Side 1 av 8 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE - konkurransegrunnlagets del I - Anskaffelse av renholdstjenester for Stjørdal lensmannskontor DL 2013 Side 1
1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN Side 2 av 8 Generell informasjon Nord-Trøndelag politidistrikt (NTPD) inviterer foretak som yter renholdstjenester, til å delta i konkurranse om anskaffelse av renholdstjenester til Stjørdal lensmannskontor Kort orientering om anskaffelsen: Anlegget er et relativt nytt bygg fra 2009, sentralt beliggende ved E 14. Lensmannskontoret har samlokalisering med Skatteetaten. Det pågår en gjennomgang av arealbehov og fordeling av fellestjenester (herom renhold). Dette kan medføre noen endringer i forhold i etterspurt renholdstjeneste (jfr. Pkt 6.3). Formålet med anskaffelsen er å framskaffe gode renholdstjenester, både løpende daglig renhold og periodiske tjenester som utføres etter bestilling fra Oppdragsgiver. Tjenesten legges ut på anbudskonkurranse for valg av leverandør. Avtalen inngås for en periode på 2 år fra kontraktsdato, med mulighet for prolongering i ytterligere 1+1 år. Konkurransen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006. Innbydelsen gjelder en anskaffelse over terskelverdi, og konkurransen blir lagt ut på doffin.no. Vi vil også pr. e-post gi en invitasjon til rengjøringsselskaper som har vist interesse i tidligere konkurranse, eller som vi har hatt samarbeid med i tilnærmet dette geografiske område. Konkurransedokumentene kan hentes direkte ut på doffin.no, men vil også bli utsendt pr. e-post til de selskaper som ber om det. 1.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del I Del II Del III Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Denne innbydelsen (+ HMS-skjema) Kravspesifikasjon Prisskjema Tilbusskjema Forbeholdsskjema Avtaledokument 2 Oppdragsgiver Nord-Trøndelag politidistrikt dekker kommunene i Nord-Trøndelag, samt Bindal kommune i Nordland og Osen og Roan i Sør-Trøndelag. Totalt har politidistriktet i underkant av 300 ansatte. Distriktet er delt inn i tre regioner/driftsenheter: Region Nord, Region Midt og Region Sør, samt funksjonelle enheter. Politimester og de funksjonelle enhetene; retts- og Side 2
Side 3 av 8 påtaleenheten, administrativ enhet, felles operativ enhet og politiets sikkerhetstjeneste er lokalisert på Statens Hus i Steinkjer. Region Sør har lensmannskontorer i kommunene Frosta, Stjørdal og Meråker. 2.1 Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller ønsker ytterligere opplysninger om anskaffelsen, skal følgende kontaktperson benyttes: Navn: Torstein Ryan Postadresse: Nord-Trøndelag politidistrikt, Postboks 2620, 7734 Steinkjer Besøksadresse: Statens Hus, Strandvegen 38, Steinkjer Telefon: 74 12 10 17 Telefaks: 74 12 11 91 E-post: torstein.ryan@politiet.no Skriftlige henvendelser om tilleggsopplysninger merkes Renholdsanbud Tilbydere skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner, eventuelt enheter i politiet, for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. Alle henvendelser skal være pr. e-post eller brev. Spørsmål og svar om konkurransen, samt eventuelle rettelser/suppleringer, vil bli formidlet anonymisert til leverandører som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. 2.2 Taushetsplikt Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om politiet, politiets systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. 2.3 Tentativ plan Kunngjøring i doffin.no 13.03.2013 Påmelding til befaring 20.03.2013 kl. 12:00 Befaring anlegg 21.03.2013 kl. 12:00 Frist til å stille spørsmål til konkurransen 17.04.2013 kl. 12:00 Tilbudsfrist 24.04.2013 kl. 24:00 Kontraktstildeling 29.04.2013 Klagefristens utløp 10.05.2013 kl. 24:00 Kontraktssignering Uke 21 (avtales nærmere) Vedståelsesfrist 24.05.2013 kl. 24:00 Oppstart leveranse 01.06.2013 3 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av vedlegg Avtaledokument. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg 2 Forbehold, og ny formulering skal anføres. Forbeholdet skal være presise og entydige, slik at Side 3
Side 4 av 8 oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Vesentlige forbehold kan medføre at tilbudet ikke blir behandlet. 4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres som: Åpen anbudskonkurranse; en anskaffelsesprosedyre som tillater alle leverandører til å gi tilbud. Det er ikke anledning til forhandling. 5 KRAV TIL LEVERANDØREN Generelt om kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver stiller krav til leverandørenes faglige kvalifikasjoner og leverandørens finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra etterspurt og innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert. Oppdragsgiver presiserer at manglende eller mangelfull dokumentasjon kan medføre at leverandøren avvises fra konkurransen. 5.1 Lovpålagte krav Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Renholdsbedriften skal være et lovlig etablert foretak og være godkjent av Arbeidstilsynet (ny forskrift av 08.05.2012) Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html). Følger også vedlagt. Kopi av godkjenningsbevis Firmaattest (ikke over 12 mnd.) 5.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for siste regnskapsår. Side 4
Side 5 av 8 5.3 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidsperiode og kunde (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Referanser vil bli kontaktet ved behov. Bemanning for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Tilbyder skal vedlegge CV er (samt evt. autorisasjoner der det er påkrevd) med beskrivelse av formell kompetanse og arbeidserfaring for den/de person(er) som skal være arbeids-/renholdsleder(e) for oppdraget. Tilbyder skal beskrive opplæringssystem for renholdere og dokumentere system for kvalitetssikring av tjenesten som utføres. 5.4 Samarbeidende leverandører Leverandører som inngir tilbud i fellesskap må vedlegge tilbudet en avtale om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar som er undertegnet av samarbeidspartnerene. Samarbeidende leverandører skal levere ett felles tilbud. Det skal videre fremkomme av tilbudet hvem som skal representere gruppen i kontakt med oppdragsgiver. 5.5 Befaring anlegg Det vil bli holdt befaring ved anlegget i hht pkt. 2.3 Tentativ plan. Her blir det mulighet til å bese lokalene og avklare eventuelle spørsmål. Påmelding til befaring må gjøres innen oppsatt frist til oppdragsgivers kontaktperson. Påmeldingen skal inneholde navn på deltakerne. Tilbyderne anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd, slik at svar kan forberedes. Utgifter i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte tilbyder. 6 KRAV TIL TILBUDET Tilbudet kan ikke kun avgis med elektronisk middel. Telefaks/e-post/elektronisk lagringsenhet alene godtas ikke som tilbud. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Det skal gis spesifisert tilbud ved å legge data inn i Del III Prisskjema. Leverandøren bes beskrive hvordan tjenesten skal gjennomføres i avtaleperioden, slik at den på best mulig måte dekker oppdragsgiverens behov, slik som beskrevet i del II Kravsspesifikasjon. 6.1 Avvikende tilbud Alternative tilbud eller deltilbud aksepteres ikke. Side 5
Side 6 av 8 6.2 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av NTPD. 6.3 Priser og betingelser Prisene skal inkludere alle leverandørens kostnader. Ved forandring av tariffert lønn, kan 80% av abonnementsbeløpet reguleres med den prosentsats som lønnen reguleres med. Enhver endring av lønnsforhold, skal kunne dokumenteres av renholdsbedriften ved oppgave fra NHO Service. Varsel, vedlagt dokumentasjon, sendes oppdragsgiver senest en måned før justering. Prisen kan ikke justeres i første avtaleår, tidligst 01.01.2014. Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. På grunn av pågående utredning rundt lensmannskontorets bruksareal, kan det i avtaleperioden bli endringer i det areal som legges til grunn i denne konkurransen. Avtalevilkårene som utledes av denne konkurranse, skal legges til grunn for ny prising etter arealendringen. 6.4 Leverandørens forbehold Dersom tilbyder har forbehold, skal disse klart og utvetydig angis i vedlegg 2, Forbehold. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg prissette eller sammenligne med andre tilbud, vil bli avvist. 6.5 Innlevering av tilbud og tilbudsfrist Tilbudet skal være skriftlig og mottatt hos oppdragsgiver senest 24.04.2013 kl. 24.00. Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres innen fristens utløp. Dette må skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og må tilfredsstille samtlige formalkrav. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Forsendelsen skal være merket Renholdsanbud, uten avsender eller firmalogo påført ytteremballasjen.. Tilbudet leveres til: Firma: Nord-Trøndelag politidistrikt Besøksadresse: Statens Hus, Steinkjer Postadresse: Postboks 2620, 7734 Steinkjer Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. 6.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt åpen tilbudsåpning. Side 6
Side 7 av 8 6.7 Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist framgår av pkt. 2.3 Tentativ plan. 7 TILDELINGSKRITERIER 7.1 Det økonomisk mest fordelaktige Tildeling av kontrakt skjer på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for etaten. Ved vurderingen vil det bli lagt vekt på følgende tildelingskriterier: Nr. Tildelingskriterier Beskrivelse Vekting: 1. Pris Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Del 3 Prisskjema 2. Kvalitet og oppgaveløsning Evalueres etter opplysninger gitt med bakgrunn i Del 2 Kravspesifikasjon 70 % 30 % 8 OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD Oppdragsgiver forbeholder seg rett til ansvarsfritt å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 9 FORHOLDET TIL OFFENTLEGLOVA (LOV 2006-05-19 NR.16) Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jfr. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jfr. Offentleglova 11 Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jfr. Offentleglova Oppdragsgivers taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om selskapsforhold, drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jfr. Forvaltningsloven 13. Side 7
Side 8 av 8 Vedlegg: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften ). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte [ ] Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 8