ANBUDSKONKURRANSE BRØYTING OG VINTERVEDLIKEHOLD FOR VEGER OG PLASSER PERIODE 2012-2015 (1+1) FROLAND KOMMUNE Froland kommune inviterer til anbudskonkurranse om brøyting og snørydding i Froland kommune. Anbudsgrunnlaget fås ved henvendelse til Froland kommune, teknisk virksomhet avd. eiendom. Anbudsgrunnlaget er også lagt ut på kommunens hjemmeside www.froland.kommune.no og på www.doffin.no Anbudsfristen er satt til 7. mai 2012 kl. 12:00 Leif Harald Walle Adm. leder eiendom Teknisk virksomhet Froland kommune 1
INNHOLDSFORTEGNELSE A. Anbudsinnbydelse B. Anbudsregler C. Krav til kontraktør D. Krav til lastebiler / traktor / maskiner og utstyr E. Krav til tilgjengelighet og øvrige relevante forhold F. Forhold til offentlige myndigheter, lov og regelverk G. Helse, Miljø og Sikkerhetskrav H. Arbeids-, kontrakts- og betalingsbestemmelser I. Godtgjørelse og oppgjørsformer J. Forsikring K. Prisregulering L. Oppsigelse av kontrakten M. Spesielle opplysninger om kontrakten N. Timeoppgave / Brøytekort Prisregulering (brukes etter kontrakt) O. EKSEMPEL PÅ KONTRAKT VINTERVEDLIKEHOLD Vedlegg P. Anbudspapirer som returenes Froland kommune A) Priser (priser inkl. alle sosiale utgifter, drivstoff etc.) P) Utstyrsliste leveres med anbudet Q) Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid Til kontraktørens eget bruk - Hjelpeskjema for vedlegg A) - Vedlegg U Brøyteinstruks for Froland kommune 2
A) Anbudsinnbydelse Froland kommune ønsker tilbud på innleie av lastebil / traktor og utstyr til snøbrøyting og snørydding av kommunale veger og plasser i Froland kommune som beskrevet under pkt. O brøyteroder beskrivelser. På en del av rodene er det også strøing tilhørende brøyteroden, noe som fremkommer i hjelpeskjema. Det er anledning til å gi inn tilbud på en eller flere roder i anbudet. Noen roder er rene brøyteroder, mens en god del roder inkluderer både strøing og brøyting, noe som det også vil være krav om i denne perioden. Se for øvrig rodeinndeling under punkt O i dette dokument. Anbudet gjelder fra 1. november 2012 30. april 2015, med opsjon på 1 +1 år. Anbudsfristen utløper torsdag 7. mai 2012 kl 12:00 og tilbud og henvendelser vedr. tilbudet skal være på norsk. Anbudskonkurransen er åpen i henhold til gjeldene regler for slike anskaffelser. Åpning av innkomne tilbud vil finne sted tirsdag 8.mai 2012 kl. 12:00 på kommunehuset i Osedalen, Froland kommune. Anbud sendes: Froland kommune Osedalen 4820 Froland Anbud gis på vedlegg 1 i dette anbudsgrunnlaget og sendes eller leveres i konvolutt merket: ANBUD BRØYTING FROLAND KOMMUNE. Skjemaet i vedlegg M, P og Q skal være fullstendig utfylt og skjema M skal være datert og underskrevet av tilbyder. I anbudsgrunnlaget finnes alle relevante opplysninger og bestemmelser vedrørende anbudsinnbydelsen og kontrakten. Henvendelser og spørsmål vedrørende grunnlaget rettes til avd. leder eiendom Steinar Hesthag på tlf. 901 04 976 eller fagansvarlig for vegdriften Geir Jomås tlf. 952 18 791. Froland 30/1-12 Leif Harald Walle Adm. Leder Eiendom 3
B) Anbudsregler 1) Generelt Innleie av brøytetjenester skal etter EØS avtalens bestemmelser foregå i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. og Forskrift om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp. Froland kommune forbeholder seg retten til å avvise: - Ethvert anbud som ikke er i samsvar med forespørselen - Ethvert anbud med uriktige eller manglende opplysninger / dokumentasjon - Ethvert anbud på grunnlag av avvisningsgrunner som nevnt i EØS forskriften om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp. - Kommunen forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uansett grunnlag. Anbud som kommer inn etter anbudsfristen avvises. Unntaket kan være anbud som kommer inn for sent, men før åpning dagen etter frist. 2) Krav til anbudet Anbudet gis ved å sende inn vedlegg 1 fullstendig utfylt inkludert nødvendig underskrift vedlegg 1. Kommunen ønsker i utgangspunktet tre vedlegg / skjema S, R og N innlevert sammen med tilbudet. Manglende utfylling vil kunne medføre avvisning. 3) Anbudets gyldighet og vedståelse Anbyder må vedstå seg sitt tilbud frem til alle anbud er evaluert og anbud antatt, dog senest innen 1.7.2012. Det forutsettes videre at anbyderen ved inngåelse av kontrakt er inneforestått med at man i beredskapsperioden til enhver tid forplikter seg til å være disponibel og å rette seg etter de instrukser og retningslinjer som gjelder for vinterarbeider i Froland kommune. 4) Konkurranseregulerende avtaler Det gjøres oppmerksom på at det er forbudt med konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at ervervsdrivende inngår avtaler (muntlig som skriftlig), samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen; jfr. Konkurranselovens kap.3. Overtredelse av forbudet vil føre til at anbudet avvises. 5) Valg av anbud Kommunen vil basere tildelingen av kontraktene på det økonomiske mest fordelaktige kjøpet. Dette innebærer at den leverandør som velges skal ha de kvalitative, faglige, tekniske og økonomiske grunnlag for oppfylling av kontrakten. I dette menes at kontraktør minimum har 3-5 års dokumentert erfaring med tilsvarende arbeid og har traktorer større enn 70HK. Det mest fordelaktige kjøpet blir det anbud med den laveste anbudsprisen sammenstilt med forventet kvalitet på utførelsen av tjenesten, samt andre forhold som kan ha innvirkning på totalkostnaden for kommunen. Vekting av anbudet vil være 80 prosent på pris og 20 prosent på erfaringsmessige, kvalitative, faglige og tekniske kvalifikasjoner. Vurderingsgrunnlaget vil være opplysninger gitt i anbudet samt våre erfaringer med firmaet. 6) Kontraktinngåelse Av hensyn til klare ansvarsforhold, inngås kontrakt kun med en juridisk selvstendig enhet. Når kontrakt er underskrevet av anbyder og kommunen, gjelder grunnlaget / anbudet som kontrakt. 4
C) Krav til kontraktør For at en anbyder skal komme i betraktning, må en del krav oppfylles. Nedenfor finnes en oversikt over hvilke krav Froland kommune har til anbyderne. D) Krav til lastebiler / traktor / maskiner og utstyr For tjenesten i Froland kommune kreves minimum traktor med relevant utstyr knyttet til oppdraget. Traktoren / Maskinen skal minimum ha 70 HK og skal være stasjonert på stedet / nær roden. Nødvendig utstyr skal bekostes av entreprenør. Anbyder skal også beskoste innkjøp og montering av varsellykt av godkjent type som gir blinkende gult lys, samt brøytelys og annet nødvendig varselutstyr som monteres på lastebilen / traktor / maskinen. Anbyder og fører skal kunne nås på mobiltelefon og lastebil / traktor / maskin skal ha tilgjengelig mobiltelefon når de er i arbeid. Froland kommune tar forbehold om at kommunen selv ved enkelte roder kan gjøre tiltak på dagtid, spesielt gjelder dette snørydding dersom vi finner dette hensiktsmessig. Dette vil avtales spesielt i hvert tilfelle om det blir aktuelt. E) Krav til tilgjengelighet og øvrige relevante forhold Den anbyder som blir tildelt kontrakt forplikter seg til å overvåke tilstanden på roden i perioden som er beskrevet. Entreprenør plikter å varsle kommunen vakt umiddelbart om forhold som vil påvirke vegstandarden negativt, slik som tette stikkrenner og siktsoner etc. for den aktuelle roden. Arbeidet skal utføres av anbyder og dennes ansatte i tjenesteforhold. Skifte av fører som ikke er oppført på førerlista i anbudet, skal meddeles og godkjennes av kommunen før iverksetting. Anbyder er ansvarlig for at førere / avløsere får full opplæring og kjennskap til kontraktens krav til utførelsen og ansvar. Entreprenør plikter å følge gjeldende arbeidsmiljøbestemmelser, spesielt gjelder dette tiltak mot sosial dumping etc. I vedtak ab 16.6.2005 heter det at; Leverandører til Froland kommune skal sørge for at ansatte i egen org. og ansatte hos evt. underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for sted og yrke. Anbyder har ikke mulighet til å sette bort hele eller deler av arbeidet til andre. Anbyder kan ikke overføre kontrakten til andre unntatt i spesielle tilfeller og må godkjennes av kommunen. Eksempler på dette er; - Anbyder bytter fra å være selvstendig næringsdrivende til å drive virksomheten gjennom ett aksjeselskap - En selvstendig næringsdrivende faller bort og virksomheten videreføres på en slik måte at de som har ett tjenesteforhold vedr vinterarbeider kan fortsette i stillingen. Beredskapen pålegger utrykning utenom ordinær arbeidstid på eget initiativ dersom snømengden overskrider 6 cm kram snø eller 8 cm tørr snø. Maksimal snømengde 12 cm kram snø eller 15 cm tørr snø skal ikke overskrides før rodene er gjennombrøytet. Under intens snøvær kan det bli aktuelt å rykke ut før utløsende snømengde inntreffer. Ved snøvær om natta skal brøyterodene være gjennombrøytet innen kl. 0600. Utbrøyting til full bredde inklusive snuplass skal utføres umiddelbart etter at snøværet har opphørt. Brøyting av fortau og gang- og sykkelveger skal være minst så bra at fotgjengere ikke velger å gå i kjørebanen. Tidsfrist for gjennombrøyting er av praktiske årsaker satt til ½ time etter tidsfristen for gjennombrøyting av kjørebanen. 5
F) Forhold til offentlige myndigheter, lov og regelverk Ved utvelgelse av anbud vil det bli lagt vekt på at anbyder overholder sine forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter, samt lov og regelverk. Dette omfatter forpliktelser som arbeidsmiljølovgivning, internkontrollforskriftene m.v. samt regelverk som angår kjøretøyets tekniske stand, avgiftsinnbetalinger, løyver osv. Det kreves ikke transportløyve ved anbud på brøyting. Sammen med anbudet vedlegges følgende dokumentasjon; - Kopi av vognkort / dokumentasjon at anbyder eier / leaser de aktuelle maskinene - Skatteattest (RF-1244). Skatteattesten må ikke være eldre enn 6 mnd regnet fra anbudsfristens utløp - Gyldig forsikringspolise Hvert år før vintersesongen starter, skal entreprenøren på forlangende kunne fremlegge dokumentasjon på at en er à jour med innbetalinger av skatter og avgifter. Denne dokumentasjonen omfatter; - Alle avgifter forbundet med å eie og drive kjøretøyene (årsavgift / vegavgift m.v.) - Skatteinnbetalinger for foretaket evt. for selvstendig næringsdrivende - Merverdiavgift - Dersom anbyder har ansatte (yrkesskadeforsikring) G) Helse, Miljø og Sikkerhetskrav - Miljø Leverandøren skal oppfylle de krav som Lov om vern mot forurensning og om avfall setter, for med dette å hindre uønsket miljøbelastning. Dette gjelder både støy til omgivelsene ved for eksempel nattarbeid og avgass gjennom unødig tomgangskjøring. Bortkjøring og deponering av snø som kan forårsake kjemisk forurensning ved f. ex. smelting mot elver etc. skal skje på kommunens anbefaling. - Bruk av varsellykt Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med instruksen for bruk av varsellykt. Det vises til gjeldene bestemmelser utarbeidet av Vegdirektoratet, HB 051 Arbeidsvarsling, 3. utgave januar 1988. - Internkontroll Leverandøren skal på anmodning kunne fremlegge dokumentasjon på at virksomheten har ett internkontrollsystem. - Personlig verneutstyr Ved arbeid på offentlig veg skal det benyttes verneklær som tilfredsstiller kravene i EN-471, klasse III. Øvrig nødvendig verneutstyr skal være tilgjenglig og alt verneutstyr holdes av anbyder. - Lastebil / maskin, traktor og utstyr Alle innleide maskiner / traktorer og utstyr skal tilfredsstille gjeldene lover og forskrifter. H) Arbeids-, kontrakts- og betalingsbestemmelser Det angis ikke fast arbeidstid. Arbeidsinnsatsen må påregnes det meste av døgnet, avhengig av vær og føreforhold. Det er kontraktøren selv om står ansvarlig for at arbeidstidsbestemmelser følges av alle ansatte. Kontraktøren må derfor selv undertegne og påføre sitt stempel i skjema 1, vedlegg 1. Når kontrakten er undertegnet av begge parter, gjelder anbudsgrunnlaget / anbudet som kontrakt. 6
I) Godtgjørelse og oppgjørsformer For oppdraget betales det en fast beredskap som inkluderer alle kostnader. Denne utbetales henholdsvis 1. januar og 1. april hvert år. I tillegg betales det for medgåtte timer etter en avtalt timepris. Godtgjørelsen utbetales etter regning etter månedlige oppgjør. J) Forsikring Leverandøren er på vanlig måte ansvarlig for evt. skader på privat og offentlig eiendom under utførelse av oppdragene. Vegkapitalen skal ikke forringes eller skades som følge av oppdraget. Leverandøren er ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet herunder forsikring mot skade på 3. part. Kopi av forsikringspolisen med tilhørende vilkår skal på forlangende kunne legges frem. K) Prisregulering For denne kontrakten vil ikke prisene bli justert i avtaleperioden på tre år. Dersom kommunen benytter seg av opsjonsretten etter tre år, vil prisene bli justert fra 1. august 2012 1. august 2015, med endringer etter SSB byggekostnadsindeks for riks og fylkesveger, vintervedlikehold. Den gir kompensasjon for endringene som evt. har vært i perioden. I ekstraordinære tilfeller hvor kostnader blir vesentlig endret som følge av omlegging av offentlige avgifter, nye beregningsmetoder for avgifter, uro på oljemarkedet og lignende, kan endringer vurderes særskilt. L) Oppsigelse av kontrakten Ved mislighold av kontrakten kan den sies opp med 14 dagers skriftlig varsel slik som angitt i kontraktens pkt 8. Etter to skriftlige irettesettelser i løpet av samme brøytesesong for manglende oppfyllelse av ett eller flere punkter i kontrakten, er dette å betrakte som mislighold av kontrakten. Overtredelse av bestemmelsene i anbudsgrunnlaget pt D-3 og D-4 er også å betrakte som mislighold av kontrakten. Særlig gjelder dette i de tilfeller hvor kontraktøren oppnår økonomisk vinning av betydning ved å unnlate å overholde sine forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter. Hvis det kan påvises at kontraktøren har gitt gale opplysninger for å skaffe seg selv urettmessig økonomisk gevinst, er dette å betrakte som mislighold av kontrakten. Kontraktøren har krav på betaling for utført arbeid fratrukket oppdragsgivers evt. merutgifter med å finne ny kontraktør når kontrakten sies opp. 7
M) : Spesielle opplysninger om kontrakten: Oppdrag for andre i beredskapsperioden Anbyder kan utføre oppdrag for andre i beredskapsperioden såfremt krav til utrykning er i henhold til vedlikeholdsstandarden for Froland kommune Materiell skal være registrert som; Egnet for oppdrag Beredskap gjelder i perioden: 1. november 30. april Vedlikeholdsstandarden: For brøyting av det kommunale vegnettet gjelder håndbok 111 Vedlikeholdsstandard for riksveger så langt den passer. Generelt gjelder følgende forutsetninger: Beredskapen pålegger utrykning utenom ordinær arbeidstid på eget initiativ dersom snømengden overskrider 6 cm kram snø eller 8 cm tørr snø. Maksimal snømengde 12 cm kram snø eller 15 cm tørr snø skal ikke overskrides før rodene er gjennombrøytet. Under intens snøvær kan det bli aktuelt å rykke ut før utløsende snømengde inntreffer. Ved snøvær om natta skal brøyterodene være gjennombrøytet innen kl. 0600. Utbrøyting til full bredde inklusive snuplass skal utføres umiddelbart etter at snøværet har opphørt. Brøyting av fortau og gang- og sykkelveger skal være minst så bra at fotgjengere ikke velger å gå i kjørebanen. Tidsfrist for gjennombrøyting er av praktiske årsaker satt til ½ time etter tidsfristen for gjennombrøyting av kjørebanen. Siktrydding i vegkryss: Arbeidet igangsettes normalt når snøkantene er 0,5 m over kjørebanen Snøen fjernes slik at sikten kan opprettholdes. Siktrydding og opprydding i vegkryss skal utføres innen et døgn etter at vegen er ferdig brøytet. Målsetting Hovedmålsettingen for brøytingen og strøingen er at vegene til enhver tid skal være farbar for bilister som er normalt utstyrt for vinterkjøring. Bemanning Kommunen krever at minst 1 person kan være tilgjenglig for å kjøre roden. Fører / evt. reservefører oppgis her: Navn: Reserve:. 8
P) : Eksempel på Timeoppgave / Brøytekort pr. maskin (Dette skjemaet benyttes som vedlegg til faktura hver måned) Entreprenør: Rode Maskin DATO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Kommentarer: TILTAK START (KL.) TILTAK STOPP (KL.) TYPE TILTAK (B/S) Sum timer 9
Q) EKSEMPEL PÅ KONTRAKT VINTERVEDLIKEHOLD Denne kontrakt gjelder for snøbrøyting og vintervedlikehold i perioden 1. november 2012 til og med sesongen 2014 / 2015 mellom Froland kommune og. Kontrakten gjelder for arbeid utlyst i anbudsinnbydelsen av januar 2012 for de strekninger som er angitt i anbudsgrunnlaget. Kontrakt skrives når anbyder er valgt. Kontraktbestemmelser: 1. Kontraktøren forplikter seg til å utføre arbeidene angitt i anbudsinnbydelsen i henhold til de betingelser og krav som er angitt i anbudsgrunnlaget, slik at vegen til enhver tid er farbar for alminnelig ferdsel. Vedlegg 1 til anbudsgrunnlaget er fylt ut to eksemplarer hvorav partene beholder et eks hver. I anbudsgrunnlaget finnes alle opplysninger om oppdraget også betaling. 2. Kontraktøren skal rette seg etter de anvisninger som gis av teknisk virksomhetsleder eller annen bemyndiget person fra kommunen 3. Hvis kontraktøren midlertidig på grunn av bilskade, sykdom eller andre årsaker ikke er i stand til å utføre oppgavene i henhold til denne kontrakt, eller hvis oppgavene blir mangelfullt utført, kan oppdragsgiver, etter at kontraktøren er varslet, la arbeidet utføres for kontraktørens regning. 4. Hvis kontraktøren pga. konkurs eller andre varige årsaker ikke kan utføre sine oppgaver, bortfaller kontrakten. Kommunen har krav på å få dekket alle sine merkostnader for en periode opp til 3 måneder fra det tidspunkt utførelsen av oppgavene opphørte. 5. Privat brøytemateriell og plogfester vedlikeholdes av kontraktøren selv. 6. Kommunen er uten ansvar for alle typer skader som måtte oppstå under utførelsen av oppdraget, også ovenfor tredjemann. Unntatt skader som måtte oppstå som følge av uaktsomhet fra kommunens side, ansvar iht. bilansvarsloven og lignende. 7. Tap som måtte oppstå for leverandøren ved kommunens mislighold av kontrakten, kan kreves erstattet. Tap som påføres kommunen pga. leverandøren forsettlig eller uaktsomt misligholder kontrakten, erstattes av leverandøren. 8. Leverandøren kan ikke levere oppsigelse i tidsrommet 1. juli 28. februar. Kommunen kan si opp kontrakten med 14 dagers varsel hvis leverandøren forsømmer sitt arbeid eller på annen måte misligholder kontrakten. 9. Tvister løses ved normal voldgiftsbehandling. Det presiseres at selv om en tvist har oppstått, fritar ikke dette partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. 10. Partene er inneforstått med at arbeidene skal utføres i henhold til de beskrivelser som er gitt i anbuds dokumentet. Dato: Dato: Froland kommune For kontraktøren 10