Brukerveiledning SalesOnline Versjon 3.0 30.03.2009
Innholdsfortegnelse Innledning......3 Prospecting + kundeoppfølging = Visma SalesOnline...3 Tilgang til 890.000 firmaer......3 Innhold i SalesOnline......3 Kom i gang med registrering i SalesOnline...3 Registrere firmakontakter......3 Slette firmakontakter......5 Legge til informasjon om kontakter...6 Registrering av aktiviteter......9 Kalender og din SalesOnline-side direkte fra meny... 11 Hva ser du og hva ser andre?... 14 Rapporter... 14 Administratorbruker... 14 Kontakteier... 14 Kontaktpersoner... 15 Rapporter... 15 Registrere egendefinerte firmaer... 15 Lister... 17 Legge firmaer til liste fra en fil... 17 Legge firmaer til liste fra hvert enkelt firma... 18 Legge firmaer til liste fra BizSelect... 19 Kampanjemodul... 20 Synkronisere mot MS Outlook... 24 Synkronisere kontakter... 25 Synkronisere E-post... 25 Synkronisere oppgaver og møter... 26 Integrasjon med Visma Avendo Økonomi... 27 SalesOnline og BizSelect... 30 Salesonline-kriterier i BizSelect... 30 Eksportere firmaer fra BizSelect til liste-funksjonen... 31 Legg til, endre eller slett firmakontakter fra BizSelect... 32
Innledning Har du savnet et enkelt system som gjør det lettere å jobbe strukturert med prospects og eksisterende kunder? Vil du søke fritt i Norges største online bedriftsbase og jobbe videre med dataene? Visma har utviklet SalesOnline, som kan hjelpe e deg med å jobbe mer effektivt med salg og kundeoppfølging. Prospecting + kundeoppfølging = Visma SalesOnline Nå er det slutt på å bruke tid på å hente informasjon om potensielle kunder og vedlikeholde kundedataene dine. Med Visma Bizweb og Visma SalesOnline får du enkel støtte gjennom hele salgsprosessen, fra søk og prospecting til oppfølging av eksisterende kunder. Tilgang til 890.000 firmaer I SalesOnline er alle norske bedrifter allerede registrert. 890.000 firmaer ligger i databasen, og opplysningene e blir kontinuerlig oppdatert. Dermed får du en prospect-base i tillegg til et kundeoppfølgingssystem. Med SalesOnline trenger du ikke lenger å bruke tid på å registrere kunder i et salgsoppfølgingssystem, og dine kundedata vil alltid være oppdatert. SalesOnline er webbasert og krever derfor ingen installasjon, men er tilgjengelig overalt på www.salesonline.no eller www.bizweb.no. Innhold i SalesOnline Database med alle norske selskaper Mulighet til selv å legge til andre kontakter som f. eks utenlandske selskaper Kalender E-post Dokumentarkiv Aktivitetslogg Kundekategorisering Lister/Interesser Kampanjemodul Selekter på egne firmakontakter Muligheter for oppgradering til for å få full tilgang til all informasjon om dine kunder og prospects. Muligheter for oppgradering til BizSelect, som gir deg tilgang til et selekteringsverktøy for å finne nye prospects. Med SalesOnline kan du registrere dine egne kontakter, registrere pipeline, registrere aktiviteter i egen kalender, lagre dokumenter og sende e-post. Kom i gang med registrering i SalesOnline Registrere firmakontakter Slik går du fram for å registrere kontakter i SalesOnline. 1. Gå til www.salesonline.no og logg deg på med brukernavn og passord. 2. Søk opp firmaet i BizSearch a. Skriv inn for eksempel visma software i feltet SalesOnline
SalesOnline b. Trykk [Søk] 3. Velg hvilket Visma-selskap selskap du vil ha ved å klikke på navnet. Da kommer firmakortet til dette firmaet fram. 4. Legg til dette firmaet som din kontakt ved å klikke her. Firmaet er da registrert som din kontakt og to hovedfliker dukker opp: SalesOnline og
Foretaksinformasjon. Under SalesOnline får du mulighetene til å registrere salg, aktiviteter, dokumenter, e-post etc. Under foretaksinformasjon finner du blant annet oversikt og personer. Under personer kan du legge til kontaktpersoner. 5. Velg fliken Personer under Foretaksinformasjon. Legg til kontaktperson på denne måten: a. Personen har et verv i firmaet. Klikk på <Opprett>. b. Personen har ikke et verv i firmaet. Skriv inn navnet her og trykk søk. Velg rolle for personen og velg deretter person fra søkeresultatet. c. Dersom du ikke får treff på personen kan den opprettes manuelt. Denne finner du under eventuelle treff. Du kan også opprette mange selskaper som dine kontakter ved hjelp av BizSelect. Se siste kapittel. Slette firmakontakter Du kan slette en kontakt ved å velge [Slett firmakontakt].
Kontakten vil da forsvinne fra alle lister og heller ikke lenger være merket som en kontakt. Hvis du ved en feiltagelse skulle slette feil kontakt er det bare å opprette på nytt igjen da tilhørende data blir liggende i basen. Du kan også slette mange selskaper ved hjelp av BizSelect. Se siste kapittel. Legge til informasjon om kontakter 1. Nå er Visma Software opprettet som kontakt med kontaktpersoner. Linken SalesOnline dukker opp til høyre for kontaktpersonene.
2. Klikk på SalesOnline utenfor kontaktpersonen for å legge til kontaktinformasjon: 3. Ved å trykke på linken Mer.. kommer du inn i et skjermbilde som viser hvem andre i ditt firma som kjenner denne kontaktpersonen. Linken [Merk som sluttet] fjerner personen fra det firmaet, slik at vedkommende kan legges til et annet firma. Kontaktinformasjonen vil da følge personen. [Fjern alle] fjerner all informasjon om kontaktpersonen, mens [Fjern] fjern for en valgt person tar kontaktpersonen ut av dennes liste. Du kan også velge å legge til en eksisterende kontaktperson i din egen liste ved å velge [Legg til]. Hvis du har installert BizLook, integrasjonen med Outlook, vil kontakten bli lastet ned i din Outlook. Du vil også komme opp på listen over de som kjenner personen. Kontaktpersoner du kjenner vil alltid være merket med rødt i oversiktene, mens
kontaktpersoner r andre kjenner vil være merket med grått ikon. Merk at detaljinformasjon om en kontaktperson vil være delt av alle som har den kontaktpersonen. 4. Du kan kategorisere firmaet ved å hake av for enten kunde, leverandør, partner, konkurrent eller spesiell oppfølginmg. Du kan også gi firmaet en status. Du kan velge mellom statuskodene: Ingen, Prospekt, Eksisterende, Tapt og Ikke interessert. SalesOnline har en rekke underfliker.
a. <Oversikt> gir deg oversikt over kontaktpersoner, siste aktiviteter og siste notater. b. <Salg> gir deg mulighet til å legge til fakturaadresse, notater og annen kundeinformasjon i forbindelse med salgsprosessen. Under Felter kan du registrere hvor sannsynlig det er at det blir salg mot denne kunden, forventet salgssum, med mer. c. <Aktiviteter> gir deg oversikt over møter og oppgaver. Se punkt under for hvordan man registrerer nye oppgaver og møter. d. <Dokumenter> Her kan du laste inn dokumenter som hører til dette firmaet. e. <E-post> Her kan du sender e-post direkte til dine kontakter som du har registrert e-postadressen til. En oversikt over sendte e-post vises. f. <Endringslogg> viser loggen over alt du har registrert/utført i SalesOnline mot denne kunden. Registrering av aktiviteter 1. Søk opp en firmakontakt som da er merket med SalesOnline og status. Trykk på underfliken aktiviteter under fliken SalesOnline på firmakortet til det aktuelle firma. Da kommer det frem en liste over alle registrerte aktiviteter mot firmaet.
2. Trykk på [Ny oppgave] for å registrere en oppgave. Da kommer det frem en kalender med mulighet til å registrere aktiviteter. Fyll inn og trykk lagre for å registrere oppgave.
3. Trykk på [Nytt møte] for å registrere et møte/avtale. Fyll ut feltene og trykk lagre. Møtet blir registrert i kalenderen. Hvis du velger kontaktperson, kan de be systemet automatisk sende en e-post til kontaktpersonen om møtet. Dette forutsetter at du har registrert e-postadressen til kontaktpersonen. Kalender og din SalesOnline-side direkte fra meny I margen til høyre under produktene kan du klikke på kalender eller SalesOnline for å gå direkte til henholdsvis dine møter/avtaler eller til en oversiktsside med både kalender og dine kontakter. Klikk på <SalesOnline>. Det gir deg startsiden du kommer til når du logger deg på tjenesten. Den innholder flere fliker. Oversiktsfliken gir deg din kalender, din pipeline og dine siste søk. På de andre flikene finner du en liste med dine og dine kollegaers firmakontakter, personkontakter, egenregistrerte firmaer og oppsett av lister. Slik ser oversiktssiden ut:
Oversikten Mine siste oppslag, viser de siste selskapene du har vært inne på. En snarvei til aktuelle selskaper? Min pipeline viser oversikt over hvilke tilbud du har ute. Tilbudene er registrert i Salg-fliken under SalesOnline-fliken på firmakortet. Se side 9. Klikk på <Kalender>. Denne linken tar deg rett til kalenderen hvor du kan legge til nye møter/avtaler eller oppgaver.
Kalenderen viser hvilke møter og avtaler du har booket. Møter er aktiviteter er som skal foregå på et gitt tidspunkt som f. eks kundemøter eller andre avtaler. Møter vil overføres til Outlook som avtaler hvis du bruker outlook-integrasjonen BizLook. Vanlig møter vises i tidsoversikten, mens heldagsmøter vises på toppen av kalenderen. Møtet blir merket med grønn bakgrunn dersom det er knyttet mot en firmakontakt. Navnet på firmakontakten vises før beskrivelsen. Møter som ikke er knyttet til kontakter får grå bakgrunn. Trykk på beskrivelsen for å få opp detaljene om møtet. Oppgaver er løsere aktiviteter som har frist, men hvor man ellers er friere i forhold til når de skal gjøres. Oppgaver overføres til Outlook som oppgaver hvis du bruker denne integrasjonen. Standard er at du kommer inn i din egen kalender, men det er mulig å velge e å se en annen persons kalender via nedtrekklisten på toppen av skjermbildet. For andre personer vil du kunne se detaljer om kundemøter, men for andre møter vil kun tidspunkt vises. Er du administrator har du i tillegg tilgang til å kunne registrere kundemøter for andre personer. Til høyre kan du skifte mellom å vise kalenderen som måned, uke, dag eller døgn. Du kan også velge hvilke dag du vil vise kalenderen for. Dagens dato er alltid merket med en rød firkant. Registrerte oppgaver vises nederst til høyre for kalender. Velger du kun ikke utførte, så ser du de oppgavene som ikke er utført. Velger du frist innen valgt tidsrom, vises de oppgavene som har frist den dagen, hvis du har valgt dag i kalenderen. Velger du uke eller måned vises oppgavene inne henholdsvis uke og måned. Møter og oppgaver kan registreres direkte i kalenderen via [Nytt møte] og [Ny oppgaver]. Du velger da selv om du vil koble dem til en firmakontakt eller ikke.
Hva ser du og hva ser andre? Tanken bak SalesOnline er at dere skal kunne dele kundeinformasjon. Du blir eier av de kontaktene som du registrerer, men alle dine kollegaer vil se dine kontakter og du vil se deres. De vil være merket med SalesOnline. Selvfølgelig vil ingen utenfor deres firma kunne se deres kontakter, kommentarer, møter eller annet som dere har registrert. De i firmaet som er registrert som administratorbruker kan flytte et firma fra en eier til en annen. Ved lister (se avsnitt under) kan du og dine kollegaer se hvilke firmaer som er merket til en liste, uavhengig av hvem som er eier av lista. Rapporter Følgende rapporter er tilgjengelig ved å trykke Rapporter fra menyen: 1. Mine egne kontakter: Viser alle firmakontakter hvor du står som kontakteier. 2. Min oppfølgingsliste: Oversikt over firmakontakter hvor du står som kontakteier og som har oppfølging lik Følges opp eller Interessert senere. 3. Min egen tilbudsoversikt: Alle mine tilbud 4. Min egen møteliste: Oversikt over dine møter siste 6 måneder 5. Alle fullførte salg: Alle salg med sannsynlighet 100% som ikke er eldre enn 6 mnd Administratorbruker Som administratorbruker har man noen flere muligheter. Kontakteier Administratorbrukere kan endre kontakt- eier på firmaet.
Kontaktpersoner Administratorbrukere kan slette kontaktpersoner som tilhører andre brukere selv om de ikke er kontakteier av et firma. Administratorbrukeren har også tilgang på flere rapporter i menyen til venstre. Rapporter Følgende rapporter er tilgjengelig for administrator: 1. Alle våre kontakter: : Alle firmaets kontakter, oversikten viser kontakteier og når siste aktivitet mot kontakten fant sted. 2. Mine egne kontakter: Alle mine kontakter 3. Tilbudsoversikt totalt: Alle firmaets tilbud 4. Tilbud summert: : Alle firmaets tilbud summert per måned og per selger 5. Møteliste: Oversikt over alle møter siste 6 måneder fordel på selger 6. Min oppfølgingsliste: : Oversikt over kontakter som trenger oppfølging 7. Kundeliste: : Oversikt over aktive kunder med selger 8. Prospektliste: : Oversikt over prospekts med selger 9. Tapte kunder: : Oversikt over tapte kunder med selger 10. Min egen tilbudsoversikt: Alle mine tilbud 11. Min egen møteliste: : Oversikt over alle møter siste 6 måneder for gjeldende selger 12. Alle fullførte salg: : Alle salg som har nådd 100 % og ikke er eldre enn 6 mnd Ved hjelp av BizSelect kan du selv lage mange egne rapporter. Dataene kan du eksportere til MS Excel og analysere dem videre der. Se siste kapittel for mer om BizSelect. Registrere egendefinerte firmaer Kanskje ønsker du å registrere et selskap som ikke har norsk organisasjonsnummer. nummer. For eksempel et utenlandsk selskap. Dette har administratorbrukeren tilgang til. 1. Klikk på menyvalg SalesOnline i margen til venstre for å komme til kontakter. 2. Klikk på fliken Egenregistrerte firmaer 3. Her ser du oversikt over de egendefinerte firmaene som
dere har registrert. Klikk på [Registrer nytt firma] for å registrere et nytt. 4. Her kan du registrere dataene om det nye selskapet.
Lister Lister er grupper av firmaer som du ønsker å opprette. Det kan være spesielle interesser du ønsker å merke firmaer med. Du kan opprette så mange lister du vil, og et firma kan være med i flere lister. Klikk på SalesOnline i menyen og velg fliken Oppsett eller velg eget menyvalg Lister 1. Klikk på Ny liste. 2. Skriv inn navnet på din nye liste. Er du administrator, kan du velge hvem som skal være ansvarlig for lista. Alle kan velge hvilken tilgang andre personer skal ha til sin liste. Men merk at administrator alltid har tilgang til å se lista og vil ha tilgang til oppdatere på samme måte som eier. Tilganger som ikke gir mulighet til å oppdatere innholdet i lista brukes i forbindelse med lister som allerede har fått innhold og hvor det er viktig at ingen endrer dem ved en feiltagelse. 3. Trykk lagre. Det er tre måter du kan legge til firmaer i en liste. 1. Fra en fil 2. Fra hvert enkelt firma 3. Fra BizSelect Legge firmaer til liste fra en fil Du kan importere organisasjonsnumre fra en fil inn i en liste. Opprett en fil med de aktuelle organisasjonsnumrene. Formatet må være i ren tekst, og linjeskift mellom hvert nummer. For eksempel kan du bruke programmet Notisblokk (Notepad) til
dette. Numrene kan kopieres fra for eksempel et excel-ark rett inn i Notisblokk. Etter at du har opprettet en liste under punkt 4 over, kan du importere listen i samme skjermbilde. Finn filen ved å trykke [Browse ]. Trykk deretter last opp. Hvis du haker av Erstatt eksisterende organisasjoner, blir alle som finnes i lista fra før slettet. Etter opplastning, får du beskjed om hvordan importen har gått. Legge firmaer til liste fra hvert enkelt firma 1. Søk opp det aktuelle firmaet som skal legges til listen. 2. Velg fliken Lister
3. Velg den listen du vil legge firmaet i. Merk at kun lister du har tilgang til å endre ligger i denne lista. Hvis du ikke finner en bestemt liste kan det være lurt å sjekke tilgangen for å se om du kan oppdatere den. 4. Trykk [Legg til] 5. Firmaet er dermed lagt til i juli utsendelse og dette vises under fliken Lister på det aktuelle firmaet. 6. Man kan fjerne den fra liste ved å trykke [Fjern fra liste]. Knappen er kun tilgjengelig hvis du har rettigheter til å oppdatere lista Legge firmaer til liste fra BizSelect Fra BizSelect kan du gjøre et utvalg av firmaene i databasen. Dette utvalget kan overføres til en liste. 1. Lag utvalget i BizSelect 2. Trykk på fliken Resultat 3. Velg underfliken Oppdater 4. Velg liste 5. Hak av for Erstatt liste hvis du ønsker å slette alt som ligger i lista fra før. 6. Trykk [Legg til i liste] Lister kan brukes av BizSelect for de som har tilgang til det. Se avsnittet om SalesOnline i BizSelect under.
Kampanjemodul Kampanjemodulen gir deg mulighet til å sende ut en flettet e-post til mange. Du kan sende e-post til dine personkontakter der du har registrert e-postadressen, eller du kan sende til firmaer der det forkommer en generell firma-e-postadresse. E-postene som du ønsker å sende ut, må du lage i HTML-format. I koden kan du legge til flettefelt som fletter inn data slik at hver e-post blir personlig. Klikk på menyen til venstre for å komme til kampanjemodulen. Siden inneholder to fliker, en til å lage maler og en til å sende ut e-postkampanjen.før du kan sende ut en kampanje må du lage en mal for utsendelsen. Klikk på fliken Maler. For å ha med bilder i malen så må disse lastes opp først. Trykk på [Browse ] for å finne det aktuelle bildet. Trykk [Legg til] når du har funnet bildet. I eksemplet over har jeg lastet ned jul.jpg. For å bruke den i malen, må jeg referere til http://www.bizweb.no/ui/brukerfil.aspx?k=981128826&f=jul.jpg. Her er et eksempel på en mal:
<html> <body> <table border=0 cellspacing=0 cellpadding=0> <tr> <td> Kjære TILKONTAKTPERSON <br> TILFIRMANAVN </td> <td valign="top" align="right"> DATO </td> </tr> <tr> <td> <img width=141 height=201 src="http://www.bizweb.no/ui/brukerfil.aspx?k=981128826&f=jul.jpg"> </td> <td> Vi ønsker alle våre kunder og samarbeidspartnere en fredelig julehøytid og et fremgangsrikt nytt år! </td> </tr> <tr> <td colspan=2> Med vennlig hilsen<br> KAMPANJEANSVARLIG <br> FRAFIRMANAVN </td> </tr> </table> </body> </html> I tillegg finnes det 2 eksempler på enkle maler tilgjengelig i skjermbildet. Klikk på linken, høyreklikk i websiden som kommer opp og velg Vis kilde (View source) for å se HTML- koden som du kan klippe ut og bruke som mal. Gjør ønskede endringer og last opp den nye malen som beskrevet nedenfor. Lag en fil med HTML-koden. Vi kalte filen Julebrev_mal.html Last opp filen som en mal.
Tekstkoding: Bruker du et Windows-program til å skrive inn HTML-koden, så velg Windows som tekstkoding. Bruker du tekstkoding UTF-8, så velg dette. Hvis du får problemer med ÆØÅ når du velger Windows, kan det være lurt å prøve UTF-8. Trykk [Legge til] for å laste opp filen. Trykk på fliken Utsendelser for å sende ut en e-postkampanje. Forklaring til feltene på utsendelsessiden: Beskrivelse: : Beskrivende tekst for kampanjen.
E-post emne: : Hva som skal stå i emnefeltet på e-posten. Mal: Velg hvilken mal som skal brukes Send til disse firmaene: : Her er det tre muligheter: Lagret utvalg: : For de som har BizSelect. Du kan lagre et sett med kriterier i BizSelect. Bruk dette som grunnlag for utsendelsen. Liste: Bruk en liste som grunnlag Kategori: Velg en kategoritype av dine kontakter. Velg blant kategoritypene kunde, leverandør, partner, konkurrent eller spesiell oppfølging. Send til disse adressene: Du kan sende til disse personene hvis e-postadresse er registrert. Hovedkontakt: Den som er registrert som firmaets hovedkontakt Formell kontakt: Den som er registrert som formell kontakt. Andre kontaktpersoner: Andre kontakter som er registrert på et firma. Firmaets e-postadresse: Typisk info@firma.no etc. Før du sender av gårde kampanjen anjen kan du sjekke listen over e-postadresser du sender til og sende testmelding til deg selv.
Synkronisere mot MS Outlook Dataene dine i SalesOnline kan synkroniseres med Outlook. For å få til dette, må vårt produkt BizLook være installert på din maskin. Alle med tilgang til SalesOnline har tilgang til BizLook. Klikk på BizLook for å installere programmet. Følg anvisningene. Første gang du starter Outlook etter installasjonen, får du spørsmål om brukernavn og passord. Tast inn brukernavnet og passordet ditt til Bizweb. Dette synkroniseres: Kontakter E-post til kontakter Møter Oppgaver Når Outlook starter synkroniseres alt sammen. Dette kan ta noe tid første gangen. Via BizLookInnstillinger kan du styre oppførselen til integrasjonen i tillegg til å angi brukernavn og passord: Aktiver BizLook Outlook add-in skrur på integrasjonen. Denne skal normalt alltid være satt. Aktiver BizLook Smart Tags skrur på Smart Tags i Outlook. Automatisk opplasting av e-poster gjør at programmet automatisk laster opp alle e-poster fra dine registrerte kontakter. Hvis du velger å skru av denne, vil du istedenfor få opp en knapp på e-poster som er mottatt fra kontakter for opplasting av den spesifikke e-posten. Antall dager bakover i tid for synkronisering angir hvor langt bakover i tid integrasjonen skal sjekke.
Synkronisere kontakter Når du registrer en kontakt i Outlook kommer det opp et søkevindu hvor du kan koble personer til firmaer og få oppdatert informasjon ferdigutfylt i ditt kontaktkort. Alle kontakter som registreres på denne måten vil umiddelbart også bli merket i SalesOnline som din kontakt. På samme måte, når du registrerer en kontakt i SalesOnline vil kontakten bli lagt til i Outlook. Dette synkroniseres ved oppstart av Outlook. Alle kontaktpersoner som er registrert på dine firmakontakter eller som dine personlige kontaktperson vil bli lastet ned til outlook automatisk. Synkronisere E-post Sender du e-post til en av dine registrerte kontakter fra Outlook, vil dette umiddelbart bli registrert i SalesOnline under fliken <E-post> hvis du har automatisk synkronisering. Hvis du bruker manuell synkronisering velger du selv hvilke e-poster du laster opp:
Synkronisere oppgaver og møter Oppgaver og møter registrert i Outlook og koblet mot en kontakt, vil umiddelbart bli registrert i SalesOnline. For at oppgaven eller møtet skal bli registrert, må kontaktfeltet være fylt ut og kontakten være registrert i SalesOnline. Møter og oppgaver registrert i SalesOnline, vil bli lagt til Outlook ved oppstart. Alle kontakter, møter, oppgaver og e-post som er merket med privat, blir ikke registrert i SalesOnline..
Integrasjon med Visma Avendo Økonomi Integrasjonen mellom Visma SalesOnline og Visma Avendo Økonomi gjør at man slipper dobbelt vedlikehold av kunde- og leverandørdata fordi endringer automatisk synkroniseres i begge systemer. I tillegg vil ordredata fra Avendo Økonomi gjøres tilgjengelig for selgerne i SalesOnline. Integrasjonen mellom Visma SalesOnline og Visma Avendo Økonomi gjøres via et eget program, Visma Avendo SalesOnline som installeres på samme maskin som Visma Avendo Økonomi. Du laster ned programmet via denne URL en http://www.bizweb.no/vismaavendosalesonline.aspx hvor du også finner nærmere informasjon om hvordan det skal installeres. Når programmet startes vil det legge seg til høyre på menylinjen som vist i figuren. Du dobbeltklikker på ikonet for å åpne innstillingene som styrer overføringen som vist i figuren nedenfor: Før overføringen kan starte må du sette opp hvilket firma og brukere som skal brukes. Dette gjøres ved å velge ny kobling og fylle inn verdier for firma i Visma Avendo Økonomi og bruker og passord i både Visma Avendo Økonomi og SalesOnline. Firmaet du velger i Visma Avendo Økonomi må ha et organisasjonsnummer som matcher det organisasjonsnummeret som brukeren din i SalesOnline er bestilt med. For normal operasjon bør du velge automatisk synkronisering. I dette tilfellet vil programmet kjøre i bakgrunnen og oppdatere data av seg selv i henhold til de intervallene som er valgt.
I noen spesielle situasjoner ønsker man å selv kunne kontrollere når og hvilke data som lastes ned. I dette tilfellet velger man manuell synkronisering hvor man kan velge å laste ned kundedata fra SalesOnline til Visma Avendo Økonomi, laste opp kunde fra Visma Avendo Økonomi til SalesOnline eller laste opp faktura og ordredato fra Visma Avendo til SalesOnline. Synkroniser utfører de 3 andre valgene. Firmakontakter i SalesOnline merkes med kategori kunde eller leverandør for å bli lastet ned som dette i Visma Avendo Økonomi. Hvis du registrerer kontakten i Visma Avendo Økonomi vil den bli merket i henhold til hva den er registrert som. Det er viktig å huske på å bruke organisasjonsnummer for firma som er registrert i Visma Avendo Økonomi siden det er måten programmet klarer å koble sammen firmaet med riktig firma i SalesOnline. Firma uten organisasjonsnummer eller med feil organisasjonsnummer vil bli registrert som et egendefinert firma og dataene vil ikke bli automatisk oppdatert. Postadressen i SalesOnline vil vanligvis bli brukt som fakturaadresse i Visma Avendo Økonomi, mens besøksadressen brukes som leveringsadresse. Unntaket er hvis man har registrert en egen fakturaadresse under fliken Salg. I dette tilfellet vil fakturaadressen i SalesOnline brukes som fakturaadresse i Visma Avendo Økonomi. Det er også dette feltet som fylles ut hvis man velger å overstyre original fakturaadresse i Visma Avendo Økonomi.
I tillegg til selve firmadataene vil kontaktpersoner som er registrert mot disse firmaene bli synkronisert mellom de to systemene. Økonomitallene er tilgjengelig under fliken Økonomi i tillegg til utvalgte tall under oversikt. I tillegg til summene, vil alle fakturerte ordre bli lastet opp. Høyreklikk på ikonet på menylinja og velg Avslutt for å avslutte programmet.
SalesOnline og BizSelect De som har tilgang til BizSelect får en rekke nye muligheter med SalesOnline. Har du ikke full tilgang til BizSelect, har du likevel muligheten til å selektere innen egne kontakter. Det vil si at punkt 2 under alltid vil være Ta med kun våre kontakter i utvalget for de som ikke har full tilgang til BizSelect. Salesonline-kriterier i BizSelect 1. En flik med utvalgskriterier fra SalesOnline 2. Hvis du ønsker å ekskludere dine kontakter fra utvalget, kan du velge Ekskluder våre kontakter fra utvalget. Du kan også velge Ta med kun våre kontakter i utvalget hvis du ønsker å selektere innenfor dine kontakter. De som ikke har tilgang til full BizSelect, har kun mulighet til å bruke Ta med kun våre kontakter i utvalget. 3. Du kan selektere på segment. Da får du opp kun dine kontakter merket med det aktuelle segmentet. 4. Du kan selekter på kontakteier. Da får du opp kun de aktuelle firmaene med den aktuelle kontakteieren som eier. 5. Du kan selektere på kategori 6. Selekter på kriterier fra Salg -fliken fra SalesOnline. Dette gir deg gode muligheter til å ta ut dine egne rapporter i forhold til salg/forventet salg. 7. Selekter på status: Velg mellom Ta kun med og Ekskluder status.
Du har også en flik som heter Lister under Kriterier. Selekter på lister. Merk: Firmaet må finnes i alle listene du legger til for at det skal komme med i utvalget hvis du har valgt "Må være med i" for 2 eller flere lister. Du kan også ekskludere lister fra utvalget. Eksportere firmaer fra BizSelect til liste-funksjonen Fra BizSelect kan du gjøre et utvalg av firmaene i databasen. Dette utvalget kan overføres til en liste. 1. Lag utvalget i BizSelect 2. Trykk på fliken Resultat 3. Velg underfliken Oppdater 4. Velg liste 5. Hak av for Erstatt liste hvis du ønsker å slette alt som ligger i lista fra før. 6. Trykk [Legg til i liste]
Legg til, endre eller slett firmakontakter fra BizSelect Disse mulighetene finnes kun for administratorbrukere i SalesOnline. Nå kan du ved hjelp av BizSelect opprette, endre og slette firmakontakter basert på resultatet fra BizSelect. Opprette nye kontakter Velger du dette alternativet vil alle i utvalget som ikke er registrert som firmakontakt, bli registret som kontakt med de valgene du har gjort under kontakteier og status. I eksemplet over vil kontaktene bli merket med Ola Smart som kontakteier og status = Prospekt.
Oppdatere eksisterende kontakter Velger du dette alternativet vil alle i utvalget som er registrert som firmakontakt, bli oppdatert med de valgene du har gjort under kontakteier og status. I eksemplet over vil kontaktene forbli uendret og status = Eksisterende. Slett eksisterende kontakter OBS! Vær forsiktig med dette alternativet. Det sletter faktisk kontaktene dine. Dette er en måte å rydde i firmakontaktene dine. Kanskje fjerne tapte prospekter? Husk at den sletter faktisk alle selskapene som er i utvalget du har laget. Eksempel: Slik sletter du firmakontakter med status = Tapt. 1. Velg kriteriet Tapt under kriteriefliken SalesOnline i BizSelect. 2. Velg Vis resultat 3. Velg fliken oppdater 4. Velg SalesOnline operasjonen Slett eksisterende kontakter. Som nevnt over er det kun de med administratortilgang i SalesOnline som kan gjøre dette.