Protokoll fra ordinært sameiermøte i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet Dato 25.04.2013 Kl. 18.00. Møtested: Rica Helsfyr Hotel. Tilstede var 37 seksjonseiere og 4 med fullmakt til sammen 41 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Tor Kjetil Dedekam Pederssen. Møtet ble åpnet av styreleder Elisabeth Gundersen. 1. Konstituering A) Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Tor Kjetil Dedekam Pederssen. Vedtak: Valgt B) Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. Vedtak: Godkjent C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Tor Kjetil Dedekam Pederssen foreslått, og til å underskrive protokollen Morten N. Ottosen og Tara Ghods. Vedtak: Valgt D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Vedtatt 2. Årsberetning for 2012 Styrets årsberetning for 2012 ble gjennomgått og foreslått tatt til etterretning. Vedtak: Tatt til etterretning 3. Årsregnskap for 2012 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. Vedtak: Godkjent og vedtatt 4. Godtgjørelser Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 200 000,-. Vedtak: Vedtatt 5. Innkomne forslag 1
A) Bom ved gangvei til Hovinveien. Det er et konkret behov for en sikkerhetsforbedring her. (Monica & Miguel Figueroa) Styrets forslag til vedtak: Siden dette er en offentlig vei, har ikke sameiet mulighet til å sette opp bom, styret foreslår derfor å avvise forslaget. Vedtak: Styrets forslag tatt til etterretning B) Ønske om mulig for å leie felles sosialt samlingssted på Tiedemannsjordet (Monica & Miguel Figueroa) Styrets forslag til vedtak: Styret ser dette som en vesentlig kostnad samt sjenanse for de som da bor ved siden av denne leiligheten, styret foreslår derfor å avvise forslaget Vedtak: Styrets forslag vedtatt mot en (1) stemme C) Beskjæring av tre ved gangvei mot Hovinveien for å forbedre solforhold til byhus nr 11, 13 og 15 (Monica & Miguel Figueroa) Styrets forslag til vedtak: Styret tar kontakt med Hageform og ber dem trimme så mye som de mener er forsvarlig. Vedtak: Styrets forslag til vedtak enstemmig vedtatt D) Beskjæring av tre mot Hovinveien for å forbedre solforhold for oppgang 43 (Vinnie Sætrum) Forslag til vedtak: Styret tar kontakt med Hageform og ber dem trimme så mye som de mener er forsvarlig. Vedtak: Styrets forslag til vedtak enstemmig vedtatt E) Beskjæring av kastanjetre inne på gårdsplassen (Espen Ulimoen) Styrets forslag til vedtak: Treet er verneverdig, og har blitt beskåret iht de råd vi har fått fra Hageform., senest sommer/høst 2012. Styret får i oppdrag å gjennomføre en undersøkelse av treets «helse» og dersom denne er ok, så fortsetter vi pleie årlig iht til de råd som vår partner anbefaler. Ved negativ helse sjekk så gjennomføres de tiltak som vår partner anbefaler. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt F) Opprettelse av vedlikeholdsfond (Styret) FA) Avsette et beløp fra kapitalkonto til vedlikeholdsfond til fremtidig vedlikehold for bl.a. heiser, fasade, garasjeport, ventilasjon etc. Forslag til vedtak: Styret foreslår å avsette 1 mill for 2013. Vedtak: Enstemmig vedtatt (FA) opprettelse av vedlikeholdsfond på 1 MNOK FB) Øke felleskostnadene med 5 % til avsetning til vedlikeholdsfondet fra 01.01.2014 2
Forslag til vedtak FB: Styret foreslår fast pr. år å sette av 5 prosent pr. seksjonseier til vedlikeholdsfond (kreves inn som spesifisert beløp på giro for felleskostnader). Benkeforslag: Avsette 2,5 prosent pr. seksjonseier til vedlikeholdsfond (kreves inn som spesifisert beløp på giro for felleskostnader). Votering: 14 stemmer for 5 prosent og 22 stemmer for 2,5 prosent Vedtak: Benkeforslag vedtatt: 2,5 prosent økning av ordinære felleskostnader fra 01.01.2014 til vedlikeholdsfond, som kreves inn som spesifisert beløp på giro for felleskostnader. G) Tilbud ITV overvåkningsanlegg (Styret) Saksinformasjon: Skan-kontroll er stolte av, og takker for muligheten til å presentere dette tilbud på oppgradering av ITV overvåkningsanlegg for montering i sameiet. Anlegget er et rent ip-anlegg som kun består av høykvalitets komponenter som gir dere meget skarpe bilder slik at dere f. eks. kan ta ut meget gode bilder/videoer av personer etter uønskede hendelser. I dette tilbudet har vi satt opp 2 løsninger ut ifra om dere ønsker 10 eller 14 kamera. Forslag til vedtak: Styret foreslår at vi tar 120.000,- fra kapitalkonto til å gjennomføre dette. Vedtak: Enstemmig vedtatt H) Nytt låssystem (Styret) Tiedemannsjordet har dessverre vært gjenstand for mange innbrudd og forsøk på innbrudd, slik at alle våre fellesdører har blitt påført skade.i tillegg er vår låssystem av en type som gjør det mulig å kopiere nøkler som ikke har nødvendig kvalitet, noe som medfører stor slitasje på låssylindere og brukne nøkler som setter seg fast. Vi ønsker derfor å gjøre noe med dette og foreslår: a) Montere Secustrip på inngangsdører b) Montere Secustrip og nytt langskilt og dørvrider på kjellerdører: c) Nytt patentert låssystem i alle fellesdører med 3 nye nøkler til hver leilighet. Forslag til vedtak: Styret foreslår at vi tar kr 200.000,- som allerede er satt av i budsjettet for å gjennomføre dette. Alle vil få 3 nye nøkler til hver leilighet. Benkeforslag, tillegg: De som ønsker kan bestille flere nøkler gjennom Styret. Vedtak: Enstemmig vedtatt (de som ønsker kan bestille flere nøkler gjennom styret) I) Varmemåler (Styret) Bakgrunn i beslutningen på årsmøte 2011 om å installere individuelle vann- og varmemålere i alle boenheter. Det er fortsatt en del tvistediskusjoner med PEAB om vann og varme. VVSleverandøren Mercur (som var underleverandør i utbyggingsprosjektet) har blitt kjøpt opp av YIT. Av hensyn til ansvarsdeling i denne tvistefasen er det ikke ønskelig med betydelig rørleggerarbeid fra andre leverandører 3
enn YIT. Nåværende tilbud fra YIT (med andre aktører som leverandør av selve målerne) ligger godt over det tidligere behandlede tilbud på både prosjektkostnad og løpende kostnad. Forslag til vedtak: Utsette vann- og varmemålere. Avvente utfall av vann- og varmetvister med tilhørende utbedringer. Styret fremmer nytt revidert forslag til årsmøte 2014 (gitt tvistene er avklart). Vedtak: Enstemmig vedtatt å utsette vann- og varmemåler prosjektet som beskrevet J) Canal Digital vs. GET (Styret) Utbygger inngikk en bindende 5 års avtale med Canal Digital som nå utløper. Styret har derfor innhentet tilbud fra både Canal Digital og Get. Canal Digital har fremdeles ikke kommet til enighet med TV2. Situasjonen er fastlåst og det blir rettssak mellom partene i mai. Styret er delt i å anbefale bytte eller oppgradering av Canal Digital. Her er kostnaden for de to alternativene styret mener er det beste: 1) Canal Digital: Totalpris per måned per boenhet: kr 269,- Komplett MINI med T-We Box HDPVR 2) Get: Totalpris per måned per boenhet: kr 249,- GET box HDPVR og Get superbrebånd 2/1Mbps til alle beboere Vedtak: Canal Digital (alternativ 1) 6. Valg av tillitsvalgte A) Som leder for to (2) år ble det foreslått Elisabeth Gundersen (gjenvalg). Vedtak: Valgt ved akklamasjon B) Som styremedlemmer for to (to) år ble foreslått gjenvalg av Tommie Antonsen og Yngve Jensen. Vedtak: Valgt ved akklamasjon C) Som varamedlemmer for 1 år ble foreslått: - Thor Martin Bjerke (gjenvalg) - Monica Figueroa (gjenvalg) - Espen Alegria Ulimoen (ny) - Kaja Næss (ny) - Morten Nordhagen Ottosen (benkeforslag) Vedtak: Thor Martin Bjerke, Espen Ulimoen, Morten Ottosen og Monica Figueroa D) Som valgkomité for 1 år ble foreslått Camilla Klevan og Thor Martin Bjerke. Vedtak: Camilla Klevan, Thor Martin Bjerke og Sigrid Haugen. 4
Sameiermøtet ble hevet kl 20.07. Protokollen godkjennes av undertegnede: Tor Kjetil Dedekam Pederssen /s/ Møteleder Tor Kjetil Dedekam Pederssen /s/ Referent Tara Ghods /s/ Protokollvitne Morten N. Ottosen Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Elisabeth Gundersen BNV 51 2013 2015 Styremedlem Tommie Antonsen BNV 27 2013 2015 Styremedlem Yngve Jensen BNV 47 2013 2015 Styremedlem Hanne Klægstad BNV 1 2012 2014 Styremedlem Kirsten Kayambakis BNV 37 2012 2014 www.tiedemannsjordet.no E-post: styret.tiedemannsjordet@borettslag.net 5