VELKOMMEN TIL FAGDAG SAP ÅRSAVSLUTNING. «Der lønn og regnskap møtes» 2016

VELKOMMEN TIL FAGDAG SAP ÅRSAVSLUTNING «Der lønn og regnskap møtes» 2016

MÅL FOR DAGEN

Viktige hjelpemidler Kundesiden til Direktoratet for økonomistyring: http://www.dfo.no/no/kundesider/ Kjøreplan Kundenotat Avstemmingsrutiner

Viktige hjelpemidler (2) SAP-biblioteket / DFØ Brukerdokumentasjon Sjekklister Beskrivelser på oppslag / rapporter Statens Personalhåndbok (SPH) https://lovdata.no/dokument/sph/sph-2016

Viktige hjelpemidler (3) Forslag til intern aktivitetsplan Sett opp en plan med aktiviteter som sikrer kvaliteten av årsavslutningen Ved gjennomgang av dagens tema vurder hvilke aktiviteter som er viktige for deg å få med på din aktivitetsplan Formål: Fremme «god kontroll» Bedre dokumentasjonen på utførte oppgaver Forankring: Kjøreplan, sjekklister, kundenotat, meldinger, tidligere erfaringer/krav mm

Viktige hjelpemidler (4) Forslag til mal på en interne aktivitetsplan:

Sentrale begreper i SAP Transaksjonskode Infotype Saksgang Kvotetype Administrasjonspost Opal con Ad hoc-spørring

Sentrale begreper i SAP (2) Hva er en transaksjonskode? En adresse som benyttes for å hente opp menyer, oppslag og rapporter. Består av bokstaver eller av både bokstaver og tall, for eksempel: «PA20 - Vis personalstamdata» Hva er en infotype? Det samme som et skjermbilde. Infotypene nummereres fra 0000 til 9999 og forkortes ofte til IT + nummer, for eksempel: «IT0002 Personaldata»

Sentrale begreper i SAP (3) Hva er en saksgang? Flere infotyper (skjermbilder) som naturlig hører sammen. Gir historikk. Saksgangen starter via transaksjonskode: «PA40 Saksganger», for eksempel: «Tilsetting» Hva er en kvotetype? Det samme som en sum av rettigheter / saldo som forbruk av denne blir avregnet mot

Sentrale begreper i SAP (4) Hva menes med administrasjonspost? En registrert / fastsatt dato som bestemmer hvor langt tilbake i tid man kan foreta en lønnsavregning / re-kalkulering Hva betyr Opal con? En elektronisk arkiveringsplass for DFØ, hvor kunder har lesetilgang Hva er en ad hoc-spørring? Et brukervennlig verktøy for å lage egne rapporter basert på informasjon i SAP HR

Aktuelle oppslag / rapporter Rapporter (Lønnsresultater) PC00_M20_TFER - Sjekkliste ferie YHR_SISTE_LOENNSRES Siste lønnsresultat PC00_M20_CEDT - Lønnsslipper PC00_M99_CWTR - Rapport for lønnarter PC_PAYRESULT - Vis avregningsresultater PC00_M20_RMB_RECON Refusjonsavstemmingsrapport

Aktuelle oppslag / rapporter (2) Rapporter (Elektronisk dialog med arbeidsgiver) PC00_M20_EDAG_PAYM Betalingsinformasjon PC00_M20_EDAG_DISP_Vis lagrede data PC00_M20_EDAG_ANST Årlig oppgave Rapporter (Tidevaluering) PT_ERL00 Vis tidsevalueringsmeldinger PT_BAL00 Akkumulerte tidsevalueringsresultater tidssaldoer/fastlønnsarter

Aktuelle oppslag / rapporter (3) Rapporter (Løpende) YHR_FRAV10 Fraværskvoter YHR_FRAV - Fraværsliste PT_QTA10 - Vis informasjon om fraværskvoter Andre YHR_SJEKK_FERIE - Kontroll av ferie PC00_M20_CALC_SIMU - Simulert lønnsslipp YHR_FERIEOMREGNING - Omregning av ferie YHR_LAOVERSIKT - Oversikt over lønnarter S_PH0_48000513 Ad hoc-spørring i SAP HR

NYE LOVER OG REGLER

Regelendringer i 2016 Ny særavtale for reiser i utlandet fra 1/1-2016 Maksimalsatsene for overnatting etter regning fjernes Kompensasjonstillegget økes fra 477 til 478 pr. døgn Det gis ikke lenger administrativ forpleining (bruspenger) Reglene om å se på reisen til og fra kursstedet/oppdragsstedet som egne reiser er opphevet (3-delingen) Kost i utlandet kan dekkes etter regning hvis særlige grunner tilsier det

Regelendringer i 2016 Type godtgjørelse Nye regler for kjøregodtgjørelser Statens sats 2016 Trekkfri sats 2016 Trekkpliktig del 0-10 000 km Norge og utland 4,10 0,30 Tromsø sats 4,20 3,80 0,40 El-bil Norge 4,20 0,40 El-bil utlandet 4,10 0,30 Over 10 000 km Norge og utland 3,45 - Tromsø sats 3,55 3,45 0,10 El-bil Norge 4,20 0,75 Ordinær sats utland 3,45 - El-bil 3,45 3,80 -

Regelendringer i 2016 Minstegrense i SPK ble endret fra 1.4.2016 Fra 37,33 % til 20 % Ventelønnsordning i staten er utfaset fra 1.3.2016 NAV: Digitalisering av sykemeldingen Del C: 29.9.2016 Del D: 2017

Regelendringer i 2016 Merverdiavgift Lav sats endret fra 8 til 10 % Hovedtariffavtalene pr. 1. mai 2016. Seniordager Ikke lenger adgang til å utbetale disse som lønn

Nyheter 2017 Budsjettering og regnskapsføring av pensjonspremie for statlige virksomheter Rundskriv R-118 Gjelder bruttobudsjetterte virksomheter Formål: Bidra til at virksomhetene i større grad ansvarlig gjøres for sine pensjonsutgifter og at utgiftene synliggjøres på en bedre måte i budsjett og regnskap Bokføring av medlemsandelen (2 %) og arbeidsgivers andel ( 12 %) SPK sender faktura 6 ganger i året

Nyheter 2017 Rapportering av medlemsdata skjer på vanlig måte Unntak: Oversikt i vedlegg til rundskrivet

Nyheter 2017 Endret frist for å betale lønnstrekk til Svalbard Fra 1.1.2017 endres innbetalingstidspunktet fra 2 til 6 ganger i året

ÅRSHJUL FERIE - LA

Årshjul ferie Årshjul ferie ble presentert på fagdag i ferie / ferieoppgjør 2016 Omfatter aktiviteter som er knyttet opp til håndtering av feriedata i SAP Feriedata må følges opp gjennom hele året for å sikre fortløpende korrekt status på ansattes rettigheter for fri og arbeidsgivers plikter til å kunne gi ansatte fri

Årshjul ferie Ved årsavslutning gjennomføres aktiviteter i årshjulet som sikrer korrekt status på ferierettigheter/plikter for år 2016 og korrekt start på år 2017 (November januar)

Fortløpende: Kontroll / Korrigering Forbruk / Nedtelling Sluttoppgjør Ferieomregning November/Desember Restferie Juni Feriepengeoppgjør Årshjul for håndtering av feriedata Nye feriekvoter Desember Aktiviteter - Årsavslutning Månedlig: YHR_SJEKK_FERIE Kontroll/ Korrigering Kontroll/ Korrigering Mai/Juni Desember/Januar

Årshjul ferie Aktuelle aktiviteter for kontroll Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 Tidsløp: November desember Klargjøring for år 2017 Tidsløp: Desember - januar

Årshjul ferie Aktuelle sjekklister som hjelpemidler for kvalitetssikring av feriedata i SAP: Kjøring av hovedlønn punkt 1 (hver måned) Ferie ved delvis permisjon for fullservicekunder (hver måned) Ferieoppgjør i juni (én gang i året) Fraværssøknader fra Ansatt selvbetjening /DFØ-app (hver måned) 13-kjøring punkt 1 og punkt 11 (én gang i året)

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.0 Ferieforbruk til og med år 2016 er ført og telt ned riktig 2.0 Avtale om overføring av ferie foreligger (SPH 9.16 og 11.3.3) 3.0 Ansatte med stillingsendring etter hovedlønn for juni 2016, har fått en korrekt ferieomregning på sine feriedager 4.0 Fratrådte har fått sluttoppgjør 5.0 Ansatte fra annen statlig virksomhet har fått overført sine ferierettigheter 6.0 Ansatte som har fratrådt / har permisjon for å arbeide i annen statlig virksomhet, har fått overført sine ferierettigheter Omfanget av kontrollene er opp til fagbruker

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (2) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.1 Følg opp at registrert ferie på ansatte med delvis permisjon er behandlet Kjør YHR_SJEKK_FERIE Bestillingsbilde

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (3) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.1 YHR_SJEKK_FERIE Resultatbilde

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (4) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.2 Følg opp at fraværssøknader på ferie er behandlet Kjør YWF_FRAVAERSSTATUS Bestillingsbilde

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (5) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.2 YWF_FRAVAERSSTATUS Resultatbilde

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (6) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.3 Følg opp status på restferie med lønn Kjør PT_QTA10 Bestillingsbilde Feilsøking ved hjelp av PA20 / infotype 2001 og infotype 2006

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (7) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.3 PT_QTA10 Resultatbilde Tips: Kan være aktuelt å kjøre rapporten for flere år Kun ansatte med restferie kommer opp på rapporten Korrekt status på restferie pr. 31/12-2016 forutsetter registrert ferieavvikling med gyldighet til og med år 2016

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (8) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 2.1 Følg opp avtale om overføring av ferie med lønn Sjekk YHR_FRAV10 opp mot innleverte avtaler / e-skjema HR012 Kjør YWF_VIS_ARBEIDSFLYT Bestillingsbilde

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (9) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 2.1 YHR_FRAV10 opp mot innleverte avtaler / e-skjema Resultatbilde av e-skjema i arbeidsflyt Andre hjelpemidler for feilsøking: YHR_FRAV - Fraværsliste

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (10) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 3.1 Følg opp ansatte som har endret arbeidsplanregel siden hovedlønn for juni 2016 Kjør Ad hoc-spørring (S_PH0_48000513) Bestillingsbilde Flere utvalg IT0000: Medarbeidergruppe Flere utdata IT0007: Siste endringsdato Arbeidsplan Deltidsprosent

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (11) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 3.1 Ad hoc-spørring Resultatbilde Feilsøking ved hjelp av PA20 / infotype 0007 og infotype 2006

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (12) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 4.1 Følg opp at fratrådte har fått sitt sluttoppgjør Kjør YHR_SISTE LOENNSRES Siste lønnsresultat (tidligere år) Kjør PC00_M20_TFER Sjekkliste for ferie Feilsøking ved hjelp av PA20 / infotype 0015 og infotype 2006

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (13) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 5.1 Følg opp at ansatte som kommer fra annen statlig virksomhet, har fått overført sine ferierettigheter Kjør Ad hoc-spørring (S_PH0_48000513) på infotype 0000 - årsakskode Oppslag på en «Tilsetting» Feilsøking ved hjelp av PA20 / infotype 0015 og infotype 2006

Ferdigstillelse / opprydding av år 2016 (november desember) (14) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 6.1 Følg opp at ansatte som har fratrådt / har permisjon for å arbeide i annen statlig virksomhet, har fått overført sine ferierettigheter Kjør Ad hoc-spørring (S_PH0_48000513) på infotype 0000 - årsakskode Oppslag på en «Fratredelse» Feilsøk videre ved hjelp av PA20 / infotype 0015 og infotype 2006

Klargjøring for år 2017 (desember januar) (1) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.0 Alle aktuelle restkvoter på ferie med lønn er tilgjengelige for bruk 2.0 Tildelte feriekvoter er riktige i henhold til ansettelsesforhold, arbeidsplan, lønn og opparbeidet ferierettigheter

Klargjøring for år 2017 (desember januar) (2) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 1.1 Følg opp at alle aktuell restkvoter på ferie med lønn er tilgjengelige for bruk - (Dato for slutt kvotetrekk) Hent opp PA20/ infotype 2006

Klargjøring for år 2017 (desember januar) (3) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 2.1 Følg opp at tildelte feriekvoter er riktige i henhold til ansettelsesforhold, arbeidsplan, lønn og opparbeidet ferierettigheter Kjør YHR_FRAV10 Bestillingsbilde

Klargjøring for år 2017 (desember januar) (4) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP: 2.1 Kjør YHR_FRAV10 Resultatbilde Foreløpig ingen resultat

SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE UTEN FAST FORRETNINGSSTED

Selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted Har den selvstendig næringsdrivende kun en telefonadresse, privat telefon betjent av familiemedlemmer eller automatisk telefonsvarer, kan det tilsi at virksomheten ikke har fast forretningssted. Om enkeltpersonsforetaket har et fast forretningssted, må oppdragsgiver avklare med den næringsdrivende oppdragstaker. Eventuelt kan det lokale skattekontor gi veiledning. http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-og- organisasjon/rapportering-til- Skatteetaten/Tredjepartsopplysninger/Betalinger-tilselvstendig-naringsdrivende/Rettledning-Betalinger-til-SN/

Selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted Før innføring av a-ordningen ble utbetalinger til Selvstendig næringsdrivende innrapportert på Lønns- og trekkoppgaven på LTO-kode 401 Det var derfor en naturlig del av føringen i lønnssystemet

Selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted Ved innføringen av a-ordningen er ikke innberetning av næringsinntekt videreført Det er derfor ikke naturlig at dette utbetales via lønnssystemet Næringsinntekt skal innrapporteres på eget skjema

Selvstendig næringsdrivende fra 01.01.2017 Betalinger til selvstendig næringsdrivende skal skje gjennom regnskapssystemet Unntak Honorar eller annen godtgjøring som utbetales til opphavsmann til åndsverk Mottaker må registreres med personnummer og honorar registreres på spesifisert lønnart Eksempel: Forfatter som mottar godtgjørelse (næringsinntekt) for bruk av hans/hennes bok som pensum, skal innrapporteres i a-ordningen Forfatter som mottar godtgjørelse (næringsinntekt) for å holde foredrag om boken, skal innrapporteres i ny ordning

Løsning fra 1. januar 2017 Alle betalinger til denne gruppen skal fra 2017 skje via regnskapssystemet. Faktura behandles i Basware/Contempus som øvrige fakturaer, og utbetales på den ordinære remitteringen. De selvstendige næringsdrivende må opprettes som leverandører i UBW-Agresso. Disse leverandørene merkes særskilt for å kunne identifisere disse betalingene for rapportering.

Merking av leverandører i UBW-Agresso Alle leverandører som er selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted må merkes med «Bekreftet oppgaveplikt». Relasjon INNRAPPNR benyttes dersom ikke organisasjonsnummer.

Endringer i regelverk Når SD-kode 401 ikke ble videreført i a-ordningen ble det foretatt noen endringer i regelverket: Kjøp fra selvstendig næringsdrivende skal ikke lengre rapporteres etter betalingsdato, men etter fakturadato. Krav om at det skal sendes en egen årsoppgave til de selvstendig næringsdrivende To nye RF-skjema ble opprettet: RF-1321 Betalinger til selvstendig næringsdrivende RF-1301 Ligningsoppgaver som vedlegg

Rapportering og årsoppgave UBW-Agresso vil ved rapportering generere rapporter over årets innkjøp fra de merkede leverandørene En XML-fil vil bli generert som kan lastes opp i Altinn som vedlegg til skjema RF-1301 Kopi av de opplysninger som sendes likningsmyndighetene skal sendes den selvstendig næringsdrivende innen 15. februar året etter inntektsåret. Årsoppgavene vil bli sendt ut til den enkelte selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted av DFØ.

Overgangsløsning for 2016 Utbetalinger til selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted har i 2016 blitt håndtert både i lønnssystemet og i regnskapssystemet. DFØ vil være behjelpelig med å sy sammen innberetning av utbetalinger fra SAP med utbetalinger fra UBW Agresso. Dersom en og samme selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted har mottatt utbetalinger både fra lønnssystemet/sap og fra regnskapssystemet/ UBW Agresso vil vedkommende få to årsoppgaver.

A-ORDNINGEN

Innhold: A-meldingen Forskuddstrekk Terminoppgjør

A- ordningen Ny fra 01.01.15 A-ordningen er et samarbeid mellom NAV, SSB og skatteetaten. Månedlig innrapportering av inntekt- og arbeidsforhold pr. ansatt. Logiske feil korrigeres i løpet av året for hver månedlig A-melding. Tilleggsopplysninger registreres fortløpende. Lønns- og trekkoppgavene er erstattet av en årlig sammenstilling.

A-meldingen Vi rapporterer A-meldingen for gjeldende måned gjerne flere ganger i løpet av en måned. Hver ny fil erstatter den forrige. Den gjeldende filen blir sendt etter månedens siste bonuskjøring. Alle betalingsopplysninger rapporteres den måneden de er utbetalt. Lønnskjøring er grunnlaget for rapporten. Vi kan ikke korrigere betalingsopplysninger på gamle lønnsavregninger. Den ansatte kan til enhver tid sjekke hva arbeidsgiver har rapportert, ved å logge seg på Altinn.

A-meldingen kontroll før 13. kjøring Viser til sjekklista for 13. kjøring pkt 3 og brukerdokumentasjonen. Kontroll av negative beløp på A-meldingen foretas før 13. kjøring. PC00_M20_EDAG_DISP (DFØ gjør dette for fullservicekunder) Rapporten kan kjøres i løpet av året, men det må foretas en siste sjekk etter siste hovedlønn.

A-meldingen, kontroll før 13. kjøring Totalt rapportert pr type fordel:

Skattekort Vi henter inn skattekort foran hver lønnskjøring Vi lager forespørsel på ansatte med startdato 6 måneder tilbake i tid. Skatteetaten sender kun ut melding om endret skattekort en gang, har arbeidsgiver bedt om skattekort via RF-1307, vil ikke DFØ få opplysningene når vi ber om endrede skattekortopplysninger ved lønnskjøringene.

Forskuddstrekk Oppgjør til skattemyndighetene skjer pr termin, siden vi rapporterer inntektsopplysninger pr person i A-meldingen er det ikke lenger mulig å ha positiv skatt innenfor en termin. (ingen lovendring etter A-ordningen ble innført) I SAP er det lagt inn en kontroll som gjør at det ikke lenger er mulig å legge inn korrigeringer på skatt for avsluttede terminer, lønnarter i IT0015 (kundenotat 27/2016) Kontroll på positiv skatt ved terminslutt (kundenotat 74/2015) når vi kjører hovedlønn og siste bonuslønn i terminen.

Terminoppgjøret Terminoppgjøret foretas annenhver måned. For hver termin sjekker DFØ at betalt forskuddstrekk for skatt og AGA stemmer med betalingsopplysninger sendt og mottatt fra A-ordningen. Kvitteringen fra Altinn kontrollerer vi mot lønnartrapporter i SAP.

Oversikt over rapporterte betalingsopplysninger Riksrevisjonen etterlyste i fjor en samlet oversikt over data levert til skatteetaten via A-meldingen. DFØ utarbeidet i fjor et skjema som vi fyller ut for fullservicekunder ved hjelp av A07 skjema (avstemmingsinformasjon) fra Altinn og lønnartrapporter fra SAP. Skjema viser rapporteringspliktig fordel, forskuddstrekk og grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

Oversikt over rapporterte betalingsopplysninger

RAPPORTERING AV LØNNS- OG PENSJONSKOSTNADER

Innhold RF-skjema etter a-meldingen Arbeidsdeling Utfylling Frister Innsending

Endringer i RF-skjema fra 2015 Tidligere krav om innsending av to RF-skjema RF-1022 Lønns- og pensjonskostnader, «Kontrolloppstillingen» RF-1025 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Ved innføringen av a-ordningen ble begge skjema vurdert på nytt Konklusjon: RF-1025 utgikk som følge av at samme informasjon rapporters månedlig i a-meldingen RF-1022 ble videreført med noen endringer

RF-1022 Lønns- og pensjonskostnader Hensikten med skjemaet er å avstemme opplysninger om utbetalinger som er rapportert via a-ordningen mot de registrerte utbetalingene. Skjemaet er i hovedsak likt tidligere år, med endringer på hvordan sumlinjene skal avstemmes: Informasjon Gammelt skjema Nytt skjema Sum opplysningspliktige/ oppgavepliktige ytelser Avst. mot RF-1025 pkt. 4.7 Sum oppgavepliktige ytelser fra L/T-oppgaver Avst. A07 Avstemmingsinformasjon, Sum alle rapporterte inntekter Sum avgiftspliktige ytelser Avst. mot RF-1025 pkt. 6.0 Sum arbeidsgiveravgiftsgrunnlag Avst. mot A07 Avstemmingsinformasjon, Sum avgiftsgrunnlag lønn og godtgjørelse fratrukket Sum avgiftsgrunnlag refusjon

Arbeidsdeling DFØ fyller ut skjema for alle virksomheter som er både lønns- og regnskapskunde DFØ gjør utfylt skjema tilgjengelig på opal_con

Utfylling av skjema DFØ har utarbeidet et kontrollskjema for å sørge for at RF-1022 blir riktig Spørringer mot bokførte opplysningspliktige ytelser i regnskapet avstemmes mot en rekke lønnartrapporter i SAP for å sikre samsvar med det som er innrapportert i a-meldingen Skjema tar hensyn til om virksomhetene betaler til SPK eller ikke Kontrollskjema inngår som del av avstemmingsmappens årsavstemminger, avstemming F3 Det er utarbeidet en avstemmingsveiledning til skjemaet som ligger på våre kundesider

Kontrollskjema RF-1022

Arbeidsdeling, forts. Virksomheten må selv sende inn skjema enten på papir eller i Altinn Frist for innsending er 31. mai for offentlige etater og virksomheter

FØR HOVEDLØNNSKJØRING I DESEMBER

EKOM-tjenester Hovedregel beskattes etter sjablongmetoden som gir skattepliktig fordel på kr 4.392 pr. år fordelt på 12 måneder Brukerdokumentasjon Lønnsregistrering Faste tillegg og trekk Elektroniske kommunikasjonstjenester For tilleggstjenester er det er fribeløp på kr 1.000,- Siste frist for registrering er til hovedlønn desember

Rydd i gamle reiser Etter 31.12.2016 vil ikke reiser fra 2015 være tilgjengelig for korreksjon eller utbetaling Bruk rapport S_AHR_61016401 med variant CUS&OPAL08 for å få oversikt over gamle reiser Reiser som ikke skal utbetales, bør slettes Reise som skal være med på siste reisekjøring i 2016, må være godkjent av godkjenner 2 innen registreringsfrist som er mandag 12.12.2016

Feriekvoter fra 2015 Feriekvotene fra 2015 er gyldig til 31.12.2016 Ved rest feriedager forlenges kvotens gyldighet ved å registrere dato = 31.12.2017 Ferie uten lønn Feriedager uten lønn må registreres og godkjennes innen frist for hovedlønn desember for å unngå at trekk for feriedager kommer på 13. kjøring. Dette vil medføre negativ netto da det ikke er utbetaling på 13. kjøringen

13. KJØRING

13. kjøring Korrigeringskjøring starter kl. 20 torsdag 15.12, avsluttes onsdag 21.12 Egen sjekkliste 1. dag i sjekklista er torsdag 15.12 2. dag i sjekklista er fredag 16.12, 4. dag er tirsdag 20. -kontrollperioden. 13. kjøring er siste mulighet for å rette opp feil på innrapporterte beløp til A-ordningen.

Sjekkliste for 13. kjøring Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge

Sjekkliste for 13. kjøring pkt 1 Restferie eldre enn 2 år Kjøre ut oversikt over mer enn 2 år gml. restferie Transaksjonskode PT_QTA10 Velg variant CUS&OPAL07

Sjekkliste for 13. kjøring pkt 2 Kontrollere og avstemme alle refusjoner fra NAV inneværende år Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON Differanser med datointervall fra 2015 må avstemmes Når nytt år begynner kan man kun behandle poster fra 01.01.2016. Refusjoner som senere mottas for perioder før 2016 registreres i SAP på fiktiv dato, ref. brukerdokumentasjon «Innlesing av oppgjørsrapport fra NAV». Avstemme feriepenger av refusjoner NB! Bruk cus&opal variantene 01, 02, 03 og 04 Personer som er fratrådt husk å oppdatere feltet «Avregning til» i IT0003 med dato i påfølgende lønnskjøringsperiode, ref. brukerdokumentasjon «Oppfølging av feriepenger av refusjonskrav

Sjekkliste for 13. kjøring pkt 3 Kontrollere negative totaler på innrapporterte A-meldinger Transaksjonskode PC00_M20_EDAG_DISP EDAG Se brukerdok.: Kontroll av negative beløp på A-ordningen Rett eventuelle feil Som tidligere nevnt kan denne kjøres tidligere, men det må være en siste sjekk etter 13.kjøring.

Sjekkliste for 13. kjøring pkt 11 Kontrollerer og korrigerer Lønnartrapporter (PC00_M99_CWTR) Konteringsdokumentet (PCP0) Stikkprøvekontroll Korriger i henhold til mottatt informasjon fra DFØ om feil i lønnskjøringen, konteringskjøringen og negative totaler ref punkt 3. Feil i stamdataene korrigeres. Alle mangler mht. kapittel og post skal rettes. YHR_SISTE_LOENNSRES Negativ netto og uoppgjorte feriepenger fra tidligere år.

13.kjøring Ved utbetalinger på 13. kjøring må det godkjennes i bank slik at avregningsretur kommer med på 2016. Utbetalingsdato er 28.12. Arbeidsgiver må ha en kontaktperson tilgjengelig helt til 13. kjøring er fullstendig avsluttet, remittert og mottaksretur mottatt. SPK rapportering for desember må gjøres etter 13. kjøring. Etter 13. kjøring henter vi ned skattekort for 2017.

NAV-REFUSJONER OG REGNSKAPET

Innhold Endringer i 2016 Ansvars- og arbeidsdeling NAV-refusjonsordningen og regnskapet Avstemming av NAV-refusjoner Siste innbetaling fra NAV i 2016

Endringer fra november 2016 Oppgjørsrapport refusjoner av syke- eller fødselspenger (K27) blir landsdekkende, dvs. negative delsummer blir mindre aktuelt Oppgjørsrapport for feriepenger av syke- eller fødselspenger (K37) utgår, da feriepengene nå vil komme på K27 For å skille feriepenger fra ordinær refusjon kommer disse som verdier i en egen kolonne på K27 Endringen gjelder fra 26. november, dvs. at det for november vil komme to oppgjørslister K27

Ansvars- og arbeidsdeling Fullservice lønn fullservice regnskap Virksomhet Sende sykemeldinger, vedtak om foreldrepenger, omsorgspenger etc. løpende til DFØ DFØ Registrere sykemeldinger, vedtak om foreldrepenger, omsorgspenger etc. i SAP Lese inn K27/K37 i SAP Følge opp krav og mottatt refusjon, samt avstemme i Recon i SAP I samarbeid med virksomheten korrigere debitor ved negativ delsum og mottatt refusjon som ikke er en del av refusjonsordningen i SAP Avstemme fane A7 i avstemmingsmappen

Ansvars- og arbeidsdeling Fullservice lønn delservice regnskap Virksomhet DFØ Sende sykemeldinger, vedtak om foreldrepenger, omsorgspenger etc. løpende til DFØ Avstemme fane A7 i avstemmingsmappen Registrere sykemeldinger, vedtak om foreldrepenger, omsorgspenger etc. i SAP Lese inn K27/K37 i SAP Følge opp krav og mottatt refusjon, samt avstemme i Recon i SAP I samarbeid med virksomheten korrigere debitor ved negativ delsum og mottatt refusjon som ikke er en del av refusjonsordningen i SAP

Ansvars- og arbeidsdeling Delservice/basis lønn fullservice regnskap Virksomhet DFØ Registrere sykemeldinger, vedtak om foreldrepenger, omsorgspenger etc. i SAP Lese inn K27/K37 i SAP Følge opp krav og mottatt refusjon, samt avstemme i Recon i SAP Bistå med brukerstøtte I samarbeid med virksomheten korrigere debitor ved negativ delsum og mottatt refusjon som ikke er en del av refusjonsordningen i SAP Avstemme fane A7 i avstemmingsmappen

Ansvars- og arbeidsdeling Delservice/basis lønn delservice regnskap Virksomhet DFØ Registrere sykemeldinger, vedtak om foreldrepenger, omsorgspenger etc. i SAP Lese inn K27/K37 i SAP Følge opp krav og mottatt refusjon, samt avstemme i Recon i SAP Bistå med brukerstøtte I samarbeid med virksomheten korrigere debitor ved negativ delsum og mottatt refusjon som ikke er en del av refusjonsordningen i SAP Avstemme fane A7 i avstemmingsmappen

Tidslinje for NAV-refusjoner SAP Generere krav K27 fra NAV/Altinn OBS negative beløp Utligne debitor NAV hvis cremulfiler mangler eller inneholder irrelevante beløp (innen rapportering til SR) Registrere alle grunnlagsdata Cremulfil fra bank Kontrollere genererte og mottatte krav RECON Ca. 7. UBW-AGRESSO DZ bilag til regnskap Bokføre datauttrekk fra HL SAP Avstemme refusjoner fra NAV 15. neste mnd. Hvis K27 ikke er lest inn i SAP må dette føres manuelt i UBW-Agresso

Føringer KRAV CREMULFIL K27/OREF Gj.gangskonti (K) 1575-78 Arbeidsbankkonto (D) 1933 Inntektskonti (K) 5800 og 5810 Debitor NAV (D) 1571 Debitor NAV (K) 1571 Gj.gangskonti (D) 1575-1578 Krav til NAV Må følge hovedlønn fra SAP til UBW-Agresso Bilagsart BH Cremulfil = innbetaling fra NAV Overf. til UBW-Agresso fortløpende Bilagsart DZ K27/37 fra NAV Må følge hovedlønn fra SAP til UBW-Agresso Bilagsart BH

Avstemming av NAV-refusjoner Her kontrolleres at samlet inntektsførte beløp stemmer med rapportene fra NAV Her kontrolleres at saldo på Debitor NAV i regnskapet stemmer med debitorsaldoen i SAP Her kontrolleres at gjennomgangskontiene «speiler» konto for Debitor NAV (Sum = Debitor NAV, men med motsatt fortegn) Konto 1574 skal normalt gå i null. Evt. saldo forklares

Differanser Ax-A Forsinket K27. Her må det ev. lages manuelt bilag, som må reverseres neste måned, se rutine 14.5 K27 inneholder betalinger som gjelder personer uten fødselsdato eller av annen grunn feiler ved innlesning. Må korrigeres i SAP, se rutine 14.1 Manglende periodisering av K27 desember, se rutine 9.4 Føring av manuelle bilag Saldo på feilkonto

Differanser Ax-B Føring av manuelle bilag Saldo på feilkonto

Differanser Ax-C Manglende Cremulfil. Må tas kontakt med LA. Se rutine 14.2 Flere Cremulfiler. Sannsynligvis er dette noe som ikke gjelder NAV-refusjoner og da må det korrigeres i SAP og føres på korrekt inntektskonto i Agresso, se rutine 14.4 K27 inneholder negativ delsum. Må korrigeres i SAP og sum må tilbakebetales til NAV, se rutine 14.3 Føring av manuelle bilag Saldo på feilkonto

Differanser Ax-D Saldo på feilkonto Alle korrigeringer som foretas i SAP skal føres mot konto 1574 og deretter korrigeres i Agresso.

Årets siste innbetaling fra NAV Oppgjøret for desember utbetales fra NAV i slutten av året, etter 13. kjøringen i SAP K27 for desember vil bli lest inn og bokført som del av hovedlønn januar Etter kontantprinsippet må denne innbetalingen rapporteres på 2016 Virksomhetene må føre et manuelt bilag i periode 12 i UBW-Agresso: Kredit konto 5800/5810 Refusjon syke-/foreldrepenger Debet konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV Bilaget tilbakeføres tilsvarende i januar 2017 DFØ foretar denne posteringen for fullservicekunder på regnskap

KOBLINGEN MELLOM LØNN OG REGNSKAP

Innhold Integrasjon mellom SAP og UBW-Agresso Feillister Lønnsrelaterte avstemminger

Integrasjon mellom UBW-Agresso og SAP

Integrasjon mot lønnssystemet Alt vedrørende egne ansatte skal behandles i SAP Nye data i SAP overføres til UBW-Agresso hver natt ved hjelp av filoverføringer Ansattnummer Lønnstransaksjoner Filer leses inn og bokføres automatisk løpende GL07-rapport mottas på e-post Men noen ganger får man en feilliste!

Feillister fra SAP Årsaker til feil: Ugyldige dimensjoner Bruk av stengte dimensjoner Manglende dimensjoner basert på konteringsregler i UBW-Agresso Stengte hovedbokskonti

Feillister fra SAP Hovedregel er at feil skal leses inn på feilkonto - feilen skal korrigeres i lønnssystemet Feiltranser skal i regnskapet leses inn på feilkonto feilliste sendes virksomheten på e-post Virksomheten må sørge for at feil korrigeres på den ansatte i SAP Korreksjon kommer fra SAP på neste kjøring Viktig med god kommunikasjon mellom lønns- og regnskapsmedarbeidere

Feillister fra SAP Ikke mulig å korrigere feilen i SAP? Manuell ompostering fra feilkonto i UBW-Agresso Bruk kontrollperiodene som er satt opp for hver kjøring for å unngå feil Ved endring av konteringsdimensjoner bør man være ekstra på vakt

Lønnsrelaterte avstemminger

Avstemmingsmappen DFØs avstemmingsmappe inneholder en rekke lønnsrelaterte avstemminger Økonomireglementet med tilhørende bestemmelser stiller strenge krav til avstemming av regnskapet Avstemminger må ses i sammenheng med krav til intern kontroll

Arbeidsdeling Fullservice på regnskap DFØ utfører alle avstemminger Delservice på regnskap DFØ utfører de fleste avstemminger, unntak A3 og A7

A2 Avst. reskontro SAP og UBW-Agresso Formål Kontrollere at saldo på remitteringskonti i UBW-Agresso stemmer med reskontro i SAP Påse at det ikke blir stående uoppgjorte poster over tid Kontroll Kontrollere saldo på FBL1N Detaljposter kreditorer pr. periodeslutt mot saldo på konto 2937 og 2938 i UBW-Agresso Eldre poster over 2 måneder settes til oppfølging i avstemmingen

A3 Gjennomgang av feilkonto Formål Følge opp at poster på feilkonto korrigeres fortløpende Kontroll Krysser korrigerte poster ved bruk av interimsavstemminger i UBW-Agresso Gjenværende poster må følges opp av virksomheten NB! Saldo må være null ved årets slutt

A7 Avst. NAV-refusjoner Formål Kontrollere inntektsføring av NAV-refusjoner mot K27/K37 og innbetaling fra NAV Kontroll Kontrollere inntektsføring mot K27/37 Kontrollere FLB5N Detaljposter debitorer mot debitorkonto i UBW-Agresso Kontrollere at hjelpekonti for NAV-refusjoner i UBW-Agresso går i null

C-avstemminger Omfatter avstemminger relatert til lønn: Rapporteringspliktig fordel Påleggstrekk Forskuddstrekk Svalbardskatt Arbeidsgiveravgift og avgiftspliktige beløp Alle avstemmes månedlig bortsett fra påleggstrekk som avstemmes terminvis

C-avstemminger Formål Påse at beløp i UBW-Agresso stemmer med beløp i SAP Påse at trekk i den ansattes lønn blir utbetalt Kontroll Kontroller saldoer i UBW-Agresso mot en rekke lønnartrapporter i SAP Kontroll av avsetning i UBW-Agresso mot påfølgende utbetaling

D1 Avst. balansekonti lønn Formål Kontrollere at det ikke blir stående uoppklarte poster på balansekonti for lønn Eks: Netto negativ, for mye utbetalt etc. Kontroll Krysser korrigerte poster ved bruk av interimsavstemminger i UBW-Agresso Gjenværende poster må følges opp av virksomheten

D3 Avst. lønns- og reiseforskudd Formål Lønns- og reiseforskudd ikke blir stående uoppgjort over lang tid Kontroll Krysser korrigerte poster ved bruk av interimsavstemminger i UBW-Agresso Gjenværende poster må følges opp av virksomheten

D4 Avst. ansattelån Formål Påse at arbeidsgiverlån registreres i SAP og trekkes inn løpende Kontroll Kontrollerer saldo i S_AHR_61015638 Oversikt over arbeidsgiverlån mot lånesaldo pr. ansatt i UBW-Agresso Kontroll av at det ikke er lån som får stopp i avdrag

E1 Avst. premie til SPK Formål Påse at medlemsinnskudd/pensjonspremie i regnskapet er korrekt Avstemme avsetning mot faktura Kontroll Kontrollerer saldo i UBW-Agresso mot lønnartrapporter i SAP Kontrollerer avsetningen i UBW-Agresso i året mot de mottatte fakturaene fra SPK

Ny avstemming etter R-118 Arbeidsgivers andel av pensjonspremie på 12 % og medlemsinnskuddet på 2 % avsettes månedlig i balansen SPK sender faktura hver termin, og disse må avstemmes mot avsetningen fra lønnssystemet Vesentlige differanser følges opp mot SPK, mens mindre differanser kan håndteres ved årets slutt Fane E1 vil bli oppdatert i avstemmingsmappen 2017 for å ta hensyn til den kravene i den nye ordningen

E2 Avst. Feriepenger (nettobudsjetterte, SRS) Formål Påse at avsatte og kostnadsførte feriepenger i UBW-Agresso stemmer med SAP Påse at AGA på feriepenger i UBW-Agresso stemmer med SAP Kontroll Kontrollere balansekonti og kostnadskonti for feriepenger og AGA av feriepenger i UBW-Agresso mot lønnartrapporter i SAP

E3 Avst. feriepengeavsetning mot utbetaling (nettobudsjetterte, SRS) Formål Påse at alle avsatte feriepenger utbetales Kontroll Kontrollere avsetning i fjoråret i mot årets utbetaling i UBW-Agresso Tar hensyn til lønnartrapporter i SAP for korreksjoner i feriepengeavsetningen, f.eks. ansatte som har begynt i ny statlig virksomhet

F3 Avst. RF-1022 Formål Fylle ut RF-1022 for innrapportering til skattemyndighetene Kontroll Kontroll av opplysningspliktige ytelser i regnskapet mot lønnartrapporter i SAP Spørringer i UBW-Agresso for informasjon om naturalytelser og NAV-refusjoner

Oppfølging av avvik Ved avvik på avstemminger dokumenteres avviket i mappen Virksomhetene skal hver måned følge opp eventuelle avvik, og gi tilbakemelding til DFØ Viktig med god dialog mellom lønn/personal og regnskap på lønnsrelaterte avvik

STYRINGSRAPPORTER

Styringsrapporter Intern sykefraværsstatistikk Rapport som gir en statistikk over sykefraværet. Samt beregner sykefravær i prosent Turnover Rapport som gir turnover beregnet i prosent Årsverk Rapport som viser ressursinnsats målt i årsverk Lønnsglidning Rapport som viser lønnsglidning i prosent Lønnsøkning Rapport som viser endringer i regulativlønnen i forbindelse med lønnsoppgjør

Rapport for intern sykefraværsstatistikk (YHR_SYKEFRAVRAP) Rapport som er utarbeidet i henhold til krav fra NAV Nav s beskrivelse finnes på: https://www.nav.no/_attachment/805335798?download=true Rapport som gir en statistikk over sykefraværet. Samt beregner sykefravær i prosent Sykefravær i prosent = Totalt sykefravær egen sykdom * 100 / Avtalte- og mulige dagsverk For å få en mest mulig riktig sykefraværsstatistikk, anbefaler vi å ekskludere ansatte med delvis permisjon fra utvalget ved kjøring av rapporten

Rapport for intern sykefraværsstatistikk Bestillingsbilde Flere utvalgsmuligheter Kan kjøres kvartalsvis - rapporter bare valgt kvartal eller for hele år - rapporter inntil valgt kvartal

Rapport for intern sykefraværsstatistikk Rapportbilde (del 1) Avtalte- og mulige dagsverk = Antall driftsdager (mandag fredag) minus ferieavvikling Faktiske dagsverk = Avtalte- og mulige dagsverk minus reelle fravær (inkl. sykefravær)

Rapport for intern sykefraværsstatistikk Rapportbilde (del 2) Sykefravær i prosent = Totalt sykefravær egen sykdom x 100 / Avtalte- og mulige dagsverk Beregning: 254 dager * 100 / 25750 dager = 0,986

Rapport for turnover (YHR_TURNOVER) Definisjon på Turnover Beregningen baserer ser på definisjonen vi finner i Statens personalhåndbok: Når en arbeidstaker sier opp og slutter i sin stilling i virksomheten og begynner i ny stilling i annen virksomhet, og stillingen arbeidstakeren forlater blir besatt av ny arbeidstaker, defineres dette som turnover. http://www.sph.dep.no/statens-personalhandbok/6forhandlingsordningen-istaten/63bestemmelser-om-lokale-forhandlinger/

Rapport for turnover Rapport som viser turnover beregnet i prosent Turnover er det laveste antall av fratrådte og tiltrådte i perioden i prosent av antall ansatte pr startdato for rapporten Vi har valgt å beregne turnover ut fra alle som fratrer for deretter og erstattes av ny medarbeider. Dette gjelder enten dette er frivillig eller ufrivillig avgang. Det må være varig fratredelse, dvs. permisjoner teller ikke med Turnover beregnes for antall personer, uten betydning av om vedkommende har heltids- eller deltidsstilling. De som blir pensjonister i perioden medregnes også som fratrådte i denne sammenhengen

Rapport for turnover Bestillingsbilde Feltet Evalueringsperiode beholdes med verdien Alt Feltet ansettelsesstatus skal alltid være 3 Aktiv Periode for turnover angis lengre ned i bestillingsbildet Perioden er maks. 365 dager, dog valgfri Rapporten beregner kun for hele måneder

Rapport for turnover Bestillingsbilde Det er mulig å velge egne MG/MUG-kombinasjoner

Rapport for turnover Rapportbilde Turnover i prosent = Tiltrådte (laveste) x 100 / (Antall ansatte pr. startdato) Beregning: 5 * 100 / 32 = 15,625

Rapport for årsverk (YHR_AARSVERK) Dette er en rapport som viser ressursinnsats målt i årsverk

Rapport for årsverk Definisjon og forutsetninger for beregning av årsverk: Ett årsverk defineres som en person i 100 % stilling i et helt år Timetall som utgjør et årsverk vil variere for ulike medarbeidergrupperinger. F.eks. vil timetall pr periode være lavere for turnusansatte

Rapport for årsverk Definisjon og forutsetninger for beregning av årsverk: Antall månedsverk beregnes ut fra antall timer pr. måned i IT0007. Antall årsverk beregnes som sum av månedsverk i valgt periode, delt på antall måneder i utvalgsperioden. Årsverksberegningen reduseres ikke av ferieuttak eller avspasering av fleksitid, overtid/reisetid til avspasering. Årsverksberegningen reduseres for alt annet fravær 1 dag. Om fraværet/permisjonen er med eller uten lønn er uten betydning for beregningen.

Rapport for årsverk Bestillingsbilde Evalueringsperiode maksimum ett år, dog valgfri perioder Rapporten beregner årsverk for hele måneder kun Vi har valgt som standard å ikke ta med overtid/ekstratimer

Rapport for årsverk Rapportbilde

Rapport for lønnsglidning (YHR_LOENNSGLIDNING) Definisjon : Lønnsglidning framkommer beregningsmessig som forskjellen mellom total lønnsøkning i en bestemt periode og tariffmessig lønnsøkning i den samme perioden. Lønnsglidningen blir dermed en restpost, dvs. den utgjør lønnsøkning som ikke er tariffavtalt. Vi har tatt utgangspunkt i følgende definisjon: www.regjeringen.no/nb/dep/asd/dok/nouer/2009/nou-2009-7.html?id=558760

Rapport for lønnsglidning Alle bevegelser på ansattmassen påvirker lønnsglidningen så som tiltredelser, fratredelser og endring av stillingsprosenter Korrekt beregning av lønnsglidningen forutsetter korrekt bruk av årsakskodene ved lønnsendringer, både for hovedstilling (IT0008) og eventuell tilleggsstilling (IT0509). Årsakskodene ble innført i 2013 Følgende årsakskoder betraktes som tariffendring og inngår ikke i lønnsglidningen: A1 Sentrale oppgjør, A-tabellen A2 Justeringsoppgjør A3 Lokale forhandlinger 2.5.1 Under de lokale forhandlingene er det anledning til å tilføre virksomhetens egne midler. Disse inngår i lønnsglidningen

Rapport for lønnsglidning Bestillingsbilde Evalueringsperiode er maks. ett år, dog valgfri Periode Det er mest naturlig å kjøre denne rapporten på et helt år Feltet ansettelsesstatus skal være 3 Aktiv Rapporten beregner for hele måneder kun Det er mulig å velge egne MG/MUG-kombinasjoner

Rapport for lønnsglidning Bestillingsbilde Virksomhetens egne tilførte midler i lokale forhandlinger skal med i beregning av Lønnsglidning, og må derfor oppgis her i bestillingsbildet

Rapport for lønnsglidning Rapportbilde (to-delt) Til slutt beregner vi lønnsglidning i prosent med denne formelen: Lønnsglidning i kroner delt på Lønn ved periodestart * 100 = lønnsglidning i prosent Eksempelet gul rad over: 78.301,20 / 3.542.420,00 *100 = 2.21% lønnsglidning

Rapport for lønnsøkning (YHR_LOENNSOEKNING) Dette er en rapport som viser endringer i regulativlønnen i forbindelse med lønnsoppgjør A-tabellen og Lederlønnstabellen vist i kroner og prosent Kostnadene beregnes basert på årslønn pr. dato pr. oppgjør, dvs. rapporten skal ikke kunne tas ut for en periode.

Rapport for lønnsøkning Forutsetning for å kunne beregne kostnader i forbindelse med lønnsoppgjør korrekt, er at vi har tatt i bruk årsakskoder ved lønnsendringer Det er årsakskodene som bestemmer om lønnsendringen er med i beregningen Årsakskodene ble innført i 2013 Følgende årsakskoder er det aktuelt å benytte: A1 Sentralt oppgjør, A-tabellen A2 - Justeringsoppgjør A3 - Lokale forhandlinger 2.5.1

Rapport for lønnsøkning Bestillingsbilde Angi dato for den tariffmessige endringen Angi aktuell årsakskode

Rapport for lønnsøkning Rapportbilde A1 Sentralt oppgjør, A-tabellen pr. 01.05.2016 Lønnsøkning fremkommer både beløpsmessig og i prosent

ÅRSAVSLUTNING OG STATLIGE REGNSKAPSSTANDARDER

Innhold Endringer 2016 Regnskapsføring etter SRS 25 Varslede endringer fra 2017

Endringer i SRS-ene for regnskapsåret 2016

Oppdatering pr. august 2015 Tilpasset endringer i økonomiregelverket og rundskriv R-115 om utarbeidelse og avleggelse av årsregnskap. Foretatt en overordnet vurdering av standardene som følge av endringer i regnskapsloven, de norske regnskapsstandardene og de internasjonale regnskapsstandardene for offentlig sektor. Det er gjort betydelige endringer i standardene knyttet til struktur og språklige forbedringer for at standardene skal være mer leservennlige og enklere å ta i bruk.

Endringer i utvalgte standarder SRS 1 Oppstillingsplaner for resultatregnskap og balanse & SRS 2 Kontantstrømoppstilling Unntak for kontantstrømanalyse for bruttobudsjetterte virksomheter SRS 10 Inntekt fra bevilgninger Kravet om at inntekt fra bevilgninger skal resultatføres fullt ut i det regnskapsåret virksomheten kontrollerer tilgangen er opphevet. Dette innebærer at virksomhetene følger prinsippet om motsatt sammenstilling også ved årsslutt. «Unntak» for UH-sektoren

Endringer i utvalgte standarder SRS 25 Ytelser til ansatte Standarden har skiftet navn fra Personal- og pensjonskostnader til Ytelser til ansatte. Det er presisert at det ved årets slutt skal avsettes for opptjent ikke avviklet ferie. Det er presisert at utgifter til sluttvederlag etter ordningene i Statens personalhåndbok skal kostnadsføres på tidspunktet for første utbetaling etter kontrakten. Det er presisert at utgifter til ventelønn etter ordningene i Statens personalhåndbok som hovedregel kostnadsføres på det tidspunktet forpliktelsen oppstår.

Lønnsrelaterte SRS-posteringer SRS 25 Ytelser til ansatte

Lønnsrelaterte SRS-posteringer SRS 25 Ytelser til ansatte omhandler en rekke former for ytelser relatert til egne ansatte og regnskapsføring av disse En rekke av disse posteringene håndteres direkte fra lønnssystemet og bokføres sammen med hovedlønn Dette gjelder i hovedsak følgende: Avsetning for feriepenger Regnskapsføring av brutto lønn Pensjonskostnader for ikke-betalende virksomheter Feriepenger ved overgang til/fra andre statlige virksomheter

Kontroll av avsetninger fra SAP Føringene fra SAP føres på egne hovedbokskonti. Totalt skal saldoen på disse kontoene gå i null, ved at beløpene i resultatet og balansen går mot hverandre. Differanse på kontoene kan skyldes føringer på feilkonto som må korrigeres før årsslutt, senest på 13. kjøringen.

Manuelle SRS-posteringer I tillegg til SRS-posteringene som kommer fra lønnssystemet ved hovedlønn er det behov for å foreta manuelle avsetninger og periodiseringer. Dette gjelder i hovedsak følgende: Timesaldoer til avspasering Påløpte lønnskostnader som utbetales i senere perioder Ikke avviklet ferie

Avsetning fleksitidssaldo SRS 25, pkt. 18 Virksomheten må sette av for kostnadene ved de ansattes opparbeidede fleksitid. Videre må det settes av for arbeidsgiveravgift av dette. SAP-rapport Transaksjonskode PT_BAL00 Variant CUS&OPAL06 Kjøres pr. dato for periodeslutt Gjennomsnittlig timesats benyttes. NB! Husk å ta hensyn til at ansatte kun kan overføre 45 timer til nytt år. Bokføres i UBW-Agresso med bilagsart M*

Avsetning over- og reisetid til avspasering SRS 25, pkt. 18 SAP-rapport Virksomheten må sette av for kostnadene ved de ansattes opparbeidede overtid og reisetid som kan avspaseres. Transaksjonskode Variant PT_BAL00 CUS&OPAL05 Videre må det settes av for arbeidsgiveravgift av dette. Kjøres pr. dato for periodeslutt Gjennomsnittlig timesats benyttes. Bokføres i UBW-Agresso med bilagsart M*

Avsetning over- og reisetid til utbetaling SRS 25, pkt. 8 Overtid påløpt i november og desember blir ført utbetalt i hhv. januar og februar. Virksomheten må sette av for dette i månedene overtiden er påløpt. SAP-rapport Transaksjonskode PT_BAL00 Variant CUS&OPAL07 Kjøres for perioden for overtidsføring Videre må det settes av for arbeidsgiveravgift, feriepenger og AGA av feriepenger av dette. Gjennomsnittlig timesats benyttes. Bokføres i UBW-Agresso med bilagsart M*

Avsetning opptjent, ikke avviklet ferie SRS 25, pkt. 13 SAP-rapport Det må avsettes for opptjent, ikke avviklet ferie pr. 31.12. Transaksjonskode Variant PT_QTA10 CUS&OPAL07 Videre må det settes av for arbeidsgiveravgift. Gjennomsnittlig dagsats benyttes. Bokføres i UBW-Agresso med bilagsart M* Rapporten bør kjøres tidlig i 2017 før ansatte begynne å ta ut overført ferie Kan være behov for å foreta manuelle korreksjoner på bakgrunn av bevilget ferie før rapportkjøring, samt ev. feriedager som ikke kan overføres.

Avsetning annen påløpt lønn SRS 25, pkt. 8 Kan være behov for å foreta avsetninger av andre typer påløpt, ikke utbetalt lønn, som f.eks.: Timelønn som utbetales etterskuddsvis Ventelønn innvilget i 2016 for ansatte omfattet av gammel ordning Lokale forhandlinger dersom etterbetaling ikke kommer med på siste lønnskjøring for 2016

Avstemmingsmappen SRS Avstemmingsmappen SRS inneholder avstemmingsskjemaer for å kontrollere både avsetninger fra SAP og manuelle avsetninger. Avstemmingsmappen er tilgjengelig ved forespørsel til regnskap@dfo.no

Note 2 Lønnskostnader Årsverk SAP-rapport Antall årsverk skal inn i note for lønnskostnader. Transaksjonskode Variant YHR_AARSVERK CUS&OPAL01 Kjøres pr. dato for periodeslutt

Forventede endringer i SRS-ene fra 1. januar 2017

Ny ordning for pensjonspremie til SPK Ny ordning for betaling av pensjonspremie til SPK fører til endret regnskapsføring for bruttobudsjetterte virksomheter: Slutt på inntektsføring av et beløp tilsvarende de periodiserte kostnadene til pensjon Ny sats på 12 % SRS 10 Inntekt fra bevilgninger og SRS 25 Ytelser til ansatte vil bli oppdatert med informasjon tilpasset den nye ordningen.

Veiledningsmateriell

Veiledningsmateriell SRS Mye veiledningsmateriell kan finnes på DFØ sine nettsider: Veiledning, maler og sjekklister for årsregnskapet Veiledningsnotat til standard kontoplan for virksomheter som fører regnskap etter SRS Regnskapsavdelingens rutiner for SRS-posteringer