Ledelse av en prosjektintensiv bedrift Joakim Slørstad og Erik Aursnes Dammen 1
Trend researchers say: Project driven Companies ARE the Future! Prof. Richard Scase, leading European future researcher. 2
Overskridelser i 65% av prosjektene Main Reasons Unfamiliarity with Scope and Complexity; and Poor Management of "Scope Creep" 17 % Failure to Adequately defined Objectives and Requirement 17 % 7 % Incorrect Hardware or Software 7 % Other 20 % Inadequate Communication 32 % Inadequate/ Ineffective Project Management Source: The Wilbern Group, 2004 3
Løsninger for prosjekt og porteføljeledelse Kompetanseutvikling (PMA) Management Consulting Project Services (MPS) Omsetningsutvikling 2001-2004 100 80 60 40 20 0 2001 2002 2003 2004 Gross Revenue 40,4 49 73 79 Stavanger Oslo København Stockholm Etablert 1981 85 ansatte + Allianser/nettverk 4
AFF - Developing Leadership AFF - Administrativt forskningsfond Norges Handelshøyskole Solstrandprogrammene Bedriftsintern lederutvikling Måleverktøy, internettportal, publikasjoner mm. Oslo, Bergen og Stavanger 5
Hvorfor organisere virksomheten gjennom prosjekter Gjenbruk og samkjøring av initiativ Få produkter tidligere på markedet Høyere pris pga. klarere/avgrensede leveranser Økt lønnsomhet = Høyere inntekter Lavere kostnader Mindre dødtid på mennesker og maskiner Gjennomføre samme jobben til en lavere kostnad Mindre feilinvesteringer Mindre feilproduksjon Mindre unødvendig ekstraarbeid 6
Hvorfor organisere virksomheten gjennom prosjekter Tradisjonelle organisasjoner Løsning Blokkering mellom forskjellige nivåer Blokkering mellom forskjellige funksjonsområder Fragmentert organisasjonsstruktur Fleksible tverrfaglige prosjekt team 7
Eksempel - Overgangen til prosjektbasert ledelse Tradisjonell linjeorganisasjon Adm. Rene produksjonskostnader Prosjektbasert ledelse Adm. Rene produksjonskostnader Prosjektbasert ledelse er noe vi gjør for å spare penger gjennom redusert administrasjon 8
Eksempel - Overgangen til prosjektbasert ledelse Tradisjonell linjeorganisasjon Adm. Rene produksjonskostnader Prosjektbasert ledelse Adm. Rene produksjonskostnader Et mer virkelig bilde: Totalkostnaden går ned fordi man gjennomfører de riktige prosjektene på en god måte. Dette krever styring og ledelse 9
Eksempel - Behov for styring og administrasjon Ett prosjekt To prosjekter med god porteføljeledelse og ressursstyring To prosjekter med manglende porteføljeledelse og styring 10
Behov for styring av prosjektporteføljen Mål og strategier Mål og strategier Dagens situasjon Målbilde 11
Motstand eller fornuftig forsvar? Alle systemer er perfekte (John Carter) 12
Hindre for endring i organisasjoner Utforder eksisterende maktstrukturer Rører ved organisasjonskultur og tilhørighet Brudd med organisasjonens læringsstiler Not invented here Passer ikke for oss Best practice Vi prøver uansett om det ikke passer helt! Fagorientering Men det finnes jo noe enda bedre Prosessorientering Hvem besluttet dette? Ikke jeg Finpussing (single loop) Dette er jo egentlig det vi gjør i dag Bottom up læring Dette kan vi lage bedre selv Snur opp ned på kompetansehierarkiet 13
Hvordan gjør vi beste praksis til egen praksis? Utfordringer: Blind anvendelse av noe som er utviklet basert på lignende, men ikke like utfordringer Ansvarsfraskrivelse ved at andre har tatt valgene Top down prosess som hindrer hensyn til lokale tilpasningsbehov Forutsetninger for suksess: Læring i kritisk samspill med oppgavene, rammevilkår og den enkelte leder Undersøke og reflektere over dagens praksis Skape kunnskap i organisasjonen Individet i lederrollen selvinnsikt 14
Hvordan lykkes Kunnskap i linje og prosjekt Kultur- og organisasjonsforståelse Samspill linje-prosjekt Strategisk styring Overordnet Målsetting Strategisk ledelse Operativ styring Prosjekt-, program- og porteføljestyring Metodikk Organisering Kompetanse IT-System Kultur 15