8. Regnskapsrllen g behandling av faktura DFØ Versjn: 2.0 8.2 Fakturaer på sirkulasjn 06.06.14 Innhld Frmål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndbken: 1 Søke pp g endre infrmasjn på faktura 2 Omdirigere faktura til ny mttaker 3 Administrere stedfrtredere 4 Administrere psteringsmaler 5 Sende epst til fakturamttaker Gi brukerne på øknmi/regnskap en versikt ver muligheter i skjermbildet Fakturaer på sirkulasjn. Ansvar Tidspunkt Handling 1 Søke pp g endre infrmasjn på faktura Virksmhet Ved behv Steg 1a: Øknmi/regnskap har i IP Master mulighet fr å følge pp fakturaer sm er på sirkulasjn ute i rganisasjnen. Dette kan gjøres ved å velge Fakturaer på sirkulasjn fra hvedmenyen til venstre i IP Master g klikke på menylinjen øverst i skjermbildet. Skjermbildet nedenfr viser et søk uten filtrering. Spesielle søkekriterier fr faktura på sirkulasjn er: Parkerte fakturaer (viser fakturaer sm IP-Klientbrukere har parkert i påvente av f.eks Kreditnta) Faktura fra en bestemt leverandør Faktura med frfallsdat m X dager (Tidsrm + gi inn start g sluttdat) Faktura sm finnes hs en bestemt mttaker
Presentasjnen/innhldet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte IP Master bruker ved å benytte knappen ver resultatsettet. Det er gså mulig å dra klnnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet. Tilpasning av presentasjn er fleksibelt g tilpasses pr søkeresultat, dvs en tilpasning fr Frkntrll, en annen tilpasning fr Fakturaer på sirkulasjn. Steg 1b: Ønsker man å se detaljer g fakturabilder på en gitt faktura må man dbbelklikke på valgte faktura i resultatsettet. Da kmmer man inn i skjermbildet sm kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer slik bildet nedenfr viser. NB: Faktura blir da låst fr brukere ute i rganisasjnen g kan ikke behandles. Fr å ppheve denne låsen må man gå tilbake til resultatsettet g fjerne hake på faktura. Steg 1c: I skjermbildet fr Grunnlagsdata/fakturadetaljer kan man gjøre følgende med fakturaen sm ligger på sirkulasjn Steg 1d: Endre/redigere innskannet faktura g reskntr infrmasjn Se på innskannet bilde(r) g bla mellm disse. Legge til vedlegg g kmmentarer Kntere eller redigere eksisterende kntering Sette makuleringskde g sende fakturaen til annullering Omdirigere faktura til annen bruker Se på fakturahistrikk Fakturaer sm er gått ut på sirkulasjn kan resendes til Autmatisk sirkulasjn g på denne måten gis en ny mulighet fr match. (Evt ny mttaker ut fra krrigert bestillerreferanse i grunnlagsdatafeltet.)
2 Omdirigere faktura til ny mttaker Virksmhet Ved behv Steg 2a: Ønsker man å sende faktura ut på ny sirkulasjn (evt. mdirigere) benytter man knappen. Da vil man få pp et eget skjermbilde med mulige typer fr sirkulasjn. I dette skjermbildet kan man velge type sirkulasjn samt persner sm skal mtta faktura. Følgene Sirkulasjnstyper kan velges: a) Omdiriger Skal kun brukes i spesielle tilfeller. Du kan mdirigere en faktura på vanlig sirkulasjn slik at den går utenm en mttaker. Hvis en faktura fr eksempel er sendt til bruker A, bruker B g bruker C, g du mdirigerer den til å gå utenm bruker B ved å sende fakturaen til bruker D, blir fakturaen fjernet fra bruker B, men ikke fra de andre. Derfr er det nå bruker A, bruker C g bruker D sm har fakturaen på sirkulasjn. b) Ny vanlig sirkulasjn Brukes f.eks ved fravær. Faktura sendes til en ny gitt persn sm selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet. c) Infrmativ sirkulasjn Faktura sendes kun til infrmasjn g kan ikke behandles. d) Direkte til verføring Benyttes av øknmi/regnskap fr de fakturatyper sm ikke krever gdkjenning, men bare behandles internt av øknmi/regnskap. Kan gså benyttes i visse situasjner der faktura i sin helhet er gdkjent men sendt til flere mttakere. e) Anmdning m fakturaannullering Benyttes m man ønsker å be m at faktura annulleres i systemet. Når sirkulasjnstype er valgt må man velge persn. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kmmentarfeltet kan man legge inn en kmmentar m ønskelig. Trykk på knappen Send g faktura blir sendt til valgt bruker. Steg 2b: Ønsker man å videresende en bunke/flere fakturaer samtidig, kan man gså gjøre dette i Faktura på sirkulasjn i resultatsettet sm skjermbildet nedenfr viser.
Sett da en hake på de på de fakturaene man skal sende ut til samme persn g trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine sm beskrevet i steg 2a i dette dkumentet. Steg 2c: Ved å krrigere bestillerreferanse i grunnlagsdatafeltet kan man gså, etter lagring, sende faktura ut på ny sirkulasjn gjennm knappen Autmatisk sirkulasjn. 3 Administrere stedfrtredere Virksmhet Ved behv Masterbruker kan gså administrere stedfrtredere på vegne av alle brukerne i rganisasjnen. Dette gjøres ved å trykke på knappen Handlinger g velge Administrer Stedfrtredere i menylinjen. Da vil et nytt skjermbilde vises sm nedenfr.
4 Administrere psteringsmaler Virksmhet Ved behv Masterbruker kan gså administrere psteringsmaler sm kan gjøres tilgjengelig fr alle IP Klientbrukere. Dette gjøres ved å trykke på knappen Vis g velge Administrer psteringsmaler i menylinjen. Man kmmer da inn i et nytt skjermbilde sm vist nedenfr g klikker Ny I neste skjermbilde settes knteringer g en kan velge m malen skal knyttes til en bestemt leverandør g krysser av fr m den skal være felles i Client (IP Klient) Lagre. 5 Sende epst til fakturamttaker Virksmhet Ved behv Feltet mttakernavn innehlder link til mttakers epstadresse. Herfra kan Masterbruker ved behv sende epst til fakturamttaker. Epsten innehlder link til den aktuelle fakturaen.