VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtested: Møterom 3. etasje rådhuset Møtedato: 11. november 2008 Møtetid: 10:00 12:30 Saker: 031/08-034/08 Av 5 medlemmer/varamedlemmer møtte 4. Følgende medlemmer møtte Lasse Hegge, leder Bjørn Aarstad, nestleder Per Dyrnes Katrine Bruvold Forfall Kristine Karlgård Andre Tove Melgård, KomRev Trøndelag IKS Terje Wist, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS Merknader: Ingen Underskrifter Lasse Hegge leder Bjørn Aarstad nestleder Katrine Bruvold Per Dyrnes
SAKLISTE 031/08 Referatsaker 032/08 Orientering fra revisor 033/08 Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for 2008-2011 034/08 Forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Verdal kommune
SAK 031/08 REFERATSAKER Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Følgende dokumenter ble referert: 1 KomRev Trøndelag IKS Foreløpig orientering, unntatt offentlighet, off.l. 5a, jf. forvaltningslovens 13. 2 Verdal kommunestyret Sak 101/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 3 KomRev Trøndelag IKS Invitasjon til temadag for regnskaps- og økonomiansvarlige 4 Oppslag i media mv. Vedrørende rådmannens rolle ved ansettelse av ny leder i boligbyggelaget 5 KomSek Trøndelag IKS Overføring av selskapskontroll Forslag i møtet Ingen Enstemmig. Endelig vedtak Referatene tas til orientering. SAK 032/08 ORIENTERING FRA REVISOR Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Forslag i møtet Ingen Enstemmig. Endelig vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering
SAK 033/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL I VERDAL KOMMUNE FOR 2008-2011 Saksbehandlers forslag til vedtak på bakgrunn av tidligere behandling i kontrollutvalget 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for 2008-2011 2. Etter en total vurdering anbefales overføring av selskapskontroll eierskapskontroll til KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte endelig vedtak om valg av leverandør for eierskapskontroll etter innhentet tilbud fra KomRev Trøndelag IKS Saksbehandlers forslag til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for 2008-2011 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Etter en totalvurdering innstiller et samlet kontrollutvalg på at selskapskontrollen overføres fra KomSek Trøndelag IKS til KomRev Trøndelag IKS. Begrunnelsen er at det må være en rød tråd gjennom hele revisjonsstrategien fra risikovurdering til handling. Revisjonen må se helhetlig på regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ved valg av KomRev Trøndelag IKS får kommunen tilgang til et større kompetansemiljø innen revisjon og en samlet helhetlig revisjon på ett sted.
Forslag i møtet 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for 2008-2011 2. Etter en total vurdering anbefales overføring av selskapskontroll eierskapskontroll til KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte endelig vedtak om valg av leverandør for eierskapskontroll etter innhentet tilbud fra KomRev Trøndelag IKS 4. Kontrollutvalget ber rådmannen foreta de nødvendige formelle saksforberedelser i forhold til innhenting av tilbud iht. gjeldende retningslinjer og lovverk. Forslag til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret i møte 1. Kommunestyret vedtar til Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for 2008-2011 med følgende prioriteringsliste: 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden 3. Endelig vedtak om valg av leverandør av selskapskontroll fremmes som egen sak til kommunestyret Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for 2008-2011 2. Etter en total vurdering anbefales overføring av selskapskontroll eierskapskontroll til KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte endelig vedtak om valg av leverandør for eierskapskontroll etter innhentet tilbud fra KomRev Trøndelag IKS 4. Kontrollutvalget ber rådmannen foreta de nødvendige formelle saksforberedelser i forhold til innhenting av tilbud iht. gjeldende retningslinjer og lovverk.
Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret vedtar til Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for 2008-2011 med følgende prioriteringsliste: 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden 3. Endelig vedtak om valg av leverandør av selskapskontroll fremmes som egen sak til kommunestyret SAK 034/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2009 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I VERDAL KOMMUNE Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verdal kommune med en total ramme på kr. 1 251 500. Budsjettforslaget er i 2009 kr og er, med unntak for refusjon for revisjonstjenester, oppjustert med den kommunale deflator. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag i møtet 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verdal kommune med en total ramme på kr. 1 251 500. Budsjettforslaget er i 2009 kr. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Enstemmig
Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verdal kommune med en total ramme på kr. 1 251 500. Budsjettforslaget er i 2009 kr. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg.