NOTAT Til: Styret Fra: Instituttleder Sakstype: Økonomi Saksnr: V-sak 2 Møtedato: 27.02.2014 Notatdato: 25.02.2014 Saksbehandler: Erik Handelsby Regnskapsrapport for Økonomisk institutt 2013 Virksomheten totalt med instituttets basis, ESOP og andre prosjekter Instituttets økonomiske situasjon er ikke vesentlig endret i løpet av året. Det ble overført et akkumulert resultat på 5,8 mill. kr til 2014. Budsjettet viste en overføring på 8,3 mill. kr. Hovedgrunnen til at det overføres 2,5 mill. kr mindre enn budsjett er endring i regnskapsføring for eksternt finansiert virksomhet, herunder ESOP. Dette medførte en økt egenandel i 2013 fra instituttet på 1,5 mill. kr. Dette endrer allikevel ikke den økonomiske situasjonen, da den totale egenandelen over prosjektenes levetid ikke endres. Endringen gir oss et riktigere øyeblikksbilde av aktiviteten i prosjektene. Utover dette er det mindre avvik mellom budsjett og regnskap. Disse er forklart nærmere i dette notatet. Det ble budsjettert med tilslag på to NFR prosjekter med oppstart i 2013 som ikke ble innvilget. OFS og Macroinequality har hatt forsinkelser i forhold til budsjetterte ansettelser ved prosjektstart. Forklaring til tabeller: Inntekter føres med negativt fortegn og kostnader føres med positivt fortegn. Inntekter + Kostnader er lik resultat. Tabell 1. Artsrapport totalt
Oppdatert 2012 2013 2013 Avvik årsprognose Overført fra i fjor -9 858-8 724-8 724-8 724 Basis-inntekter -44 496-44 454-45 079-624 -45 725 NFR-inntekter -11 716-14 314-18 626-4 312-15 408 EU-inntekter -1 554-2 175-3 675-1 500-2 940 Andre prosjektinntekter -3 746-4 116-3 150 966-4 155 Inntekter totalt -61 512-65 058-70 529-5 471-68 228 Personalkostnader 52 295 57 056 57 650 594 56 650 Investeringer 921 730 600-130 775 Andre driftskostnader 5 525 5 926 8 458 2 532 8 196 Internhusleie 3 905 4 230 4 247 17 4 527 Kostnader totalt 62 646 67 942 70 956 3 013 70 149 Isolert resultat 1 134 2 884 427-2 457 1 921 Akkumulert resultat -8 724-5 840-8 297-2 457-6 803 NB! Denne rapporten har definert inntekter fra bidrags og oppdragsprosjekter lik kostnader påløpt hittil i år (balansert) Tabell 2. Ubrukte midler per 31.12.2013 UBRUKTE MIDLER: Basisbevilgning -5 840 Oppdragsprosjekter Bidragsprosjekter -12 021 Totale ubrukte midler: -17 861 Instituttets basisvirksomhet Basisbevilgningen ble 624.000 kroner mindre enn budsjettert. Hovedbevilgningen fra UiO har kommet inn som budsjettert. Imidlertid er det to mindre endringer regnskapsført under denne posten som i netto utgjør avviket på 624.000 kr. Tildelte midler fra UiO i forbindelse med rekruttering på 361.000 kr har kommet inn, og dette var ikke budsjettert. Tilsvarende kostnader har påløpt under personalkostnader. 1 mill. kr har blitt tilført CREE-prosjektet i støtte, og er regnskapsført her. Dette var budsjettert som driftskostnader på 500.000. De ekstra 500.000 var forsinket tilførsel som skulle vært regnskapsført i 2012. Avviket fra budsjett for egenandel skyldes som tidligere orientert i stor grad endring fra andelsmessig til kostnadsspesifikk føring av egenandelen. I tillegg er aktiviteten i prosjektene noe nedjustert i løpet av året. Personalkostnader har et overforbruk i forhold til budsjett på ca. 200.000 kroner. Dette er hovedgrunnene: Ny forskningskonsulentstilling som ble vedtatt, og startet opp, i løpet av året. I tillegg kommer flere lønnsopprykk. En forlengelse i permisjon for Jon Strand frem til 1. mai 2014 reduserer budsjetterte kostnader. Nettoresultatet av disse endringene ble at fastlønnskostnadene ble 500.000 kr høyere enn budsjettert.
Overtidsbetaling på 250.000 kr ble utbetalt, ca. 2/3 av beløpet gjaldt vitenskapelig ansattes arbeid ved andre enheter. Dette var ikke budsjettert, og det er noe etterslep på refusjon av midlene. En reduksjon av timelærerbudsjettet med ca. 660.000 kroner som følge av at ressursbehovet i stedet skal dekkes gjennom forlengelser av rekrutteringsstillinger. På den annen side er personalkostnader stipendiater ca. 560.000 kroner høyere enn budsjettert. Offentlige refusjoner og refusjon for frikjøp ble til sammen 600.000 kr høyere enn budsjettert. Dette reduserer personalkostnadene tilsvarende. Rekrutteringskostnader påløp på ca 400.000 kr som ikke var budsjettert. Dette korresponderer med tildelte midler fra UiO. Regnskapet for investeringer viser et overforbruk på 96.000 kroner som følge av innkjøp av persienner. Driftskostnader var totalt 156.000 kr lavere enn budsjett, men siden 500.000 kr som var budsjettert som driftskostnader ble regnskapsført som redusert bevilgning så har det generelle forbruket vært høyere enn budsjett. Dette som følge bl.a. av oppussing i 10. etasje, økte kostnader pga. flere disputaser enn forventet, og at det i budsjettet ikke var avsatt tilstrekkelig med midler til rekruttering (job talks, flytteutgifter). Det er avsluttet 4 prosjekter ved instituttet med en samlet negativ saldo på 683.000 kroner. Et prosjekt er avsluttet med 408.000 kroner i underskudd. Siste faktura er i midlertid ikke sendt bidragsyter ved avslutning. 200.000 kroner vil inntektsføres på basisvirksomheten. 200.000 kr tilknyttet dette prosjektet har allerede blitt bokført på instituttet. De tre resterende prosjektene har mindre avvik i forhold til opprinnelig kostnadsplan og saldo ved avslutning blir da tilført basisvirksomheten. Tabell 3. Artsrapport basisvirksomheten
Oppdatert 2012 2013 2013 Avvik årsprognose Overført fra i fjor -9 858-8 724-8 724-8 724 Basisbevilgning -44 269-44 892-45 124-232 -45 725 Egenandel 13 765 16 013 14 477-1 535 15 141 Overheadinntekter -6 826-7 985-8 224-239 -8 323 Andre inntekter* -65-218 218 Sum inntekter totalt -37 394-37 082-38 870-1 789-38 907 Personalkostnader 31 841 31 795 31 584-211 31 999 Investeringer 863 496 400-96 575 Andre driftskostnader 2 048 3 000 3 156 156 3 726 Avsluttede prosjekter -107 683-683 Internhusleie 3 883 3 992 4 157 165 4 527 Sum kostnader totalt 38 528 39 966 39 297-669 40 828 Isolert resultat 1 134 2 884 427-2 457 1 921 Resultat inkl overført fra i fjor -8 724-5 840-8 297-2 457-6 803 *inkluderer salgsinntekter og bidragsinntekter Inntekter angis med negativt fortegn Eksternt finansierte prosjekter ved instituttet (inkludert ESOP) Esop Som orientert ved første tertial ble inntektene til senteret oppjustert med ca. 1,2 mill kroner. Dette skyldes inntekter som var forventet å komme i 2012. En korrigering av egenandelsinntekten for alle prosjekter medførte at egenandelen periodiseres likt med prosjektaktivitet som blir finansiert av basisvirksomheten. Dette endrer ikke den økonomiske situasjonen for senteret, men gir oss et riktigere øyeblikksbilde enn hva regnskapet tidligere gjorde. Aktiviteten har totalt sett vært noe høyere enn budsjettert i 2013. Andre prosjekter Vi har noen endringer i prosjektportefølgen fra 2012:Instituttet fikk tildelt et ERC Advanced Grant i 2013. Prosjektet ledes av Kjetil Storesletten og ligger under ESOP. Prosjektet har kortnavnet MACROINEQUALITY, ble opprettet 1. juni 2013 og blir tildelt totalt 2,15 millioner Euro fordelt på en femårsperiode. Instituttet ble også samarbeidspartner i to andre EU prosjekter i 2013: MOPACT og FAMHEALTH.. Disse to prosjektene dekker i hovedsak 20 % frikjøp av henholdsvis Nico Keilman
og Øystein Kravdal i prosjektperioden. I 2013 fikk instituttet i tillegg tildelt et av de to utlyste prosjektene innen Europa i Endring-programmet til Forskningsrådet. Prosjektet ligger under ESOP og ledes av Kalle Moene. Prosjektet har kortnavnet European Strains, ble opprettet 1. desember 2013 og får tildelt totalt 24 millioner kr over en femårsperiode, og har i tillegg en egenandelsramme på 10 millioner fordelt på samme periode. I tillegg har instituttet fått noen mindre bidrag til kurs, konferanser og reisemidler. Bidraget fra Norges banks gaveprofessorat for både 2012 og 2013 er inntektsført i inneværende år. Det store avviket mellom budsjett og regnskap totalt sett skyldes at flere eksisterende prosjekter har fått inntekter tidligere enn budsjettert, samt at nye prosjekter har kommet til i løpet av året (som beskrevet over). I tillegg er det som nevnt forsinkelser i rekrutteringen på OFS og Macroinequality. Budsjettmalene som vi bruker ved UiO, både for ERC-prosjekter og Forskningsrådsprosjekter, stemmer ikke overens med finansierings-intervallene til ERC og Forskningsrådet. Totalbudsjettene som danner utgangspunkt for de enkelte prosjektene ved instituttet fordeler inntektene jevnt hvert eneste år i forhold til arbeidsinnsats og drift de respektive årene. Denne malen er ikke synkronisert med utbetalingene vi får fra ERC som typisk er slik: 1. Prefinansiering: Man får en forhåndsutbetaling for de første 18 måneder. 2. Interim-betalinger: De neste utbetalingene får man først etter godkjenning av de ulike økonomiske rapporteringene (ca hver 18. måned). 3. Sluttfinansiering: Denne gis ikke før sluttrapportering er utført og godkjent. Fra forskningsrådet kommer det tre utbetalinger i året, en hvert tertial, og en siste utbetaling i etterkant av sluttrapportering Disse avvikene mellom prosjektaktiviteten og utbetalingsintervallene fører ofte til store avvik i regnskapsrapportene. Alle de overførte midlene i eksternt finansierte prosjekter er allerede satt av til fremtidig aktivitet. Tabell 4. Artsrapport Eksternt finansierte prosjekter
Oppdatert 2012 2013 2013 Avvik årsprognose Overført fra i fjor -306-1 110-1 110-1 110 NFR-inntekter -13 705-16 024-17 525-1 502-16 749 EU-inntekter -800-7 745-6 476 1 269-6 076 Andre inntekter -666-7 063-3 171 3 892-5 900 UiOs egenandel -13 765-16 013-14 477 1 535-15 141 Sum inntekter totalt -28 935-46 844-41 650 5 195-43 865 Personalkostnader 20 453 25 261 26 067 806 24 651 Investeringer 59 235 200-35 200 Andre driftskostnader 3 499 3 164 5 392 2 228 4 470 Avsluttede prosjekter 107-683 683 Overheadkostnader 6 769 7 957 8 269 312 8 323 Sum kostnader totalt 30 887 35 934 39 928 3 994 37 644 Isolert resultat 1 952-10 910-1 722 9 189-6 222 Resultat inkl overført fra i fjor 1 645-12 021-2 832 9 189-7 332 Inntekter føres med negativt fortegn Tabell 5 Tiltaksoversikt for instituttets basisvirksomhet Tabellen viser nettoverdier. Avvik=Budsjett-regnskap
2012 2013 2013 Avvik Ansettelser / rekruttering 77 166-166 Bachelor undervisning 959 1 161 1 368 207 Bedømmelse og disputas forskerutdanning 289 420 290-130 Bedømmelse vitenskapelig stilling 151 30 43 13 Driftsmidler alle ansatte 134 172 266 94 Eksamen lavere grad 242 187 300 113 Eksamen mastergrad 547 512 516 5 Fagutvalget og Fredrik 35 60 70 10 Generell drift 893 886 497-388 Internhusleie 3 867 3 967 3 967 Internhusleie buffersonen 90 90 IT-tiltak 698 396 450 54 Mastergrad undervisning 326 271 502 232 Mastergrad veiledning 254 108 215 107 Personalkostnader administrativt ansatte 5 129 4 653 4 226-427 Personalkostnader faste vitenskapelig ansatte 17 576 17 932 17 824-108 Personalkostnader stipendiater 3 879 3 399 2 839-559 Personalkostnader post doc 2 102 2 169 2 850 681 Admin seminar 62 28 100 72 Personalopplæring/kompetanseutvikling for alle ansatte 14 129 30-99 Reisestøtte til stipendiater 167 134 250 116 Småforsk 493 830 801-29 Studentavis 75 60 60 Studenttiltak 123 117 115-2 Torsdagsseminar 123 176 200 24