Referat Generalforsamling Høsten 2014, BIS Trondheim Torsdag 09.10.2014 Klokken 16.00 A1 Side 1
Innhold i sakspapirene Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Side 4 Saksliste Sak 1, behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden. Side 7 Sak 2, behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps og protokollførere Side 7 Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Side 8 Sak 4, behandling: Godkjenning av referat fra vårens generalforsamling. Side 8 Sak 5, behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014 Side 9 Sak 6, behandling: Godkjenning av regnskap for våren 2014. Side 12 Sak 7, behandling: Godkjenning av revidert budsjett høst 2014 og budsjett vår 2015Side 13 Sak 8, behandling: Godkjenning av vedtektsendringer Side 15 Sak 9, behandling: Godkjenning av kosmetiske vedtektsendringer for HR Side 15 Sak 10, behandling: Obligatorisk oppmøte for engasjerte i BIS Trondheim ved GF Side 16 Sak 11, behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for ØA NLD Side 18 Sak 12, behandling: Fjerning av stillingsinstruks for nestleder NLD Side 18 Sak 13, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for volleyballansvarlig Side 19 Sak 14, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for innebandyansvarlig Side 19 Sak 15, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for golfansvarlig Side 20 Sak 16, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for økonomiassistent Side 20 Sak 17, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Bull Invest Side 21 Sak 18, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Start BI Side 21 Sak 19, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for leder i Women at BI Side 22 Sak 20, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for nestleder i Women at BI Side 22 Sak 21, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for utvalgsrepresentant i Women at BI Side 23 Sak 22, behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for fotoansvarlig Side 24 Sak 23, behandling: Fullmakt til sittende styre til å konstituere manglende tillitsverv Side 24 Sak 24, behandling: Valg av tillitsvalgte Side 25 Sak 25: Eventuelt Side 28 Vedlegg Vedlegg 1: Referat GF vår 2014 Side 17 Vedlegg 2: Redegjørelse fra styret og ledelsen i BIS Trondheim 2014 Side 58 Vedlegg 3: Regnskap for vår 2014 Side 74 Vedlegg 4: Revidert budsjett for høst 2014 Side 83 Vedlegg 5: Budsjett vår 2015 Side 91 Side 2
Vedlegg 6: Lokale vedtektsendringer Side 96 Vedlegg 7: Stillingsinstruks økonomiansvarlig NLD Side 98 Vedlegg 8: Stillingsinstruks volleyballansvarlig Side 100 Vedlegg 9: Stillingsinstruks innebandyansvarlig Side 101 Vedlegg 10: Stillingsinstruks golfansvarlig Side 102 Vedlegg 11: Stillingsinstruks økonomiassistent Side 103 Vedlegg 12: Stillinginstruks Bull Invest Side 104 Vedlegg 13: Stillingsinstruks Start BI Side 105 Vedlegg 14: Stillingsinstruks leder Women at BI Side 106 Vedlegg 15: Stillingsinstruks nestleder Women at BI Side 107 Vedlegg 16: Stillinginstruks utvalgsrepresentant Women at BI Side 108 Vedlegg 17: Stillingsinstruks fotoansvarlig Side 109 Side 3
Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Hentet fra de standardiserte lokale vedtektene ved BI Studentsamfunn (13.04.2014 http://www.bis.no/sentralt/nyttig informasjon/vedtekter/) Kapittel 4 ORGANISASJON 4 1 Generalforsamling 4 1 1 Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ. 4 1 2 Generalforsamlingen avholdes to 2 ganger i året, lagt til vår og høstsemesteret. 4 1 3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS LA sin virksomhet. 4 1 4 Styret og Generalforsamlingen kan invitere personer til Generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4 1 5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to 2 uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, samt hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. 4 1 6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 9 dager før Generalforsamlingen. 4 1 7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest én 1 uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. 4 1 8 Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3 1 1. 4 1 9 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4 1 5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4 1 10 Referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest to 2 uker etter GeneralforsamlingenSide 5 4 1 11 Side 4
Generalforsamling skal tre sammen senest ti 10 uker etter semesterstart. 4 2 Generalforsamlingens generelle oppgaver 4 2 1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret, Ledelsen og HR komitéen i BIS: Rekkefølge: Leder, Økonomi, Fag, Marked, Næringsliv, Kommunikasjon, Sosialt, HR 4 2 2 Høst: Tillitsvalgte har funksjonstid ett 1 år fra høstens Generalforsamling sin slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret. 4 2 3 Ved Høstens Generalforsamling skal man: Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år Godkjenne budsjett for høstsemesteret 4 2 4 Vår: Tillitsvalgte valgt på vårens Generalforsamling har funksjonstid fra 01.07 30.06. 4 2 5 Ved vårens Generalforsamling skal man: Godkjenne årsregnskap for foregående kalenderår. Dette skal godkjennes av regskapskyndig person, fortrinnsvis offentlig godkjent revisor eller en autorisert renskapsfører. Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/redegjørelse.side 6 4 4 Valg Side 5
4 4 1 Definisjon av flertallsformer: Absolutt flertall: Minimum halvparten av stemmene Kvalifisert flertall: Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer. Simpelt flertall: Minimum én stemmes overvekt 4 4 2 Ved forslag: Alle saker / forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet. 4 4 3 Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 4 4 4 Stemmefordeling: Hver delegat har én stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til det delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. 4 4 5 Valgprosedyrene: 1. Kandidater presenteres. Kandidater kan benke verv inntil innstilling er presentert. De vil få 5 min med apell og 5 min med spørsmål. 2. Kandidater avholder appell (5 min) 3. Kandidater får spørsmål (5 min) 4. Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at dett skal foretas en ny presentasjonsrunde avkandidatene på maksimalt 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor én eller to kandidater gjenstår etter omvalg. 5. Innstilling presenteres 6. Skriftlig, hemmelig, valg avholdes umiddelbart etter at innstilling er gitt. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 7. Kandidaten som får absolutt flertall velges. 8. Hvis ingen kandidater får absolutt flertall ved første valgomgang så går kandidaten med færrest stemmer ut. Deretter blir det omvalg mellom de resterende kandidater, inntil en av kandidatene oppnår flere enn absolutt flertall. 9. Dersom det er fortsatt stemmelikhet etter omvalg, foretas rangering av loddtrekning. 10. Hvis den siste kandidaten ikke oppnår absolutt flertall mot blanke stemmer, velges ikke kandidaten. 11. Feilaktig stemme skal ikke medregnes. 12. KVK og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. Sak 1, til behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden Side 6
Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden med eventuelle endringer. Sak godkjent. Tid: 16:07 Hendelser: Leder oppfordrer til godkjenning. Opplyser om publisering av dagsorden. Endring Flytte 25 til før 24, votering: godkjent. Sak godkjennes. Sak 2, til behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps, protokollførere og trekking av dobbeltstemme Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Følgende ansvarlige skal velges: Ordstyrer: Christian Hjort Bisitter: Per Joachim Kibsgaard Petersen 2 person til å utgjøre referent: Simon Flatebø Selle, Ingrid Thomasgaard 3 personer til å utgjøre tellekorps: Aina Iversen Ervik, Malin Wemundstad og Kenneth Kopperud Andresen 2 personer til å undertegne protokollen: Sondre Jentoft og Niels Joachim Stang Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner kandidatene. Tid: 16.09 Hendelser: Trekning av dobbeltstemme, tildeles N74. Sak godkjennes. Side 7
Før sak 3: Nylig tiltrådt direktør ved Handelshøyskolen BI, Asgeir Opland, holder velkommentale. Talens nøkkelpunkter er informasjon om hans stilling og hans ønske for samarbeid med BIS. Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Bakgrunn: Dersom generalforsamlingen har noen saker til eventuelt, må disse framlegges på dette tidspunkt. Det vil ikke være anledning til å føre opp saker ved et senere tidspunkt. Sakene vil bli behandlet under sak 25 (vedtatt flyttet til 24, se Sak 1) HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av generalforsamlingen. Tid: 16.25 Hendelse: En sak meldes, gjelder tilskudd til BIS idrett (amerikansk fotball). Sak godkjent. Sak 4, til behandling: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim. v/leder Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim ber generalforsamlingen godkjenne referatet fra generalforsamling den 13.03.2014. Vedlegg: 1 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner referat fra generalforsamling med eventuelle endringer. Tid: 16.27 Hendelser: Sak godkjennes. Side 8
Sak 5, til behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014/2015 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Vedlegg: 2 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Styret og Ledelsens redegjørelser for 2014. Tid 16.26 Hendelser: Leder, Sondre Jentoft (henviser til redegjørelse side 59 og 60) 14: Hvilke punkter i samarbeidet med administrasjonen ønsker dere å forbedre? Leder: Allerede når ny direktør trådde inn ble det holdt et møte. Her la vi fram hva vi ikke var fornøyd med. Det vil bli månedlige møter. Vi ønsker å danne et næringslivsforum med admin for å opprettholde god kommunikasjon. 14: Hvilke punkter er dere spesielt misfornøyde med? Leder: Det er det generelle samarbeidet. Det er for høy terskel for å gå inn, og vi får lite støtte sammenlignet med de andre BI skolene. Dette går på økonomiskstøtte, innvesteringer og kommunikasjon mellom BIS og ledelsen. Vi har nå delt en midlertidig kalender, og jobber for å opprette felles googlekonto så de kan ha innsikt i hva og når ting skjer. 14: Hva med hjemmesiden? Leder: Hjemmeside har dårlig standard og det legges lite arbeid i den. Jobbes mye fra BIS til ledelsen for å finne ny og bedre løsning. Må komme fra sentralt for å legge større fokus og bedre denne. 14: Er det realistisk at BIS Baren vil være igang innen vi er ferdige her (1<år)? Leder: Ikke realistisk i løpet av de første årene. Skal skape campusfølelse, så bør ligge i nærheten av skolen. Dette er ikke mulig nå. Vært i dialog med direktør og rektor nasjonalt om misnøye for at vi ikke har det, men når skolen ligger her er det ikke mulig nå. Admin er forståelsesfulle for dette. 14: Interaktiv skjerm, status? Leder: Det er satt av penger denne høsten, og har vært i kontakt med aktuelle leverandører. Det har blitt sendt søknad til LNU som vi får svar på om 2 uker. Her vil det være informasjon fra både BI og BIS. Side 9
14: Pris? Leder: Ca 40 000, 14: Kaffetirsdag, hva skjer med det? Leder: Har ikke stor nok kaffekanne nå, men er bestilt og er på vei. 14: Noe nytt å tilføye enn det forrige leder i BIS jobbet for? Leder: Vil bygge videre på det gamle og gjøre det bedre. Men vi er samtidig åpne for forslag om nye tiltak. 14: Hvorfor kom invitasjon til LEF så seint? Leder: Beklager det. Forsvant i alt annet, så tok tid å få sendt den til grafisk. Kom ca 2 uker etter at alle engasjerte ble satt, tar selvkritikk for det. Økonomiansvarlig, Jo Hvoslef (henviser til redegjørelse side 60 61) 14: Du ville redusere billettpriser i fadderuka og billettpriser generelt? ØA: Vil ha et bra innhold som gir sosialavkastning, fremfor lave priser og et dårlig opplegg. Rekorddeltakere i fadderuka til tross for høyere pris. Velger dog å setter ned prisen på billettene til ballet. Næringslivsansvarlig, Anne Mette Hagen (henviser til redegjørelse side 62) Ingen spørsmål stilles. Fagansvarlig, Henriette Horne (henviser til redegjørelse side 63 64) 14: Hva skjer med appen du lovde? FA: Ser ikke behovet lenger. Instagram, facebook og (interaktiveskjermer*) blir brukt aktivt 14: Dårlig oppmøte på temakvelder i fjor. Hva skal gjøres med det? FA: Blir 1 temakveld. Bruker heller mer penger på bra foredragsholdere og underholdning denne ene, enn mange halvveis kvelder. Kommunikasjonsansvarlig, Erik Eieland (henviser til redegjørelse side 63). 14: Spørsmål stilles til Erik, men besvares av Leder. Hvorfor kommer LEF så seint? Han beklager at Lef ikke har kommet før. Tar selvkritikk for dette. Side 10
Ordstyrer forklarer hva LEF er. Markedsansvarlig, Regine Øverås (henviser til redegjørlese side 64 65) 36: Planlegger quizkvelder på Egon? MA: Blir i markedsuka: 21.oktober. Sosialansvarlig, Jørgen Berg (henviser til redegjørelse side 66) 14: Hvilke arrangement skjer fremover nå? SA: Ville ikke bestemme noe før SU var satt, så derfor har det ikke vært noen til nå. Det blir oktoberfest pluss mye annet gøy. 14: Vil ha samarbeid med TØH. Status? SA: Ikke satt noe konkret, men er i dialog. Blir hvert fall årsoppgjøret. 76: Hyppighet av arrangementer? SA: Store arrangementer fremfor mange halvveis. Undergruppeansvarlig, Simen Hermanrud (henviser til redegjørelse side 66 67) 14: Hvordan få Bull invest mer synlig? UA: Tenker på aksjedag, men ikke satt noe enda. Få ut mer bilder av hva de holder på med, for å skape mer oppmerksomhet rundt dette. 34: Hvordan foregår fordelingen av de økonomiske midlene til idrettsgruppene? UA: ØA har ansvar for dette. NLD, Simen Eknes Slotsvig (viser til redegjørelse side: 67 68) 14: Hvordan er samarbeidet med TØH? NLD: Luftet forslaget for de. Aktuelt å sammenslå med deres vinterkonferanse, men trolig vil ikke dette gjennomføres. 36: Lite engasjement på NLD blant 1.klassinger i fjor, hvordan vil du forbedre dette i år? NLD: Helt annet kull på skolen nå. Ingen konkret plan for å øke kjennskapen. Det skal dog selges billett mer kreativt i år. Side 11
HR, Lisbeth Fuglebakk, Niels Joachim Stang og Stephan Krutå (henviser til redegjørelse side 68 69) Ingen spørsmål til stilles. Sak godkjennes Sak 6, til behandling: Godkjenning av regnskap for våren 2014 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har utarbeidet regnskapet til studentforeningen. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret for generalforsamlingen. Vedlegg: 3 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskap for våren 2014. Tid: 17.00 Hendelser: Ordstyrer oppfordrer til spørsmål og poengterer at dette er studentenes penger og gir ordet til Jo Hvoslef, Økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig oppfordrer til å studere noter. Og poengterer at det i hans periode skal periodiseres, i henhold til gjeldende regnskapsprinsipper. Sak godkjent. Sak 7, til behandling: Godkjenning av revidert budsjett for høsten 2014 og forslag til budsjett for våren 2015 Side 12
Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har revidert budsjettet for inneværende halvår, og utarbeidet budsjett for kommende år. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret i BIS Trondheim for generalforsamlingen. Vedlegg: 4 og 5 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner revidert budsjett for høsten 2014 og budsjett for våren 2015. Tid: 17.08 Hendelser: Økonomiansvarlig gjennomgår de viktigste punktene i sitt regnskap. Økonomiansvarlig bruker mye tid på gjennomgang av LNU. N14. Hva er økonomisk støtte fra administrasjon? Det er penger vi får fra administrasjonen (direkte/overføring), det skal dog sies at administrasjonen støtter konkrete arrangementer. Leder eksemplifiserer med bachelorfest. N14. Stilles spørsmål om gratisbilletter til administrasjonen: Besvares av NLD leder. Det vil i utgangspunktet ikke bli gitt gratisbilletter i år. N14. Hvorfor avviker revidiert og opprinnelig budsjett? Det er blant annet momskompensasjon, periodisering og sponsormidler i undergrupper. N89: Mobilrefisjonen for høy? Økonomiansvarlig vil trolig ikke utbetale kompensasjon i år (2014). Og vil ikke bruke budsjetterte 5000 på dette. N48. Hvorfor mindre i LNU i år? Samme som før, men støtten er periodisert. N36: Hva er BIS langsiktige investeringer? Interaktiv skjerm (40.000), izettle (betalingssystem, slipper å leie fra DNB; investering 20.000). Kamera (profilering; bilder trekker folk). N14: Driftsstøtte: hvorfor har venture cup fått 100.000 fra admin? Besvares av leder: Disse midlene komme egentlig fra BIS, men kanaliserer gjennom BI. Dette skal opp til diskusjon. N76: Er det LNU midler i opprinnelig budsjett? Nei, dette føres på vår. N36: Er det mulighet for å få økt støtte dersom det viser seg at BIS går med overskudd: Ja. N73: Hvorfor kaller du fotball for et lavterskeltilbud? Dette er diskutert med øvrige ØA på ØA samling i Bergen. Leder for idrett utdyper; med antall medlemmer. Side 13
N36: Hvordan er oppfølgning på bruk av midler? Bra, vi har ansatt ny økonomiassistent for å følge opp undergrupper økonomisk. N89: Hvorfor er posten for event turer så høy? Økonomiansvarlig anser dette som svært viktig og fremmer kommunikasjon som svært viktig i BIS. Økonomiansvarlig viser til at samtlige undergrupper kan søke om turer og lignende. N6: Hvor mye penger får friluft? En dobling fra ifjor. N89: Stilles spørsmål om manglende plass på ballet? Sosialtansvarlig: det blir ikke mer plasser enn det er stoler, ikke aktuelt å øke billettpris (ØA. Denne skal substitueres). N14: Ble hele lokalet brukt under ballet sist? Ja. N23: Hvorfor er det slik at marked og næring har samme budjsett? Fordi det brukes penger på det samme, næring har i tillegg små kostnader og gjøres for enkelhetsskyld. N63: Går revy under ball? Ja. N3: Er fagpostenslått sammen med temakveld? Beror på en misforståelse. N14. Hvor mange styregruppemøter reiser dere på? Leder svarer: to i semesteret. N14: hvorfor budjsetterer du med 400.000 mer enn i fjor? Fordi vi skal gå med tap til våren, pengene skal tilbake til studentene. N14. Hvor mye penger har BIS på konto? 800.000, ØA oppfordrer til ideer og tiltak for å bruke mer penger på studentene. N36: Hva blir overskuddet for vår 2014 (eventuelt) brukes til? ØA det skal vektlegges å unngå overskudd. N3: Blir LNU støtten returnert om pengene ikke brukes? Ja. Sak godkjent. Sak 8, til behandling: Godkjenning av lokale vedtekstendringer Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Side 14
Bakgrunn: Etter en grundig gjennomgang av lokale vedtekter har HR funnet unøyaktigheter i vedtektsettet. Vedlagt ligger all info om hvilke vedtekter som blir endret dersom sakene blir godkjent av Generalforsamlingen. Vedlegg: 6 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de lokale vedtektsendringene. Tid: 17.57 Hendelser: Sak godkjent. Sak 9, til behandling: Godkjenning av kosmetiske endringer i vedtekter og stillingsinstrukser for HR Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: HR har sett at det er en del grammatiske feil i vedtektssettet og i stillingsinstruksene. HR ber generalforsamlingen om fullmakt til å gjøre kosmetiske endringer som ikke vil påvirke vedtektenes eller stillingsinstruksenes formål og hovedinnhold. Dersom generalforsamlingen godkjenner denne saken kan HR også gjøre slike endringer i fremtiden, istedenfor at man må ta det opp som sak på generalforsamling. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner at HR kan utføre kosmetiske endringer i det lokale vedtektssettet og i stillingsinstruksene. Tid: 17.58 Hendelser: Sak godkjent. Side 15
Sak 10, til behandling: Godkjenning av endring i samtlige stillingsinstrukser: Obligatorisk oppmøte for engasjerte i BIS Trondheim Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder Bakgrunn: Styret og ledelsen mener at ettersom generalforsamlingen er det høyeste organet i BIS og den viktigste dagen i semesteret for studentene, vil deltakelse bli en obligatorisk del av det å ha et verv i BIS Trondheim. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget: Alle stillingsinstrukser skal inneholde et punkt under arbeidsoppgaver som lyder: Deltakelse på generalforsamling i høst og vårsemesteret. Tid: 18.04 Hendelser: 89: Hva skjer om man ikke møter? Leder svarer; ingen sanksjoner planlagt. 13: Vil bare legge til: Dette legges inn i stillingsinstrukser som undertegnes av samtlige engasjerte. 3: Må stillingsinstrukser signeres på nytt ettersom sak godkjennes? Ja. Ordstyrer: hva er godkjent grunn for å ikke møte? Leder: akutte hendelse. 14: er det ikke et poeng å få folk hit av fri vilje og ikke av tvang? Leder vedkjenner at dette er et poeng. 14. Blir det ikke bare ekstra arbeid i forbindelse med generalforsamling om det skal iverksettes sanksjoner? Leder vil legge dette ansvaret til leder for undergrupper. 48. Lite informasjon om hva konsekvensene er for om man ikke møter opp, så vanskelig å vite hva vi skal stemme over! Leder: Det vil gå utover attesten man mottar. 16. Dersom begrunnelse for fravær er gyldig, vil det da gå ut over attest? Leder: Nei. 73. Refererer til spm fra 48: hva innebærer det av vi godkjenner saken når vi ikke vet hva det egentlig går i? Leder argumenterer for at sanksjoner skal tas etter skjønn. 48: Det bør være skriftlige rettningslinjer for å kunne kvalitetssikre beslutninger. Side 16
12. Det poengteres at det praktiseres skjønnsmessige vurderinger i næringslivet, det fremheves også at styret og beslutningstakere er her for å tjene studentenes gode. 3. Blir HR ansvarlig? Leder: Ja. 53. Er eksamen gylding fraværsgrunn? Ja. 7: referer til spm 12. Poengterer at dette er et engasjementsfremmede tiltak. Forslag til endre vedtak: Ordstyrer; stemmeretten gjelder en gang. Opprinnelig forslag og to endringsforslag. Opprinnelig vedtak: Votering 18 for. Endringsvedtak 1: Alle stillingsinstrukser skal inneholde et punkt under arbeidsoppgaver som lyder: deltakelse på generalforsamling høst og vår semesteret. I et tilfelle der man ikke kan møte til generalforsamling skal HR i BIS trondhiem avgjøre, ved skjønn, om det er gyldig eller ikke gyldig fravær. Votering: 89 for. Endringsvedtak 2. Generalforsamling ber styret og ledelsen utarbeide nye stillingsinnstrukser og ønsker at saken skal voteres ved neste generalforsamling. Her vil det spesielt vektlegges hvilke sanksjoner som gjør seg gjeldede. Endingsvedtak 1: godkjennes. Sak godkjent Side 17
Sak 11, til behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for økonomiansvarlig NLD Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: Leder NLD og HR har kommet frem til at vervene som nestleder for NLD og økonomiansvarlig for NLD overlapper hverandre på mange punkter og vil dermed slå de sammen til ett verv. Vedlegg: 7 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner den nye stillingsinstruksen for økonomiansvarlig NLD. Tid: 18:34 Hendelser: Sak godkjennes. Sak 12, til behandling: Fjerning av stillingsinstruks for nestleder NLD Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: Leder NLD og HR har kommet frem til at vervene som nestleder for NLD og økonomiansvarlig for NLD overlapper hverandre på mange punkter og vil dermed slå de sammen til ett verv. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner fjerningen av stillingsinstruksen for nestleder NLD. Tid: 18:35 Hendelser: Sak godkjennes Side 18
Sak 13, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for volleyballansvarlig Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 8 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til volleyballansvarlig. Tid: 18:36 Hendelser: Sak godkjennes Sak 14, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for innebandyansvarlig Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 9 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til innebandyansvarlig. Tid: 18:37 Side 19
Hendelser: Sak godkjennes Sak 15, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for golfansvarlig Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Side 12. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 10 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til golfansvarlig. Tid: 18:38 Hendelser: Sak godkjennes Sak 16, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for økonomiassistent Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 11 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til økonomiassistent. Side 20
Tid: 18:39 Hendelser: Sak godkjennes Sak 17, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Bull Invest Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 12 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til Bull Invest.Side 13 Tid: 18:40 Hendelser: Sak godkjennes Sak 18, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for prosjektmedarbeider i Start BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 13 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til prosjektmedarbeidere i Start BI. Side 21
Tid: 18:41 Hendelser: Sak godkjennes Sak 19, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for leder i Women at BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 14 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til leder i Women at BI. Tid: 18:42 Hendelser: Sak godkjennes Sak 20, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for nestleder i Women at BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Side 14. Side 22
Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 15 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til nestleder i Women at BI. Tid: 18:43 Hendelser: Sak godkjent Sak 21, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for utvalgsrepresentant i Women at BI Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 16 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til utvalgsrepresentant i Women at BI. Tid: 18:44 Hendelser: Sak godkjennes Sak 22, til behandling: Endring av stillingsinstruks for fotoansvarlig Side 23
Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 17 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner endringen av stillingsinstruksen til fotoansvarlig.side 15 Tid: 18:45 Hendelser: Sak godkjennes Sak 23, til behandling: Fullmakt til det sittende Styret for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen, med unntak av ledervervet. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir det sittende styret fullmakt til å konstituere manglende tillitsverv Tid: 18:46 Hendelser: Sak godkjennes Side 24
Sak 24, til behandling: Valg av tillitsvalgte i BIS Trondheim Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: Følgende verv i BIS Trondheim skal velges: HR ansvarlig (1 tillitsvalgt) Faddersjef (1 tillitsvalgt) Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger valgkomiteens innstilling. Tid: 19.12 Ordstyrer: Kandidat til faddersjef har besluttet å trekke seg. Ordstyrer oppfordrer til benkning. Det foreligger derfor ingen innstilling. Det gis betenkningstid, derfor går vi midlertidig over til valg av HRansvarlig HR Stephan og Lisbeth presenterer to kandidater. Mona Hov og Susanne Lie. Ordstyrer gir en kort innføring i valgprosessen. Lisbeth og kandidat to (Mona Hov) går ut av salen for å sikrer en rettferdig prosess. Kandidat 1: Susanne Lie Samarbeid og kommunikasjon er ekstremt viktig. Vil gjerne engasjere seg og ha mulighet til å endre studiehverdag og seg selv. Tilegne seg nye ferdigheter. Hun ser på seg selv som strukturert, hardtarbeidend og rettferdig. Viil skape tillit innad i styre og hos studentene. Klarer å skille mellom sak og person. Ønsker å heve lokalavdeling, minst konflikter og best samarbeid. Nøkkelen til dette er kommunikasjon. Vil viderutvikle arbeidet BIS gjorde i forkant av årets søkeprosess. Tidligere karriere i forsvaret noe som krevde tillit, samarbeidsvilje og god kommunikasjon. Disse erfaringene går hånd i hånd med jobben som HR ansvarlig. 11: Vanskelig å nå ut til studentene. Tanker for promotering rundt dette? K1: Være tilgjengelig på skolen for studentene. 13: Hva er god kommunikasjon? K1: At det skal være lav terskel for å ta kontakt. 1: HR gruppe består av 3 personer, dette kan føre til at det vil oppstå konflikter. Bør alle være likestilte? K1: Ja, flere ideer. Samarbeide om en løsning. Ikke problemer med å trekke meg tilbake om noen andre kommer med et bedre forslag 1: Hvilken rolle vil du ha ved styremøte? K1: Høre alle sider av en sak, så komme med tilbakemelding. Side 25
13: Hvordan ville du oppleve det å intervjue en venninne? K1: Vil ikke ha effekt. Holder meg objektiv 12: Problemer med å holde tilbake egne meninger der dette ikke egner seg? K1: Nei, jeg vil holde meg profesjonell. 1: Personlig vennskap utenfor BIS og? K1: Jeg mener det er viktig fordi gode relasjoner utenfor fører til godt samarbeid på jobb. Kandidat 2: Mona Hov K2: Har studert jus, noe som kan være en god erfaring videre til HR vervet. Har vært Ass. Daglig leder på Egon hvor hun har hatt personalansvar (40 60 ansatte), motivasjonssamtaler, organiseringsansvar, utlysning av stillinger, finne riktig person til jobbing, markedsføring. Har måtte ta upopulære avgjørelser. Ser på seg selv som strukturert, har god orden, er til å stole på, stiller alltid opp, engasjert, ikke redd for å ta en ny utfordring. 1: Hvordan blir det å jobbe i en gruppe på 3? K2: Bra. Man er sterkere som en gruppe enn alene. 1: Hvordan vil du løse konflikter innad i gruppa? K2: Høre på alle parter, alltid en grunn til konflikten, kan være dårlig kommunikasjon for eksempel. 36: Hvilke personlige egenskaper har du som er avgjørende? K2: Rettferdig, fremmer alle sine sider, ikke bare meg personlig. 11: Vanskelig å nå ut til studentene. Ny type promotering for å engasjere? K2: Treffe 1.klassingene når du først kommer på skolen. Få i gang stands kort tid etter fadderuka. Markere BIS, så de vet at det finnes og hva det er. 13: Kan det bli en konflikt om du jobber med venninner bis? K2: Jobbet med jevnaldrene tidligere, vært sjef for bestevenninne og dette har gått fint. Nok respekt for hverandre til at dette går fint. 11. Har du sett på vedtekter og eventuelle endringer? K2:Nei, det har jeg ikke gjort. 13. Hvordan vil dine ansatte beskrive deg som leder? K2:Jeg har hørt at jeg blir respektert. Jeg er stabil og enkel å forholde seg til. Side 26
1. Hvordan ser du på det å ikke ha stemmerett under styremøter? (bygger på erfaringer fra jobb som sjef). K2:Det vil gå fint, det virker som at de resterende som har stemmerett er til å stole på. 8: I en konfliktsammenheng, hvilken rolle tar du? K2: Den som lytter og hører, bidrar med mine syn, men ikke dominerende. Ordstyrer: appeller gjennomført, prosessen fortsettes: HR ved Stephan leser opp innstilling: Baseres på følgende; søknad, intervju og CV Innstilling til HR ansvarlig: Mona Hov. Votering: Blank 5 stemmer. Susanne 69 Mona 30 Susanne velges som ny HR ansvarlig Ordstyrer går deretter tilbake til del en av sak 25, valg av faddersjef. Stilling som faddersjef benkes, Jørgen Homb. Stillingen krever gjennomføringsevne og ansvar. Jeg har fra barndom av lært det at å glede andre er det viktigste. Jeg har mye tid og like fadderuka. Liker mye men har tiltak til forbedring. Vil bygge på erfaringer han har fra sosialutvalget. Jeg kan gjøre en veldig god jobb som faddersjef. N114. Har du tanker om hva du vil oppnå? Studentene kommer hit med en forventing, vi skal overgå den! N1. Hvorfor søkte du ikke? Følte det blir litt mye å ta på seg to verv, men jeg tror det heller er til hjelp enn byrde. Jeg skal bygge på det jeg erfarer. N7: Hva ønsker du å forbedre? Spesielt edruarrangementene. Trekker frem bedpress. Side 27
N7: har du konkrete ideer? I første omgang ligger dette hos fadderne, men jeg vil kontrollere og koordinere. N2; Hva tenker du om billettpris? Jeg har ikke oversikt, men ønsker å holde disse nede. Ikke alle har råd til fest og moro, husleie osv. Jørgen velges som faddersjef (absolutt flertall). Sak 25 Eventuelt Eventuell sak; trekkes. Spørsmålstiller fikk besvart sitt spørsmål under budsjettfremleggelse av ØA. Leder, Sondre Jentoft avslutter generalforsamling 20.20 Referent(er) Simon F. Selle Ingrid Thomasgaard 09.10.2014 09.10.2014 Side 28
Side 29
Vedlegg 1: Referat GF vår 2014 Referat Generalforsamling BIS Trondheim Torsdag 13.03.2014 Klokken 13.00 A4 Side 17
SAK 1 BEHANDLING/GODKJENNING AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN SAK 2 BEHANDLING/VALG AV ORDSTYRER, BISITTER, REFERENTER, TELLEKORPS OG PROTOKOLLFØRERE SAK 3 OPPFØRING AV SAKER TIL EVENTUELT SAK 4 BEHANDLING/GODKJENNING AV REFERAT FRA HØSTENS GENERALFORSAMLING SAK 5 BEHANDLING/REDEGJØRELSE FRA STYRET OG LEDELSEN I BIS TRONDHEIM 2014 SAK 6 BEHANDLING/GODKJENNING AV REGNSKAP FOR 2013 SAK 7 BEHANDLING/ENDRING ORGANISASJONSTRUKTUR SAK 8 BEHANDLING/GODKJENNING AV LOKALE VEDTEKSTENDRINGER SAK 9 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR LEDER FOR BIS U20 SAK 10 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR U20-UTVALG SAK 11 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR FADDERSTYRET SAK 12 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR REVYSJEF SAK 13 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR SOSIALUTVALGET SAK 14 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR STUDENTAKSJONEN SAK 15 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR START BI SAK 16 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR UNDERGRUPPEANSVARLIG (UA) SAK 17 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR ANSVARLIG FOR HERREFOTBALL SAK 18 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR ANSVARLIG FOR KVINNEFOTBALL SAK 19 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR NESTLEDER I NU SAK 20 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR LEDER FOR FRILUFTSGRUPPEN SAK 21 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR ANSVARLIG FOR KVINNEHÅNDBALL SAK 22 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR ANSVARLIG FOR AMERIKANSK FOTBALL SAK 23 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR ANSVARLIG FOR CHEERLEADING SAK 24 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR BEDRIFTSKONTAKT I NU SAK 25 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR NESTLEDER NLD SAK 26 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR ØKONOMIANSVARLIG NLD SAK 27 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR EVENTANSVARLIG NLD SAK 28 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR EVENTGRUPPEN NLD SAK 29 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR MARKEDSANSVARLIG NLD SAK 30 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR MARKEDSGRUPPEN NLD SAK 31 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR FOREDRAGSANSVARLIG NLD SAK 32 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR FOREDRAGSGRUPPEN NLD SAK 33 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR MARKEDSUTVALGET Side 18
SAK 34 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR FOTOUTVALGET SAK 35 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR KOMMUNIKASJONSASSISTENT SAK 36 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR GRAFISK ANSVARLIG SAK 37 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR LINJEFORENINGSREPRESENTANT SAK 38 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR IDRETTSANSVARLIG SAK 39 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR BULL INVEST SAK 40 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR FADDERSJEF SAK 41 BEHANDLING/GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKS FOR NÆRINGSLIVSANSVARLIG (NA) SAK 42 ORIENTERING/OPPRETTELSE AV VERVET STUDENTPOLITISK ANSVARLIG SAK 43 ORIENTERING/GODKJENNING AV STILLINGSINTRUKS FOR STUDENTPOLITISK ANSVARLIG SAK 44 BEHANDLING/FULLMAKT TIL SITTENDE STYRE TIL Å KONSTITUERE EVENTUELT MANGLENDE TILLITSVERV SAK 45 BEHANDLING/VALG AV TILLITSVALGTE SAK 46 EVENTUELT VEDLEGG 1: REFERAT GF HØST 2013 VEDLEGG 2: REDEGJØRELSE FRA STYRET OG LEDELSEN I BIS TRONDHEIM 2013-2014 VEDLEGG 3: REGNSKAP FOR 2013 VEDLEGG 4: ORGANISASJONSKART VEDLEGG 5: LOKALE VEDTEKTSENDRINGER VEDLEGG 6: STILLINGSINSTRUKS LEDER BIS U20 VEDLEGG 7: STILLINGSINSTRUKS U20 UTVALG VEDLEGG 8: STILLINGSINSTRUKS FADDERSTYRET VEDLEGG 9: STILLINGSINSTRUKS REVYSJEF VEDLEGG 10: STILLINGSINSTRUKS SOSIALUTVALGET VEDLEGG 11: STILLINGSINSTRUKS STUDENTAKSJONEN VEDLEGG 12: STILLINGSINSTRUKS START BI VEDLEGG 13: STILLINGSINSTRUKS UNDERGRUPPEANSVARLIG(UA) VEDLEGG 14: STILLINGSINSTRUKS ANSVARLIG FOR HERREFOTBALL VEDLEGG 15: STILLINGSINSTRUKS ANSVARLIG FOR KVINNEFOTBALL VEDLEGG 16: STILLINGSINSTRUKS NESTLEDER NU VEDLEGG 17: STILLINGSINSTRUKS LEDER FOR FRILUFTSGRUPPEN VEDLEGG 18: STILLINGSINSTRUKS ANSVARLIG FOR KVINNEHÅNDBALL VEDLEGG 19: STILLINGSINSTRUKS ANSVARLIG FOR AMERIKANSK FOTBALL VEDLEGG 20: STILLINGSINSTRUKS ANSVARLIG FOR CHEERLEADING Side 19
VEDLEGG 21: STILLINGSINSTRUKS BEDRIFTSKONTAKT NU VEDLEGG 22: STILLINGSINSTRUKS NESTLEDER NLD VEDLEGG 23: STILLINGSINSTRUKS ØKONOMIANSVARLIG NLD VEDLEGG 24: STILLINGSINSTRUKS EVENTANSVARLIG NLD VEDLEGG 25: STILLINGSINSTRUKS EVENTGRUPPEN NLD VEDLEGG 26: STILLINGSINSTRUKS MARKEDSANSVARLIG NLD VEDLEGG 27: STILLINGSINSTRUKS MARKEDSGRUPPEN NLD VEDLEGG 28: STILLINGSINSTRUKS FOREDRAGSANSVARLIG NLD VEDLEGG 29: STILLINGSINSTRUKS FOREDRAGSGRUPPEN NLD VEDLEGG 30: STILLINGSINSTRUKS MARKEDSUTVALGET VEDLEGG 31: STILLINGSINSTRUKS FOTOANSVARLIG VEDLEGG 32: STILLINGSINSTRUKS KOMMUNIKASJONSASSISTENT VEDLEGG 33: STILLINGSINSTRUKS GRAFISK ANSVARLIG VEDLEGG 34: STILLINGSINSTRUKS LINJEFORENINGSREPRESENTANT VEDLEGG 35: STILLINGSINSTRUKS IDRETTSANSVARLIG VEDLEGG 36: STILLINGSINSTRUKS BULL INVEST VEDLEGG 37: STILLINGSINSTRUKS FADDERSJEF VEDLEGG 38: STILLINGSINSTRUKS NÆRINGSLIVSANSVARLIG (NA) VEDLEGG 39: STUDENTPOLITISK ANSVARLIG VEDLEGG 40: STILLINGSINSTRUKS STUDENTPOLITISK ANSVARLIG Side 20
Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse og dagsorden Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden med eventuelle endringer. Tid: 13:10 Hendelser: Leder oppfordrer til godkjenning av dagsorden. Opplyses om publisering av dagsorden. Sak godkjennes. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps, vakter, protokollførere og trekking av dobbeltstemme Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Følgende ansvarlige skal velges: Ordstyrer Bisitter 1 person til å utgjøre referenter 3 personer til å utgjøre tellekorps 2 personer til å undertegne protokollen Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner følgende kandidater Ordstyrer: Anders Eidberg Bisitter: Rune Presthus 1 person til å utgjøre referenter: Aleksander Øverby 3 personer til å utgjøre tellekorps: Kenneth Kopperud Andresen, Sebastian Ringseth, Tatjana Solvang Grova 2 personer til å undertegne protokollen: Stian Smedsrud, Sondre Jentoft Tid: 13:11 Hendelser: Anders Eidberg er ikke lenger ordstyrer. Side 21
Håkon Sæther kommer inn som ordstyrer. Trekking av dobbeltstemme foretas, delegat nr. 71 får tildelt dobbeltstemme. Leder oppfordrer til at sak godkjennes. Ordstyrer og bisitter introduseres. En åpningstale foretas av direktør ved BI Trondheim, Bjørn. Ordstyrer ønsker velkommen og presenterer selg selv og bisetter. Antall oppmøtte 118 på generalforsamling. Rettelse, 117 deltakere, et skilt er ubrukt. Opplyses om bruk av stemmesedler, kommentarer og innspill. Sak 3 Oppføring av saker til eventuelt Bakgrunn: Dersom Generalforsamlingen har noen saker til eventuelt, må disse fremlegges på dette tidspunkt. Det vil ikke være anledning til å føre opp saker ved et senere tidspunkt. Sakene vil bli behandlet under Sak 46. Kontroll- og vedtektskomiteen og HR-ansvarlig gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Tid: 13:26 Hendelser: Oppfordres til bruk av sak. Nr. 57 har en oppføring av sak til eventuelt. Sak tillegges sakspapirer i spalten eventuelt. Sittende styre ønskes velkommen til podiet. Sak 4 Behandling/Godkjenning av referat fra høstens Generalforsamling Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim. v/leder Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim ber generalforsamlingen godkjenne referatet fra generalforsamling 10.10.2013. Vedlegg: 1 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner referat fra Generalforsamling med Side 22
eventuelle redaksjonelle endringer. Tid: 13:28 Hendelser: Leder presenterer referatet fra generalforsamling 2013 Leder oppfordrer til godkjenning av referatet Sak godkjennes Sak 5 Behandling/Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2013-2014 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Vedlegg: 2 Tid: 13:29 Hendelser: Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Styret og Ledelsens redegjørelser for 2013-2014. Ordstyrer oppfordrer til spørsmål rundt redegjørelse Leder takker for tilliten og henviser til sin redegjørelse i sakspapirene Kommunikasjonsansvarlig takker for tiliten og henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Økonomiansvarlig takker for tiliten og henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Sosialansvarlig takker for tiliten og henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Fagansvarlig takker for tiliten og henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Næringslivsansvarlig henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Markedsansvarlig henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Undergruppesjef takker for tiliten og henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Ingen spørsmål til noen i styret Forslaget til vedtak godkjennes Sak 6 Behandling/Godkjenning av regnskap for 2013 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Økonomiansvarlig. Side 23
Bakgrunn: Økonomiansvarlig har utarbeidet regnskapet til studentforeningen. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret for generalforsamlingen. Vedlegg: 3 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskap for 2013. Tid: 13:34 Hendelser: Økonomiansvarlig oppfordrer til å studere oppsett av regnskap i sakspapirer. Økonomiansvarlig gjennomgår de viktigste punktene i sitt regnskap. Økonomiansvarlig viser at regnskapet gjelder for juli til desember og ikke fra juni. Note 1: Støtte fra DNB og Academic Work har ikke kommet inn før 2014, og fører til avvik Note 2: Standplasser inneholder tall fra juni Note 3: God jobb av NU fører til overskudd på 3000 Note 4: God jobb av markedsansvarlig til fadderuka Note 5: NLD kommer på våren, og er i hovedsak ikke del av dette dokumentet Note 9: Høyt LNU bidra dette semesteret Note 16: En feil av økonomiansvarlig fører til avvik, da saldobalanse har kommet inn grunnet overføring av økonomiprogram. Note 17: BIS har fått innvilget momskompensasjon Note 19: Kjøp og salg av alkohol til inngjøpspris Note 23: Sosialansvarlig har holdt kostnadene nede ved gratis lokaler og løsninger Note 24: Høye inntekter har ført til større kostnadsramme, dyre bussavtaler fører også til avvik Note 30: Bruk av LNU midler og avtale med økt bruk om vår har ført til avvik Note: 31DNB har ikke betalt for klær på dette tidspunktet Note 33: Julebord, dette dekkes administrasjonen. Note 43: Hovedsakelig NLD tur og manglende periodisering Note 46: Bruk av tildelte LNU midler fører til avviket Note 47: Bruk av tildelte LNU midler fører til avviket Note 55: Bruk av tildelte LNU midler fører til avviket Note 59: Har ikke vært del av BIS økonomi tidligere og derfor ikke blitt budsjettert. Opplyses av resultatet ikke er rett, på grunn av periodiseringer. Momskompensasjon og fadderuke har likevel bidratt til et godt resultat, men ikke like godt som det fremkommer av dokumentet. Vedtak godkjennes Side 24
Sak 7 Behandling/Endring organisasjonsstruktur Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder Bakgrunn: Styret mener det er på tide å fornye organisasjonens struktur, og har utarbeidet et forslag til hvilke endringer som må til for å få en mer fornuftig, effektiv og ryddig struktur. Undertegnede vil presentere og forklare den nye strukturen. Vedlegg: 4 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner endringene i organisasjonsstrukturen med de vedtektsendringer dette måtte medføre. Tid: 13:50 Hendelser: Ordstyrer orienterer rundt saken Leder viser til endringer foretatt denne perioden BIS friluft har blitt flyttet fra BIS idrett til interessegruppe U20 har blitt flyttet under sosialt ansvarlig Ingen spørsmål Vedtaket godkjennes. Sak 8 Behandling/ Godkjenning av lokale vedtekstendringer Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ KVK Bakgrunn: Etter en grundig gjennomgang av lokale vedtekter har KVK i samarbeid med HR og Leder funnet flere unøyaktigheter i vedtektsettet. Mye må også endres i forbindelse med stillingsintruksene som blir presentert i de kommende sakene. Vedlagt ligger all info om hvilke vedtekter som blir endret og hva som skjer med stillingsinstruksene om sakene blir godkjent av Generalforsamlinger. Vedlegg: 5 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de lokale vedtektsendringer og eventuelle redaksjonelle endringer dette vil medføre. Tid: 13:53 Hendelser: Ordstyrer orienterer rundt saken. KVK v/ Sondre orienterer rundt deres oppdagelser og forslag til endringer i vedtekter Ordstyrer oppfordrer til å stole på KVK. Ingen spørsmål Side 25