estab IKT strategi- og bestillerenhet for kommunene på Øvre Romerike Eidsvoll - Nes - Gjerdrum - Nannestad Hurdal - Ullensaker Budsjett 2015 Vedtak sak 41/14: 1. Forslag til budsjett tatt til orientering 2. Dersom den pågående evalueringen av IKT samarbeidet i ØRU fører til endringer for estab blir dette eventuelt tilpasset som følge av konklusjonene i evalueringen. Tall og verbaldel Utarbeidet av: Halvor Hoel leder estab Vedtatt av: Samarbeidsrådet Sak nr : 41/14 Versjon : 0,1 Side 1 av 6
INNHOLDSFORTEGNELSE : 1. INNLEDNING... 3 2. FORMÅL estab OG TJENESTENS INNHOLD... 3 3. HOVEDAKTIVITETER IKT HANDLINGSPLAN 2015... 4 4. FINANSIERING OG RAMMER... 4 5. FAKTURERING... 4 6. BUDSJETT 2015... 5 7. BUDSJETT VERBALDEL... 5 Side 2 av 6
1. INNLEDNING estab er felles IKT strategi- og bestillerenhet for kommunene Eidsvoll, Nes, Gjerdrum, Nannestad, Hurdal og Ullensaker. Den felles enheten ble vedtatt opprettet som et administrativt vertskommunesamarbeid av kommunene våren 2011 ved tiltredelse av Vertskommuneavtale - IKT strategi- og bestillersekretariat med Ullensaker kommune som vertskommune. estab ble etablert pr. 1. juli 2011 med fire stillinger og lokaler på Gardermoen Business Center hvor også DGI er lokalisert. Det er etablert en tredelt myndighetsstruktur hvor Samarbeidsrådet (de 6 rådmennene) utgjør myndighetsområdet 1. Samarbeidsrådet fastsetter rammene for drift og utvikling av estab og rådet er arena for felles beslutninger. Myndighetsområde 2 er rådmannen i vertskommunen som har ansvar/myndighet til videredelegering av delegert fullmakt fra de samarbeidende kommuners rådmenn til leder estab, samt påse at estab oppfyller vertskommuneavtalen. Myndighetsområde 3 er leder estab som utøver myndighet i henhold til videredelegert myndighet fra rådmannen i vertskommunen. 2. FORMÅL estab OG TJENESTENS INNHOLD Samarbeidet som reguleres av vertskommuneavtalen har følgende formål: 1. Etablere en organisasjon for de deltakende kommuner med tilstrekkelig kompetanse, kapasitet og fullmakter, til å bestille og forvalte IKT kostnadseffektiv løsninger og tjenester. 2. Være en ressurs i det strategiske utviklingssamarbeidet inkludert realisering av gevinster som følge av ny teknologi. 3. Være ressurs for den enkelte kommune, i den grad det er kapasitet, i forhold til punkt 1 og 2. estab skal levere tjenester som omfatter følgende sider av kommunenes IKT virksomhet ved at estab framskaffer beslutningsgrunnlag for rådmennene eller beslutter etter delegert myndighet: Framskaffe beslutningsgrunnlag til rådmennene i IKT-strategiske saker. Prosjektledelse kommunenes felles IKT prosjekter inkludert gevinstrealisering. Virksomhetarkitektur. Utvikling og oppfølging av service leveranse avtaler (SLA) mellom kommunene og DGI. Oppfølging av avtaler programvare/fagsystemer og andre produktområder som berører bruker. Lede arbeide med anskaffelser, framskaffe beslutningsgrunnlag, samt forvalte og rådgi rådmennene om avtaleporteføljen er hensiktsmessig. Informasjonsikkerhet/IKT sikkerhet. Side 3 av 6
3. HOVEDAKTIVITETER IKT HANDLINGSPLAN 2015 Det legges opp til følgende hovedaktiviteter: Oppfølging driftsavtale mellom kommunene og DGI Forvaltningsmodell fagsystemer Forvaltning av kontrakter fagsystemer i sammen med kommunene og DGI Oppfølging IKT handlingsplan 2015-2018 og utarbeide handlingsplan for 2016-2019 Felles IKT strategi fram mot 2020 når skal den rulleres? (og hvordan?) IKT sikkerhet /lede IKT sikkerhetsutvalget Følge opp IKT Handlingsplan 2015 2018 o Vedtatte prosjekter 2015: Agresso HR fullføre/lukke Felleskomponenter (2014-2016) etjenester (2014 2018) Agresso Økonomi /HR avklare oppgradering Læringsplattform Fagsystem skole, barnehage, kulturskole og PPT Fagsystem legevakt og helsestasjon Sykepleiesystem Oppgradering kartsystem Diverse utredninger 4. FINANSIERING OG RAMMER I henhold til vertskommuneavtalens pkt 8: «Årlig driftsbudsjett for samarbeidet under denne avtalen fastsettes av vertskommunen etter drøfting med de deltakende kommunene i samarbeidsrådet.» I henhold til Ullensakers kommunes budsjettrundskriv er framskrevet ramme for estab kr 4.507.674 for 2015. I budsjettrundskrivet er det lagt til grunn 3,5% lønnsvekst og 1,1 % prisvekst andre kostnader. Det foreslås at framskrevet ramme legges til grunn for budsjett 2015. 2012 2013 2014 2015 estab Lønn (3,5 % for 2015) 3 115 232 3 236 726 3 359 722 3 480 662 estab Driftsutg (1,1% for2015) 884 768 897 155 1 019 278 1 027 012 estab Inntekter -4 000 000-4 133 881-4 379 000-4 507 674 5. FAKTURERING I henhold til vertskommuneavtalens pkt 8 sikres vertskommunen finansiering ved at årlig drifttilskudd fordeles mellom de seks deltakende kommuner med antall IKT registrerte brukere i eadmin som fordelingsnøkkel. Vertskommunen fremmer krav om betaling i form av faktura i to årlige rater. Digitale Gardermoen IKS (DGI) legger opp til tidspunkt for telling av IKT brukere i eadmin henholdsvis desember og juni som grunnlag for faktura med forfall 1. januar og 1. juli. For å oppnå samsvar i telletidspunkt IKT brukere i eadmin og tidspunkt for fakturering fra DGI og vertskommunen legges det til grunn følgende tidspunkt for telling IKT brukere eadmin og fakturering for 2014: Side 4 av 6
Telletidspunkt DGI desember 2013 gir grunnlag for faktura 1 av 2 med ff jan 2014 Telletidspunkt DGI juni 2014 gir grunnlag for faktura 2 av 2 med f.f juli.2014 6. BUDSJETT 2015 Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2015 TILSKUDD - FINANSIERING Tilskudd fra deltakende kommuner 4 379 000 4 507 674 Sum tilskudd finansiering 4 379 000 4 507 674 DRIFTSKOSTNADER Lønn inkl. sosiale kostnader -3 359 722-3 480 662 Kontormateriell -30 278-25 000 Matvarer -20 000-5 000 Annet forbruksmateriell -10 000-15 000 Post, banktjenester, telefon -25 000-10 000 Opplæring kurs -100 000-100 000 Oppgavepliktig reiser, diett, bil -20 000-15 000 Energi -40 000-35 000 Forsikringer -5 000-5 000 Leie lokaler grunn -300 000-332 000 Avgifter gebyrer, lisenser -28 000-25 000 Kjøp og finansiell leasing av drifsmidler -30 000-10 000 Leie av driftsmidler -10 000-20 000 Renhold og vaskeritjenester -50 000-50 000 Konsulenttjenester -181 000-175 012 Indirekte kostnader til Ullensaker -170 000-205 000 Sum andre driftskostnader -1 019 278-1 027 012 Sum driftskostnader -4 379 000-4 507 674 7. BUDSJETT VERBALDEL Tilskudd og finansiering: I henhold til Ullensakers kommunes budsjettrundskriv er fremskrevet ramme for estab kr 4.507.674 for 2015. Prosjektledelse fra estabs faste ansatte belastes ikke prosjektene. I henhold til vertskommuneavtalens pkt 8 sikres vertskommunen finansiering ved at årlig driftstilskudd fordeles mellom de seks deltakende kommuner med antall IKT registrerte brukere i eadmin som fordelingsnøkkel. Side 5 av 6
Driftskostnader: Lønn inklusive sosiale kostnader: Lønn er beregnet med utgangspunkt i bemanning av estab med i alt 4 årsverk. Andre kostnader: For mange av postene er det mindre justeringer basert på erfaringer fra 2014. Kompetanseheving, seminar, kursing: Det er budsjettert med kr 100.000 for å sikre at estab`s ansatte kan bygge kompetanse ved å holde seg løpende oppdatert om den IKT strategiske utviklingen, både med hensyn til strategisk bruk av IKT for kommunene som tjenesteyter og kompetanse i forhold til å utøve funksjonen som bestiller av IKT tjenester og drift. Leie lokaler grunn: Omfatter leie av lokale estab og parkering for fast ansatte. Økningen skyldes at innslag leiekontrakt dagens lokale ikke hadde helårsvirkning for 2014. Konsulenttjenester: Det er avsatt kr 175.012 til kjøp av konsulenttjenester. Budsjettposten er ikke nærmere spesifisert, men det kan være behov for faglig bistand på problemstillinger hvor enheten selv ikke har nødvendig kompetanse. Lønn, regnskap og revisjonstjenester: Det legges til grunn at vertskommunen får dekket inn pensjon, tjenester lønn- og regnskap, IKT kostnader mv etter selvkost prinsippet som for 2014 utgjorde kr 201.460 Kostnad til fordeling 2015 stipulert ut fra antall IKT brukere pr. juli 2014 Kommunene antall brukere Tilskudd Økning Kostnad til fordeling 4 507 674 Reduksjon Nannestad 788 522 206 46 701 Nes 1 629 1 079 536-5 051 Ullensaker 2 114 1 400 944 99 295 Eidsvoll 1 599 1 059 655-2 427 Gjerdrum 440 291 587-16 947 Hurdal 232 153 746 7 102 Sum administrative brukere 6 802 4 507 674 128 673 Side 6 av 6