STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 15.06.2017 Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til hanne.elin.ovesen@stjordal.kommune.no eller på SMS til 452 62 440. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; https://www.stjordal.kommune.no/saksdokumenter/sider/default.aspx Stjørdal, 08.06.2017 Ivar Vigdenes/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær 1
Saksliste for Administrasjonsutvalget i møte 15.06.2017 Utvalgssaksnr Innhold Saker til behandling U.off. Arkivsaksnr PS 8/17 Lønnspolitisk plan Stjørdal kommune - Revidering 2017/2876 PS 9/17 PS 10/17 Revidering av telefonordning for ombud og ansatte i Stjørdal kommune Godkjenning av protokoll 2017/2121 2
Saker til behandling PS 8/17 Lønnspolitisk plan Stjørdal kommune - Revidering 3
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 520 Arkivsaksnr: 2017/2876-4 Saksbehandler: Kari L. Øfsti Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 6/17 11.05.2017 Administrasjonsutvalget 8/17 15.06.2017 Lønnspolitisk plan Stjørdal kommune - Revidering Vedtak i Administrasjonsutvalget - 11.05.2017 Saken utsettes. Behandling i Administrasjonsutvalget - 11.05.2017 Ordføreren fremmet følgende utsettelsesforslag: Saken utsettes. Ordførerens utsettelsesforslag enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Administrasjonsutvalget tar forslaget til revidert lønnspolitisk plan for Stjørdal kommune til etterretning og forutsetter at planen blir retningsgivende for lønnspolitikken i kommunen. Vedlegg: 1. Forslag til revidert lønnspolitisk plan for Stjørdal Kommune lagt til etter behandling i administrasjonsutvalget 11.05.2017 2. Gjeldende lønnspolitisk plan Stjørdal kommune med markerte endringer lagt til etter behandling i administrasjonsutvalget 11.05.2017 3. Drøftingsreferat. 4
Saksopplysninger: Hovedtariffavtalen (HTA) kap. 3.2 forutsetter at arbeidsgiver regelmessig tar initiativ til revidering av lønnspolitikken. Planens prinsipper og kriterier blir brukt ved de årlige lokale forhandlingene og ved andre lønnsreguleringer gjennom året. Ved Tariff 2014 ble lønnssystemet for den store gruppen ansatte (kap. 4) betydelig endret. Det ble avtalt mellom arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiver at man skulle avvente og registrere hvilke nye utfordringer dette systemet førte med seg. I 2016 ble det nedsatt gruppe som skulle revidere planen: Arbeidstakere: Rune Hyldmo, Fagforbundet Hilde Øia, Utdanningsforbundet Mai-Lis Skrede, Sykepleierforbundet Akademikerne var representert i starten, men pga. skifte av tillitsvalgt var de fraværende på de siste møtene. Arbeidsgiver: Arild Moen, Teknisk etat Åse N. Slind, Etat omsorg Turid Aas, Lønns og forhandlingsutvalget Kari Linseth Øfsti, --------«------------ Gruppen har hatt 4 møter og arbeidet har vært preget av god forståelse av ulike roller og synspunkter. Det er i all hovedsak enighet om prinsipper og kriterier. Forslaget til plan er drøftet med tillitsvalgte og lagt fram i Forum for tillitsvalgte. Vurdering: Den framlagte planen tar opp i seg de kriterier for lønnsdannelse som er skissert i HTA Planarbeidet har avdekket at kommunen savner et overordnet planverk for HR-området. Gruppen har brukt tid på å diskutere behovet for bl. a. en overordnet kompetanseplan som grunnlag for eventuelle lokale tillegg for kompetanseheving/videreutdanning. Det er også enighet om at alle planer innen området må kunne forankres i en arbeidsgiverstrategi. Dette er synliggjort i kommunens planstrategi. 5
LØNNSPOLITISK PLAN STJØRDAL KOMMUNE Hovedtariffavtalens kapittel 3 sier at det skal utarbeides en lokal lønnspolitikk. I samme kapittel i HTA er det nedfelt at arbeidsgiver regelmessig skal ta initiativ til å revidere lønnspolitikken. Lokal lønnspolitikk og kriterier for lokale lønnstillegg utformes etter drøftinger med de ansattes organisasjoner. RAMMER Planen tar utgangspunkt i de gjeldende, sentrale avtaler. Hoveddokumentet er Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA). Personalpolitiske retningslinjer legges også til grunn. Plandokumentet angir retningen på det lønnspolitiske arbeidet i kommunen, og det skal ikke være for detaljert. Planen skal bidra til å sikre at kommunen til enhver tid har medarbeidere med kompetanse til å utføre oppgaver med god kvalitet. PRINSIPPER FOR LØNNSVURDERING Lønn må vurderes som et tiltak for både å rekruttere og for å beholde kvalifisert arbeidskraft. Kompetansegivende utdanning. Kompetanse blir vektlagt ved lønnsfastsetting. Arbeidsgiver må hvert år i etatsvise ledermøter diskutere og prioritere satsingsområdene for videreutdanning/kompetansegivende tiltak. Det forutsettes at dette også foregår på enhetene/virksomhetene. Dette for å skape forutsigbarhet for dem som vurderer videreutdanning. Før en ansatt starter på videreutdanning, må vedkommende avklare vilkårene med sin leder ved å inngå skriftlig avtale angående: - stipend - bruk av arbeidstid - lønnskompensasjon - bindingstid Størrelsen på kompensasjonen er et forhandlingstema i tilknytning til lokale forhandlinger. Lønnsforskjeller må aksepteres både ut fra ulik kompetanse, jobbutførelse og innhold og etterspørselen i markedet. Faglige karriereveger. Spisskompetanse som kommunen har bruk for, tilegnet gjennom studier og/eller lang praksis, kan gi lønnstillegg (endret stillingskode) Ansatte bør ha mulighet til faglig utvikling og progresjon i jobben, i betydning økt lønn, ansvar og status(stillingskode) 6
Lederlønninger skal vurderes i forhold til sentrale kriterier i HTA. I tillegg skal resultatoppnåelse i forhold til overholdelse av budsjett tillegges stor vekt Dette gjelder også rådmannens ledergruppe. KRITERIER FOR LOKAL LØNNSFASTSETTING Hjemmel i Hovedtariffavtalen Kriterier i Hovedtariffavtalen Lokale kriterier/merknader Kap.3.4.2 Enhetsledere Virksomhetsledere Ledere er de som har selvstendig delegert ansvar for personal, økonomi og fag. Kap. 4 jfr. 4.2.1 Arbeidstakere som i hovedsak får sin lønn fastsatt gjennom sentrale forhandlinger, m/mulighet for lokale tillegg etter forhandlinger Kap. 4 jfr. 4.2.1 Undervisningspersonalet i skole Endret ansvarsområde Oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål Utøvelse av lederskap Betydelige organisatoriske endringer Behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft Ved lønnsfastsettelsen skal det bl.a. tas hensyn til stillingens kompleksitet den enkelte ansattes kompetanse ansvar innsats resultatoppnåelse Det skal være en naturlig sammenheng mellom arbeidstakerens kompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Lønnsfastsettelse og innplassering skal skje i samsvar med kompetanselønnssystemet Reell lønnsmessig kompensasjon for ansvar, merarbeid og kompetanse. Stillingens kompleksitet: budsjettets størrelse overholdelse av budsjettrammen antall ansatte ulike fag antall tjenestemottakere pålagt utviklingsarbeid Oppgaver i stillingen som i vesentlig grad går ut over normalinnholdet i stillingen Arbeidstakeren gjør en svært god jobb i forhold til dem vedkommende naturlig kan sammenlignes med Arbeidet foregår under svært vanskelige/utfordrende forhold sammenlignet med det som er normalt for stillingen Behovet for å rekruttere/beholde arbeidskraft det er vanskelig å erstatte Oppgaver i stillingen som i vesentlig grad går ut over normalinnholdet i stillingen Arbeidstakeren gjør en svært god jobb i forhold til dem vedkommende naturlig kan sammenlignes med Arbeidet foregår under svært vanskelige/utfordrende forhold sammenlignet med 7
Kap. 5.1 jfr. 5.0 Arbeidstakere som i sin helhet får sin lønnsutvikling fastsatt lokalt Ved lønnsfastsettelsen skal det bl.a. tas hensyn til stillingens kompleksitet den enkelte ansattes kompetanse ansvar innsats resultatoppnåelse Behovet for å rekruttere/beholde arbeidskraft det er vanskelig å erstatte det som er normalt for stillingen Behovet for å rekruttere/beholde arbeidskraft det er vanskelig å erstatte Arbeidstakeren gjør en svært god jobb i forhold til dem vedkommende naturlig kan sammenlignes med Arbeidet foregår under svært vanskelige/utfordrende forhold sammenlignet med det som er normalt for stillingen Stillingsbeskrivelser vil være et nyttig hjelpemiddel i forbindelse med lønnsvurderinger og lønnsforhandlinger. ARBEIDSGIVERS ROLLE I FORBINDELSE MED LØNNSFASTSETTING Arbeidsgivere (ledere) på alle nivå skal ivareta ulike roller og oppgaver i forbindelse med lønnsfastsetting. I Stjørdal kommune er tilsettingsmyndigheten videredelegert fra rådmannen til etatsjefer, organisasjonssjef, virksomhetsledere og enhetsledere. Forhandlingsansvaret er (se Forhandlingsinstituttet) videredelegert fra rådmannen til Lønnsog forhandlingsutvalget. Det er av stor betydning at det er tett dialog mellom enhetsledere, virksomhetsledere og etatsjefer og Lønns-og forhandlingsutvalget. Dette gjelder alle typer forhandlinger. Til forhandlinger med hjemmel i kap. 4 og den årlige lønnsreguleringen med hjemmel i kap.5, er det enhetsledere og etatsjefer som er premissleverandører for at forhandlingsutvalget har de nødvendige kunnskaper for å kunne forhandle fram riktig lokal lønn til enkeltmedarbeidere i organisasjonen. For kapittel 3 er det etatsjefer og rådmannen som er premissleverandører. Forhandlingsinstituttet: I Stjørdal kommune er forhandlingsansvaret videredelegert fra rådmannen til Lønns-og forhandlingsutvalget. Lønns-og forhandlingsutvalget består av organisasjonssjef, personalleder og aktuelle etatsjefer. Oppgaver: 8
Lokal lønnsforhandlinger etter HTA kap. 3 (med unntak av 3.1.), 4 og 5. Drøftinger etter 5.2 Lønnsfastsetting når en arbeidstaker tilbys lønn ut over garantilønn, eller ny medarbeider tilbys høyere lønn enn tidligere stillingsinnehaver. Forhandle avtaler etter HTA og HA som angår flere enn en etat. Forhandle avtaler som går ut over bestemmelsene i HTA og HA (Jfr. arkivets prosedyrer for forhandlingutvalget) 9
10
11
12
13
14
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 481 Arkivsaksnr: 2017/2121-1 Saksbehandler: Trine Forshaug Stølen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 6/17 31.03.2017 Administrasjonsutvalget 3/17 11.05.2017 Administrasjonsutvalget 9/17 15.06.2017 Revidering av telefonordning for ombud og ansatte i Stjørdal kommune Vedtak i Administrasjonsutvalget - 11.05.2017 Saken utsettes. Behandling i Administrasjonsutvalget - 11.05.2017 Ordføreren fremmet følgende utsettelsesforslag: Saken utsettes. Ordførerens utsettelsesforslag enstemmig vedtatt. Uttalelse i Arbeidsmiljøutvalget - 31.03.2017 Vedlagte telefonordning for ansatte og ombud gjøres gjeldende f.o.m. vedtaksdato. Tidligere telefonordning oppheves fra samme dato. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget - 31.03.2017 AMU tar revidering av telefonordning for ombud og ansatte i Stjørdal kommune til orientering. Enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Vedlagte telefonordning for ansatte og ombud gjøres gjeldende f.o.m. vedtaksdato. Tidligere telefonordning oppheves fra samme dato. 15
Vedlegg: Vedlegg: Revidert telefonordning for ombud og ansatte i Stjørdal kommune Drøftingsreferat Gjeldende telefonordning for ombud og ansatte i Stjørdal kommune (Lagt inn etter forrige behandling) Saksopplysninger Telefonordningen i Stjørdal kommune ble sist revidert i 2014 (K-sak 100/14, 23.10.14). Værnesregionen og Stjørdal kommune har nylig tegnet ny avtale om teletjenester med Phonero. Den nye avtalen innebærer blant annet nye regler ang. utenlandstrafikk, og medfører at telefonordningen må oppdateres. Endringene består i hovedsak av mer inngående informasjon om hvilke utgifter som dekkes av Stjørdal kommune, og hva den ansatte selv må dekke. Revideringen har vært gjenstand for drøfting mellom Stjørdal kommune, Sykepleierforbundet, Fagforbundet og Utdanningsforbundet, og endringene støttes av arbeidstakerorganisasjonene. 16
Revidert 23.03.17 Telefonordning for ombud og ansatte i Stjørdal kommune Grunnprinsipper Mobiltelefon (inkluderer også nettbrett med SIM) tilstås i de tilfeller det anses som nødvendig av hensyn til tjenesten. Behovet for tilgjengelighet, beredskap og fleksibilitet vurderes. Ordningen med fri telefon ytes så lenge en er i stillingen, forutsatt at behovet for telefon er til stede. Mobiltelefoner og abonnement skal være anskaffet av Stjørdal kommune. Rådmannen, etatssjefer, virksomhetsledere og enhetsledere er unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene og skal være tilgjengelig utenfor ordinær arbeidstid (AML 10-12). Stjørdal kommune dekker derfor kostnader ved innkjøp av mobiltelefon og abonnement. Leder skal vurdere og avgjøre det tjenestelige behovet for elektroniske kommunikasjonsmidler innenfor eget område. Leder er ansvarlig for at skriftlig avtale om bruk av elektronisk kommunikasjon mellom kommunen og den enkelte arbeidstaker inngås. Kostnader ved elektronisk kommunikasjon dekkes av den enkelte enhet. Stjørdal kommune dekker følgende kostnader: Abonnementsavgift Datapakke Datakort TvillingSIM Den ansatte må selv dekke: Privat bruk av innholdstjenester (varer og tjenester) Trafikk til, fra og i utlandet utenfor EU/EØS Datatrafikk utenom datapakke Bruk av innholdstjenester (ringetoner, spill, stemmegivning i konkurranser, givertelefoner med mer) belastes i utgangspunktet arbeidstaker og trekkes av desember lønn. Det skal leveres reiseregning for innholdstjenester som er brukt i jobbsammenheng, slik at utlegg blir refundert. Har du spørsmål knyttet til kjøp av innholdstjenester som er belastet ditt mobilabonnement, ta kontakt med innholdsleverandør på telefon eller e-post. Informasjon om kundeservice hos de ulike leverandørene av mobile innholdstjenester i det norske marked finner du på nettsiden: https://strex.no/kortnummer-liste. Ved eventuelt mislighold inndras telefonen og saken behandles som en personalsak. 1 17
Revidert 23.03.17 Mobiltelefon Ved tjenestelig behov for mobiltelefon finnes følgende alternativ: 1. Fri mobiltelefon Stjørdal kommune anskaffer mobiltelefon og abonnement og dekker utgifter i sin helhet. Ordningen medfører at arbeidstaker/ombud får en skattepliktig fordel på kr. 4392,- per år. 2. Disponere mobiltelefon i arbeidstiden Arbeidstaker og arbeidsgiver inngår skriftlig avtale om at telefonen legges igjen på arbeidsstedet ved arbeidsdagens slutt. Stjørdal kommune dekker alle utgifter. Denne ordningen utløser ikke beskatning. 3. Vakttelefon I de tilfeller mobiltelefonen disponeres til felles bruk av flere ansatte innenfor korte tidsintervall, for eksempel vaktordning, dekkes utgiftene av kommunen. De er ikke skattepliktige dersom det er inngått skriftlige avtaler og det er sannsynliggjort at telefonen ikke blir brukt privat. 4. Refusjon av utgifter I enkelte tilfeller kan det være hensiktsmessig at arbeidstaker selv er eier av telefon og abonnement og at utgifter til tjenestesamtaler kompenseres. Arbeidstaker som dokumenterer tjenestesamtaler etter spesifisert originalbilag fra kommunikasjonsleverandøren kan få dekket slike utgifter skattefritt i de tilfeller arbeidsgiver kun dekker dokumenterte tjenestesamtaler. Dokumentasjonen må inneholde tilstrekkelig informasjon slik at det er åpenbart at utgiften skyldes yrket. Det må fremkomme hvem som er kontaktet, dato, klokkeslett, varighet og pris på samtalen. Andeler av eventuelle faste avgifter kan ikke anses som tjenestelig bruk. Faste avgifter faller i sin helhet på privat bruk. Hvis arbeidsgiver dekker mer enn dokumenterte tjenestesamtaler, f.eks. faste avgifter (gjelder også bredbånd), vil skatteplikt etter sjablonreglene utløses. 2 18
19
Revidert 23.10.14 Telefonordning for ombud og ansatte i Stjørdal kommune Grunnprinsipper Mobiltelefon (inkluderer også nettbrett med SIM) tilstås i de tilfeller det anses som nødvendig av hensyn til tjenesten. Behovet for tilgjengelighet, beredskap og fleksibilitet vurderes. Ordningen med fri telefon ytes så lenge en er i stillingen, forutsatt at behovet for telefon er til stede. Mobiltelefoner og abonnement skal være anskaffet av Stjørdal kommune. Rådmannen, etatssjefer og enhetsledere er unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene og skal være tilgjengelig utenfor ordinær arbeidstid (AML 10-12). Stjørdal kommune dekker derfor kostnader ved innkjøp av mobiltelefon og abonnement. Leder skal vurdere og avgjøre det tjenestelige behovet for elektroniske kommunikasjonsmidler innenfor eget område. Leder er ansvarlig for at skriftlig avtale om bruk av elektronisk kommunikasjon mellom kommunen og den enkelte arbeidstaker inngås. Kostnader ved elektronisk kommunikasjon dekkes av den enkelte enhet. Utenlandssamtaler faller utenfor avtalen, og disse må i utgangspunktet dekkes av den ansatte selv ved trekk i lønn. Bruk av innholdstjenester (ringetoner, spill, stemmegivning i konkurranser, givertelefoner med mer) belastes i utgangspunktet arbeidstaker og trekkes av desember lønn. Arbeidstaker har selv ansvar for å følge med og utvise forsiktighet ved bruk av datatrafikk. Grenser kan om nødvendig økes med hjelp fra VARIT. Ved eventuelt mislighold inndras telefonen og saken behandles som en personalsak. 1 20
Revidert 23.10.14 Mobiltelefon Ved tjenestelig behov for mobiltelefon finnes følgende alternativ: 1. Fri mobiltelefon Stjørdal kommune anskaffer mobiltelefon og abonnement og dekker utgifter i sin helhet. Ordningen medfører at arbeidstaker/ombud får en skattepliktig fordel på kr. 4392,- per år. 2. Disponere mobiltelefon i arbeidstiden Arbeidstaker og arbeidsgiver inngår skriftlig avtale om at telefonen legges igjen på arbeidsstedet ved arbeidsdagens slutt. Stjørdal kommune dekker alle utgifter. Denne ordningen utløser ikke beskatning. 3. Vakttelefon I de tilfeller mobiltelefonen disponeres til felles bruk av flere ansatte innenfor korte tidsintervall, for eksempel vaktordning, dekkes utgiftene av kommunen. De er ikke skattepliktige dersom det er inngått skriftlige avtaler og det er sannsynliggjort at telefonen ikke blir brukt privat. 4. Refusjon av utgifter I enkelte tilfeller kan det være hensiktsmessig at arbeidstaker selv er eier av telefon og abonnement og at utgifter til tjenestesamtaler kompenseres. Arbeidstaker som dokumenterer tjenestesamtaler etter spesifisert originalbilag fra kommunikasjonsleverandøren kan få dekket slike utgifter skattefritt i de tilfeller arbeidsgiver kun dekker dokumenterte tjenestesamtaler. Dokumentasjonen må inneholde tilstrekkelig informasjon slik at det er åpenbart at utgiften skyldes yrket. Det må fremkomme hvem som er kontaktet, dato, klokkeslett, varighet og pris på samtalen. Andeler av eventuelle faste avgifter kan ikke anses som tjenestelig bruk. Faste avgifter faller i sin helhet på privat bruk. Hvis arbeidsgiver dekker mer enn dokumenterte tjenestesamtaler, f.eks. faste avgifter (gjelder også bredbånd), vil skatteplikt etter sjablonreglene utløses. 2 21
PS 10/17 Godkjenning av protokoll 22