Rammeavtale multifunksjonsmaskiner Journalnr 2009/0102 Spørsmål og svar Nr 2, 13.februar 2009
Innhold 1 Innledning... 1 2 Spørsmål og svar... 1 ii
1 Innledning Formålet med dette dokumentet er å besvare innkomne spørsmål vedrørende anskaffelsen. Alle spørsmål er anonymisert og om nødvendig generalisert. Dette dokumentet vil også bli benyttet dersom Oppdragsgiver finner det formålstjenlig å gi tilleggsinformasjon utover konkurransegrunnlaget, dets bilag og besvarte spørsmål. Dokumentet vil bli fortløpende oppdatert. Tilleggsinformasjon inkludert svar på innkomne spørsmål vil bli sendt til potensielle tilbydere senest seks dager før tilbudsfristen. Vennligst merk at alle spørsmål vedrørende anskaffelsen skal være skriftlig og sendes til den e- postadresse som oppgitt i kunngjøringen og konkurransegrunnlagets del I. Henvendelser adressert gjennom andre kanaler kan ikke påregnes besvart. 2 Spørsmål og svar Nedenfor følger svar på de spørsmål som pr utsendelsen av dette dokumentet er innkommet. Spørsmålene er i nødvendig grad anonymisert og generalisert. 1 Del 2 - Bilag 1 pkt 4.4, jf Del 2 - Bilag 3, pkt 2 2 Del 2 - Bilag 3, pkt 2 3 Del 2 - Bilag 1 pkt 4.4, jf Del 2 - Bilag 3, pkt 2 4 Del 1 Konkurransebestemmelser 5 Bilag 2, pkt 3.3, flg 6 Del 2 - Bilag 1 pkt 4.4 Er det slik forstå at krav til hastighet på 40 sider er absolutt, eller er det mulig å revurdere dette kravet? Er det slik å forstå at maskinene skal prises med alle funksjoner det forespørres om, i kolonnen enhetspris inkl. mva. i Bilag 3 punkt 2? (det vil si inkludert print, faks, skann, stiftesortering osv) Det stilles krav til følgende: 40 - siders s/h 70 - siders s/h Er dette å betrakte som et minimumskrav til hastigheter? Vil det bli vektet positivt dersom man tilbyr høyere hastigheter enn minimumskravet? Er det mulig å få tilsendt hoveddokumentet i word format? Viser til Bilag 2 punkt 3.3 Hastighet/kapasitet og utover. Her er det forskyvning mellom pkt. og referanse til Bilag 1. punkt 4. I Bilag 2 er det ikke riktig referanse til punkt 4.3 Follow me/secure print i Bilag 1. Det ønskes ikke hybridmaskiner men rene s/h respektive fargemaskiner. Vi ber om en spesifisering av hva som menes med hybridmaskiner? Hastighetskravet til minimum 40 sider er et minimumskrav, slik det også fremgår av ordlyden i kravet. Prisene skal oppgis for tilbudte maskiner og løsninger komplett iht kravspesifikajsonen og i samsvar med oppstillingen i Bilag 3 pkt 2. Det henvises til den innledende tekst i Bilag 1, kap 4. De oppgitte hastighetskrav er å anse som minimumskrav. En oppfyllelse av krav utover minstekravet hvor minimumskrav er oppstilt vil følgelig honoreres. For øvrig henvises til tildelingskriteriene i konkurransebestemmelsenes pkt 6.3. Konkurransebestemmelsene vil kun bli utsendt i pdf-format. Som det korrekt påpekes har avsnittet for "Follow me/secure print" ved en inkurie blitt utelatt i Bilag 2. Oppdatert dokument, forhåpningsvis korrekt, vedlegges til leverandørens bruk i utarbeidelse av sine tilbud. Det er så "enkelt" som at vi ønsker helt vanlige s/h- eller fargemaskiner. Vi ønsker ikke s/h maskiner med mulighet til å kopiere noen fargekopier på. Vi har noen s/h maskiner i dag hvor vi kan kopiere intill 10% av antall i farger. Det er det vi mener med hybrid fargemaskin. Side 1 av 3
7 Del 2- Bilag 1 pkt 4.3 8 Del 2 - Rammeavtalen 9 Del 2 - Bilag 1, pkt 4.2 10 Del 2 - Bilag 1, 11 Del 1 Konkurransebestemmelser Til underpunkt 15 vedr formuleringen rundt scan to mail: I nest siste linje skrives det: "Videre ønskes kun mulighet til å sende e-post den autentiserte brukers egen mailboks." Trenger en avklaring på om det her menes til eller fra mailboksen Siden tilbyder er et globalt selskap med en stor nordisk og europeisk base av større avtaler finner vi det vanskelig å godta kontraktens punkt 12 Konkurransedyktighet av både praktiske og merkantile forhold. Vil et forbehold mot kontraktens samme punkt bli betraktet som et vesentlig forbehold og føre til avvisning av tilbudet? Siden det presiseres at de ikke ønskes hybridmaskiner vil det også si at fargehastighet skal være minimum 40 sider pr. min? I punkt 4.5 krav nr 3 så skriver dere at utskriftskvaliteten skal dokumenteres. Er det da sånn å forstå at dere skal fysisk ha en utskrift eller skal dere ha et produktark som forteller dette? Viser til pkt. 1.1 i Konkurransegrunnlaget. Der står det at På grunn av svært lavt A3 volum er en fordel at tilbudte maskiner kun tar A4-format. Dette av hensyn til så vel økonomi som plasshensyn. I kravspesifikasjonen i Bilag 1, pkt. 4.2 (Papirformat) står det: Må minimum takle papirformatene A4 og A4R. Maskin som skal håndtere både A4 og A4R-format (liggende A4 ark) krever maskin med papirskuff som i praksis kan benyttes for A3-papirformat. Kan dere redegjøre for behovet for A4R-format? Her har ordet "til" dessverre blitt utelatt. Kravet er dermed korrekt å lese som: Videre ønskes kun mulighet til å sende e-post til den autentiserte brukers egen mailboks Oppdragsgiver ønsker av forhåpentligvis forståelige grunner ikke å forhåndsprosedere evalueringen, verken av kontraktsforbehold eller av tilbudenes potensielle innhold for øvrig. Nærværende anskaffelse innebærer imidlertid konkurranse om en rammeavtale, hvor nye produkter antas å ville bli introdusert gjennom avtaleperioden. For å sikre at vilkårene som lå til grunn for tildeling av rammeavtalen fortsatt er valide gjennom avtaleperioden er det av betydning for Oppdragsgiver at det foreligger visse reguleringer av Leverandørens konkurransedyktighet gjennom avtaleperioden. Avslutningsvis presiseres at konkurransedyktighet ift nærværende avtale naturlig må relateres til sammenlignbare leveranser av tilsvarende omfang. Ja. Slik kravet er oppstilt er det bedt om en dokumentasjon, fortrinnsvis ved sertifiseringer, alternativt dokumentasjon fra tredjepart (f eks testlab, kvalitetssikringsinstitutt, dokumentasjon fra standard prøver med hårstreker, el tilsv) som dokumenterer gjennomgående god utskriftskvalitet. Hvis maskinen kun kan ta A4 må den kunne ta A4R fra sidemater. Side 2 av 3
12 Del 2 - Bilag 1, pkt 3.2 13 Del 2 - Bilag 1, pkt 4.4 14 Del 2 - Bilag 1, 15 Del 2 - Bilag 1, I punktet står det følgende: "Stortinget har i dag følgende spesifikasjoner for printerstøtte/skanning tilknyttet programvare: Intralogic levert av Ocè". Kan tilbyder gi en uttømmende liste over hvilken grad av integrasjon/ funksjonalitet med Intralogic som benyttes i dag og som dermed er ønskelig? Iht krav nr 1 bes oppdragsgiver klargjøre hva som her menes med varierende kvalitet på papiroriginaler. Under krav nr 1 til utskriftskvalitet er det angitt et intervall på s/h: 200-1200 dpi samt oppløsning på farge på 200-800 dpi. Menes det her at oppdragsgiver ønsker variert oppløsning på utskriftene eller er det et intervall på hvor oppgitt oppløsning skal befinne seg innenfor på skriverne? Under krav nr 3 til utskriftskvalitet er det oppstilt følgende krav: "For øvrig god kvalitet på utskrifter. Kvaliteten på kopi/print må være like god...utskriftskvalitet skal dokumenteres". Hvordan ser oppdragsgiver det for seg å få utskriftskvaliteten dokumentert? 16 Bilag 3, pkt 3.1 Vedr innbytte av eksisterende maskiner siteres: "Kunden har eksisterende maskiner... Eventuelle rabatter knyttet til retur av utrangert maskin skal fremgå av vedlegg 1. Vi ber oppdragsgiver klargjøre om dette omfatter rabatter knyttet til selve returen eller om det er rabatt v/innbytte Vedlegg 1 som er ønskelig. I dag går i hovedsak alle skann som gjøres på Stortinget til Intralogic. Det skannes og overføres via FTP til en katalog på WEB server (Intralogic) som den enkelte bruker kan logge seg på via Single sign on. Serveren nås ved hjelp av Internet Explorer hos den enkelte bruker. Den innskannede jobben kan her plukke opp og eventuelt OCR lese til Word / excel / søkbar PDF, før den lagres eller kan sendes dirrekte som e-post. Vi ønsker å ha mulighet til å opprettholde denne funksjonaliteten til en eventuell Skann til e-post blir innført. Det skannede dokumentet skal ikke kunne komme fra en anonym avsender, derfor setter vi ikke i gang med Skann til e-post før en autentiseringsløsning er på plass. Videre hvordan denne autentiserings løsningen ønskes, står beskrevet i konkurransegrunnlaget. Vil videre fremheve at magnetstripe foretrekkes fordi dette er løsningen som i dag benyttes på Stortingets adgangskort, det er kortet som eventuelt skal benyttes i en slik ny løsning. Med denne formuleringen menes at maskinene har en "vanlig" kopimaskinmater, dvs at den tar papir av ulik kvalitet. Det er ikke varierende kvalitet på utskriften som etterspørres, men et krav om at utskriftskvaliteten ligger innenfor de angitte intervaller. Se svar på spm 10 over. Det siktes her til hvilken rabatt pr maskin oppgitt i NOK Leverandøren eventuelt tilbyr ved den løpende utskifting av maskiner som forventes å skje i avtaleperioden. Eventuelle returkostnader skal hensyntas ved leverandørens fastsettelse av tilbudt rabatt. Side 3 av 3