Konkurransebeskrivelse. Rammeavtale Miljørådgiver. Stavanger kommune

Transkript

1 Konkurransebeskrivelse Rammeavtale Miljørådgiver Stavanger kommune 20. januar 2017

2 Innhold 1 1 Innledning Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontraktens omfang Kontraktsperiode Kontrakt Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen Innleveringsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Tidsplan for behandling av tilbud Gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Endring av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling av tilbud Tilbudsåpning Avvising av tilbud Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Avlysning av konkurransen Innstilling på kontraktstildeling Krav til tilbudet Tilbudets utforming Språk Avvik Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Egnethet Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder Støtte fra andre virksomheter og deltakelse i fellesskap Tildelingskriterier Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 2 av 12

3 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger kommune ved Kommunalstyret for miljø og utbygging heretter også kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om oppdragsgiver finnes på Henvendelser i anledning konkurransen skal rettes til oppdragsgivers prosjektleder. Kontaktperson hos oppdragsgiver: Navn: ved Jonas Berglind E-post: jonas.berglind@stavanger.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om levering av tjenester som miljørådgiver i byggeprosjekter. Hensikten er å engasjere miljørådgiver som kan bistå prosjektleder med å sette ambisiøse, bærekraftige og realistiske miljømål i tråd med Stavanger kommune sin klima- og miljøplan. Det er målsetning at miljørådgiver skal være med fra mulighets eller skissestadiet. Omfang av rådgivning i videre i prosjekterings og byggeprosessen vil avhenge av bl.a. entrepriseform. 1.3 Kontraktens omfang ved prosjektavdelingen har for tiden stor oppdragsmengde. Budsjettet for 2017 er i størrelsesorden 800 mill kr. Prosjektene blir gjennomført i ulike entrepriseformer, både delte entrepriser og forskjellige varianter av totalentreprise. Prosjektene ledes av våre egne prosjektledere. I noen prosjekter bruker vi også egne arkitekter, ellers er tjenestene innleid. Denne kontrakten omfatter: Miljørådgivning slik at byggeprosjektene kan nå miljøambisjonene som er satt Oppdragsgiver har til hensikt å tildele rammeavtale med én leverandører som kan levere disse tjenestene. Avtalen har en estimert gjennomsnittlig årlig verdi på ca. kr Beløpet er veiledende oppgitt eks. mva og basert på antall prosjekt i investeringsbudsjettet. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 3 av 12

4 Dette gir en samlet kontraktsverdi for hele den mulige kontraktsperioden (inklusive opsjoner) på kr eksklusive merverdiavgift. Antatt kontraktsverdi er kun av informativ karakter og Oppdragsgiver er ikke bundet av denne. Volumet vil kunne avvike fra det ovennevnte som følge av endringer i blant annet økonomiske rammevilkår, endringer i behovet, markedssituasjonen og politiske vedtak. Årlig omsetning vil kunne variere betydelig Dersom Stavanger kommune tildeles ekstraordinære midler, vil disse kunne danne grunnlag for kjøp utenfor denne avtalen. 1.4 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år fra kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av kontrakten på 1+1 år, på samme vilkår. Oppdragsgiver kan også forlenge avtalen for en kortere periode enn 1 år, men ikke kortere enn 6 måneder. Oppdragsgiver forventer at kontraktsoppstart vil være Kontrakt Bindende kontrakt er sluttet når kontraktsdokumentene er signert av begge parter. Kontraktens reguleres av NS8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. 2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf. nedenfor, 24. februar 2017 kl. 12:00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert på leveringsstedet rettidig. 2.2 Innleveringssted Merket tilbud skal leveres til: Stavanger kommune Olav Kyrres gate 23, resepsjonen i 1. etasje 4005 Stavanger Norge Tilbudet skal merkes «Tilbud rammeavtale miljørådgiver 2017 ved Jonas Berglind. Tilbudet skal kun åpnes av adressat». Det vil bli gitt kvittering for anbud innlevert ved fremmøte. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 4 av 12

5 2.4 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud 24. februar kl 12:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 17. februar, kl 12:00 Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) 13. mars 2017 Karensperiodens utløp (tentativt) 24. mars, kl 12:00 Kontraktsinngåelse (tentativt) 27. mars 2016 Tilbudets vedståelsesfrist 23. juni Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av gjeldende utgave av lov om offentlige anskaffelser (LOA) og gjeldende utgave av forskrift om offentlig anskaffelser (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Tilbyder har risikoen for innholdet i tilbudet. Dersom tilbudet inneholder uklarheter eller avvik kan dette medføre at tilbudet avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 3.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin ( og TED (ted.europa.eu). 3.4 Tilleggsopplysninger Dersom Leverandøren finner at anskaffelsesdokumentene ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgivers kontaktperson innen angitt frist. Anonymisert spørsmål med svar vil bli presentert for samtlige leverandører via Doffin. Eventuelle feil eller uklarheter som oppdages i anskaffelsesdokumentene bes meldt Oppdragsgivers kontaktperson omgående. 3.5 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta endringer av anskaffelsesdokumentene som ikke er av vesentlig karakter. Leverandørene vil varsles når endringer tilgjengeliggjøres. Dersom Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 5 av 12

6 endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 3.6 Tilbakekalling av tilbud Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i anskaffelsesdokumentene. 3.7 Tilbudsåpning Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene. 3.8 Avvising av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i FOA om avvisning av tilbud. 3.9 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av leverandøren Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for Leverandøren til å fremme eventuell klage over beslutningen. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og bindende. Det skal leveres tilbud sammen med [antall] kopier av tilbudet. Dersom Leverandøren anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. jf. [pkt. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 6 av 12

7 4.4]. I tillegg skal det leveres elektronisk kopi av tilbudet (eksempelvis på minnepinne). Elektronisk kopi skal være uten virus. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter som fremkommer i anskaffelsesdokumentene besvares og dokumenteres. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i anskaffelsesdokumentene. Tilbudet ønskes levert i ringperm og ingen dokumenter skal stiftes. Sidene skal nummereres. Tilbudet anbefales levert i lukket forsendelse, og må merkes som angitt ovenfor. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og all dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. 4.3 Avvik Det er anledning til å levere tilbud med avvik som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige avvik vil bli avvist. Avvik skal klart fremgå i eget vedlegg for å være gyldige. Avvik skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Leverandøren. Leverandøren bes beskrive de økonomiske konsekvensene avvik vil ha for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Avvik som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. 4.4 Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller I henhold til offentleglova vil anskaffelsesprotokollen og mottatte tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til tilbud er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige. Oppdragsgiver har likevel taushetsplikt etter forvaltningsloven 13. Hvis oppdragsgiver mottar begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil leverandøren normalt kontaktes for å bistå i vurderingen av eventuelle taushetsbelagte opplysninger. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver oversende sladdet versjon av tilbudet innen kort tid. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 7 av 12

8 5 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav 5.1 Kvalifikasjonskrav For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut ESPD-skjemaet om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor samt at det ikke foreligger grunner til avvisning. Før en eller flere leverandører blir innstilt til kontraktsinngåelse skal den eller de fremlegge dokumentasjonsbevis i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. Det er tilstrekkelig med kopier av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Dokumentasjonen må fremlegges uten opphold. Oppdragsgiver kan på et hvert tidspunkt i konkurransen be at leverandørene straks fremlegger alle eller deler av de etterspurte dokumentasjonsbevisene. Bruk av den elektroniske ESPD-tjenesten (steg for steg): Klikk deg inn på: Velg «Jeg er leverandør» Velg «Importere ESPD-forespørsel for denne konkurransen» Last opp filen espd-request.xml som er en del av anskaffelsesdokumentene Velg det land din virksomhet er registrert i Fyll ut samtlige opplysninger under del II, III, IV, V, VI Etter utfylling av del VI velger du «eksporter til fil» Lagre filen «espd-response.xml» Husk å legge ved filen som en del av ditt tilbud! For mer informasjon om ESPD-tjenesten, se Dokumentasjonen som skal fremlegges, skal være på norsk. Leverandør med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbudet vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde leverandør rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur Egnethet Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonsbevis Leverandøren må godtgjøre at de er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert. Dokumentasjon for norske bedrifter vil eksempelvis være firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund. Dokumentasjonen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjonsbevis Som dokumentasjon vil Oppdragsgiver innhente kredittvurderingen Commercial Delphi Score fra Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 8 av 12

9 Experian (Oppdragsgiver abonnerer på tjenester fra Experian). Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som «kredittverdig». Leverandøren forutsettes å ha gjort seg kjent med registrerte opplysninger om foretaket og samtykker ved sin innlevering av tilbudet til at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurderingen av Leverandørens økonomiske forhold. Hvis Leverandøren er kjent med at kravet til økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten ikke kan imøtekommes gjennom kredittvurdering som angitt ovenfor, kan Leverandøren vedlegge tilbudet annen dokumentasjon som bekrefter/forklarer at den økonomiske evnen er tilfredsstillende. Hvis Oppdragsgivers kredittopplysninger om det enkelte foretak ikke inneholder en kredittvurdering, vil Oppdragsgiver søke å få dekket sitt dokumentasjonsbehov på annen måte, enten ved å vurdere om den økonomiske evnen er tilfredsstillende ut fra de andre opplysninger som måtte foreligge i løsningen fra Experian eller gjennom innhenting av annen dokumentasjon. Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt eller merverdiavgift. Dersom leverandøren har restanser for skatt eller merverdiavgift, må det foreligge en godkjent nedbetalingsplan. Leverandøren skal dokumentere kravet ved å kunne fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatt, eventuelt godkjent nedbetalingsplan. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Leverandørene kan selv bestille slik attest gjennom Altinn. Utenlandske leverandører skal kunne fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring som miljørådgiver for passivhus og utarbeidd og følgt opp klimagassregnskap for prosjekter som er prosjektert og/eller har oppnådd en målsetning om minimum 20% redusert Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver Dokumentasjonsbevis Leverandøren må kunne fremlegge en liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 4 år. Kvalifikasjonskravet relaterer seg til 9 av 12

10 klimagass i forhold til et referansebygg etter TEK10. I tillegg skal leverandøren hatt rollen som AP for BREEAM-sertifiserte bygg som minimum har oppnådd BREEAM «very good». Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne. Leverandørens organisasjon skal ha minst 2 personer med fagutdanning relevant til oppgaven. tilbyderforetaket som sådan, ikke til enkeltpersoners erfaring. Ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt Leverandøren må kunne fremlegge organisasjonskart/oversikt antall personer i egen organisasjon eller sammen med tilknyttede organisasjoner (forpliktelseserklæring) som viser navn og roller i organisasjonen. Presisering: Ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt. I de nevnte tilfellene kan oppdragsgiveren vurdere om dokumentasjon fra andre selskaper som evt. har blitt kjøpt opp, fusjonert etc. med tilbyderens selskap, kan danne grunnlag for tilbyderen til å oppfylle kvalifikasjonskravene. Tilbyderen har ansvar for å utdype hvordan han oppfyller det aktuelle kvalifikasjonskravet Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder Krav Dokumentasjonsbevis Leverandøren skal ha et velfungerende Leverandøren skal kunne fremlegge attest for kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001 Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. 5.2 Støtte fra andre virksomheter og deltakelse i fellesskap Dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal han kunne fremlegge dokumentasjonsbevis for at den vil ha rådighet for de nødvendige ressursene, eksempelvis ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra den eller de aktuelle virksomhetene. Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal virksomhetene levere separate elektroniske egenerklæringer (ESPD-skjemaet). Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap, skal de deltakende leverandørene levere separate ESPD-skjema. 6 Tildelingskriterier Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 10 av 12

11 Tildeling av kontrakt skjer ut fra hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad, og de øvrige tildelingskriterier slik disse fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris og kostnader - Timepriser - Eventuelle forbehold % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt prisskjema med opplysninger om timesatser og forbehold. Tilbudsbrev Vedlegg 1 Kvalitet Tilbudte nøkkelpersonells kompetanse og dokumenterte erfaring fra gjennomføring av relevante oppdrag. Tilbudte nøkkelpersonell skal ha minimum 3 års relevant erfaring. Referanser: og andre oppdragsgiveres erfaringsgrunnlag vektlegges % CV for tilbudt nøkkelpersoner CV-ene skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte relevante oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet), som er egnet til å identifisere kompetanse av særlig betydning for oppdraget som her skal gjennomføres. Det skal oppgis minimum to nøkkelpersoner for LCC, klimagass og energiforsyning og en for hver av BREEAM-AP og BREEAM revisor (i prisskjema), og leveres CV-er for disse. 75% av vektingen for dette kriteriet er for rådgivere til LCC, klimagass, miljøsanering og energiforsyning % Det skal leveres en skriftlig evaluering for nøkkelpersonell for BREEAM-AP og BREEAM revisor (totalt to evalueringer) og to skriftlige evalueringer fra tidligere oppdrag for de andre tilbudte nøkkelpersonene (totalt minimum fire evalueringer) Vedlagte skjema (vedlegg 6) kan benyttes. I tillegg kan bruke egne evalueringer av tidligere utførte oppdrag. Vedlegg 2 Vedlegg 3 Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 11 av 12

12 Tilbyder skal levere en beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes gjennomført % Oppgaveforståelse: Beskrivelse basert på tilbyders forståelse av vedlagte ytelsesbeskrivelser. Vedlegg 4 Evaluering av pris og kostnader: Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Lavbyder får 10 poeng. De andre tilbudene får poeng tilsvarende etter følgende formel: 10 x (lavbyder/aktuell pris). Poeng på pris vil bli vektlagt i forhold til vektingsprosent. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 1-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Mangler tilbudet dokumentasjon for å kunne evaluere kvalitet, gis tilbyder 0 poeng på det aktuelle tildelingskriteriet. 7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt, og hentes ut på Doffin. Det er tilbyders ansvar å sørge for at alle dokumentene som gjelder som underlag er gjennomgått, og skjema som skal fylles ut inngår i tilbudet. Dokumenter 2. Generelle kontraktsbestemmelser 3. Ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 4. Pris- og signaturskjema til utfylling 5. Referanseskjema til utfylling 6. Avtaledokument til orientering 7. Evalueringsskjema etter endt oppdrag til orientering Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse miljørådgiver 12 av 12