Flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Det helsevitenskapelige fakultet 09.juni 2017 Eporte ref: 2017/2189

Flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Det helsevitenskapelige fakultet 09.juni 2017 Eporte ref: 2017/2189 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn for arbeidet... 2 2. Mandat og arbeidsgruppe... 2 2.1 Arbeidsprosess... 3 3. Ytre rammer... 4 3.1 Økonomiske rammevilkår... 4 3.2 Kunnskapsdepartementets finansieringsmodell for sektoren... 4 3.3 Universitetets interne budsjettfordelingsmodell... 5 3.4 Universitetets økonomimodell... 6 4. Forslag til flerårig budsjettfordelingsmodell på Helsefak... 7 4.1 Overordnede prinsipper... 7 4.2 Modellens komponenter... 10 4.2.1 Komponenter protype 10... 11 4.2.1.1 Basis... 11 4.2.1.2 Felles prinsipper for åpen og lukket ramme... 12 4.2.1.3 Åpen ramme... 13 4.2.1.4 Lukket ramme... 14 4.2.2 Komponenter protype 12... 15 4.2.3 Komponenter protype 13... 15 4.3 Oppsummering endringer fra dagens modell... 16 4.4 Forslag til innfasing av ny modell... 18 4.4.1 Innfasing i simulert 2017 fordeling... 18 4.4.2 Innfasing fra budsjettfordeling 2018... 20 4.5 Simuleringer... 21 4.5.1 Forutsetninger for simuleringene... 21 4.5.2 Simuleringer 2017... 22 4.5.3 Simuleringer 2018... 24 5. Årshjul for budsjettprosessen... 24 Vedlegg... 26 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 1

1. Bakgrunn for arbeidet Fra 2017 ble en ny finansieringsmodell innført i UH-sektoren. UiT sin budsjettfordelingsmodell har blitt revidert som følge av den nye finansieringsmodellen. Grunnet tidshorisonten, besluttet fakultetsstyret ved Helsefak å gjennomføre budsjettfordelingen 2017 i henhold til nåværende modell, og implementere en revidert modell som harmonerer med endringer i KD og UiT sine modeller fra budsjettåret 2018, etter en prosess med å revidere intern modell på fakultetet. Endret finansieringsmodell og usikkerhet knyttet til framtidige rammevilkår stiller nye krav til fakultetets budsjettfordeling. Fakultet bør blant annet ta stilling til hvordan en eventuell omfordelende effekt av ny finansieringsmodell skal håndteres, og hvordan store kutt i bevilgningen til fakultet skal fordeles internt på fakultetet. Etter en periode med fokus på å øke aktivitetsnivået, synes det nå nødvendig med en større grad av prioriteringer innenfor en ramme som oppleves som stadig trangere. Fakultetsledelsen ønsker å gi enhetene forutsigbare økonomiske rammevilkår, og samtidig sørge for at fakultetets framtidige budsjettfordelinger håndterer endringer i bevilgningen bedre enn i dag. Dette er bakgrunnen for at fakultetet nå foreslår en flerårig budsjettfordelingsmodell. 2. Mandat og arbeidsgruppe I FS 18/16 Budsjettfordeling 2017 og implementering av ny finansieringsmodell fra 2018 1 ba fakultetsstyret dekanen nedsette en arbeidsgruppe for å revidere fakultetets budsjettfordelingsmodell 2 etter de hovedprinsippene som legges til grunn for universitetets nye budsjettfordelingsmodell vedtatt av universitetsstyret. Fakultetsstyret ba også fakultetet implementere en revidert budsjettfordelingsmodell fra budsjettåret 2018. I revideringen av budsjettmodellen var det ønskelig å se på håndtering av endringer i bevilgningen. Dagens budsjettfordelingsmodell innarbeider rammekutt ved en nøkkelfordeling basert på enhetenes andel av generell basis. Dette fordi man da modellen ble vedtatt ønsket å skjerme resultatkomponentene undervisning og forskning. I år med store kutt slår dette svært uheldig ut, da enhetene med størst andel av generell basis bærer størst andel av kutt. Fakultetsledelsen ønsket at denne tilnærmingen til rammekutt skulle revurderes ved utarbeidelse av ny budsjettfordelingsmodell. Det kan være ønskelig at Helsefak sine framtidige budsjettfordelinger har en noe mer ekspansiv tilnærming gitt nivået på fakultetets total avsetninger. En arbeidsgruppe ble nedsatt og forankret i dekanatmøte og ledermøte på Helsefak. Arbeidsgruppen har bestått av følgende medlemmer: 1 FS 18/16 Budsjettfordeling 2017 og implementering av ny finansieringsmodell fra 2018, ephorte ref. 2016/5754 2 FS 28/14 Revidert budsjettfordelingsmodell for Det helsevitenskapelige fakultet, ephorte ref. 2012/4408 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

- Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, leder av gruppen - Instituttleder IMB, Terje Larsen - Instituttleder IFA, Thrina Loennechen - Kontorsjef IKM, Arvid Inge Paulsen - Kontorsjef IHO, Vibeke Guddingsmo - Kontorsjef ISM, Anne Fismen - Økonomirådgiver IMB, Eirik Sødal Vole - Økonomirådgiver IKM (og senere Persøk), Lena Liatun - Økonomirådgiver Persøk Stein-Bjørnar Holmbukt, sekretær for gruppen - Økonomirådgiver Persøk Kine Nilsen, sekretær for gruppen Av mandatet 3 fremkommer det at arbeidsgruppen skal ta høyde for følgende momenter: Bygge på komponentene i UiT sin budsjettfordelingsmodell Gi budsjettenhetene forutsigbare rammer Være et aktivt strategisk styringsverktøy for ledelsen Utnytte mulighetene som ligger i fakultetets samlede avsetninger Ta hensyn til flerårige inntektssimuleringer og langtidsplanlegging Vurdere håndteringen av rammekutt og nye permanente finansieringsbehov Vurdere retningslinjer for behandling av avsetninger i sammenheng med budsjettfordelingsmodellen Modellen bør kunne benyttes på flere nivå i organisasjonen Sekretariatet har i tillegg hatt dialog med UiO, NTNU og UiB, samt andre fakultet ved UiT, for å utveksle erfaringer. Det har særlig vært fokus på andre universiteters erfaring med flerårige modeller, da de 3 andre store universitetene har implementert dette. 2.1 Arbeidsprosess Arbeidsgruppens forslag til ny budsjettfordelingsmodell ble sendt på høring til samtlige enheter på fakultetet, tillitsvalgte på fakultetet, samt universitetsdirektøren 4. Høringssvarene fremkommer av vedlegg 2. Innspillene er drøftet i arbeidsgruppen og innarbeidet så godt som mulig i dette endelige forslag til modell. I fakultetsstyrets møte 03.mai 2017 fikk styret fremlagt en orienteringssak om status i arbeidet med ny modell 5, hvor de overordnede prinsippene ble presentert. Forslaget til ny modell legges frem av en omforent arbeidsgruppe. 3 Prosess skriv for arbeidsgruppe for budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 ligger som vedlegg 1 til saken. Det gjøres oppmerksom på noe endringer i tidsplan, da denne er tilpasset vedtak av ny budsjettfordelingsmodell på UiT. 4 Høringsbrev ny budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018, ephorte ref 2017/2189 5 Status i arbeidet med ny budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018, ephorte ref 2017/2189 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3

3. Ytre rammer 3.1 Økonomiske rammevilkår Fakultetenes rammer har vært utsatt for rammekutt som følge av pålegg fra KD, så vel som interne prioriteringer på UiT de siste årene. Utsiktene fremover indikerer at dette vil vedvare. Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen i offentlig sektor, samt investeringer i nybygg innenfor universitetets egen ramme, er de to viktigste faktorene i rammekuttene de siste årene. Vi vet at de nye byggene på campus vil medføre omfattende drifts- og vedlikeholdskostnader, samtidig som man allerede har et betydelig vedlikeholdsetterslep. For å ta høyde for noe av vedlikeholdsetterslepet knyttet til bygg og IT/infrastruktur, er det vedtatt opprettet avsetninger til dette i universitetets nye budsjettfordelingsmodell. Deler av dette er innarbeidet i budsjettfordelingen 2017 og vil videreføres. Dette er imidlertid ikke tilstrekkelig for å dekke opp om økte driftskostnader ved nybygg. Det vil også settes av en sentral reserve for å redusere behovet for mindre justeringer i den årlige rammen til fakultetene. Dette må innarbeides fra 2018 da det ikke er tatt høyde for dette i budsjettfordelingen for 2017. I tillegg har Universitetsstyret vedtatt et økt strategisk handlingsrom sentralt på UiT. Dette ble trappet opp i 2017 og vil trappes ytterligere opp i 2018. Det er ventet at avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen vil videreføres i 2018, men ut over denne perioden er det usikkert. Samtidig ser man store kutt i UH sektoren i våre naboland Danmark og Finland. 3.2 Kunnskapsdepartementets finansieringsmodell for sektoren Kunnskapsdepartementet implementerte ny finansieringsmodell i sektoren fra budsjettåret 2017. Ny modell fremgår av statsbudsjett 2017 6. Endringer i systemet består i hovedsak av endringer i produksjonsindikatorene knyttet til utdanning og forskning, det vil si de resultatbaserte midlene. Disse endringene videreføres i UiT sin reviderte modell samt i fakultetets forslag til ny modell og kommenteres derfor i forbindelse med presentasjon av forslag til ny modell på Helsefak, under punkt 4. Basismidlene vil inneholde de samme elementene som tidligere, med midler til faglig profil og bredde i fagtilbudet, husleiemidler, midler til drift og vedlikehold av bygningsmasse, midler til særskilte oppgaver, øremerkede midler til rekrutteringsstillinger og finansiering av nye studieplasser blant annet. Basismidlene er imidlertid redusert i sektoren, da deler av disse midlene er flyttet til den resultatbaserte tildelingen i forbindelse med oppretting av den nye produksjonsindikatoren for BOA (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet). 6 Orientering om statsbudsjettet 2017 for universitet og høgskolar Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4

3.3 Universitetets interne budsjettfordelingsmodell På bakgrunn av Kunnskapsdepartementets nye finansieringsmodell som ble implementert budsjettåret 2017, igangsatte UiT et arbeid med å revidere sin interne budsjettfordelingsmodell. En arbeidsgruppe jobbet frem et forslag til universitetsdirektøren, som fremmet sitt forslag for universitetsstyret 9.mars 2017 i S 13/17 Ny budsjettfordelingsmodell for UiT Norges arktiske universitet 7. Under fremkommer modellen som ble fremmet for universitetsstyret. Grunnbevilgning over Statsbudsjettet Basisbevilgning - Resultatbevilgning - Øremerkede midler Resultatkomponent Strategisk komponent Basiskomponent Åpen ramme Studiepoeng Lukket ramme Publisering Fond for strategisk utvikling Fond for rekrutteringstillinger Generell basis Spesiell basis Utdanning Kandidater Dr. grader NFR/RFF EU Forskning Avsetning til bygg og infrastruktur Reserven Utveksling Øvrig BOA Øvrig strategisk Budsjettramme for fagenhetene Budsjettramme for fellestjenester og fellesadministrasjon Figur 1: Universitetets interne budsjettfordelingsmodell 7 S 13/17 Ny budsjettfordelingsmodell for UiT Norges arktiske universitet, ephorte ref 2016/4542 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5

I foreslått modell videreføres produksjonsindikatorene fra KD. Fra tidligere å ha et variert avtak på produksjonsindikatorene, vil man i ny modell videreføre 75% av nasjonale satser på samtlige indikatorer. Slik viderefører man intensjonene fra KD i forhold til vekting av indikatorene. Det er også foreslått betydelige endringer med tanke på at man setter av midler til bygg og infrastruktur, samt opparbeider en sentral reserve. Videre er det foreslått et fond for rekrutteringsstillinger og et fond for strategisk utvikling. I forslaget til universitetsstyret ble det foreslått at midler til utstyr og formidling, som tidligere har blitt tildelt som en strategisk øremerking, skulle inngå i fakultetenes generelle basis. Forslaget til ny modell ble godkjent med en endring. Universitetsstyret ønsker å beholde øremerkede midler til utstyr som en del av det strategiske fondet. Konsekvensene av dette vedtaket er at fakultetene ikke vil få tildelt en nøkkelfordelt ramme til vitenskapelig utstyr, men vil måtte søke om midler til dette formålet. Ytterligere detaljer knyttet til modellen fremkommer av universitetsstyresaken. 3.4 Universitetets økonomimodell Universitetets økonomimodell fremkommer av Retningslinje for felles økonomistruktur 8. Økonomimodellen består av dimensjoner og relasjoner, hvor dimensjoner er et konteringsbegrep mens relasjoner et rapporteringsbegrep. Relasjonen prosjekttype, forenklet kalt protype, sier noe om hvilke type tiltak man snakker om. Bevilgningsøkonomien omfatter aktivitet som er fullfinansiert med bevilgning fra departement. Alle tiltak i bevilgningsøkonomien knyttes til en av fem mulige protyper. Av disse er tre protyper knyttet til tildelingen fra KD over kap. 260, som er tildelingen som fordeles i KDs finansieringsmodell og universitetets budsjettfordelingsmodell. Protype 10: Det er ingen formelle rapporteringskrav eller forpliktelser knyttet til disse tiltakene og de inngår som en del av ordinær drift. Det overføres ingen saldo fra ett år til det neste på tiltaksnivå, kun overordnet på hele protypen samlet. Denne type tiltak viser ofte kun kostnadssiden ved aktiviteten. Protype 12: Dette er midler som øremerkes til bestemte formål, enten av enheten selv, fakultetet eller universitetsledelsen. Aktiviteten kan gjennomføres i en senere periode eller over lengre tidsperiode. Hvilke midler som skal øremerkes beror på enhetenes egne valg og prioriteringer. Saldo på disse tiltakene overføres til neste år så lenge formålet ikke er innfridd eller aktiviteten avsluttet. Det er vanligvis ikke knyttet spesielle rapporteringskrav til aktiviteten. Slike øremerkinger kan omdisponeres av tildelende enhet. Protype 13: Dette er midler fra Kunnskapsdepartementet som ved tildeling er øremerket spesifikke formål. Midlene kan ikke omdisponeres til andre formål av institusjonen. Det er knyttet rapporteringskrav til disse midlene, og regnskapssystemet skal identifisere bruken av tildelingen. Saldo overføres inntil aktiviteten er avsluttet, noe som betyr at inntekt må føres pr tiltak. Finansiering av stipendiater og postdoktorstillinger som inngår i den sentrale poolen skal alltid ha slik merking. 8 Retningslinje for felles økonomistruktur, ephorte ref. 2015/2880 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6

Protype 14: Dette er midler tildelt fra KD i egne tildelingsbrev, og over andre kapittel enn kap.260. Midlene kan ikke omdisponeres av institusjonen, og det er ofte rapporteringskrav knyttet til tildelingen. Saldo overføres fra år til år, frem til aktiviteten avsluttes. Protype 15: Dette er midler tildelt fra andre departement enn KD og er å anse som øremerket. Midlene kan ikke omdisponeres av institusjonen, og det er ofte rapporteringskrav knyttet til tildelingen. Saldo overføres fra år til år, frem til aktiviteten avsluttes. 4. Forslag til flerårig budsjettfordelingsmodell på Helsefak 4.1 Overordnede prinsipper I Helsefak sitt arbeid med ny budsjettfordelingsmodell har vi fokusert på modellen til KD og UiT. Vi har også hentet inspirasjon fra UiO, NTNU og UiB. I tillegg har vi hatt fokus på mandatet for arbeidsgruppen. Flerårighet Grunnet stadig trangere rammer i sektoren, ser fakultetet et behov for å planlegge i et lengre tidsperspektiv. De årlige budsjettene bør ikke være selvstendige planer, men være koblet til universitetets, fakultetets og instituttenes strategi og ses i et langsiktig perspektiv. Trange rammer gir lite rom innenfor hvert enkelt budsjettår, mens en lengre tidshorisont åpner mer opp for strategiske prioriteringer. En flerårig modell som reflekterer enhetens langsiktige planer kan bidra til å gi budsjettenhetene mer forutsigbare rammer. Forslag til ny budsjettfordelingsmodell tar utgangspunkt i en planleggingsperiode på 6 år. Når modellen implementeres fra 2018, vil dette være år 1. Budsjettfordelingen for år 1 er basert på faktisk produksjon to år tilbake i tid. Rammene for år 2-5 vil være estimat. I tillegg vil modellen ta hensyn til år 0, for å ta høyde for avsetninger inneværende år. Dette betyr at dersom man forventer negative avsetninger i inneværende år (år 0), vil dette måtte hentes inn i løpet av de påfølgende 5 årene. Dersom man forventer positive avsetninger i inneværende år, kan man budsjettere med å benytte disse midlene i løpet av senere år. Forholdet mellom tildelte rammer og avsetninger I tidligere modeller har man fordelt resultatmidler på flere av resultatindikatorene basert på 3-årige snitt, for å unngå store svingninger i det enkelte budsjettår. Det har også vært krav om at budsjettenhetene skal budsjettere innenfor en samlet ramme av tildeling det enkelte år, andre inntekter og avsetninger. Nivået på de totale avsetningene ved fakultetet gir imidlertid mulighet til kortsiktig overbudsjettering på protype 10-avsetningene, men dette bør skje innenfor rammene til fakultetets vedtatte budsjettfordelingsmodell. I den nye modellen fremkommer budsjettenhetenes protype 10-ramme tydelig. En flerårig planleggingsramme åpner opp for at man kan budsjettere med kostnader som overstiger summen av protype 10-avsetninger og protype 10-inntekter det enkelte budsjettår, men at budsjettet skal gå i Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7

balanse innenfor en 6-års periode. Dette taler for at en snittberegning er overflødig i en flerårig modell og medfører at fordelingen av resultatmidler på Helsefak vil samsvare med tildelingen fra UiT. En slik tilnærming tilsier at instituttene selv bør forvalte egne avsetninger, også på protype 10. Fakultetets gjeldende retningslinjer, som sier at fakultetet kan omdisponere ubrukte driftsmidler merket protype 10 ved utgangen av et regnskapsår, bør derfor endres. Risiko Modellen baserer seg som kommentert på kjent produksjon, estimat på produksjon frem i tid, samt forventede basistildelinger. Det åpnes opp for å legge inn forventede tildelinger frem i tid, som tillater en ekspansiv tilnærming til budsjetteringen. Av samme grunn vil ikke forventede rammekutt legges inn i modellen før størrelsen på disse er kjent. Dette for å unngå å simulere enda trangere rammer enn hva som kan vise seg å være tilfellet. Enhetene vil imidlertid ved hver budsjettfordeling gjøres oppmerksom på usikkerhetsmomenter. Dette vil medføre at rammekutt ofte vil innarbeides i påfølgende budsjettår. Denne tilnærmingen vil innebære en viss risiko for fakultetet. Da overordnede rammekutt kan innarbeides på etterskudd på fakultetet, bør det åpnes opp for å avvike fra prinsippet om at budsjettet skal legges i balanse over en 6-års periode. Denne type rammekutt vil budsjetteres ut over rammen på budsjettenheten Fellesadministrasjonen, inntil rammekutt fordeles på fakultetets budsjettenheter. Fakultetet bør ta stilling til hvor mye fakultetet samlet sett kan overbudsjettere med i år 1 av modellen. Samtidig er det viktig at en eventuell overbudsjettering på Fellesadministrasjonen knyttet til forskuttering av inntekter, og ikke rammekutt, skal kompenseres for ved en tilsvarende underbudsjettering senere i perioden. Modellen I modellen til UiT vil fordeling av resultatmidler og basismidler til fakultetene fremkomme. Fordelingen knyttet til fond for rekrutteringsstillinger og fond for strategisk utvikling, vil presenteres i egne styresaker. I fakultetets flerårige budsjettfordelingsmodell, vil også tildelinger knyttet til fondene fremkomme, så langt det er kjent. Figuren under viser modellen slik den presenteres for hver enkelt enhet i simuleringene av innfasingsåret 2017. Her er 2017 år 1 i modellen. For budsjettfordelingen 2018, vil 2018 være år 1 og planleggingsrammer for 2019-2022 presenteres. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8

RAMMER Historikk Fordeling Planleggingsrammer 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Fakultetets strategiske midler Generell basis 25 984 648 27 634 010 28 627 346 30 003 461 31 354 262 Spesielle tildelinger basis 216 090 110 670 - - - Sum basis protype 10 - - 26 200 738 27 744 681 28 627 346 30 003 461 31 354 262 Studiepoengproduksjon 19 727 513 21 858 331 19 020 111 19 642 092 20 187 685 Kandidat 3 486 000 5 145 264 5 472 887 5 353 450 6 240 518 Utveksling 182 000 200 763 188 072 199 085 204 992 Avlagt doktorgrad 1 284 500 1 578 856 986 035 1 345 116 1 365 012 Sum åpen ramme - - 24 680 013 28 783 214 25 667 105 26 539 744 27 998 207 Vitenskapelig publisering 938 963 961 779 982 890 1 005 620 1 028 284 EU - - - - - NFR/RFF 170 970 237 557 182 611 206 109 218 594 BOA 259 573 411 915 294 636 336 713 364 314 Sum lukket ramme - - 1 369 506 1 611 251 1 460 138 1 548 442 1 611 192 Sum protype 10 - - 52 250 257 58 139 145 55 754 589 58 091 646 60 963 661 Øremerkinger Helsefak / UiT 175 000 175 000 175 000 175 000 175 000 Sum protype 12 - - 175 000 175 000 175 000 175 000 175 000 Rekrutteringsstillinger 7 815 969 7 621 670 4 562 179 2 049 410 349 266 Øremerkinger KD - - - - - Sum protype 13 - - 7 815 969 7 621 670 4 562 179 2 049 410 349 266 Sum fordeling - - 60 241 225 65 935 815 60 491 768 60 316 056 61 487 928 Figur 2: Flerårig modell slik den vil presenteres for hver enkelt budsjettenhet Utvidet modell og budsjetteringsverktøy Det er ønskelig å utvide modellen over. Arbeidsgruppen jobber med budsjetteringsverktøy som skal ivareta et flerårig perspektiv. Disse verktøyene er ikke ferdig utviklet på dette tidspunktet, men vil ikke påvirke prinsippene i budsjettfordelingsmodellen og kan således legges frem på et senere tidspunkt. Når dette verktøyet er på plass ønsker man å knytte det til fakultetets flerårige budsjettfordelingsmodell, slik at denne gir et helhetlig bilde ikke bare over tildelingen av midler fra UiT, men også øvrige budsjetterte inntekter og budsjetterte kostnader, samt en budsjettert utvikling av avsetningene på hver enkelt budsjettenhet. Det gjøres oppmerksom på at de årlige tildelingene prisjusteres basert på et estimat på forventet lønnsog prisvekst. Dette vil også tas høyde for i budsjettverktøyene. De årlige tildelingene er av den grunn ikke direkte sammenlignbare, da variasjoner vil være en følge av både estimat på prisvekst og aktivitetsendring. I universitetets flerårige budsjettmaler for bevilgnings- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) legges det i dag inn en årlig lønnsvekst. Det synes derfor hensiktsmessig at dette videreføres i våre budsjettmaler for bevilgningsfinansiert aktivitet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 9

Budsjettenheter I tidligere års budsjettfordelinger har instituttene vært benevnt egne budsjettenheter. I tillegg har Faglig Felles, Fellesmedisin og Fakultetsadministrasjonen vært budsjettenheter. I Fakultetsadministrasjonen inngår fakultetets fire seksjoner. Fra budsjettfordelingen 2017 kom også HelPed inn som egen budsjettenhet. Det er gjort et arbeid knyttet til organiseringen av profesjonsstudiet medisin og dette er nå tydeligere skilt ut fra Seksjon for utdanningstjenester. Enheten benevnes nå Enhet for Legeutdanning (ELU). ELU vil videreføres som selvstendig budsjettenhet grunnet sin finansiering basert på studiepoengmidler medisin. HelPed videreføres også som egen budsjettenhet. Faglig Felles ble opprettet som enhet for å synliggjøre fakultetets fellestjenester. Flere av oppgavene er imidlertid organisatorisk flyttet til andre seksjoner og alle seksjonene har i hovedsak aktiviteter som kan betegnes som fellestjenester. Det er derfor ønskelig at aktivitetene knyttet til Faglig Felles, skal videreføres på Seksjon for forskningstjenester. Den nye enheten som inkluderer tidligere fakultetsadministrasjonen, fakultetets fire seksjoner og tidligere Faglig Felles vil gå under betegnelsen Fellesadministrasjonen. I høringssvarene er det uttrykt bekymring for at en stor fellesenhet vil fremstå som lite transparent. Av den grunn vil aktivitet som budsjetteres på fellesadministrasjonen synliggjøres særskilt i den årlige budsjettfordelingen. Detaljene for kostnader budsjettert i 2017 fremkommer av vedlegg 3. 4.2 Modellens komponenter Budsjettfordelingsmodellen består av årlige inntektsfordelinger av bevilgning fra KD (kapittel 260, post 50) og UiT til Helsefak. Inntektsfordelingen deles inn i komponenter knyttet til protypene 10-13. Protypene 14 og 15 inngår som en del av bevilgningsøkonomien, men holdes utenfor inntektsfordelingen da midler tildeles i egne tildelingsbrev fra KD (protype 14) eller fra andre departement (protype 15). Den årlige budsjettfordelingen fremkommer av figuren under. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 10

Inntektsfordeling bevilgning Helsefak Protype 10 Protype 12 Protype 13 Basis Åpen Ramme Lukket ramme Øremerkede midler Helsefak/UiT Øremerkede midler KD Rekrutteringsstillinger Generell basis Studiepoeng Vitenskapelig publisering Spesielle tildelinger basis Kandidat EU Strategiske midler Utveksling NFR/RFF Doktorgrad BOA Figur 3: Årlig inntektsfordeling Helsefak i ny modell Til sammenligning vil UiT i sin nye modell fordele inntekter ned til fakultetene, med unntak av rekrutteringsstillinger og universitetets strategiske midler. Disse midlene vil fordeles i egne styresaker. Helsefak legger derfor opp til en modell som avviker noe fra den sentrale på dette punktet, men fakultetets interne modell bidrar til å synliggjøre den totale bevilgningsrammen til instituttene. Unntaket er fakultetets strategiske midler. Disse budsjetteres på Fellesadministrasjonen og fordeles i løpet av året i tråd med vedtatte tiltak. I fortsettelsen presenteres komponentene i modellen nærmere. En oppsummering av endringer fra dagens modell fremkommer samlet under punkt 4.2. 4.2.1 Komponenter protype 10 Modellen fordeler ut midler knyttet til komponenten basis, åpen og lukket ramme som en del av enhetenes protype 10 ramme. I dette ligger det at midlene ikke er øremerket spesifikk aktivitet, annet enn å ivareta vårt samfunnsoppdrag. 4.2.1.1 Basis Komponenten basis består av fakultetets strategiske midler, generell basis og spesielle tildelinger i basis. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 11

Fakultetets strategiske midler Ved innføring av dagens budsjettfordelingsmodell på Helsefak ble det i FS 28/14 vedtatt at fakultetsledelsen skulle disponere en pott til strategiske formål, tilsvarende 3,5% av fakultetets ramme. Det ble vedtatt en gradvis økning av denne potten, basert på flere forskjellige avtak, komponenter og enkeltvedtak. Arbeidsgruppen ønsker en forenkling som gjør modellen mer transparent, samtidig som man viderefører størrelsen på de strategiske midlene og uten store økonomiske konsekvenser for instituttene. Arbeidsgruppen foreslår derfor å gå over til en modell hvor den strategiske potten tas som 3,5% av den totale rammen til Helsefak i hvert enkelt budsjettår, fremfor en samling av komponenter som til sammen utgjør ca. 3,5% av rammen. Basisfinansieringen av 6 nye studieplasser medisin tildelt i 2014 inngår imidlertid fremdeles som en del av fakultetets strategiske midler og inngår i avtaket på 3,5%. Generell basis Generell basis består av en historisk grunnfinansiering av fakultet og institutt. Generell basis vil prisjusteres årlig, samt at permanente konsekvensjusteringer korrigeres inn. Finansiering av ny aktivitet tildelt fra departement eller UiT videreføres i hovedsak uavkortet til institutt. Unntaket er basismidler til nye studieplasser, hvor Fellesadministrasjonen har et avtak på 5%. Dette avtaket tas også i dagens modell, men inngår da som en del av fakultetets strategiske midler. Enkelte rammeendringer i generell basis fordeles på enhetene etter gitte nøkler. Dette er tilfellet for avbyråkratiseringskuttet, som fordeles på enhetene ut fra antall administrative årsverk finansiert over rammen fra KD. Fellesordningen for IT/print fordeles på enhetene etter antall ansatte i mer enn 20% stilling. Her videreføres dagens nøkler. Øvrige rammeendringer hvor det ikke ligger føringer for spesifikke nøkkelfordelinger vil fordeles ut fra en nøkkel basert på andel av fakultetets protype 10 ramme. Arbeidsgruppen ønsker å holde øremerkede midler protype 12-13 utenfor, da disse er øremerket gitt aktivitet og i utgangspunktet ikke kan omdisponeres. Fakultetet har i tidligere modell fordelt rammeendringer ut fra enhetenes andel av fakultetets generelle basis. Dette medførte skjevheter da enkelte institutt har en langt høyere basisfinansiering enn andre. Simulering av effekten av dette fremkommer av vedlegg 4. Spesielle tildelinger basis Spesielle tildelinger basis videreføres som komponent. Dette for å skille ut midlertidige tildelinger i basis fra permanente tildelinger, som tildeles over generell basis. Tidligere har eksempelvis driftsmidler til dekanat vært klassifisert som spesielle tildelinger basis. Disse vil i ny modell klassifiseres som øremerkede midler fra Helsefak, da dette er midler som ikke kan disponeres fritt, men skal benyttes til å ivareta dekanatets forskning i tiden de virker som dekan/prodekan/faglig rådgiver. 4.2.1.2 Felles prinsipper for åpen og lukket ramme Indikatorene i åpen og lukket ramme følger av Kunnskapsdepartementets og Universitetets modell. Kunnskapsdepartementet fastsetter nasjonale satser for indikatorene, som prisjusteres årlig. I S 13/17 ble universitetets nye budsjettfordelingsmodell som implementeres fra budsjettåret 2018, vedtatt. Av Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 12

denne fremkommer at universitetet viderefører 75% av nasjonal sats til fakultetene i sin årlige budsjettfordeling. Det er innført en lik insentivstyrke på samtlige produksjonsindikatorer i åpen og lukket ramme for å videreføre intensjonene i modellen fra Kunnskapsdepartementet. Av samme grunn ønsker Helsefak å videreføre lik insentivstyrke på samtlige produksjonsindikatorer i sin interne modell. Det er rimelig at Fellesadministrasjonens tildeling svinger med produksjonen på fakultetet, og det tas derfor et avtak på 5% på produksjonsindikatorene i fakultetets interne modell. Det vil si at instituttene mottar 70% av nasjonal sats på produksjonsindikatorene. KD åpner opp for at man i universitetenes interne budsjettfordelingsmodeller kan opprette egne indikatorer for å gi incentiv på andre områder knyttet til enhetens strategi. Utfordringen er at nye indikatorer kan ha uønskede effekter på allerede opprettede indikatorer. Arbeidsgruppen på Helsefak mener indikatorene som fremkommer av nasjonal modell er dekkende og at strategimidler kan brukes som incentivmidler ved behov. Uttelling på indikatorene i åpen ramme baserer seg i år 1 i budsjettfordelingsmodellen på produksjon 2 år tilbake i tid. Det vil si at for budsjettfordelingen 2018, er uttellingen på disse indikatorene beregnet ut fra produksjon i 2016. For år 2-5 i den flerårige budsjettfordelingsmodellen er produksjonen basert på estimat av fremtidig inntekt. Som det fremkommer av punkt 4 har Helsefak i tidligere modeller fordelt resultatmidler på flere av resultatindikatorene basert på 3-årige snitt, for å unngå store svingninger i det enkelte budsjettår. Med en flerårig planleggingsramme vil det ikke være nødvendig og man går derfor bort fra snittberegningene. 4.2.1.3 Åpen ramme Studiepoeng Uttelling på studiepoengproduksjon baserer seg på antall studiepoeng registrert i DBH på enheten hvor emnet hører til. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for studiepoengproduksjon og estimert produksjon er beregnet ut fra en nøkkel basert på antall registrerte studenter og forventet studiepoengproduksjon per student på studiet. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. Fordeling av midler tilknyttet tverrfaglige studier/emner reguleres av særskilte avtaler for det enkelte studie/emne. Dette inkluderer profesjonsstudiet medisin, odontologi, ernæring og Hel-Fel. Nøklene for fordeling fremkommer av vedlegg 5 og kommenteres nærmere under forutsetninger for simuleringene. Kandidat Uttelling på kandidatproduksjon baserer seg på tall fra DBH. Kandidater deles inn i kategorier som gir enkel uttelling og dobbel uttelling. Bachelor- og masterkandidater, samt enkelte videreutdanninger gir enkel uttelling. Integrerte studier og profesjonsstudier over 5 eller 6 år, gir dobbel uttelling. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for kandidatproduksjon og estimert produksjon er beregnet ut fra en nøkkel basert på opptak og uteksaminerte kandidater tidligere år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 13

Fordeling av midler tilknyttet tverrfaglige studier reguleres av særskilte avtaler for det enkelte studie. Dette inkluderer profesjonsstudiet medisin, odontologi og ernæring. Kandidatproduksjonen for profesjonsstudiet medisin fordeles etter samme nøkkel som studiepoengproduksjonen. For ernæring er det naturlig at samme nøkkel benyttes som for studiepoengproduksjonen. For odontologi er det i hovedsak IMB og IKO som stiller med undervisningsressurser. Fordelingen av kandidater fordeles derfor med 40% til IMB og 60% IKO. Dette speiler fordelingen av 2+3 år, samt at studiepoengproduksjonen år 1 og 2 i 2015 utgjorde 40% av den totale uttellingen på studiepoengproduksjon. Utveksling Uttelling på studentutveksling baserer seg på tall fra DBH. Det gis en høy sats for utreisende studenter på Erasmus + program. Øvrige inn- og utreisende studenter belønnes med en noe lavere sats. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for utveksling og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. Avlagt doktorgrad Uttelling på avlagt doktorgrad baserer seg på tall fra DBH. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for avlagt doktorgrad og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. I fakultetets nåværende modell tok man et ekstra avtak på 18% på forskerlinjestudentene, for å bidra til å dekke faste kostnader knyttet til studiet. I ny modell foreslås det at man går bort fra dette ekstra avtaket og at aktiviteten dekkes innenfor rammen til Fellesadministrasjonen. 4.2.1.4 Lukket ramme Vitenskapelig publisering Uttelling på vitenskapelig publisering baserer seg på tall fra DBH. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for vitenskapelig publisering og estimert produksjon vil på sikt beregnes som et gjennomsnitt av siste tre år. Da beregningen av denne indikatoren er endret fra KD i 2017, foreligger det ikke relevant tallmateriale fra før 2015. Per nå er derfor estimert produksjon basert på faktisk produksjon i 2015 og 2016. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. EU Uttelling på EU baserer seg på inntekter som fremkommer i Agresso. Inntektskonti som benyttes i grunnlaget baserer seg på konti Kunnskapsdepartementet gir universitetet uttelling for. Her er det foretatt justeringer i nasjonal modell fra 2017. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 14

I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for EU og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. NFR/RFF Uttelling på NFR/RFF baserer seg på inntekter som fremkommer i Agresso. Inntektskonti som benyttes i grunnlaget baserer seg på konti Kunnskapsdepartementet gir universitetet uttelling for. I forbindelse med fusjonen med HiN og HiH er noen av de historiske produksjonstallene på IHO korrigert manuelt. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for NFR/RFF og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. BOA Uttelling på BOA (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet) baserer seg på inntekter som fremkommer i Agresso. Inntektskonti som benyttes i grunnlaget baserer seg på konti Kunnskapsdepartementet gir universitetet uttelling for. Denne komponenten er ny i departementets modell, men har eksistert i universitetets interne modell, da med en langt lavere sats for uttelling. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for BOA og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. 4.2.2 Komponenter protype 12 Øremerkinger Helsefak / UiT Øremerkede midler internt på universitetet skal iht universitetets økonomimodell øremerkes som protype 12 og disponeres i henhold til angitt formål. Disse midlene skilles derfor særskilt ut i fakultetets budsjettfordelingsmodell. Dette kan være strategiske tildelinger fra UiT eller øremerkinger på fakultetet til eksempelvis kjernefasiliteter eller driftsmidler til dekanat. 4.2.3 Komponenter protype 13 Rekrutteringsstillinger Universitetets budsjettfordelingsmodell har fastsatt satser for lønn og driftsmidler til stipendiat- og postdoktor-stillinger på UiT. Tidligere har Helsefak videreført 95% av disse satsene til instituttene. I ny modell vil Helsefak videreføre satsene 100% til instituttene, da dette er stillinger som er underfinansiert i dag. Denne endringen medfører et inntektsbortfall på fakultetsleddet som må kompenseres for i innfasingen av ny modell. På det nåværende tidspunkt fremkommer kun allerede tildelte rekrutteringsstillinger i oversikten. Man vil derfor se en dalende utvikling på samtlige budsjettenheter, ettersom finansieringsperiodene på hjemlene utgår. Dette er imidlertid ikke representativt og kan utbedres i det videre arbeidet med Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 15

modellen. Dette har imidlertid lite konsekvenser for enhetene, da man ikke vil gå til tilsetting av stipendiater uten en tildeling. Det er imidlertid viktig å se på utviklingen knyttet til indikatoren avlagte doktorgrader. Øremerkinger KD Øremerkede midler fra kunnskapsdepartementet skal iht universitetets økonomimodell øremerkes som protype 13 og disponeres i henhold til angitt formål. Disse midlene skilles derfor særskilt ut i fakultetets budsjettfordelingsmodell. 4.3 Oppsummering endringer fra dagens modell Forslag til ny budsjettfordelingsmodell viser en modell som er betydelig endret fra dagens modell, da særlig med tanke på en flerårig tilnærming og komponenter delt inn etter protyper. Det enkelte års budsjettfordeling er imidlertid endret i mindre grad. I fortsettelsen oppsummeres endringer av prinsipiell art og ikke endring i oppsett. Avtaksstruktur Avtaket i dagens modell blir beregnet som en prosentvis sats av tildeling fra UiT. I ny modell foreslås det at avtaket tas i prosent av nasjonal sats, for bedre transparens. Det betyr imidlertid at 5% avtak i ny modell utgjør et høyere kronebeløp enn 5% avtak i gammel modell. Hvordan dette skal håndteres i innfasingen av ny modell kommenteres under punkt 4.4. Tabellen under viser endringen i avtak til fakultetsnivået fra fakultetets nåværende modell til foreslått ny modell. Under avtak dagens modell, fremkommer avtak som prosentvis sats av tildeling fra UiT. I parentes fremkommer avtak som prosent av nasjonal sats. Denne er sammenlignbar med avtaket i ny modell. Indikator Ramme Avtak dagens modell Avtak strategi dagens modell Avtak ny modell Studiepoeng Åpen 5% (3,75%) 5% Kandidat Åpen 5% Utveksling Åpen 0% 20% 5% Avlagt doktorgrad Åpen 15% (14,25%) 2% 5% EU Lukket 15% (7,5%) 5% NFR/RFF Lukket 15% (15%) 5% BOA Lukket 15% (15%) 5% Vitenskapelige publikasjoner Lukket 5% (3,75%) 5% Tabell 1: Avtak ny og dagens budsjettfordelingsmodell Helsefak Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 16

I tillegg til avtakene som fremkommer i tabellen ble det i gammel modell tatt et ekstra 18% avtak på forskerlinjestudentene knyttet til komponenten avlagt doktorgrad. Dette ønsker man å gå bort fra i ny modell, for å forenkle avtaksstrukturen. Av samme grunn ønsker man å forenkle avtak til strategiske midler. Snitt I dagens modell beregnes uttelling på samtlige resultatindikatorer, med unntak av studiepoengproduksjon og utveksling, basert på et snitt av produksjon 2-4 år tilbake i tid. Dette for å forhindre store svingninger i rammen fra år til år. Ved innføring av en flerårig modell, vil det ikke være behov for dette lengre. Strategiske midler Som det fremkommer av punkt 4.1.1 har fakultetsstyret ved Helsefak vedtatt en strategisk pott på 3,5% av fakultetets ramme. Det var ønsket at oppbyggingen av den strategiske potten ble finansiert med avtak på konkrete komponenter fremfor et flatt kutt på enhetene. Figuren under synliggjør sammensetningen av strategisk avtak på Helsefak i budsjettfordelingen 2017. Figur 4: Strategisk avtak Helsefak 2017 Simuleringer tilsier at fakultet trolig vil oppnå et avtak på ca. 3,5% i 2018 9 og arbeidsgruppen ønsker å forenkle modellen ved å gå over til en modell hvor den strategiske potten tas som 3,5% av den totale rammen til Helsefak i hvert enkelt budsjettår. Et av avtakene til strategiske midler i dagens modell er et avtak på 5% av basisfinansieringen til nye studieplasser. Dette avtaket vil i ny modell tilfalle Fellesadministrasjonen da det er ønskelig at fakultetets rammer skal øke ved utvidelse av aktivitetene/porteføljen på fakultetet. Dette fører i innfasingsåret til høyere rammer til Fellesadministrasjonen. Dette kommenteres nærmere under punkt 9 Simuleringer ligger som vedlegg 6 til saken Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 17

4.4. Unntaket er basisfinansieringen av 6 nye studieplasser medisin fra 2014, som fortsatt vil inngå som en del av de strategiske midlene. Rammeendringer I fakultetets nåværende modell fordeles rammeendringer etter en nøkkel basert på enhetenes andel av generell basis. Dette slår uheldig ut for enhetene med størst andel av generell basis. Fakultetet mener at forskjellen i generell basis er en konsekvens av at vi er et breddeuniversitet og av finansieringen til enkelte institutt. Det anses derfor som naturlig at instituttene har forskjellig grad av finansiering i generell basis. Arbeidsgruppen har simulert konsekvensene av en nøkkel basert på enhetenes andel av den totale rammen til fakultetet, samt enhetenes andel av protype-10 rammen og sammenlignet dette med andel av generell basis. Prinsipielt sett synes arbeidsgruppen det er mer rettferdig at man benytter en nøkkel basert på andel av protype-10 ramme. Rekrutteringsstillinger I dagens modell tas det et avtak til Fellesadministrasjonen på 5% av tildelt sats fra UiT, mens 95% tilfaller instituttene. Det er en kjent problemstilling at kostnadene knyttet til stipendiater og postdoktorer overstiger tildelt beløp. For å bøte på dette, foreslår arbeidsgruppen at man går bort fra avtak på rekrutteringsstillinger og at tildelingen fra UiT videreføres i sin helhet til institutt. For Fellesadministrasjonen sin del betyr det bortfall av en betydelig inntekt, som må håndteres ved innfasingen av ny modell. Behandling av avsetninger Fakultetet har i dag retningslinjer som sier at fakultetet kan omdisponere ubrukte driftsmidler merket protype 10 ved utgangen av et regnskapsår. Dette er de gjeldende prinsippene, men det har ikke vært praktisert på flere år. Ved innføringen av en flerårig modell åpner man samtidig opp for at budsjettenhetene kan overbudsjettere i ett enkelt budsjettår, basert på estimerte framtidige inntekter. Man forskutterer med andre ord fremtidige inntekter. På samme måte vil man i enkelte år budsjettere med lavere kostnader enn inntekter, for at budsjettet skal balanseres innenfor en 6-års periode. I en slik modell blir det viktig at instituttene selv kan forvalte egne avsetninger, også protype 10. 4.4 Forslag til innfasing av ny modell 4.4.1 Innfasing i simulert 2017 fordeling I simuleringene av ny modell har man tatt utgangspunkt i 2017 som år 1. Dette for å kunne sammenligne effektene av ny modell med en vedtatt budsjettfordeling. Simuleringene av budsjettfordeling 2017 på ny modell vil aldri ha budsjettmessig eller regnskapsmessig effekt, men vil danne utgangspunktet for budsjettfordeling 2018. Omfordelende effekt Implementering av ny finansieringsmodell fra KD og simulering av ny budsjettfordelingsmodell på UiT viser begge en viss omfordelende effekt, hvor enheter med høy produksjon kommer særlig godt Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 18

ut. Dette skyldes i all hovedsak produksjonsindikatorene. I simuleringene av ny modell på Helsefak ser man også noe omfordeling mellom enhetene i innfasingen av modellen. Dette anses som en ønsket konsekvens fra KD. Endringene i avtaksstrukturen i dagens modell medfører imidlertid at Fellesadministrasjonen får noe høyere rammer enn i nåværende modell. Dette er en ikke ønsket effekt av en forenkling av dagens modell. Det foreslås derfor at man reduserer basistildelingen til Fellesadministrasjonen ved innfasing av ny modell, tilsvarende økning i åpen og lukket ramme i simulert budsjettfordeling 2017. Midlene deles ut til budsjettenhetene etter en nøkkel basert på enhetenes andel av samlet protype-10 ramme. Snittberegning I dagens modell beregnes uttelling på samtlige resultatindikatorer, med unntak av studiepoengproduksjon og utveksling, basert på et snitt av produksjon 2-4 år tilbake i tid. Dette for å forhindre store svingninger i rammen fra år til år. Ved innføring av en flerårig modell, vil det ikke være behov for dette lengre. Rekrutteringsstillinger Som det fremkommer av punkt 4.2 vil endringen av håndteringen av rekrutteringsstillinger, medføre et betydelig inntektsbortfall for Fellesadministrasjonen, som også har store kostnader knyttet til forvaltningen av området. Dette kompenseres for ved at enhetene får et samlet kutt i basis tilsvarende inntektsbortfallet på Fellesadministrasjonen i år 2017. Kuttet fordeles etter andel av protype-10 ramme. Korrigeringen gjøres kun ved innfasingen av modellen og ikke årlig. Fellesordning IT/Print Fra 2017 ble fellesordningen for IT/Print implementert på UiT 10. Denne beslutningen kom for kort tid tilbake og er således ikke implementert i budsjettfordelingen 2017. Enhetene blir imidlertid belastet for dette i regnskapet i 2017, og i så måte er konsekvensene allerede tatt ned på instituttnivå. Av den grunn innarbeides dette kuttet i simuleringene av ny ramme for 2017. Dette medfører endring fra vedtatt tildeling 2017, men ikke endringer fra faktiske rammer i 2017. Vitenskapelig utstyr I vedtatt budsjettfordelingsmodell for UiT, kom det frem at universitetsstyret ønsker å beholde øremerkede midler til vitenskapelig utstyr som en del av det strategiske fondet. Konsekvensene av dette vedtaket er at fakultetene ikke vil få tildelt en nøkkelfordelt ramme til vitenskapelig utstyr, men vil måtte søke om midler til dette formålet. På Helsefak fikk instituttene tildelt midler til vitenskapelig utstyr i 2010. Dette ble tildelt gjennom justerte rammer i selve budsjettfordelingen samt andre disponible midler på fakultetet, deriblant midler til årsplanstiltak og vitenskapelig utstyr. Det finnes imidlertid ingen samlet oversikt over hvor mye midler til vitenskapelig utstyr som ble tildelt det enkelte institutt. Tildelingene er siden videreført i instituttenes generelle basis. Grunnet det nye vedtaket i universitetsstyret anser arbeidsgruppen det hensiktsmessig å skille midlene til vitenskapelig utstyr ut fra generell basis og synliggjøre disse som øremerkede midler. Dette for å best kunne tilpasse seg justerte rammer i tildelingen fra UiT. Grunnet en sammensatt utdeling i 2010, 10 Budsjett- og regnskapsmessige konsekvenser av fellesordning for IT-utstyr og utskrift/kopi for ansatte Helsefak, ephorte ref. 2016/5754 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 19

har vi ingen måte å identifisere hvor mye utstyrsmidler som er tildelt de forskjellige enhetene. I simuleringen for budsjettfordeling 2017 vil derfor utstyrsmidler fremkomme som en reduksjon i generell basis og en økning i øremerkede midler. Endringene knyttet til vitenskapelig utstyr gjøres etter samme nøkkel som UiT har benyttet for å tildele utstyrsmidler til fakultetet i 2017. Nøkkelen beregnes ut fra antall vitenskapelig ansatte og en vekting av enhetene ut fra om disse er å anse som eksperimentelle, lettere eksperimentelle eller ikke eksperimentelle. IMB, IKM, IFA og IKO anses som eksperimentelle. ISM, IPS og RKBU anses som lettere eksperimentelle. IHO og Fellesadministrasjonen anses som ikke eksperimentelle. Beregningene fremkommer av vedlegg 7. Det presiseres at både flytting av midler fra generell basis til øremerkede midler, samt nøkkelen som er brukt, kun benyttes ved innfasing av denne endringen i modellen. Fakultetet er tydelige på at midlene til vitenskapelig utstyr er påkrevd for at instituttene skal kunne vedlikeholde mindre utstyr. Universitetsstyrets forvaltning av midlene er ikke nedfelt i retningslinjer på dette tidspunktet. Det er imidlertid tydelig for fakultetsledelsen at et eventuelt bortfall av midler til vitenskapelig utstyr må kompenseres for på fakultetet og at det vil være naturlig å se til fakultetets strategiske midler. Ny budsjettfordelingsmodell ny ramme Ny budsjettfordelingsmodell for UiT ble vedtatt av universitetsstyret i mars. Når denne rammen sammenlignes med simulert budsjettfordeling Helsefak basert på ny modell, er tildelingen fra UiT noe lavere enn rammen som fordeles på Helsefak. Det skyldes først og fremst at vi i vedtatt budsjettfordeling 2017 på Helsefak ikke har innarbeidet rammekutt fra nivå 1. Reduksjonen ved innfasingen legges som et rammekutt på samtlige enheter etter andel av protype-10 ramme. Avbyråkratiseringskuttet I vedtatt budsjettfordeling 2017 ble avbyråkratiseringskuttet for 2016 implementert. Vi velger derfor å opprettholde prinsippet om å implementere kutt når størrelsen er avklart og vil derfor ikke implementere avbyråkratiseringskuttet for 2017 før i budsjettfordelingen 2018. Et forventet avbyråkratiseringskutt i 2018 vil ikke fremkomme før statsbudsjettet for 2018 foreligger og vil således ikke innarbeides i fakultetets budsjettfordeling før i 2019. Dette problematiseres under punkt 4.1. 4.4.2 Innfasing fra budsjettfordeling 2018 Under punkt 4.3.1 fremkommer momenter som innarbeides i simulert budsjettfordeling 2017 og som vil påvirke grunnlaget for budsjettfordeling 2018. I tillegg er det enkelte endringer i budsjettfordelingen 2018 som man må vurdere med tanke på innfasing av modellen. Bortfall inntekt forskerlinje I dagens modell har vi et 18% avtak på avlagt doktorgrad på forskerlinjestudentene, som skal bidra til å finansiere forskerlinje medisin. Dette foreslår nå arbeidsgruppen å gå bort fra, for å forenkle budsjettfordelingsmodellen. Det er imidlertid viktig av finansieringen av aktiviteten opprettholdes via basis. I 2017 utgjorde dette avtaket 190.000 kr. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 20

Finansiering HelPed HelPed ble i oppstarten finansiert over strategiske midler på fakultetet. Da Senteret ble vedtatt finansiert permanent, ble det besluttet å fase finansieringen inn i basis over tid. I 2016 ble 1/3 av kostnadene dekket av omfordelte midler i basis (kutt til alle fakultetets enheter for å finansiere opp Senteret), 1/3 av strategiske midler og 1/3 av fakultetsadministrasjonen. Fra 2017 ble bidraget av strategiske midler erstattet med omfordelte midler i basis, mens 1/3 fortsatt var finansiert av fakultetsadministrasjonen. Fra 2018 skal andelen finansiert av fakultetsadministrasjonen også erstattes med omfordelte midler i basis. Fellesadministrasjonen skal derfor ha en økning i generell basis på 1,4 millioner knyttet til denne endringen. HelPed vil fra budsjettåret 2018 være fullt ut finansiert via generell basis og det er ikke planlagt ytterligere finansiering av enhetene via omfordeling av midler. Avsluttet tildeling studieplan medisin I forbindelse med budsjettfordelingen 2012 skulle enheten Fellesmedisin (nå Enhet for legeutdanning) få en økt basisramme i inntil 6 år for å kompensere for økte lønnskostnader knyttet til implementeringen av ny studieplan medisin. Midler ble omfordelt fra fakultetsadministrasjonen. Fra 2018 vil midlene, 1,6 mill. kr tilbakeføres fra ELU til Fellesadministrasjonen. De tre punktene over påvirker budsjettrammen til Fellesadministrasjonen i budsjettfordelingen 2018. Bortfall av inntekt forskerlinje medfører en reduksjon i rammen til Fellesadministrasjonen. Finansiering HelPed medfører at Fellesadministrasjonen skulle hatt en økt ramme, på bekostning av alle fakultetets budsjettenheter. Avsluttet tildeling studieplan medisin medfører en økning i rammen og kompenserer dermed for de to foregående punktene, uten at man behøver å foreta ytterligere justeringer i øvrige enheters ramme for å kompensere for disse endringene. Økt produksjon forskerlinje medisin Studiepoengproduksjonen knyttet til forskerlinje medisin bidrar til å dekke kostnadene knyttet til studiet. Produksjonen har imidlertid økt betydelig fra 2015 til 2016, noe som vil gi en økt uttelling til Fellesadministrasjonen i 2018. Det bør vurderes om denne økte produksjonen er forventet å være permanent. I så tilfelle vil det være på sin plass å vurdere om inntektene overstiger kostnadene knyttet til studiet og om noe av midlene skal rutes tilbake til instituttene hvor forskerlinjestudentene hører hjemme, som incentivmidler. 4.5 Simuleringer 4.5.1 Forutsetninger for simuleringene For simuleringens skyld er det tatt noen valg i forhold til budsjettfordelingen, som må besluttes utenfor arbeidsgruppen. Dette gjelder i fordelingen av studiepoengmidler og kandidatproduksjon for profesjonsstudiet i medisin, master i odontologi og bachelor og master i ernæring. Fakultetsadministrasjonen har sendt ut bestilling til instituttene tilknyttet studiene om å sammen komme frem til omfordelte løsninger. Dette vil innarbeides i budsjettfordelingsmodellen fra budsjettfordeling 2018. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 21

Profesjonsstudiet i medisin For simulering av midler tilknyttet profesjonsstudiet medisin, har man tatt utgangspunktet i fordelingen mellom Enhet for legeutdanning (ELU), IMB, ISM og IKM som vedtatt i budsjettfordelingen for 2017. Da det i simuleringen av budsjettfordeling 2018 fremkommer en reduksjon i rammen til ELU, kan det tenkes at denne forutsetningen ikke holder. Man har også gjennomgått et stort arbeid hvor ELU er en del av resultatet. En eventuell annen fordeling av midler mellom disse enhetene vil måtte besluttes av Programstyret medisin og vil innarbeides i budsjettfordelingen når dette foreligger. Master i odontologi I dagens budsjettfordelingsmodell fordeles studiepoengmidler ODO etter en nøkkel som er beregnet ut fra den informasjonen som foreligger knyttet til oppretting av studiet. Her fordeles studiepoengproduksjonen for 1. år på IMB, ISM, IKM ut fra andel av basis tildelt enhetene knyttet til oppbygging av studiet i perioden 2004-2008. Produksjonen for år 2 tilfaller IMB og for 3-5 året IKO. Dette videreføres i simuleringene. Videre er kandidatmidlene fordelt med 40% på IMB og 60% på IKO. Dette baseres på opplevelsen av at ISM og IKM i liten grad bidrar til utdanningen. Videre er det i hovedsak IMB som står for undervisningen på 40% av studiet. Prosentandelen samsvarer også med studiepoengproduksjonen for henholdsvis år 1-2 og år 3-5. Dette er en enkel tilnærming for å kunne få tilnærmet korrekt simulering i 5-årsperioden. Det er imidlertid viktig at beslutningen om fordeling av midler kommer fra miljøet knyttet til odontologi-studiet. Bachelor og Master i Ernæring Ernæringsstudiet er i DBH knyttet til ISM. I simuleringene ligger også produksjonen på ISM, for at man nå skal kunne gjennomføre simuleringene. Studiepoengproduksjonen vil imidlertid slå inn for fullt senere i budsjettperioden på 5 år. Det er derfor viktig at fordelingen av midler knyttet til studiepoengproduksjon så vel som kandidatproduksjon besluttes av Programstyret Ernæring og innarbeides i budsjettfordelingen når dette foreligger. 4.5.2 Simuleringer 2017 Av vedlegg 8 fremkommer simulert budsjettfordeling 2017 på ny modell og endring fra vedtatt budsjettfordeling 2017 til simulert budsjettfordeling 2017. Noen av endringene er knyttet til ny modell. Andre endringer er modelluavhengige. Av avsnitt 4.2 fremkommer endringene fra dagens modell til ny modell og i avsnitt 4.3 fremkommer noen valg knyttet til innfasingen. Momentene som fremkommer av disse avsnittene er begrunnelsen på endringen som fremkommer av vedlegget. Generell basis Endringene knyttet til generell basis fremkommer av vedlegg 9. At utstyrsmidler flyttes fra basis til øremerkede midler har i utgangspunktet ikke noen konsekvens for enhetene. Bakgrunnen for flyttingen er knyttet til vedtaket av budsjettfordelingsmodell på UiT og hvordan dette vil påvirke enhetene på sikt, vet vi ikke på dette tidspunktet. Dette er imidlertid en endring for å identifisere utstyrsmidlene bedre og eventuelle konsekvenser er uavhengig av modell på fakultetet. Videre er det lagt en reduksjon i basis knyttet til fellesordningen for IT/print. Dette medfører en reduksjon ift vedtatt fordeling, men har ikke en reell konsekvens for enhetene, da denne reduksjonen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 22

er tatt i enhetenes regnskap i 2017. Dette er en konsekvens av et vedtak på UiT og er uavhengig av fakultetets modell. Som det fremkommer av vedlegget får alle enhetene en reduksjon i basis for å kompensere for inntektsbortfallet til Fellesadministrasjonen, som en følge av at avtaket på rekrutteringsstillinger er fjernet. Konsekvensen av denne basisreduksjonen må man se i sammenheng med økningen enhetene får på komponenten rekrutteringsstillinger. Dette fremkommer av vedlegg 10. I generell basis fremkommer også en innfasing av ny budsjettfordelingsmodell på Helsefak så vel som på UiT. Innfasingen av Helsefak sin modell er knyttet til at Fellesadministrasjonen får en økt tildeling på 2,1 mill. kr i simulert fordeling 2017 knyttet til ny modell. Denne gevinsten fordeles til budsjettenhetene etter deres andel av protype-10 rammen. Etter samme prinsipp innarbeides også innfasingen av UiT sin nye modell, men denne medfører en reduksjon til samtlige budsjettenheter. Strategisk avtak Endringene knyttet til strategisk avtak synes ikke å ha noen effekt i budsjettfordelingen, da dette ikke fremkommer som et direkte kutt i tildelingene til enhetene. Selv om dette ikke fremkommer av simuleringene, er det logisk at et lavere avtak ville medført høyere basistildeling til enhetene. Dette gjelder imidlertid kun 2017, som ikke vil ha en regnskapsmessig konsekvens for enhetene. Estimatene på utviklingen av strategisk avtak i dagens modell, som fremkommer av vedlegg 6, viser at nåværende og ny modell ville gitt et tilnærmet likt strategisk avtak til enhetene i 2018. Åpen og lukker ramme Endringene knyttet til åpen og lukket ramme er sammensatt. Noen av grunnene ligger utenfor valg av budsjettfordelingsmodell på Helsefak, mens andre endringer er en direkte konsekvens av modellendringene. Fordelingene baserer seg på forskjellig produksjon, de nasjonale satsene er endret, nye indikatorer har kommet til og UiT sin avtaksstruktur er endret. Disse endringene er uavhengig av Helsefak sine modellvalg. I dagens modell på Helsefak beregnes et 3-årig snitt på indikatorene i lukket ramme pluss avlagt doktorgrad. Dette går man bort ifra i ny modell. I tillegg har man endret avtaksstrukturen på Helsefak. Begge endringene er direkte knyttet til valg av ny modell på fakultetet. I KDs nye modell er nasjonale satser knyttet til studiepoengproduksjon redusert, samtidig som kandidatproduksjon er innført som ny indikator. Disse to må derfor ses i sammenheng. Vedtatt budsjettfordeling 2017 ble foretatt basert på produksjon fra 2014, da signalene fra KD og UiT tilsa at ny modell ikke skulle ha omfordelende effekt og at rammene således ville være like i 2017 som i 2016. Dette gikk man siden bort fra. I et normalår ville produksjon 2015 vært utgangspunktet for fordelingen. I simuleringene sammenligner vi derfor uttelling basert på produksjon i 2014 med uttelling basert på produksjon i 2015, og dette gir naturlig nok avvik mellom tildelingene. Dette er ikke knyttet til valg av modell. I ny modell går man bort fra 3-årig snitt på gitte indikatorer, da ny modell er flerårig. Dette gjør at svingningene i rammene fra år til år, vil være større. På sikt vil imidlertid rammen være den samme, uavhengig hvilken tilnærming man har. Av vedlegg 11 fremkommer utviklingen i produksjonen og estimert produksjon i årene fremover for hver enhet. Dette vil for enkelte enheter forklare de store endringene i rammene. Det legges opp til at estimatene kan endres av instituttene der det foreligger bedre kunnskap om utviklingen frem i tid. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 23

I høringssvarene er det kommet innspill på at innfasingen av modellen kan ha noe uheldig effekt på produksjonsindikatoren «avlagte doktorgrader». Ved budsjettfordeling 2017 ble det lagt til grunn at KD s nye finansieringsmodell ikke skulle ha omfordelende effekt i 2017 og man antok derfor at man ville tildeles samme ramme som for 2016. Med det som grunnlag, besluttet man på fakultetet å benytte samme produksjonstall som i 2016. Det vil si at instituttene ikke fikk uttelling for produksjon i 2015. Arbeidsgruppen har vurdert muligheten for å kompensere for bortfall av inntekt på grunn av at snittberegningen utgår i ny modell. Det synes imidlertid vanskelig å avgrense problemstillingen på en rettferdig måte og arbeidsgruppen konkluderer derfor med at overgangen til ny modell kan ha noe uheldige konsekvenser for enkelte institutt med særdeles høy produksjon i 2015, men velger å aksepterer dette da man ikke finner en god metode for å kompensere for dette. Protype 12-ramme Endringene i protype 12-rammen har ingen konsekvenser for enhetene og skyldes i hovedsak at utstyrsmidler er flyttet fra enhetenes basis og over som en øremerking, samt at driftsmidler til dekanatet er lagt på enheten hvor disse er hjemmehørende ut hele perioden. I vedtatt fordeling var driftsmidler for dekanatet tildelt enhetene ut juli, da en ny dekanatperiode starter i august. Dette må sies å være endringer uten konsekvenser for enhetenes handlingsrom i 2017. Protype 13-ramme Endringen i protype -13 rammen skyldes at man i ny modell går bort fra avtak på rekrutteringsstillinger. Dette betyr økte rammer for instituttene og redusert ramme for Fellesadministrasjonen på denne komponenten. En konsekvens er imidlertid reduksjon i basis for samtlige enheter og denne justeringen har en omfordelende effekt. Konsekvensen av denne endringen i modellen fremkommer av vedlegg 8, som kommentert over. 4.5.3 Simuleringer 2018 Av vedlegg 12 fremkommer simulert budsjettfordeling 2018 og endring fra vedtatt budsjettfordeling 2017 til simulert budsjettfordeling 2018. Noen av endringene er knyttet til ny modell. Andre endringer er modelluavhengige. 5. Årshjul for budsjettprosessen Det er viktig å skissere et årshjul for budsjettprosessen, for å sikre sammenheng mellom prosessene på de forskjellige nivåene i organisasjonen. Frister for UiT er hentet fra disponeringsskriv 2017 samt informasjonsskriv om innføring av ny budsjettfordelingsmodell og budsjett 2018 fra UiT11. For budsjettprosessen 2018 vil UiT avvike fra standard budsjettår og budsjettfordelingen vil tidligst gjennomføres i oktober 2017. 11 Innføring av ny budsjettfordelingsmodell og budsjett 2018, ephorte ref. 2016/10060 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 24

April: Revidert budsjett år 1-5 Mai: Innspill strategiske midler og vitenskapelig utstyr UiT Juni: Budsjettfordeling UiT Februar: Årsresultat Juni: Budsjettgrunnlag fra Programstyre medisin og ernæring Desember: Budsjettfordeling Helsefak September: Planleggingsrammer år 1-5 beregnes / bestilling budsjett November: Leveranse budsjett år 1-5 September: Innspill utenfor rammen UiT Oktober: Vedtak strategisk tildeling og vitenskapelig utstyr UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 25

Vedlegg 1 Vedlegg 1: Prosess skriv for arbeidsgruppe for budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 2 Vedlegg 2: Sammenstilling høringssvar 3 Vedlegg 3: Kostnadsbudsjett fellesadministrasjonen Helsefak 2017 4 Vedlegg 4: Simulering nøkkel for fordeling av rammeendringer 5 Vedlegg 5: Nøkler for fordeling av studiepoeng- og kandidatmidler tverrfaglige studier 6 Vedlegg 6: Utvikling av strategisk avtak etter dagens modell 7 Vedlegg 7: Beregninger nøkkelfordeling vitenskapelig utstyr 8 Vedlegg 8: Simulert budsjettfordeling 2017 ny modell og endring fra vedtatt budsjettfordeling 2017 9 Vedlegg 9: Endringer i generell basis fra dagens modell til ny modell basert på budsjettfordeling 2017 10 Vedlegg 10: Konsekvenser av endring i avtak rekrutteringsstillinger 11 12 Vedlegg 11: Utvikling i produksjon og estimert produksjon Vedlegg 12: Simulert budsjettfordeling 2018 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 26

Vedlegg 1: Prosess skriv for arbeidsgruppe for budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Bakgrunn Det innføres ny finansieringsmodell i UH-sektoren fra og med 2017. UiT sin budsjettfordelingsmodell skal tilpasses den nye finansieringsmodellen, og modellen skal legges frem for vedtak i universitetsstyret i februar 2017. Helsefak sin budsjettfordelingsmodell må revideres slik at fakultetets interne fordeling harmonerer med endringene i KD sin finansieringsmodell og UiT sin justerte budsjettfordelingsmodell. I FS 18/16 Budsjettfordeling 2017 og implementering av ny finansieringsmodell fra 2018 ba fakultetsstyret dekanen nedsette en arbeidsgruppe for å revidere fakultetets budsjettfordelingsmodell etter de hovedprinsippene som legges til grunn for universitetets nye budsjettfordelingsmodell vedtatt av universitetsstyret. Fakultetsstyret ba også fakultetet implementere en revidert budsjettfordelingsmodell fra budsjettåret 2018. I revideringen av budsjettmodellen må det ses på håndtering av endringer i bevilgningen. Dagens budsjettfordelingsmodell innarbeider rammekutt ved en nøkkelfordeling basert på enhetenes andel av generell basis. Dette fordi man da modellen ble vedtatt ønsket å skjerme resultatkomponentene undervisning og forskning. I år med store kutt slår dette svært uheldig ut, da enhetene med størst andel av generell basis bærer størst andel av kutt. Fakultetsledelsen ønsker at denne tilnærmingen til rammekutt revurderes ved utarbeidelse av revidert budsjettfordelingsmodell. Det kan være ønskelig at Helsefak sine framtidige budsjettfordelinger har en noe mer ekspansiv tilnærming enn dagens praksis med at protype 10-kostnadene i utgangspunktet ikke skal overstige summen av protype 10-avsetninger og protype 10-inntekter innenfor ett budsjettår. Nivået på de totale avsetningene ved fakultetet gir mulighet til (kortsiktig) overbudsjettering på protype 10- avsetningene, men dette bør skje innenfor rammene til fakultetets helhetlige økonomistyringssystem / vedtatte budsjettfordelingsmodell. Mandat Arbeidsgruppen bes utforme en budsjettfordelingsmodell som tar høyde for følgende momenter: Bygge på komponentene i UiT sin budsjettfordelingsmodell Være et viktig verktøy for virksomhetsstyring på fakultetet Gi budsjettenhetene forutsigbare rammer Være et aktivt strategisk styringsverktøy for ledelsen Utnytte mulighetene som ligger i fakultetets samlede avsetninger Ta hensyn til flerårige inntektssimuleringer og langtidsplanlegging Vurdere håndteringen av rammekutt og nye permanente finansieringsbehov Vurdere retningslinjer for behandling av avsetninger i sammenheng med budsjettfordelingsmodellen Modellen bør kunne benyttes på flere nivå i organisasjonen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 27

Arbeidsgruppen Arbeidsgruppen foreslås sammensatt på følgende måte: Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, leder av gruppen 2 instituttledere (Terje og Thrina) 3 kontorsjefer (Arvid Inge, Anne og Vibeke) 2 økonomirådgiver institutt (Eirik og Lena) 2 økonomirådgivere i fakultetsadministrasjonen, Stein-Bjørnar Holmbukt og Kine Nilsen, sekretærer for gruppen Prosess og involvering Arbeidsgruppen vil starte sitt arbeid ved utgangen av 2016 og skal levere sak til vedtak i fakultetsstyret i mai 2017. Sekretærer for arbeidsgruppa vil gjennomføre en kartlegging av modeller ved andre universitet og fakultet i forkant av arbeidet i arbeidsgruppa. Det tas høyde for en høringsrunde på fakultetets institutt og seksjoner, tillitsvalgte og universitetsledelsen i forkant av styresak. I tillegg skal arbeidsgruppen rapporterer til dekanatmøtet på fakultetet jevnlig. Tidsplan Skjema under viser tidsplanen for arbeidet med budsjettfordelingsmodell på fakultetet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 28

Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 29

Vedlegg 2 - Sammenstilling høringssvar Flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Høringssvar - flerårig budsjettmodell IKO Fra IKO vil vi melde inn et par problemstillinger som det bør tas hensyn til i ny budsjettmodell. 1. Vi erfarer en stor overgang av studenter fra tannlegestudiet til legestudiet. Vi har forsøkt å motvirke dette, men slik som reglene for opptak til studier er med beregning av ekstrapoeng er det vanskelig å få til. Dette medfører at inntjeningen i studiepoeng ikke er som den burde være og vil kunne variere mye. 2. UiT har finansiert oppstarten av universitetstannklinikken der den praktiske opplæringen av tannlege- og tannpleierstudenter finner sted. Etterhvert vil denne klinikken trenge fornyelse, dette er kostbart utstyr og vil ikke kunne finansieres over de løpende inntekter. UiT bør vurdere å ta med i sin budsjettmodell hvordan denne kostnaden kan dekkes, når den kommer. Vennlig hilsen Kirsten P. Amundsen kontorsjef kirsten.amundsen@uit.no 77 64 91 10 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 30

Høringssvar - flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 - Senter for helsefaglig pedagogisk utvikling (HelPed) Vi vil takke for grundig og godt dokumentert materiale for vurdering av forslag til ny flerårig budsjettfordelingsmodell fra 2018. HelPed mener de generelle prinsippene som er lagt til grunn for den nye modellen er gode. Arbeidsgruppen ber spesielt om tilbakemelding på hvorvidt det vil være hensiktsmessig å legge HelPed inn som en del av rammen til Fellesadministrasjonen. Prinsipielt støtter vi argumentet om at sårbarhet i en oppbyggingsperiode og størrelse på enheten taler for å se HelPed som en del av en større enhet. Samtidig er det flere argumenter som taler for at det er for tidlig å gjøre en slik beslutning nå. 1. Det bør være av interesse for Fakultetet å følge utviklingen av HelPeds produksjonsindikatorer i en oppbyggingsfase. Utdanningsforskning og praksisveiledning og TPS (studiepoengsproduksjon jmf emner: praksisveiledning og TPS, oppstart 2017 og 2018) er sentrale strategiske satsningsområder med forventet inntjening i form av resultatbaserte midler. Uttelling på vitenskapelig publisering baserer seg på tall fra DBH, men er umulig å estimere pr. i dag fordi vi blant annet ikke har oversikt over hvor forskningssproduksjonen fra HelPed registreres. Studiepoengsproduksjonen vil være avhengig av praksisfeltets villighet til å legge til rette for kompetanseheving av egne ansatte. 2. Forslag til ny budsjettfordelingsmodell baserer seg på kjent produksjon, estimat på produksjon frem i tid, samt forventede basistildelinger. For Fakultetet vil det være formålstjenlig å ha et godt grunnlag å bygge estimat for produksjon fremover i tid på. Man bør derfor etter vår mening vurdere å benytte den første budsjettperioden 2018-2024 til å følge utviklingen av resultatbaserte midler (forskning og utdanning) i HelPed før man vurderer å se HelPeds budsjett i sammenheng med en større enhet. 3. Fakultetet bør i den første 6 årsperioden finne andre måter å ivareta eventuell sårbarhet i HelPeds økonomi i forbindelse med varierende finansieringsbehov i en oppbyggingsfase, slik at eventuelle uheldige kutt i rammen ikke får for store konsekvenser. Vi ser frem til diskusjon av tematikken før ferdigstilling av sak til fakultetsstyre i juni 2017. Vennlig hilsen Anita Iversen Leder, HelPed Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 31

IKMs høringssvar til flerårig budsjettfordeling Helsefak 2018 Vi viser til Helsefaks høringsbrev av 07.04.2017 der man ber om tilbakemelding på høringen innen 28.04.2017. IKM ser at det er hensiktsmessig at Helsefaks budsjettmodell endres slik at den i større grad harmonerer med UiTs modell, der bla. produksjonsindikatorer innen utdanning og forskning videreføres på en transparent måte. Arbeidsgruppens mandat slik momentene er listet opp på høringsbrevets side 2, er det i utgangspunktet greit å slutte seg til. Det er imidlertid når budsjettfordeling simuleres etter ny modell at forslaget fremstår som «- - et aktivt strategisk styringsverktøy for ledelsen» (jfr. pkt. i mandatet). IKM får i all hovedsak reduserte budsjettrammer i årene fremover, mens fakultetsleddet i stor grad skjermes. Da vil det i overveiende grad være slik at det er fakultetsledelsen som kan anvende budsjettet til strategisk styring. I høringsbrevet kommenteres fremtidige reduserte budsjettrammer på følgende måte: «Etter en periode med fokus på å øke aktivitetsnivået, synes det nå nødvendig med en større grad av prioriteringer innenfor en ramme som oppleves som stadig trangere» (side 1). En naturlig oppfølging av dette, ville være å gi signaler om prioritering av hovedoppgavene undervisning, forskning og formidling, som jo i hovedsak foregår på instituttnivå. I stedet fremheves «- forutsigbare økonomiske rammevilkår» som for IKMs del betyr reduserte budsjettrammer. Det synes som om aktiviteter på fakultetsnivå skal være i fremste rekke når det gjelder sikker finansiering. Et eksempel på dette er HelPed, som etter hvert synes å fremstå som et institutt, men med sikret fullfinansiering av omfordelte midler i basis (side 20). For instituttene gjøres derimot følgende gjeldende: «Fakultetet mener at forskjellen i generell basis er en konsekvens av at vi er et breddeuniversitet og av finansieringen til enkelte institutt. Det anses derfor som naturlig at instituttene har forskjellig grad av finansiering i generell basis.» (side 17). Også Enhet for legeutdanning skal sikres fullfinansiering gjennom studiepoengmidler fra legestudiet. Instituttene som gjennom undervisning og forskning også finansierer støttefunksjoner på fakultetet, vil følgelig måtte tilpasse sine aktiviteter etter de midlene som måtte være igjen etter at fakultetsenhetene har fått fullfinansiert sine aktiviteter. I dette ligger det ingen insentiv til at fakultetsleddet skal nedprioritere oppgaver. Med bebudede trangere økonomiske rammer, vil det være viktig å synligjøre endringer i budsjettrammene for ulike enheter på fakultetet. Sammenslåing av fakultetets seksjoner, fakultetsadministrasjonen, faglig felles i en Fellesadministrasjon, vil ikke bidra til transparente budsjett. Vi ser nå at ny studieplan på medisin og opptak av flere studenter enn tidligere, krever mere ressurser både mht. undervisning, veiledning og administrasjon. Det synes som om IKM må bidra til å dekke dette behovet innen eksisterende rammer. Vi vil derfor be om at man i regi av Programstyret for medisin som planlagt ser nærmere på fordelingen av studiepoengmidler og kandidatmidler som følge av ny studieplan. Det vil også være aktuelt med en gjennomgang av undervisningsbelastningen for tannlegestudiet. Setningen om «--- at ISM og IKM i liten grad bidrar til utdanningen»(side 21), er noe upresis. Av de sju ordinære instituttene ved Helsefak, er det IKM er som har lavest andel av generell basis. Tidligere forsøk på å lage en logisk modell for beregning av basis, viste at ved simuleringer ville IKM ha fått langt høyere andel av fakultetets budsjett uansett modell for beregning av faktorene som skulle inngå. Arbeidet med dette ble deretter avsluttet. Vi imøteser arbeidet med henblikk på en mer rettferdig uttelling for IKMs del bla. med henblikk på å finansiere opp det økende arbeidsomfanget innenfor legestudiet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 32

Oppsummert vil vi altså mene at en transparent, flerårig budsjettmodell kan bidra til forutsigbare rammer for fakultetet, med vi vil minne om at Helsefaks produksjonsledd er instituttnivået. Vennlig hilsen Eyvind Paulssen Instituttleder Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 33

Høringssvar - flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 - Institutt for psykologi (IPS) Institutt for psykologi (IPS) vil først anerkjenne det arbeidet som er lagt ned av arbeidsgruppen og fakultetsledelsen for å arbeide frem forslag til ny økonomimodell for fakultetet. Videre ser instituttet behovet for en ny modell i lys av endringene i finansieringsmodell for hele sektoren, samt behovet for å rydde i et historisk fundert innfløkt fordelingssystem. Imidlertid vil instituttet stille spørsmål ved tidspunktet for å fremme saken. Er det rett å endre fakultetets finansieringsmodell før UiT sentralt har vedtatt ny organisasjonsstruktur? UiT står foran endringer som kan få konsekvenser for vårt eget fakultet, for administrative funksjoner og for instituttstrukturen ved UiT som helhet, endringer som kan kreve nye store omlegginger i finansieringsmodellen. Til det konkrete forslaget ser IPS to viktige hovedtrekk. Det første hovedtrekket er å rydde og forenkle i historiske fordelingsmodeller. Det andre hovedtrekket er at modellen gir rom for langsiktig økonomiplanlegging- og fordeling som kan beskytte mot sårbarhet som oppstår ved svingninger i resultatbaserte inntekter. Dette er endringer instituttet støtter. I og med at fakultetets hovedinntektskilde er utdanning og våre utdanningsprogrammer i det vesentlige gir høy kandidatproduksjon på alle nivåer, synes fakultetet og de aller fleste instituttene å komme rimelig godt ut av omleggingen i finansieringsmodell for sektoren. Mer konkret når det gjelder beregning av studiepoengproduksjon for IPS kan det virke som om tallene bør kontrolleres før en mer detaljert gjennomgang av modellen. Vi kan ikke se at det skal være grunn til nedgang i studiepoengproduksjon fra 2018 til 2019 og utover. Eller er det slik at nedgangen skyldes omlegging av finansieringsordningen til større uttelling for kandidatproduksjon på studieprogrammene? I DBH oppgis ikke egne tall for studiepoengproduksjon for årsstudiet i psykologi, men slik vi leser rapporten der så kan de se ut som om studiepoengproduksjonen for årsstudiet i psykologi er inkludert i tallene for bachelorprogrammet i psykologi. Før det trekkes en endelig konklusjon ønsker vi kvalitetssikring av tallene fra nivå 1. Det kan uansett se ut som om en eventuell økning eller nedgang i studiepoengproduksjonen er modelluavhengig i denne sammenheng. Institutt for psykologis hovedbekymring ved endringsprosessene ved UiT og fakultetet er økte avtak av strategiske midler både på nivå 1 og nivå 2. Dette gir mulighet for store løft og strategisk handlingsrom sentralt. Men IPS ber fakultetet og fakultetsstyret ha i mente at forskningsproduksjon skjer på instituttnivået, og at det krever spesialiserte kunnskaper innen hvert fagfelt for til fulle å kunne gjøre strategiske grep for å være i forskningsfronten innen det enkelte fag. Mye kan vinnes på tverrdisiplinerte prosjekter, men slike samarbeid bør vel så mye stimuleres med handlingsrom som kan støtte genuine initiativ og ideer som oppstår på grunnplanet. Med toppstyrte strategiske prosesser er det risiko for at man oppnår konstruerte sammenstillinger som oppstår for anledningen og ikke bærekraftige genuine samarbeid. Det må derfor være tilgjengelige strategiske midler også på nivå 3. Det er simulert et avtak fra generell basis i ny modell som i 2017 ville medført en reduksjon på - 2 009 415 for IPS. Det refereres blant annet til posten utstyrsmidler som utgjør en reduksjon på - 973 259. Hvilket type utstyr er det som skal inngå i denne posten? Det kan tolkes som innkjøp og fornying av datamaskinparken inngår her. Hvilket annet utstyr er inkludert i denne posten? I sum fordeling for gjeldende og simulert modell kommer IPS nærmest likt ut, slik at det totalt sett ikke vil være at stor betydning for IPS, men andre institutt kan bli hardere rammet. Avslutningsvis vil IPS bemerke at den korte høringsfristen gir begrenset mulighet for en fullstendig gjennomgang av beregningsgrunnlaget og konsekvensene av modellen, ikke minst fordi prognosene etter 2018 (Vedlegg 11) mangler viktige nøkkeltall som f.eks prototype 13. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 34

Vennlig hilsen Ingunn Skre instituttleder ingunn.skre@uit.no 77 64 54 46 Trine Dahl Krane kontorsjef trine.d.krane@uit.no 77 64 59 49 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 35

Høringssvar - flerårig budsjettfordelingsmodell - ISM Viser til høringsbrev vedrørende flerårig budsjettfordelingsmodell for Helsefak av 07.04.2017. ISM anser det som positivt at det foreslås innført flerårig budsjettfordelingsmodell. Dette vil medføre at budsjettfordelingsmodellen nå vil kunne bli et styringsverktøy for instituttets ledelse, i de valg og prioriteringer instituttet må gjøre på kort og mellomlang sikt med hensyn på økonomisk risiko. I høringsbrevet presiseres det at det forventes at man nå går fra en periode med fokus på å øke aktivitetsnivået, til en periode med krav om større grad av prioriteringer innenfor en ramme som oppleves stadig strammere. I en slik situasjon er det ekstra viktig at budsjettfordelingsmodellen er transparent, slik at de kutt som måtte komme blir fordelt på en rimelig måte. De endringer som foreslås med hensyn på avtak på indikatorer og at de strategiske midlene tas av før videre fordeling av Helsefaks ramme, bidrar til å gjøre modellen mer oversiktlig. Vi er imidlertid skeptisk til at dagens budsjettenheter faglig felles, fakultetsadministrasjon og fakultetets seksjoner slås sammen til en enhet under betegnelsen Fellesadministrasjonen. Det foreslås også at HelPed samt det strategiske avtaket også skal inngå i denne enheten. Videre foreslås det at Enhet for legeutdanning (ELU) videreføres som egen budsjettenhet med basis i studiepoengsmidler fra medisin. Når det gjelder finansiering av HelPed og ELU kan det synes som om utgangspunktet her er en fullfinansiering, som sikres før instituttene får sine rammer. Finansiering av ELU og fordeling av studiepoengsmidler fra medisin skal, slik vi forstår det gjennom en egen prosess, for å sikre kostnadskontroll og en tydelig og forutsigbar finansiering av legeutdanningen, for både ELU og de tre involverte instituttene. Hvis vi har misforstått dette, presiserer vi at vi mener en slik prosess er helt nødvendig. Fellesadministrasjon som en ny samlet budsjettenhet vil, slik vi ser det bli stor og svært sammensatt, og ivaretar ikke transparens i den delen av fakultetets ramme som disponeres på nivå 2. Det vil bli utydelig hva som brukes til administrasjon og hva som er faglig og strategisk. Dette finner vi svært uheldig. Vi ønsker oss en tydeliggjøring av hva fakultetets administrative tjenester koster, slik at utviklingen i rammene som går til dette synliggjøres og kan sammenlignes med utviklingen i instituttenes rammer. I varslede nedgangstider, der vi skal håndtere kutt i rammene anser vi det som viktig at det synliggjøres at ikke alle kutt i hovedsak må bæres av produksjonsnivået i organisasjonen. Til slutt har vi en kommentar til avsetning og bruk av strategiske midler. Vi er klar over at satsen på 3,5 % er vedtatt i fakultetsstyret. Vi vil imidlertid bemerke at i tider der vi må stramme inn også må gjøre gode overordnede prioriteringer rundt hva som skal satses på og hva vi ikke kan videreføre. Her må vi også være innstilt på at man må skjære ned på aktiviteter som egentlig er ønskelig, men ikke er avgjørende, for å kunne gjennomføre våre kjerneoppgaver, som foregår på instituttnivå. Å ta av midler til strategiske formål er en god måte å styrke og bygge opp satsingsområder, men når det går på bekostning av finansiering av fakultetets kjerneoppgaver på instituttnivå vil det på sikt bli enda trangere rammer fordi enhetene ikke makter å fylle sine produksjonsmål. Vennlig hilsen Jan Abel Olsen konst. instituttleder Anne Fismen Kontorsjef Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 36

Høringssvar, flerårig budsjettmodell Helsefak 2018 - IFA Vi viser til høringsbrev i sak 2017/2189. Institutt for farmasi har følgende kommentarer til brevet: Mandatet for arbeidet med modellrevisjonen synes i stor grad oppnådd og muligheten til økonomiplanlegging over et lengre tidsintervall verdsettes positivt ved IFA. Modellen slik den presenteres i Figur 2 i høringsbrevet synes i det alt vesentlige ryddig og forståelig, det samme gjelder ny avtaksstruktur. Ytterligere informasjon for å synliggjøre modellen, som etterspurt i brevets pkt 4.1. synes ikke umiddelbart påkrevd. Det behov som nok likevel melder seg fremover er systemstøtte og gode verktøy for å gjennomføre kalkyler og simuleringer, slik at potensialet som ligger i flerårigheten best kan utnyttes. Den noe høyere autonomi som ligger i modellen lar seg bare utnytte hvis man kan gjøre gode disposisjoner over tid. I så måte er oversikten i vedlegg 11 et veldig godt utgangspunkt (selv om brukerterskelen kan synes noe høy). Den omfordelende virkningen synes greit redegjort for. At budsjettenheten faglig fellesadministrasjon ser ut til å bli budsjettvinner og tar en lavere økonomisk byrde enn kjernevirksomheten ved innføring av ny modell bør det likevel korrigeres for. Konkret ville vi foreslå at den residual som kommer fellesadministrasjonen til gode anvendes til å utjevne den uheldige effekt modellen har på produksjonsindikatoren «Avlagte doktorgrader». IFA opplever innfasingen her som noe urimelig, da vi ikke får uttelling for den store produksjonen i 2015. IFA registrerer også at fellesordningen IT/Print virker fordyrende for instituttet, vi har på den annen side forventninger til leveransene og den forenkling som ligger i ordningen. Vi imøteser videre informasjon og oppfølging på modellen og implementeringen av denne. Thrina Loennechen Instituttleder Morten B. Jørgensen kontorsjef Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 37

Flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Udir. Vi viser til mottatt høringsbrev om forslag til flerårig budsjettfordelingsmodell for Helsefak. Universitetsdirektøren vil berømme det arbeidet som er nedlagt i det skisserte forslaget til ny fordelingsmodell for Helsefak og merker seg at fordelingsmodellen legger opp til et langsiktig perspektiv i den økonomiske planleggingen for fakultetet. Universitetsdirektøren har som målsetting at også økonomiforvaltningen for institusjonen som helhet skal ha et langsiktig perspektiv, og ser fakultetets foreslåtte interne fordelingsmodell som et utgangspunkt for det videre arbeidet med dette. I en slik modell vil fakultetenes/enhetenes strategier og målformuleringer være av sentral betydning for å kunne estimere de økonomiske rammevilkårene for UiT. Gjeldende fordelingsmodell for UiT bygger på Kunnskapsdepartementets fordelingsmodell for sektoren og universitetsdirektøren har notert seg at Helsefaks forslag til fakultetsintern fordelingsmodell i hovedsak viderfører prinsippene i disse modellene. I henhold til gjeldende Instruks for økonomiforvaltning ved UiT Norges arktiske universitet, tildeles fakultetet selv disposisjonsrett i henhold til vedtak i universitetsstyret og gjennom føringer i årlig disponeringsskriv. Universitetsdirektøren har følgelig ingen spesielle merknader til forslaget til interne fordelingsmodell så lenge disse vilkårene er oppfylt og gjeldende regelverk på økonomiområdet følges. Vennlig hilsen Eli M Pedersen økonomidirektør Steinar L Johansen rådgiver Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 38

IMBs høringssvar til flerårig budsjettfordeling Helsefak 2018 Institutt for medisinsk biologi hadde to medlemmer i arbeidsgruppen (Eirik Sødal Vole og Terje Larsen), men vil likevel komme med noen kommentarer til høringen. På generelt grunnlag kan det hevdes at arbeidsgruppens forslag til fremtidig budsjettfordeling virker komplisert, men likevel burde den kunne bli et godt verktøy for forutsigbar budsjettering på instituttene ikke bare innenfor et enkelt budsjettår, men også i et lengre tidsperspektiv. Budsjettmodellen tar utgangspunkt i en planleggingsperiode på 6 år og skal implementeres fra 2018 (år 1). Den er basert på faktisk produksjon to år tilbake i tid (2016). For IMB slår dette dårlig uttelling for 2018, fordi 2016 var et år med svak «produksjon». Imidlertid vil større produksjon i 2017 bety en sterkere instituttøkonomi for 2019. Modellen innebærer også både større frihet og større ansvar med tanke på god budsjettdisiplin- og styring, fordi eventuelle negative avsetninger et år må hentes inn i løpet av 6 årsperioden, mens positive avsetninger vil bety at man kan budsjettere med disse midlene i løpet av senere år. Det ligger imidlertid en utfordring i rammekuttene som følger av pålegg fra KD, så vel som interne prioriteringer på UiT, for eksempel nybygg, sentralt strategisk handlingsrom og forslaget om en sentral reserve (pkt. 3.1). Hovedinntrykket man sitter tilbake med, og som representerer en klar utfordring for instituttene, er at man må produsere for å overleve! For IMBs vedkommende er det viktig at forskerne har tilgang på en funksjonell og moderne instrumentpark. Vi merker oss at Universitetsstyret ønsker å beholde øremerkede midler til utstyr som en del av det strategiske fondet. Konsekvensene av dette vedtaket er at fakultetene ikke vil få tildelt en nøkkelfordelt ramme til vitenskapelig utstyr, men vil måtte søke om midler til dette formålet. Her vil det være viktig at UiT gir tydelig informasjon om hvilke kategorier utstyr («mellomstort og stort») det kan søkes finansiering til, og at instituttene samarbeider om utstyr som kan være til nytte for alle parter. Det legges opp til at fordelingen internt på Helsefak skal beregnes ut fra antall vitenskapelig ansatte og en vekting av enhetene ut fra om disse er å anse som eksperimentelle, lettere eksperimentelle eller ikke eksperimentelle. IMB, IKM, IFA og IKO anses som eksperimentelle. Dette er vel og bra, men vil det være slik at fakultetet i sin søknad til UiT må levere en prioritert liste som samlet gjenspeiler denne fordelingsnøkkelen (side 5 og 19)? Kandidatproduksjonen for profesjonsstudiet medisin foreslås fordelt etter samme nøkkel som studiepoengproduksjonen. På grunn av endringene i kjølvannet av revisjonen av studieplanen vil det være påkrevd å foreta ny beregning av det relative bidraget fra IKM, IMB og ISM i legestudiet, slik at man oppnår en mest mulig rettferdig fordeling av studiepoeng- og kandidatmidler. Når det gjelder fordelingen av studiepoengmidler for tannlegestudiet mellom IMB, ISM og IKM har arbeidsgruppen videreført dagens modell - for år 1 ut fra andel av basis tildelt enhetene knyttet til oppbygging av studiet i perioden 2004-2008, mens produksjonen for år 2 tilfaller IMB og for 3-5 året Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 39

IKO. Videre er kandidatmidlene fordelt med 40% på IMB og 60% på IKO i samsvar med studiepoengproduksjonen. IMB slutter seg til arbeidsgruppens anbefaling om at fordelingen av midler må evalueres av instituttene knyttet til odontologi-studiet i samråd med prodekan undervisning medisin og odontologi og Programstyret ODO. Det samme gjelder det nyopprettede ernæringsstudiet; Programstyret må beslutte budsjettfordelingen mellom eierinstituttene på grunnlag av deres respektive studiepoengproduksjon. En fullstendig studiepoengproduksjon vil imidlertid slå inn for fullt først senere i budsjettperioden etter etableringen av master-programmet (5. år), men i forbindelse med planleggingen av bachelor-programmet ble det gjort en grundig analyse av behovet for «lærer-stillinger». Den relative fordelingen av lærerkrefter mellom eierinstituttene bør kunne være styrende for fordeling av midler knyttet til studiepoengproduksjon og kandidatproduksjon. Doktorgradsproduksjonen vil være en viktig inntektskilde for instituttene. Antall studenter som rekrutteres til fakultetets doktorgradsprogram fra IMB har vært nedadgående de senere år i forhold til flere av instituttene ved Helsefak. Uten å spekulere i årsaken til dette, er det en påminning til IMB om at det bør fokuseres på ekstern rekruttering og legges til rette for at gjennomføringsgraden blir så høy som mulig. Vi ser det som lite formålstjenlig med en stor sekkepost Fellesadministrasjon på fakultetsnivå. En slik sammenblanding av ulike typer virksomhet vil gjøre det svært vanskelig å følge opp hvor kostnader påløper. Videre er HELPED en faglig virksomhet som ikke bør fullfinansieres, men utsettes for krav om ekstern finansiering på lik linje med faglig virksomhet på instituttene. Som nevnt innledningsvis, selv om budsjettfordelingsmodellen kan gi større forutsigbarhet i budsjetteringsarbeidet, har instituttene likevel en utfordring på grunn av sentrale rammekuttene, og i tillegg har vi ikke sett de økonomiske konsekvensene av etableringen av «enhet for legeutdanning». I tråd med vedtak i fakultetsstyret går arbeidsgruppen inn for at den strategiske potten til fakultetsnivået skal være 3,5% av den totale rammen til Helsefak i hvert enkelt budsjettår. Fakultetsledelsen skal selvsagt ha gode forutsetninger for å treffe strategiske tiltak, men bør være forberedt på rammekutt i samme grad som instituttene. De strategiske midlene må derfor innrettes slik de styrker «produksjonslinjen» på en god måte. Dersom det ikke er bærekraftig med 3,5% avtak i strategisk pott, bør prosentsatsen justeres slik at ikke instituttenes produksjon av undervisning og forskning blir satt i fare. Siv R. Richardsen Kontorsjef Terje Larsen Instituttleder Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 40

Svar fra IHO på høring - flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Takk for invitasjon til høring på ny flerårig budsjettfordelingsmodell ved Det helsevitenskapelige fakultet. Kontorsjef Vibeke Guddingsmo har vært med som representant i arbeidsgruppen. IHO ser behov for ny budsjettfordelingsmodell som er forutsigbar for flere år framover, og ønsker endringen med flerårige budsjetter velkommen. Det vil gjøre det enklere å styre aktivitet og ikke minst ta ned aktivitet der det skulle være nødvendig i et mer langsiktig perspektiv. I den nye modellen legges det opp til at enhetene selv råder over ubrukte midler ved årets slutt, og at det ikke lengre skal være opp til fakultetsstyret å fordele midlene. IHO støtter at enhetene får råderett over sine ubrukte midler. Det er også positivt at man forenkler og gjør modellen mer transparent ved å gå bort fra gjennomsnittsberegning på resultatindikatorene. IHO har størstedelen av sin finansiering gjennom internøkonomien, og er det instituttet som har størst andel av protype 10-rammen. Det betyr at instituttet er svært utsatt hver gang det gjøres nye kutt som skal tas av felles ramme. De siste årene har andel lønn av total omsetning vært på omkring 85-90 %, så når det gjøres kutt er det bemanningen det går ut over ved IHO, og det må kuttes i stillinger. Instituttet utdanner kandidater til helseprofesjonene sykepleie, ergoterapi, fysioterapi og radiografi både innenfor bachelor-, videre- og mastergradsnivå, samt bistår til doktorgradsutdanningen som eies av fakultetet. Når det opprettes nye satsninger på tvers av fakultetet, som HELPED og ELU (Enhet for legeutdanning) er det viktig å være obs på at det medfører redusert bemanning til undervisning på IHO dersom det skal finansieres av felles protype 10-ramme. IHOs interne budsjett til driftskostnader har stått stille over mange år, og man har i praksis fått redusert andel drift siden det har blitt flere ansatte uten at driftskostnadene har økt. IHO har gått gjennom tre fusjoner, og har ved hver fusjon fått endret sine rammevilkår. Spesielt for enhetene utenfor campus Tromsø, dvs ved våre studieenheter i Hammerfest, Harstad og Narvik både har det vært, og er fortsatt utfordrende at det ikke har fulgt med nok midler til lønn og drift for de ansatte som ble overført i forbindelse med innplasseringen etter fusjonen. Det medfører at det flere steder ikke har blitt ansatt erstattere som følge av naturlig avgang, og at IHO ved campus Tromsø dermed delfinansierer underskuddene i Harstad, Narvik og Hammerfest. Sammen med fakultetsadministrasjonen venter vi fortsatt på avklaring fra nivå 1 på om de vil ta en ny runde med ekstraordinær budsjettfordeling på grunn av underfinansiering av sykepleierutdanningen i forbindelse med fusjonene. Dersom det ikke kommer mer midler over budsjettrammen til dette formålet, så vil IHO sannsynligvis gå inn i en flerårig budsjettfordelingsmodell med overforbruk. Overforbruket vil måtte tas inn over de kommende 6 årene. I tillegg regner vi med at det blir kutt i rammene styrt fra nivå 1 på grunn av nye bygg ved UiT, sentral reserve som skal bygges opp og økt strategisk handlingsrom vedtatt av Universitetsstyret. Avtak til fakultetsadministrasjonen er nødvendig siden man ikke har mulighet til å påvirke sine egne inntekter. Det er imidlertid viktig at fakultetsadministrasjonen tar sin andel av rammekuttene som belastes på fakultetet som helhet. Å innføre et nytt begrep som fellesadministrasjon i budsjettfordelingsmodellen kan gjøre det mindre transparent. Det er interessant for de øvrige enhetene ved Helsefak å vite hvordan budsjettene er fordelt innad i fakultetsadministrasjonen mellom seksjonene, fakultetsledelsen, Helped og Faglig fellestjenester. I modellen som viser differanse mellom tildeling i 2017 og ny simulert tildeling i 2017 har IHOs budsjett blitt redusert med 6,7 mill kr. Om man beregner et årsverk til 750.000 kr utgjør kuttet ca 9 årsverk. Det er et betydelig antall, og vi vil måtte bruke tid på å justere det inn. Kuttet i bemanning vil ha direkte konsekvens på tilbudet som gis til studenter. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 41

IHO ønsker at det blir en gjennomgang av forslag til ny budsjettfordelingsmodell på fakultetets ledermøte for instituttledere og kontorsjefer med mulighet for å gi flere innspill før den legges fram for fakultetsstyret. Vennlig hilsen Nina Emaus instituttleder Vibeke Guddingsmo kontorsjef vibeke.guddingsmo@uit.no 77 66 06 79 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 42

Vedlegg 3: Kostnadsbudsjett fellesadministrasjonen Helsefak 2017 Vedlegget har som formål å synliggjøre kostnadene budsjettert på den nye budsjettenheten Fellesadministrasjonen Helsefak. Budsjettrammen til fellesadministrasjonen 2017 utgjorde 106 mill. kr. I tillegg har enhetene andre inntekter, der den viktigste er dekningsbidrag fra enhetene. Strategiske midler Strategiske midler Lønnskostnader Ledelse/stab Seksjon for personal- og økonomitjenester Seksjon for utdanningstjenester Seksjon for forskningstjenester Seksjon for formidlingstjenester Totale lønnskostnader Budsjett 19,7 mill. Budsjett 7 mill. 9,2 mill. 5,6 mill. 3,2 mill. 7,2 mill. 32,2 mill. Felleskostnader Budsjett Seksjon Basisfinansiering ernæring og medisin 5,6 mill. Fak.adm REK 7,7 mill. Forskning AKM 4,5 mill Forskning Verksted 2,7 mill. Forskning Samarbeidsmidler 2,5 mill. Utdanning Felles Utdanningsutvalg (inkl. FOSS) 4 mill. Utdanning Disputas 3,1 mill. Utdanning Forskerlinje 3,2 mill. Utdanning Stipend/termin 4,2 mill. Utdanning / Forskning Forskerkurs 2,1 mill. Utdanning Forskerskoler 1,2 mill. Utdanning FUGE 1 mill. Forskning Allmennrettet formidling 2,7 mill. Formidling Tromsøundersøkelsen bidrag fra UiT 2 mill. Fak.adm Driftsmidler dekanat 1,1 mill. Fak.adm Driftsmidler seksjoner og felleskostnader 2,5 mill. Sum største felleskostnader 50,1 mill I oversikten fremkommer større aktiviteter. Resterende kostnader som ikke er synliggjort i oversikten inkluderer blant annet kontigenter, tverrfakultære samarbeid, lønnsforpliktelser for ansatte på institutt, lisenser, gass, kjøp av solutions for institutt, kurs og seminarer, Hel-Fel, HMS, impuls, eksamensavvikling, studentutvalg, forskerlinjestipendiater, osv. Detaljene fremkommer av den enkelte enhets budsjett. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 43

Vedlegg 4: Simulering nøkkel for fordeling av rammeendring Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

Vedlegg 5: Nøkler for fordeling av studiepoeng- og kandidatmidler tverrfaglige studier Det finnes egne fordelingsnøkler for enkelte studier/emner: Hel-Fel Fordelingsnøkkel revideres årlig etter avtale med seksjon for utdanning (nøkkel under er for 2016) IMB 9,13 % IFA 15,77 % IKO 4,56 % IPS 0,41 % IHO 68,88 % ELU 1,24 % Medisin Rammen for Enhet for legeutdanning fastsettes av Programstyret medisin og finansieres i hovedsak av studiepoengproduksjon medisin. Resterende studiepoengproduksjon fordeles mellom IMB, ISM og IKM etter fastsatt nøkkel. For simuleringens del er det tatt utgangspunkt i fordelingen 2017. Denne må justeres etter innspill fra PM. ELU 30,69 % IMB 26,41 % ISM 9,15 % IKM 33,75 % Odontologi Odontologi undervises sammen med MED i 1.år. Uttelling for 1. års odontologistudenter nøkkelfordeles ut fra finansiering mottatt i 2004-2008, dette jf. budsjettfordeling 2013. 2.års odontologi tildeles IMB og 3-5. år IKO. Fordeling kandidat IMB 79,00 % MED + ODO 1. år 113 IMB 40,00 % ISM 14,00 % MED 81 IKO 60,00 % IKM 7,00 % ODO 32 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 1

Vedlegg 6: Utvikling av strategisk avtak etter dagens modell Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2