MØTEINNKALLING Valgstyret Sted: Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato: 22.04.2015 Tid: 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 3/15 15/607 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 26.03.2015. 4/15 15/596 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - VALG AV STEMMESTYRER 5/15 15/594 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - DELEGERING AV MYNDIGHET OG FULLMAKTER 6/15 15/593 KOMMUNESTYREVALGET 2015 - VALGLOKALER OG ÅPNINGSTIDER Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 13. april 2015 Ellen Solbrække (s) Ordfører
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 26.03.2015 Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/607 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/15 Valgstyret 22.04.2015 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra Valgstyret 26.03.2015 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra Valgstyret 26.03.2015 Side 2 av 10
KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - VALG AV STEMMESTYRER Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/596 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/15 Valgstyret 22.04.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret oppnevner for Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 følgende stemmestyrer: Sentrum krets: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. (Leder) 1. 2. (nestleder) 2. 3. 3. 4. 4. 5. 6. Kirkeng krets: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. (Leder) 1. 2. (nestleder) 2. 3. 3. 4. 2. Stemmestyrelederne innkaller varamedlemmer, respektive permitterer stemmestyremedlemmer og valgfunksjonærer etter behov på det enkelte stemmested. 3. Valgfunksjonærer i administrativ valgorganisasjon utpekes av rådmannen. Valgstyret og stemmestyrene gis melding om navnene. Vedlegg Ingen. Bakgrunn I forbindelse med gjennomføringen av høstens kommunestyre- og fylkestingsvalg, skal det velges et stemmestyre for hvert stemmested, og blant disse leder og nestleder. Stemmestyre skal lede gjennomføringen av valget på valgdagen. Et stemmestyre er et fast utvalg i kommunelovens forstand, jf. kommunelovens 10. Et stemmestyre skal bestå av minst 3 medlemmer og det er kommunelovens regler om valg av faste utvalg som gjelder for stemmestyrene. Side 3 av 10
Sak 4/15 Rakkestad kommunestyre vedtok i sak 33/14 at det fra kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 skal være 2 valgkretser i Rakkestad kommune. Os krets og Bergenhus krets er slått sammen til Sentrum krets. Kirkeng krets er opprettholdt. Det skal velges stemmestyrer for Sentrum krets og Kirkeng krets. Hjemmel Kommunelovens 10 Faste utvalg. Komiteer. Valglovens 4-2 omhandler valg av stemmestyrer som følger Foregår stemmegivningen på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre med minst tre medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted. Kommunestyret kan delegere oppnevningen av stemmestyrer til valgstyret. Kommunestyret delegerte den 10.11.2011 i sak 76/11 til valgstyret å oppnevne stemmestyrer. Videre regulerer valglovens 9-3 (4) organisering ved valgtinget som følger: Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Andre faktaopplysninger Stemmestyrene kan sammensettes av kommunalt ansatte og/eller politikere. Dersom det velges politikere, bør det sørges for en sammensetning med representanter fra flere partier. En kan også velge personer som ikke er politikere, så sant de er folkeregisterført som bosatt i kommunen, jf. kommunelovens 14. Det er ikke krav om at valg av stemmestyrer skal skje blant personer som bor i vedkommende stemmekrets. Det er etter valgloven begrensninger i hvilke oppgaver listekandidater kan ha ved gjennomføringen av valg. Listekandidater er ikke valgbare til stemmestyrene, og de kan heller ikke tjenestegjøre som stemmemottakere eller valgfunksjonærer. Dette er begrunnet med at det er prinsipielt uheldig at kandidater som selv stiller til valg har direkte kontakt med velgeren i stemmesituasjonen. Økonomi Det utbetales godtgjørelse i henhold til Reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Administrasjonens vurdering Stemmestyret besto ved forrige valg (2013) av 6 medlemmer /4 varamedlemmer i Bergenhus krets og 5 medlemmer/3 varamedlemmer i Os krets og Kirkeng krets. I tillegg opprettet rådmannen en administrativ valgorganisasjon som bistår stemmestyrene på valglokalene. Side 4 av 10
Sak 4/15 Det foreslås 6 medlemmer /4 varamedlemmer for nye Sentrum krets og 4 medlemmer/3 varamedlemmer for Kirkeng krets. I tillegg foreslås det fra 3-9 administrative valgfunksjonærer i Sentrum krets og 3 i Kirkeng krets. Til sammen antas det å være behov for ca. 25 administrative valgfunksjonærer med ulike roller inkl. administrativ ledelse og forhåndsstemmemottakere. Det foreslås at rådmann gis fullmakt til å sette administrativ valgorganisasjon og at det gis tilbakemelding til valgstyret når denne er klar. Arbeidsoppgavene til stemmestyrene består i å rigge valglokalet, å gjennomføre stemmegivningen i lokalet etter lov, forskrift og lokale retningslinjer, samt skrive stemmestyrets møtebok. Rakkestad kommune skal telle elektronisk ved å skanne stemmesedlene ved dette valget. Dette blir beskrevet nærmere i egen melding. Arbeidsoppgavene kan bli endret dersom forskrift eller departementets valghåndbok krever det. Reglene for kjønnskvotering i kommunale utvalg gjelder tilsvarende for valg av stemmestyrer. Stemmestyrene vil få opplæring i valggjennomføringen i forkant av valget. Side 5 av 10
KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - DELEGERING AV MYNDIGHET OG FULLMAKTER Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/594 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Valgstyret 22.04.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret i Rakkestad kommune delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art til valgstyrets leder. 2. Valgstyret i Rakkestad kommune delegerer de praktiske oppgavene med manntallet til rådmannen. 3. Manntallet legges ut på følgende steder: Servicekontoret, Rakkestad Rådhus. Biblioteket, Rakkestad Rådhus. Coop Marked, Degernes. Tidspunktet for utlegging avgjøres av valgstyrets leder. Eventuelle klager behandles av valgstyret. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Det er kommunelovens regler om saksbehandling i faste utvalg som gjelder for valgstyret. Således skal avgjørelser treffes i møte. Valgstyret kan delegere sin myndighet som omfatter enkeltsaker eller type saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommunelovens 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Hjemmel Valglovens 4-1. Kommunelovens 10 nr. 4, 23 nr. 4. Valgforskriften 35. Departementets valghåndbok kap. 3 Valgorganene og delegering. Valgloven 2-3 Ansvar for å opprette og oppdatere manntall. Valglovens 2-6 Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn. Valgforskriften 4 Utleggingsmanntallet. Departementets valghåndbok kap. 4. Side 6 av 10
Sak 5/15 Andre faktaopplysninger Departementet uttaler i Valghåndboken av delegeringsvedtaket må leses med den begrensning at den som har fått myndighet, har plikt til å gå tilbake til valgstyret hvis en enkeltsak innenfor en generell fullmakt må anses å ha prinsipiell betydning. Videre står det at det ikke er mulig å gi eksakt svar på hva som ansees for å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette kan være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler og lignende. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres, men det følger av valgforskriften 35 at valgstyret ikke kan overlate til lederen å utføre denne oppgaven alene. Lederen må gjøre det sammen med valgstyrets sekretær eller en annen valgmedarbeider. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning, og som dermed ikke kan delegeres, er å treffe avgjørelser om valglister og tilbakekalling av listeforslag skal godkjennes, og forkastelse av stemmegivninger. Denne oppregningen av eksempler på hva som er av prinsipiell og ikke-prinsipiell art er ikke ment å være uttømmende. Det er departementet som er ansvarlig for at manntallet opprettes og oppdateres på grunnlag av opplysninger fra folkeregistermyndigheten. Dette skjer gjennom det valgadministrative systemet EVA som alle kommuner og fylkeskommuner har tilgang til. Valgstyrene skal sørge for at stemmeberettigede som har vært bosatt utenfor landet i mer enn 10 år føres inn i manntallet i den kommunen vedkommende sist var registrert. Disse velgerne må søke valgstyret om innføring. Dette kan gjøres samtidig som at stemme avgis. Det er folkeregisteret den 30. juni i valgåret som legges til grunn for manntallet. Så snart det lar seg gjøre etter denne dato skal valgstyret legge manntallet ut til offentlig ettersyn, jf. valglovens 2-6 første ledd. Manntallet kan ikke legges ut på internett, jf. Folkeregisterlovens 13. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for utlegging og opplyse om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet, jf. valglovens 2-6. Manntallet skal oppdateres så langt det er praktisk mulig fram til valgdagen. Hva som gir grunnlag for oppdateringen er detaljert regulert i valgloven med forskrift. I praksis skjer dette for det meste i valgadministrasjonssystemet (EVA) via endringsmelding fra folkeregistermyndigheten. Endringene foretas av kommunen. Administrasjonens vurdering Det foreslås at valgstyret delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art til valgstyrets leder. Side 7 av 10
Sak 5/15 Det er vanlig å delegere oppgaver knyttet til manntallet til administrasjonen. De fleste oppgavene utføres i valgadministrasjonssystemet (EVA). Det foreslås at valgstyrets oppgaver med manntallet delegeres til rådmannen. Evt. klager blir lagt frem for behandling i valgstyret. Side 8 av 10
KOMMUNESTYREVALGET 2015 - VALGLOKALER OG ÅPNINGSTIDER Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/593 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/15 Valgstyret 22.04.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 holdes valgting i følgende lokaler: Rakkestad Kulturhus for Sentrum krets. Degerneshallen for Kirkeng krets. 2. Åpningstiden søndag fastsettes til kl. 16.00 20.00. Åpningstiden mandag fastsettes til kl. 10.00 21.00. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Det er Valgstyret som bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivningen. Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Valgstyret skal videre kunngjøre tid og sted for stemmegivningen. Kommunestyret vedtok i sak 33/14 den 11.12.2014 at det i sammenheng med kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 14. september 2015 også skal holdes valgting søndag 13. september. Samtidig ble det vedtatt at Rakkestad kommune reduserer antall stemmekretser fra 3 til 2, ved at Os og Bergenhus kretser slås sammen til Sentrum krets. Rakkestad kommune har ved dette valget 2 stemmekretser: - Sentrum krets. - Kirkeng krets. Endring av antall stemmekretser reguleres av valglovens 9-3 (1), hvor det blant annet står at endringer i stemmekretsinndelingen må meldes Folkeregistermyndigheten innen 31. mars i valgåret. Endringen er meldt innen fristen og bekreftet. Hjemmel Valglovens 9-3 (2) (3). Side 9 av 10
Sak 6/15 Andre faktaopplysninger Stemmegivningen for Kirkeng krets har ved tidligere valg vært gjennomført i gymsalbygget ved Kirkeng skole. Lokalet tilfredsstiller ikke kravene om universell utforming, og vil heller ikke være tilgjengelig under valget grunnet utbygging ved skolen. Kommunestyret vedtok derfor at Rakkestadhallene A/S skulle kontaktes for evt. leie av Degerneshallen forutsatt at lokalet er egnet og innfrir lovkravene. Lokalene er vurdert og innfrir lovkravene forutsatt at det monteres en automatisk døråpner på inngangsdøren. Det er inngått avtale med Rakkestadhallene om å benytte Degerneshallen som valglokale for Kirkeng krets. Bestemmelsene om åpningstiden/stemmetiden står i valglovens 9-3 (2): Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta å holde valglokalene åpne lenger enn det valgstyret har vedtatt. Slikt vedtak må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl. 21. For øvrig inneholder ikke valgloven bestemmelser som regulerer stemmetiden, hverken søndag eller mandag. Når valgstyret skal fastsette tid for stemmegivningen, må det legges avgjørende vekt på hensynet til velgerne. Departmentet forutsetter at velgerne får rimelig tid til å avgi stemme. I den vedtatte åpningstiden skal valglokalet være åpent hele tiden. Det er ikke anledning til å stenge valglokalene midlertidig, for eksempel for å ha spisepause. Det er viktig at stemmestyret er nøye med at dørene til valglokalet åpnes og stenges på nøyaktig de tidspunkter som valgstyret har fastsatt. Når den tid som er fastsatt for stemmegivningen er ute (både søndag og mandag), skal alle som har møtt frem ved valglokalet før stengetid, gis anledning til å stemme, jf. valgloven 9-7. Økonomi Det utbetales godtgjørelse til stemmestyrene i henhold til Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og lønn til administrativ valgorganisasjon i tråd med gjeldene lover og regler. Administrasjonens vurdering Det foreslås at åpningstiden i valglokalene settes til kl. 16.00 20.00 på søndag og kl. 10.00 21.00 på mandag. Side 10 av 10