Brukermanual Trio Visit Web Trio Enterprise 5.0
COPYRIGHT NOTICE: No part of this document may be reproduced, distributed, stored in a retrieval system or translated into any language, including but not limited to electronic, mechanical, magnetic, optical, photocopying, manual or other form of reproductions, without the prior written permission of Enghouse Interactive AB. For additional copies of this document, please contact Enghouse Interactive AB. This document contains proprietary information of Enghouse Interactive AB and is protected by copyright law. All Rights Reserved. The information in this documentation is subject to change without notice and is provided as is. Enghouse Interactive AB reserves the right to revise the contents or withdraw access to them at any time. Enghouse Interactive AB makes no warranty of any kind to this document and shall in no event be liable for errors herein. Copyright Enghouse Interactive AB 2013 Documentation: Seroso Last Update: 2013-10-17 Enghouse Interactive AS P.B. 493 NO-1327 Lysaker Norge Telephone: +47 67 83 00 80 www.enghouseinteractive.no infonorway@enghouse.com
Innhold Visit Web-program 1 Introduksjon... 1 Operasjonsmoduser... 1 Hvem kan bruke Visit Web-programmet?... 1 Integrasjon med CC... 2 Om denne brukerveiledningen... 2 Hvordan starte Trio Visit... 2 Støttede browsere... 2 Innlogging... 2 Automatisk innlogging... 3 Frakobling... 3 Preferanser... 3 Planlagte besøk 5 Hvordan se på og kansellere planlagte besøk... 5 Forhåndsregistreringer 6 Hvordan utføre forhåndsregistrering... 6 Hva er forhåndsregistrert?... 7 Besøkshistorie 8 Hvordan se tidligere besøk... 8 Hvilke data over tidligere besøk vises?... 8 Indeks 9 Trio Visit Web Client Innhold i
Visit Web-program Introduksjon Visit Web-programmet brukes primært av ansatte i et firma, hvor man ønsker å forhåndsregistrere, dvs. registrere sine egne besøk på forhånd. Dette både forenkler registreringen og gjør den raskere når besøket ankommer. Merknad: Det er også mulig å forhåndsregistrere besøk i resepsjonistprogrammet. Med Web-programmet kan du gjøre følgende: Forhåndsregistrere dine besøk Se lagret informasjon om dine tidligere besøk Se på planlagte besøk i fremtiden Tre undersider vises i hovedbildet når du logger deg på Visit Web-siden. Før du begynner å bruke programmet bør du velge hvilket språk du ønsker. Merknad: En tredje knapp (Tilbake til Present) vil også vises dersom brukeren har kommet inn i Web-programmet med utgangspunkt fra Trio Company Directory (Present). Operasjonsmoduser Trio Visit kan operere i ulike moduser: Frittstående modus Integrert med Trio Company Directory (CD) Integrert med Trio Contact Center (CC) Integrert med både Trio Contact Center (CC) og Trio Company Directory (CD) Hvem kan bruke Visit Web-programmet? Hvis Trio Visit opereres i frittstående modus, må brukerne av Visit Web-programmet først konfigureres og gis Web-tillatelse av nettverksadministrator for påloggning. Trio Visit Web Client Visit Web-program 1
Integrasjon med CC Hvis Trio Visit integreres kun med CC, kan man ikke foreta forhåndsregistrering av besøk. Merknad: Hvis Trio Visit integreres med CD eller CC, må det gis Web-tillatelse, men manuell konfigurering av bruker er ikke nødvendig. Om denne brukerveiledningen Denne brukerveiledningen er tiltenkt brukere av dette programmet som ønsker å forhåndsregistrere deres besøk i Trio Visit-databasen. Startsiden i Visit Web-programmet viser flere underordnede sider. Planlagte besøk -siden på side 5 brukes når du vil se en liste over alle dine planlagte (dvs.forhåndsregistrerte) besøk, eller når du vil kansellere disse. Forhåndsregistrering -siden på side 6 beskriver hvordan du forhåndsregistrerer dine fremtidige besøk. Besøkshistorie -siden på side 8 brukes når du vil se på registreringer av dine tidligere besøk. Hvordan starte Trio Visit Trio Visit er installert på en server. Adressen til Trio Visit installasjonen kalles <visitserver>/visit/ hvor <visitserver> er serverens navn eller IP-adresse og /visit/ er katalogen. Spør din dataansvarlig om den spesifikke serveradressen. I tillegg er det ulike startsider for de ulike programmene. For å få tilgang til Visit Web-program, må du taste inn denne adressen på din internettbrowser: http://<visitserver>/visit/web.php Støttede browsere Trio Visit har vært testet med følgende browsere: Microsoft Internet Explorer 8 og 9 Mozilla Firefox 10 Merknad: Se Trio sine websider for oppdatert informasjon eller kontakt din Trio partner. Innlogging Før du kan begynne å bruke dette programmet må du logge deg inn, dvs. skrive inn brukernavn og passord på innloggingssiden. 2 Visit Web-program Trio Visit Web Client
Automatisk innlogging Når du logger deg på første gang med et nytt brukernavn vil programmet tilby å huske passordet ditt. Hvis du aksepterer denne muligheten, vil systemet automatisk skrive inn ditt passord når du har skrevet korrekt brukernavn. Klikk Ja i denne dialogboksen. Frakobling Preferanser Klikk på Logg av øverst på siden når du ønsker å avslutte. Knappen Preferanser øverst på siden brukes når du vil endre ditt passord eller endre innstillingene for hvilket språk du foretrekker. 1. Klikk på Preferanser og siden for Preferanser vises. Trio Visit Web Client Visit Web-program 3
Preferanser-siden 2. Skriv inn nåværende passord. 3. Skriv inn nytt passord og bekreft dette en gang til. 4. Velg et språk fra listen. 5. Klikk på Oppdater. 6. Klikk på Avslutt preferanser for å lukke vinduet. Merknad: Når Trio Visit er integrert i Trio Company Directory kan ikke brukere som er importert fra Trio Company Directory endre deres passord ved å bruke Preferanser-siden. Endringen må foretas i Trio Company Directory, og vil være gjeldende etter neste synkronisering. 4 Visit Web-program Trio Visit Web Client
Planlagte besøk Hvordan se på og kansellere planlagte besøk 1. For å se dine planlagte besøk, klikk på Planlagte besøk. Planlagte besøk-siden kommer opp. Planlagte besøk-siden 2. Velg om du vil se alle dine planlagte besøk, eller bare de som allerede er aktive. 3. Begynn å skrive inn den besøkendes navn. Når du har skrevet noen bokstaver vil systemet komme opp med en liste som foreslår mulige besøkende. 4. Velg din besøkende fra listen. 5. Klikk på Aksepter for å godta informasjonen. Systemet vil nå vise en liste over alle forhåndsregistrerte, planlagte besøk for denne personen. Sorter listen etter de ulike kolonnene ved å klikke på pilene på toppen av disse. 6. Velg det besøket du søker etter. Du kan velge alle ved å klikke på knappen Velg synlig eller nullstille dine valg ved å klikke på Ikke velg noen. 7. Klikk på Kanseller valgte forhåndsregistrering hvis du vil kansellere et planlagt besøk. Trio Visit Web Client Planlagte besøk 5
Forhåndsregistreringer Hvordan utføre forhåndsregistrering 1. For å utføre en forhåndsregistrering, klikk på Forhåndsregistreringer. Forhåndsregistreringer-siden kommer opp. Forhåndsregistreringer-siden 2. Skriv inn den besøkendes navn og firma samt andre eventuelle opplysninger. 3. Klikk i feltet Planlagt ankomsttid og du får opp en kalender Merknad: Du kan bla i kalenderen en måned av gangen hvis du klikker < eller > og et år av gangen hvis du klikker << eller >>. 4. Bruk kalenderen til å velge dato. 5. Klikk i feltet Planlagt avgangstid og bruk kalenderen til å velge dato. 6 Forhåndsregistreringer Trio Visit Web Client
Merknad: Avhengig av hvordan Trio Visit er konfigurert, så kan beregnet sluttid automatisk settes til en forhåndsdefinert tid, la den være tom eller settes automatisk til en time fra aktuell tidspunkt. 6. Klikk på Legg til forhåndsregistrering. Hva er forhåndsregistrert? Den besøkendes navn, firma, dato og tid for besøket er forhåndsregistrert. Etter at man har utført en forhåndsregistrering, kan du etterregistrere flere besøkere til samme møte. Forhåndregistrering, etter at en forhåndregistrering er lagret. Klikk på Legg til samme møte for å legge til ytterligere en besøker til samme møte eller Ny Forhåndsregistrering for å skape en ny forhåndregistrering. Hvis du klikker på Legg til samme møte benyttes dato og tid fra den tidligere forhåndsregistreringen. Trio Visit Web Client Forhåndsregistreringer 7
Besøkshistorie Hvordan se tidligere besøk 1. For å se dine tidligere besøk, klikk på Besøkshistorie. Besøkshistorie-siden kommer opp. Besøkshistorie-siden For å unngå for mye informasjon på skjermen, kan du filtrere dataene fra databasen. 2. Hvis systemet er konfigurert for flere steder, kan du velge alle eller bare et spesifikt sted. 3. Det er også mulig å filtrere på status. Et besøk er enten aktuelt (Nåværende) eller det har allerede funnet sted (Tidligere). 4. Hvis du har hatt mye besøk, kan du være selektiv og redusere listen ved å skrive inn den besøkendes navn. Du kan gjerne benytte jokertegn ("*"). 5. Klikk på Aksepter. Hvilke data over tidligere besøk vises? Funn som matcher dine kriterier vises i en tabell med flere kolonner, som vist i vårt eksempel fra Besøkshistorie -siden. Du kan sortere tabellen etter hvilken som helst kolonne i stigende og synkende rekkefølge dersom du klikker på pilene øverst i kolonnene. 8 Besøkshistorie Trio Visit Web Client
Preferanser 3 Preferanser-siden 4 Indeks T Trio Company Directory 1 Trio Contact Center 1 A Ankomsttid 6 Automatisk innlogging 3 B Besøkshistorie 8 Besøkshistorie-siden 8 Browsere 2 F Firefox 2 Forhåndsregistreringer 6 Forhåndsregistreringer-siden 6 H Historie 8 I Integrasjon 1 Internet Explorer 2 K Kalender 6 Kanseller forhåndsregistreringer 5 L Logg av 3 N Nåværende passord 4 P Passord, nåværende 4 Planlagt ankomsttid 6 Planlagt avgangstid 6 Planlagte besøk 5 Planlagte besøk-siden 5 Trio Visit Web Client Indeks 9