for kontrakt om Rådgivningstjenester og byggeleder tjeneste for Krosshaug omsorgsboliger Stavanger kommune Stavanger eiendom
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kontraktens omfang... 3 1.4 Kontrakt... 3 2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen... 4 2.1 Innleveringsfrist... 4 2.2 Innleveringssted... 4 2.3 Merket tilbud skal leveres til:... 4 2.4 Vedståelsesfrist... 4 2.5 Tidsplan for behandling av tilbud... 4 3 Gjennomføring av konkurransen... 4 3.1 Regler for konkurransen... 4 3.2 Anskaffelsesprosedyre... 5 3.3 Kunngjøring... 5 3.4 Tilleggsopplysninger.... 5 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 3.6 Tilbakekalling av tilbud... 5 3.7 Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse... 5 3.8 Tilbudsåpning... 5 3.9 Avvising av tilbud... 6 3.10 Alternative tilbud... 6 3.11 Tilbud på deler av oppdraget... 6 3.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen... 6 3.13 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 6 3.14 Innstilling på kontraktstildeling... 6 4 Krav til tilbudet... 6 4.1 Tilbudets utforming... 6 4.2 Språk... 7 4.3 Forbehold... 7 5 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav... 7 5.1 Generelt... 7 6 Tildelingskriterier... 9 7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter... 11 krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 2 av 12
1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger kommune ved Kommunalstyret for miljø og utbygging heretter også kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om oppdragsgiver finnes på www.stavanger.kommune.no. Henvendelser i anledning konkurransen skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson. Kontaktperson hos oppdragsgiver: Navn: Stavanger eiendom ved Therese Øvernes Postadresse: Postboks 8001, 4068 Stavanger Tel: 51 50 74 97 E-post: therese.overnes@stavanger.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakter om levering av følgende rådgivertjenester: - Bygg (RIB) - elektro (RIE) - VVS (RIV) - Landskap (LARK) - byggeleder tjeneste (BL) 1.3 Kontraktens omfang Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i «Oppdragsbeskrivelse Orientering om prosjektet». Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.4 Kontrakt Kontraktens vilkår er definert i vedlagte Kontraktsbestemmelser og Avtaledokument. krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 3 av 12
2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf. nedenfor, senest: 30.01.2013 kl. 12:00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert på leveringsstedet rettidig. 2.2 Innleveringssted 2.3 Merket tilbud skal leveres til: Stavanger kommune Olav Kyrres gate 23, resepsjonen i 1. etasje 4005 Stavanger Norge Tilbudet skal merkes Tilbud om [aktuell tjeneste] for Krosshaug omsorgsboliger v/ Therese Øvernes. Tilbudet skal kun åpnes av adressat. Det vil bli gitt kvittering for anbud innlevert ved fremmøte. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.5 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud 30.01.2013, kl. 12:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 25.01.2013, kl. 12:00 Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) 08.02.2013 Klagefrist (tentativt) 15.02.2013, kl. 12:00 Kontraktsinngåelse (tentativt) 18.02.2013 Tilbudets vedståelsesfrist 30.05.2013, kl. 12:00 3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av 7.4.2006. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider www.regjeringen.no krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 4 av 12
3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter Forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 3.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin (www.doffin.no). 3.4 Tilleggsopplysninger. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig kontakte oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse (Doffin) til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal tilgjengeliggjøres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3.6 Tilbakekalling av tilbud Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i konkurransegrunnlaget. 3.7 Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/ tilbudskonferanse. 3.8 Tilbudsåpning Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene. krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 5 av 12
3.9 Avvising av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i FOA om avvisning av tilbud. 3.10 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 3.11 Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av de ulike oppdragene. 3.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av leverandøren. 3.13 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 3.14 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandøren til å fremme eventuell klage over beslutningen. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Det skal leveres et tilbud i papirformat. Tilbudet ønskes levert i ringperm og ingen dokumenter skal stiftes. Sidene skal nummereres. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i kapitel 5 og 6 i dette dokument. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares og dokumenteres. Alle utfyllingsfelt skal besvares og det skal ikke gjøres endringer i konkurransegrunnlaget. Utfylt konkurransegrunnlag skal leveres inn som en del av tilbudet. krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 6 av 12
Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, og merkes som angitt ovenfor. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert norsk oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert norsk oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/ forplikte tilbyder rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. 4.3 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i eget vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. 5 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for deltakelsen i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Der leverandørene ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 7 av 12
offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Firmaattest 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp 1.2 Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp 1.3 Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring (formular vedlagt). 1.4 Forsikringsbevis Kopi av gyldig forsikringsbevis 1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring innen aktuelle konsulenttjeneste og ha utført oppdrag av samme art, kompleksitet /vanskelighetsgrad og omfang/størrelse. En liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om type bygg, byggeår, budsjett, energiklasse og areal ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt 1.6 Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne En redegjørelse for at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet i prosjekttiden 1.7 Tilbyder skal ha minst 3 fast ansatte med kompetanse innen tilbudte Organisasjonskart/ oversikt antall ansatte krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 8 av 12
fagområde Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002 Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. 1.8 Det kreves kvalifikasjoner tilsvarende tiltaksklasse 2 eller 3 Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle arbeidene. 1.9 Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht. å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 11-10 (2) eller 20-12 (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA 11-10 (2) og 20-12 (2), vil bli avvist. 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 9 av 12
A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris - Fastpris - Timepriser Kvalitet Tilbudte personells dokumenterte erfaring og kompetanse fra gjennomføring og resultat oppnådd for relevante oppdrag. Det legges spesielt vekt på om at tilbudte ressurser for RIE tjenesten har erfaring fra og kunnskap om velferdsteknologi Referanser: Stavanger eiendom og andre oppdragsgiveres erfaringsgrunnlag vektlegges. 30 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om fastpris, timesatser Priskonsekvens for eventuelle forbehold Timepriser vil bli vurdert for eventuelle tilleggsarbeider; 100 timer vil bli tillagt anbudssum. Kun aktuell for byggeleder: Kostnad forlenget byggetid utover avtaleperioden 40 % CV for tilbudt saksbehandler i prosjektet. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet). 30 % Liste over referanser/evalueringer av tilbudte saksbehandler, på tidligere utførte oppdrag. Det må oppgis saksbehandlers rolle i prosjekt, samt navn på referanse. Skriftlig evaluering av tilbudt saksbehandler fra Stavanger eiendoms tidligere prosjekter vil også være en del av vurderingen. Tilbudsbrev 2.1 2.2 2.4 Oppdragsgiver vil etter beste skjønn vurdere det enkelte tilbud for hvert kriterium. Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 10 av 12
7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter et utleveres vederlagsfritt, og hentes ut på Doffin. Tilbyder må sørge for å hentet ut de dokumenter som er krysset ut, i matrisen under, for den ytelsen de ønsker å inngi tilbud på. Det er tilbyders ansvar å sørge for at alle dokumentene som gjelder som underlag for den enkelte ytelse er gjennomgått og med tatt i tilbudet. Det gis ikke anledning til å slå sammen flere ytelser i et tilbud. For hver tilbudte ytelse skal det levers komplett tilbud med dokumentasjon for den aktuelle ytelsen, jf. punkt 4.1. et for de ulike ytelsene består av følgende dokumenter: krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 11 av 12
Dok nr. Dokumenter R R R BL I B I E I V 1 Dette et inkl. denne X X X X dokumentoversikten 2 Oppdragsbeskrivelse for Krosshaug omsorgsboliger X X X X : X X X X.1 - Romprogram X X X X.2 - Situasjonsplan 1:500 X X X X.3 - Skisse tegninger X X X X.4 - Fremdriftsplan X X X X 3 Felles ytelsesbeskrivelse for rådgiverne, inkludert prosjekteringsleder (gjelder ikke byggeleder) YT- FELLES X X X 4 Ytelsesbeskrivelsen for den enkelte rådgiver, prosjekteringsleder eller byggeleder:.1 YT-RIB X.2 YT-RIE X.3 YT-RIV X.5 YT-BL X 5 Pris og signaturskjema.1 Pris- og signaturskjema rådgivere X X X.2 Pris- og signaturskjema byggeleder X 6 Egenerklæring HMS X X X X 7 Generelle kontraktsbestemmelser.1 Generelle kontraktsbestemmelser prosjekteringsgruppen X X X.2 Kontraktsbestemmelser byggeleder X 8 Avtaledokument.1 Avtaledokument prosjekterende X X X.2 Avtaledokument BL X 9 Evalueringsskjema X X X X Forkortelser: RIB Rådgivende ingeniør bygg RIE Rådgivende ingeniør elektro RIV Rådgivende ingeniør VVS LARK Landskapsarkitekt BL Byggeleder Det gjørs oppmerksomt på at eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget, tilleggsinformasjon publisert på Doffin og referater fra befaring eller informasjonsmøte også blir en del av konkurransegrunnlaget jf. punkt 3.4 i dette dokumentet. krosshaug - konkurransegrunnlag Stavanger eiendom 12 av 12