 2. av oppfylte kvalifikasjonskrav, jfr. punkt 7. 3. av oppfylte minimumskrav til tilbudet, jfr. punkt 8. 4. Besvarelse av oppgitte tildelingskriterier, jfr. punkt 9. 4.1 Deltilbud Det gis ikke anledning til å levere tilbud på deler av kjøpet. 4.2 Alternative tilbud Det gis ikke adgang til å gi alternative tilbud. 4.3 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Norad side 4 av 9
Eventuelle forbehold/avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Forbehold/avvik skal beskrives, og om mulig prissettes, i tilbudsbrevet, slik at Oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud vil bli avvist. 5. INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer i papirversjon, en merket «Original» og en «Kopi». I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon inkludert sladdet versjon av tilbudet. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 5.2 Sladdet versjon av tilbudet Hvis tilbyderen ønsker at informasjon i tilbudet skal unntas offentlighet må det leveres inn en versjon av tilbudet hvor denne informasjonen er sladdet. Slik informasjon kan være forretningshemmeligheter, eller andre opplysninger som kan unntas offentlighet. Oppdragsgiver har plikt, og rett, til å beslutte hvilken informasjon som vil unntas offentlighet. 5.3 Innlevering av tilbud Signert og datert tilbud legges i konvolutt som merkes med følgende tekst: Norad Morten Jahrsengene s og driftsseksjonen Tilbud - Rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita, saksnr. 1600090 Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen 6. etasje (åpningstider kl. 0800 1600) Ruseløkkveien 26, som vil kunne gi kvittering for mottatt tilbud. Tilbudet kan alternativt leveres/sendes til adresse: Norad Morten Jahrsengene s- og driftsseksjonen Ruseløkkveien 26 Postboks 8034 Dep 0030 Oslo Tilbud - Rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita, saksnr. 1600090 6. BEHANDLING AV TILBUD Norad side 5 av 9
6.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være til stede under åpningen. 6.2 Avlysning av konkurransen Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette. 6.3 Forhandlingsforbud Ved åpen anbudskonkurranse er det iht. regelverket absolutt forbud mot å føre forhandlinger med leverandørene. Det gis allikevel adgang til å foreta mindre avklaringer rundt forhold som er uklare eller å rette åpenbare feil dersom det er klart hva feilen skal rettes til. Avklaringer og presiseringer må imidlertid ikke endre grunnleggende sider ved tilbudene. 6.4 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som er mottatt innen tilbudsfristen. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert. 7. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. 7.1 Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer i kommunen tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Enkeltmannsforetak skal fremlegge bekreftelse fra skattefogden/skatte- etaten om at de ikke er registrert i merverdiavgiftregisteret. Utenlandske tilbydere må framlegge tilsvarende skatteattester fra sine land. 7.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Krav 1 Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Firmaattest Krav 2 Plettfri vandel. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 1 «Egenerklæring om vandel». Utfylt og signert «Egenerklæring om vandel» - vedlegg 1 Norad side 6 av 9
7.3 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Krav 1 Det kreves økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne gjennomføre leveransen. 7.4 Leverandørens teknisk- og faglig kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Krav 1 Leveranser Leverandøren skal ha erfaring med leveranser av tilsvarende omfang og type. Foretakets siste års regnskap. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne framlegge denne dokumentasjonen kan leverandøren «godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet», dette i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser 17-8 (5). Liste over foretakets 4 største/viktigste leveranser de siste 3 årene inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 8. MINIMUMSKRAV Følgende minimumskrav må oppfylles før tilbudet kan bli vurdert. Dersom krav ikke er oppfylt vil tilbudet bli avvist. 8.1 Minimumskrav til ytelsen Oppdragsgivers minimumskrav til ytelsen Krav 1 Leveranse Fritt levert oppdragsgiver (hverdager mellom kl. 08:00-15:00). Leveringstid for normale bestillinger skal ikke overstige 2 virkedager. Leveringstid for hastebestillinger skal være i løpet av 24 timer. Utfylt og signert «Krav til ytelsen» - vedlegg 2 Krav 2 Service, oppfølging og returordninger Tilbyder må kunne yte rask service når feil og mangler måtte forekomme. Service til oppdragsgiver skal omfatte; - levering innen frist - plassering av varer på angitt sted, samt fjerning av emballasje/paller Ved kjøp av kopipapir skal tilbyder Norad side 7 av 9
distribuere papiret internt i Norads lokaler på kopi/printerrom. Feilleveringer/bestillinger skal kunne returneres, og ny vare leveres innen rimelig tid. Krav 3 Emballasje Tilbyder skal dokumentere at produsent eller importør av produkter er tilknyttet eksisterende returordninger f.eks. medlemskap i «Grønn Punkt», eller har et eget retursystem for de produktene som leveres. Emballasjen som benyttes skal være resirkulerbar. Trykkfarger som benyttes skal ikke inneholde tungmetaller eller halogenerte stoffer. 8.2 Miljøkrav til produkt Oppdragsgivers Kvalifikasjonskrav Krav 1 Miljøkrav til standardsortiment Oppgitte produkter i «Miljøkrav til standardsortiment» vedlegg 3 skal oppfylle svanekriteriene eller tilsvarende. Utfylt og signert «Miljøkrav til standardsortiment» - vedlegg 3 9. TILDELINGSKRITERIER Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges etter en totalvurdering ut i fra følgende vektede tildelingskriterier: Pris 70% Miljø 30% Under evalueringen av tildelingskriteriene vil score bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. 9.1 Pris Det skal oppgis nettopriser eks. mva., inkl. rabatter, i NOK på produktene som er spesifisert i «Produktliste og prisskjema over standardsortiment» vedlegg 5. Vedlegget gir ikke nødvendigvis en fullstendig uttømmende opplisting av kontorrekvisita, men angir de aktuelle produkter på utlysningstidspunktet, samt årlig antatt volum av standardsortiment som vil bli kjøpt inn. Pris blir vurdert ut ifra nettopris x volum pr. enhet for å gi en samlet prisprofil. De avtalte prisene gjelder for ett år, fra avtaletidspunktet. Prisene kan etter 12 måneder fra ikrafttredelse av rammeavtalen justeres tilsvarende endringen i SSB konsumprisindeks KPI for samme periode. Norad side 8 av 9
Transport, ekspedisjons- og/eller fakturagebyr og andre påslag som f.eks. emballasje, kostnad for retur av varer, skal være iberegnet tilbudte enhetspriser. 9.2 Miljø Det tildeles på hvor stor andel av produktene i «Tildelingskriterier miljøegenskaper til standardsortiment» - vedlegg 4 som oppfyller svanekriteriene eller tilsvarende. 10. KONTRAKTSTILDELING Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, «Meddelelse om kontraktstildeling», vil gis skriftlig til samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde navnet på den som tildeles kontrakt, en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, samt opplyse om karensperioden. Bindende kontrakt (vedlegg 6) er inngått når den er signert av begge parter. Norad side 9 av 9