Gode råd i søknadsfasen Þorbjörg Hróarsdóttir AFU
Prosjektidé og forberedelse En søknad til 7RP krever en prosjektidé som er relevant i forhold til utlysningen. Utlysningene av midler under de tematiske områdene (cooperation) er faglig spesifikke og beskrevet i detalj i arbeidsprogrammet som publiseres samtidig med utlysningen vanligvis 3 måneder før søknadsfrist. Vi får ofte tak i tidlige, ikke offisielle utkast av disse, før publisering, som kan gi en indikasjon av hva som kommer. 2
Prosjektidé og forberedelse Under 7RP er det bare elektroniske søknader. Det er en stor fordel å registrere seg på EPSS i god tid før fristen ettersom søknader som ikke er kommet inn til fristen ikke blir evaluert. Søknaden kan leveres flere ganger frem til søknadsfristen. Den siste som er lastet opp før fristen vil gjelde. 3
Gjennomgående krav til EUprosjekter Komparativt perspektiv. Bred europeisk tilnærmelse både tematisk og i sammensetning av konsortiene. Flerfaglig/tverrfaglig tilnærming. Tilgjengeliggjøre forskningsdata. Etiske og kjønnsmessige aspekter. 4
Gode spørsmål Hvorfor gjøre det hva er problemet du skal prøve å løse? Er det et europeisk problem, eller kan det løses på nasjonalt nivå? Er løsningen allerede tilgjengelig (produkt, service, med mer)? Hvorfor nå? Hva skjer dersom det ikke gjøres nå? Hvorfor deg/dere? Er dere de beste til å utføre dette arbeidet? 5
Evaluering av søknad Søknadene evalueres av eksterne ekspertpaneler, som gir poeng ut fra fastlagte kriterier: Vitenskapelig kvalitet Implementering/styring (Implementation) Gjennomslagskraft/relevans (Impact) Evalueringskriteriene publiseres samtidig med utlysningen og bør alltid leses nøye ved utforming av søknaden. Evaluatoren bruker kort tid på hver søknad dette krever en ryddig utforming av søknaden, og en presentasjon som fanger evaluatorene. Det kreves en god oversikt over hvor forskningsfronten i det aktuelle temaområdet er. God politisk orientering innenfor temaområdet er også en fordel, samt at prosjektet svarer på EUs behov. 6
Tenk evaluering En god idé er ikke ensbetydende med et godt prosjekt. Viktig å legge mye arbeid i utformingen av prosjektforslaget først. Sørg for at evaluatoren blir interessert allerede i første avsnitt av prosjektforslaget. Fortell gjerne en liten solskinnshistorie om hvordan resultatene fra prosjektet vil få praktisk nytteverdi. Unngå å trekke evaluatoren inn i vitenskapelige detaljer før du har redegjort for prosjektet på overordnet nivå. Begrens deg til 3-4 strategiske hovedmål. Disse må være mest mulig konkrete og helst målbare. 7
Tenk evaluering Det er viktig å bruke ord og uttrykk som gjør at evaluatoren ser nytteverdien av prosjektet før han har lest detaljene. Hvis budskapet er uklart etter 20 minutters lesning, har prosjektforslaget definitivt tapt. Ikke vær redd for å bruke diagrammer. En pedagogisk figur sier mer enn tusen ord. Tenk på det visuelle inntrykket. Har du typografisk designtalent, vil prosjektforslaget stille sterkere. Ha klare ambisjoner men setter man urealistiske mål vil evaluatoren stille spørsmål til gjennomføringsevnen i prosjektet. 8
Søknadsskrivingen Mange velger å fordele skrivingen på flere av prosjektdeltagerne. Slike prosjektforslag blir ofte lappetepper med inkonsistent stil og terminologi. Det er dødssynd å overskride grensene for antall sider. Følg alle maler nøye. Begynn tidlig! Møt alle partnere tidlig, og bestem hvem som skal gjøre hva. Språkvask av en som har engelsk som morsmål. Kvalitetssikring av en uavhengig person. 9
Søknadsskrivingen Ground-breaking nature Hva er nytt og spennende med dette prosjektet? Det må være banebrytende. Potential impact Hva vil komme ut av dette prosjektet, hva vil det føre til og hvordan skal resultatene bringes videre? Methodology Metoden framgangsmåten hvordan skal du nå dine mål, og hvordan skal du få til dine resultater? 10
Søknadsskrivingen Oppbygging av prosjektbeskrivelse: Begynn med ground-breaking nature. Fortsett med new horizons og fremtidige muligheter tenk på hva vil skje med prosjektet om 5 og 10 år. Beskriv verdien av prosjektet hvilken påvirkning vil det ha for ditt fagområde og for samfunnet. Gi en solid fremstilling av prosjektet. Beskriv hvordan du har tenkt å gjennomføre prosjektet (med klare tidsrammer). 11
Hva er verdiskapende? Hensikten med EU-prosjekter er å bringe verden et lite stykke fremover. Tenk på målgruppen som om de er kunder av prosjektet. Definer hvem som er kunden. Spør deg selv om hva som skal til for at kunden skal kjøpe resultatene fra prosjektet. Vær krystallklar på hva som er nåværende stateof-the-art. Leveransene fra prosjektet må relatere seg til dette. Da blir det lettere å forstå fremskrittet fra prosjektet. Og det blir lettere å forstå hvordan resultatene kan komme til nytte. 12
Formelle krav til søknaden En søknad vil bare bli undergitt evaluering hvis alle formelle krav er oppfylt. Den er mottatt av Kommisjonen før fristen fastsatt i utlysningen. Den har minst minimum antall deltagere angitt i utlysningen. Den er fullstendig (inneholder både del A skjemaer og del B selve søknadsteksten). 13
Formelle krav til søknaden Søknaden forholder seg strengt til den topic og den finansieringstype man søker innenfor, med eventuelle ytterligere særlige krav, fastsatt i arbeidsprogrammet eller utlysningen. Søknaden leveres elektronisk gjennom EPSS (Electronic Proposal Submission Service) Koordinator er ansvarlig for innsendelse av søknad. 14
Til slutt (i) Les arbeidsprogrammet nøye. Vær spesifikk heller enn å gi for bred tilnærming, og husk å komme med konkrete eksemplarer. Ikke recycle gamle søknader (unngå copy/paste). Ikke undervurdere hvor viktig det er med impact (hva vil komme ut av prosjektet - hvordan skal resultatene bringes videre). Vis på under 10 sider at du kan state-of-the-art, og vis hvordan du skal gå videre. La dine kolleger lese søknaden (gjerne ofte). 15
Til slutt (ii) Prøv å lese og vurdere søknaden din på 1-2 timer, slik evaluatoren må. Skriv søknaden fordi du har en god idé, ikke fordi det finnes en utlysning (og du trenger midler). Vis at du virkelig kan oppnå alle objektiver alle mål og delmål i prosjektet. Forklar i detaljer hva hver partner skal bidra med. Vis hvordan prosjektet svarer på EU sine krav og utfordringer og hvilke tilleggsverdi prosjektet vil ha for EU. 16
Stimulering av EU-forskning ved UiT Þorbjörg Hróarsdóttir AFU
Faglig ledelse Stimulering til EU-forskning ved UiT må gjøres i tre ulike ledd: ledelse administrasjon forsker. Faglig ledelse har en viktig rolle når det gjelder framheving av gode forskningsmiljøer og stimulering til økt finansiert virksomhet. UiTs rolle og engasjement er viktig for at forskere skal kunne hevde seg i den sterke internasjonale konkurransen. Økt EU-deltakelse må inngå i arbeidet for å videre utvikle UiT som et internasjonalt synlig forskningsuniversitet. 18
Faglig ledelse Til å få dette til må vi ha klare prioriteringer fra ledelsen både den øverste ledelsen ved UiT, samt ledelsen ute på de enkelte fakulteter/institutter. Ledelsen bør stimulere til at flere UiT forskere påtar seg rolle som koordinator i konsortiene som søker EU-midler. EU-deltakelse gir internasjonal synlighet, både til den enkelte forsker og til vertsinstitusjonen. Viktig med aktivt arbeid med å få opp kandidater. Tydelig kommunikasjon fra ledelsen til fagmiljøene: Våre beste bør søke! 19
Fakulteter: Aktuelle tiltak Fakultetene må begynne med å bygge opp sterke forskingsmiljøer, til å siden gjøre dem i stand til å søke/få EU-støtte. Þorbjörg sin ønskeliste: Alle vitenskapelige ansatte SKAL delta i minst én forskergruppe. Hver forskergruppe SKAL kartlegge/vurdere muligheter for ekstern finansiering, med spesiell fokus på EU-deltakelse. Alle forskergrupper/institutter ved UiT deltar i FP8. 20
Fagmiljøer: Aktuelle tiltak Økt deltagelse i de tidlige utformingene av programmer er et viktig strategisk grep som kan gjøre UiT bedre rustet til økt deltakelse. Dette gjelder både muligheten til å spille inn i utforming av arbeidsprogrammer hvert år, samt å spille inn i utformingen av 8RP. Viktig å bruke utkast av utlysninger mer aktivt. Selv om formell utlysning ofte ikke kommer før tre måneder før søknadsfrist, så får vi tilsendt tidlige ikke offisielle utkast, som gir en indikasjon av hva som kommer. 21
Mobilitet og nettverk Fakultetene må legge enda bedre til rette for internasjonal utveksling, nettverksbygging og strategiske partnerskap. Viktig å tenke på mobilitet spesielt av yngre forskere til å bygge nettverk. De kan føre til store samarbeidsprosjekter senere. Forskergrupper må ha som mål å ha sterkere og mer strategisk fokus på internasjonalt samarbeid. Viktig å synliggjøre den forskningen vi gjør det gjør oss til mer attraktive partnere i samarbeidsprosjekter. 22
Forskeren Forskere må bli flinkere til å forklare hvorfor den forskningen de gjør er viktig. De må bli flinkere til å selge og synliggjøre forskningen sin. Det vil styrke forskningen på sikt, og øke tilfanget av eksternt finansiert virksomhet. Forskere må melde seg som evaluatorer for EUsøknader (på CORDIS). Det gir et unikt innsyn i hvordan EU-systemet virker, og hva som teller mest, hvordan EU evaluerer søknader. Dette er erfaring som de som blir valgt til å være evaluatorer må ta videre til sitt forskningsmiljø. Vi må bruke alle tenkelige midler til å øke kunnskapsnivået når det gjelder EU. 23
Administrasjon Viktig at forskere vet at de har tilgang til faglige og administrative støttefunksjoner: Oversikt over utlysninger og deltakelsesregler Informere & veilede i søknadsprosessen Evalueringsskjemaer Støtte forskere med utforming av søknader Kvalitetssikre Ansvarlige mht EPSS formalia & oppsett av budsjett Administrere PES ordningen Godkjenne søknader Koordinere forhandlingsfasen & gi bistand Bistå i mer langsiktige satsinger, strategi, lobbying mot EU, med mer. 24
Administrasjon Etablere gode interne rutiner for håndtering av EUsøknader, prosjekter, formelle forhold til EU Langsiktige arbeidsprosesser: Kartlegging av kompetanse. Kartlegging av relevante EU-områder ihht kompetanse. Delta i EU møter/konferanser. Opplæring av EU-systemet internt mht EUsøknader og kontrakter. Øke kunnskapsnivået på EU i alle mulige ledd ved UiT. 25
Administrasjon Deltakelse i søknadsfasen: Foreslå møte omkring utlysninger og definerte tema. Legge plan for videre arbeid og hvor EUenheten (adm.) skal bistå. Lage arbeidsgruppe rundt hver koordinator/erc-søknad. Følge opp, passe på tidsfrister. Følge med på partnersøk, oppfølging av konferanser, brokerage events, med mer. Ordne alt det praktiske og det administrative. 26
Administrasjon Kvalitetssikre søknader: Støtte i oppbygging av prosjektbeskrivelsen. Støtte i skrivning av implementation og impact. Lese hele søknader. Viktig stimulering: Gjøre forskerne oppmerksom på suksessraten i NFR-søknadene vs. FP7 og hvordan de norske midlene kommer til å bli kanalisert mot EU i fremtiden. Det blir mindre penger å hente direkte til Forskningsrådet i årene som kommer (fra 8RP). Derfor viktig å tenke langsiktig og øke kunnskapsnivået på EU allerede nå. 27