En kort brukermanual for regnskapsprogrammet Mamut Office Artikkelen er skrevet for Studentliv av Anders Bruvik Denne artikkelen tar utgangspunkt i de tema som gjennomgås i Studentlivs Regnskapskurs for store foreninger. Artikkelen gjennomgår grunnleggende bruk av regnskapsprogrammet "Mamut Office" som er et forholdsvis stort og kraftig program, med mange funksjoner og tilpasningsmuligheter. Artikkelen tar kun for seg de viktigste funksjonene i programmet, for en grundigere innføring henvises det til brukerhåndbøkene. Denne artikkelen tilsvarer den ene halvdelen av kursheftet som deles ut på regnskapskurset. Innholdsfortegnelse En oversikt over de viktigste modulene i Mamut 2 Installasjon 3 Oppsett og innstillinger 6 Sikkerhet 8 Sikkerhetskopi 9 Kontaktmodulen 10 Modulen for bilagsregistrering 11 Endre kontoplanen 14 Rapportmodulen 15 Modulen for hovedbok 16 Modulene for produkter og fakturering 16 Reskontro-modulen 21 Avslutte perioder og å skrive ut mva-rapporten 22 Årsavslutning 22 1
En oversikt over de viktigste modulene i Mamut Mamut Office består av en rekke ulike moduler med ulik funksjonalitet. I kurset skal vi gå gjennom funksjoner i de modulene som er nødvendige for å føre et foreningsregnskap. Disse modulene er: Kontakter I denne modulen kan du registrere informasjon om kunder og leverandører. Modulen er en slags utvidet "adressebok" hvor du kan samle adresser, kontaktpersoner, kontonummer, telefonnummer etc. Innstillinger I denne modulen er innstillinger for alle deler av programmet samlet. Blant annet navn og adresse til egen forening, standardtekster på fakturaer og rapporter, periodeinnstillinger, oppsett av brukere, brukergrupper og passord, oppsett av avdelinger og oppsett av bilagsarter og ulike nummerserier for bilag. Bilagsregistrering I denne modulen foregår det meste av det daglige arbeidet, her registreres og bokføres regnskapsbilagene. Hovedbok Denne modulen lar deg se på allerede bokførte bilag. Den inneholder søkefunksjoner for å finne igjen bestemte bilag, og det er også mulig å legge inn avdeling og prosjektkoder på allerede bokførte bilag, eller å endre på beskrivelsene. Reskontro Denne modulen lister opp alle bilag som er bokført på kunder og leverandører, dvs. utgående og inngående fakturaer og kreditnotaer. Det er også mulig å registrere inn og utbetalinger fra denne modulen, lage purringer. Rapporter Programmet har et stort utvalg av ulike rapporter. Vi skal skrive ut noen av de viktigste. Blant annet får du ut mva-oppgaven fra denne modulen. Produkt og Ordre/Faktura modulene. Dersom du har behov for å sende ut fakturaer trenger du å kjenne til disse Navigasjon. 2
I programmet kan du navigere med hurtigmenyen på venstre side av skjermen. Denne menyen kan du forandre etter hvilke arbeidsoppgaver du vil utføre eller etter hvilken bruker som er logget inn. I standardoppsettet kan du velge mellom en del ulike hurtigmenyer fra den lille menyen øverst i dette feltet. For vanlig bilagsregistrering kan du bruke "Regnskap" og for fakturering kan du bruke "Salgsoppfølging". Alle deler av regnskapsprogrammet kan også nås fra "vis"-menyen øverst på menylinjen. Det er mulig å tilpasse programmet slik at ulike brukere har ulike menyer. Hjelpfunksjonen når du fra hjelpmenyen, den er generelt veldig bra og nyttig. Legg også merke til funksjonen for å kontakte support i hjelpmenyen! Installasjon Før du tar i bruk programmet må det gjøres noen innstillinger. Selve installasjonen av programmet er grei, men første gangen du starter opp må det gjøres et par ting. SiO har en egen server med lagringsplass for regnskapsfilene og denne skal brukes til å lagre regnskapet. Grunnen til at filene skal lagres her er at det blir tatt backup av denne serveren. Det er svært viktig at installasjonen gjennomføres som beskrevet her, da det er vanskelig å gjøre om dette senere. Før du starter programmet første gang må du ha regnskaps-serveren montert som en disk. Se en egen beskrivelse for hvordan du gjør dette. 3
Når du starter programmet første gang får du dette vinduet: Velg flerbruker, og "jeg ønsker å foreta installasjon mot en annen server". Angi katalogen til din forening på \\tassen\regnskap som sti til databasen. Du kan eventuelt også hake av "kopier installasjonsfilene til Mamut området på server" men det er ikke nødvendig. Neste steg er å opprette en administratorbruker. 4
Skriv inn et passende brukernavn og passord og noter dette ned. Legg lappen på et trygt sted som for eksempel en safe. Husk at mister du dette mister du også tilgangen til regnskapet ditt. Neste trinn er å registrere programmet Velg "registrere fullversjon" og trykk neste. Du må nå legge inn navn og adresse på foreningen og lisensnummeret som fulgte med programmet. Det kan være lurt å få lagd en egen regnskapsmailadresse, da supportsvar kommer på denne adressen. Etter at du har lagt inn alle data velger du neste, og etter å ha fylt inn noe mer informasjon om foreningen er du klar til å ta programmet i bruk. Det blir automatisk opprettet en firmadatabase, dersom du har behov for flere enn ett regnskap kan du opprette disse fra filmenyen. 5
Oppsett og innstillinger Dersom du går inn i modulen for innstillinger får du frem dette vinduet Brukerprofil - lar deg endre brukernavn og passord for brukeren som er logget inn, samt tilpasse skrivebord og noen andre innstillinger for denne brukeren. Firmadatabase - inneholder viktige data om foreningsregnskapet, blant annet navn, adresse, nummerserier for bilag, periodeinnstillinger og oppsett av avdelinger. 6
Standardregister her kan du opprette avdelinger. Velger du avdelinger og "rediger" kan du opprette, endre og slette avdelinger. Standardregister lar deg også redigere mange andre standardtekster på fakturaer, rapporter etc. Ta også en titt på fanekortet "modulinnstillinger", spesielt "Regnskapsinnstillinger". Her er innstillinger for perioder, momsterminer, bilagsarter, nummerserier og en del kontoer som blir brukt av systemet. Det er også mulig å opprette nye regnskapsår herfra. "Regnskapsinnstillinger" er også mulig å nå direkte fra innstillinger-vinduet. 7
Sikkerhet Innstillingene for sikkerhet lar deg opprette flere brukere med ulike passord og tilgangsnivåer. Det kan være en god ide å opprette en egen regnskapsførerkonto med begrensede rettigheter (til å endre på oppsett o.l.) og å bruke denne til det daglige arbeidet. Dersom du ønsker å gi andre mulighet til å f.eks. slå opp i kontaktregisteret, skrive ut fakturaer eller gjøre andre ting er det mulig å lage kontoer for dette også. "Brukeradministrasjon" lar deg opprette brukere. "Tilgangskontroll" lar deg lage brukergrupper, bestemme detaljert hva disse kan gjøre og å bestemme hvilke grupper brukerne er medlemmer av. Du kan enkelt opprette nye brukergrupper og selv bestemme hva de skal ha tilgang til. 8
Sikkerhetskopi Det er lurt å sette opp programmet slik at det automatisk blir tatt sikkerhetskopi hver dag. Under Innstillinger, sikkerhet, sikkerhetskopi velger du "innstillinger". Velg automatisk sikkerhetskopi ved avslutning av programmet: "hver dag" og fjern haken ved "få spørsmål om sikkerhetskopi skal tas". Slik sørger du for at det blir tatt automatisk sikkerhetskopi hver dag. Forsikre deg også om at "katalog for automatisk sikkerhetskopi" er satt til samme område som regnskapet ligger lagret på. Dersom du vil være sikker på at funksjonen virker kan du prøve å utføre en sikkerhetskopi for så å legge den tilbake umiddelbart. 9
Kontaktmodulen Vinduet for 'kontaktoppfølging lar deg opprette, endre og slette informasjon om kunder og leverandører. I fanekortene nederst kan du også registrere informasjon om kontaktpersoner, se på fakturaer som er registrert og registrere annen mer eller mindre nyttig informasjon om kontakten. Dersom foreningen har mange kunder eller leverandører kan det være en god ide å registrere informasjon her, og dersom man ønsker det kan man lage en egen bruker som kun har tilgang til kontaktregisteret slik at andre enn regnskapsføreren kan få tilgang til denne informasjonen. Knapperaden øverst i vinduet lar deg blant annet opprette nye, søke og bla i eksisterende kontakter. 10
Modulen for bilagsregistrering Hovedvinduet for bilagsregistrering når du ved å velge bilagsregistrering i menyen til venstre. Knapperaden øverst lar deg velge ulike funksjoner, som å opprette nye bilag, bla i bilagslisten, skrive ut, lagre og å bokføre bilag. Den øverste halvdelen av vinduet er for å registrere bilag, den nederste lar deg se en liste av registrerte bilag. Dette vinduet kan også tilpasses, blant annet ved å velge hvilke kolonner som skal vises. Legg også merke til knappen med spørsmålstegnet, den åpner hjelpvinduet. Programmet har en god hjelpfunksjon og det er lurt å lære seg å bruke denne. 11
Registreringen av nye bilag skjer i dette vinduet. Hvert bilag består av to eller flere linjer hvor summen er null. Du kan bruke tab-tasten eller '+' for å flytte mellom ulike felter på bilaget, bruk hjelpfunksjonen til å få en liste over flere hurtigtaster. Når du oppretter nye bilag får det automatisk et bilagsnummer, angitt øverst til venstre i vinduet. Med standardoppsettet får bilaget et nummer som består av en bokstavkode som angir bilagstype og et løpenummer. Dersom du ønsker å bruke andre måter å nummerere bilag på kan du gjøre dette i oppsettet før du begynner å føre regnskapet. 12
Nå kan du legge inn bilagene, linje for linje. Når du er ferdig med ett bilag lagrer du dette ved å trykke på diskettssymbolet eller ved å starte på et nytt bilag. Du kan senere gå tilbake og endre på bilagene dersom du ønsker det. Bokføring av bilag gjøres med knappen for overføring til hovedbok. 13
Bokføringen gjør at bilagene kommer frem på rapporter og sperrer alt unntatt beskrivelse, avdeling og prosjekt for endringer. Når du trykker på knappen får du en veiviser som lar deg velge hvilken nummerserie og periode som skal bokføres. Etter at du har valgt dette printer programmet ut en posteringsjournal, kontroller at denne ser OK ut og trykk 'fullfør' hvis den er i orden. Ta vare på posteringsjournalen, den er et regnskapsbilag! Endre kontoplanen Fra modulen for bilagsregistrering har du også mulighet til å endre på kontoplanen. Dette gjøres ved å velge kontoplan fra knapperaden. I dette vinduet kan du legge til, fjerne og endre kontoer. 14
Rapportmodulen Rapporter får du ved å velge rapporter fra menyen til venstre eller visregnskap-rapporter på hovedmenyen. Rapportene er sortert etter hvilken modul de hører til (Kontakt, regnskap, reskontro, produkt, ordre/faktura eller tilbud), og det er i tillegg en beskrivelse av alle rapportene. Avgiftsoppgave gir mva-oppgaven. Ellers er balanse, resultatregnskap, detaljerte utgaver av disse og spesifisert hovedbokutskrift nyttige rapporter. For alle disse rapportene er det mulig å begrense utvalget til bestemte perioder, kontoer, avdelinger eller andre ting. 15
Modulen for hovedbok Hovedboken gir deg detaljer om alle bokførte bilag. Den lar deg se på og søke etter bestemte bilag, eller gir deg oversikt over hva som er ført på hver enkelt konto. Modulene for produkter og fakturering Hoveddelen av disse modulene er dessverre ikke veldig anvendelige for studentforeningene, blant annet er det vanskelig å bruke produktmodulen til lagerkontroll i forbindelse med kontantsalg i studentkjellerne. Men modulen har noen anvendelsesområder; de fleste foreninger sender ut et begrenset antall fakturaer, for eksempel for sponsoravtaler, annonsering i aviser/blader, "utleie" av kjellere o.s.v. Selv om man ikke sender ut mange fakturaer er det en stor fordel om man sender disse fra regnskapsprogrammet da man får bedre oversikt, enkel føring av innbetalinger og man risikerer ikke at man "glemmer" fakturaer man har sendt ut. I tillegg får man pene fakturaer og det er jo ingen ulempe. 16
Siden vi bare skal skrive ut enkle fakturaer og ikke benytte oss av mulighetene for lager- og varekontroll som finnes i programmet kan oppsettet virke litt omstendelig, siden programmet tross alt er beregnet på bedrifter som har hundrevis av varer, postordresalg, netthandel o.s.v. Vi skal gå gjennom et enkelt oppsett for de som kun har noen få varegrupper og varer. Første steg er å opprette de nødvendige varegruppene. Varegruppene bestemmer hvilken hovedbokskonto varene skal faktureres på, derfor er det nødvendig med en varegruppe for hver varetype du vil ha. I eksempelet som følger skal vi lage en vare for fakturering av sponsortjensester. Varegruppene finner du under Innstillinger-firmadatabase-standardregister. 17
Velg produktgruppe fra listen og "redigere". Standardoppsettet inneholder 4 produktgrupper. Velg den første og trykk "redigere". Nå kan du endre navn til noe mer passende, f.eks. "Sponsoravtaler". Jeg har også slettet den nederste undergruppen og endret navn på den øverste til "Sponsoravtaler, avgiftspliktige". Velg denne og trykk "salgskonto prod.gruppe". I feltet for "Utgående mva, 24 %" velger du konto for sponsorinntekter, ( ). Trykk OK og lukk innstillinger-vinduet. Svar ja til å lagre endringene når du får spørsmål om det. 18
Nå er du klar til å opprette et produkt. Gå inn i produktmodulen, velg "ny" i knapperaden øverst i vinduet, skriv inn varenavn, velg en passende produkttype, produktgruppe, undergruppe og verdi for utgående-mva. Det er ikke nødvendig å legge inn pris eller annen informasjon, dette kan du gjøre manuelt for hver enkelt faktura. Husk på å lagre før du lukker produktvinduet. Du er nå klar til å fakturere sponsoravtaler. Dersom du vil fakturere andre varetyper på andre kontonummer kan du opprette disse varene på samme måte. Fakturaer skrives ut fra ordre/fakturamodulen. Den som faktureres må registreres som kunde i kontaktmodulen, dette kan eventuelt gjøres fra fakturamodulen. 19
Når du velger "ny" i fakturamodulen får du opp en liste over alle registrerte kunder. Du kan eventuelt opprette en ny kunde direkte herfra. Velg kunden fakturaen skal sendes til og trykk ok. Dersom du skal sende en kreditnota velger du dette fra den lille menyen øverst til venstre. Du kan nå legge inn forfallsdato, betalingsbetingelser, referanser osv. før du legger inn varer. Varene legges inn på produktlinjene nederst i vinduene, trykk ny og velg vare fra listen. Velg antall og skriv inn pris. 20
Det er også lurt å sjekke på fanekortet for "frakt" at det er valgt "ingen", dersom du ikke ønsker å fakturere for frakt. Under "tekst" kan du legge inn en valgfri tekst på fakturaen og under "diverse" kan du blant annet bestemme avdeling og øreavrunding. Etter at fakturaen er lagret kan du skrive ut denne med knappen "faktura" øverst i vinduet. Etter at den er skrevet ut får du spørsmål om ordren skal faktureres, og om utskriften godkjennes. Dersom du svarer ja på disse to spørsmålene vil fakturaen bli bokført direkte i regnskapsprogrammet. Etter at dette er gjort sperres fakturaen for videre endringer. Reskontro-modulen Fra vinduet for reskontro får du informasjon om alle fakturaer og inn/utbetalinger til kunder og leverandører. Fra dette vinduet kan du registrere inn og utbetalinger i dette vinduet, noe som er enklere enn å registrere dem fra bilagsregistrering siden all informasjon fylles ut automatisk. Fra knapperaden øverst i vinduet kan du velge om du vil se på kunder eller leverandører, og du kan også velge om du vil se åpne poster, dvs. poster som ikke er betalt, lukkede poster eller alle. Det er også mulig å søke etter 21
bestemte poster. For å registrere en betaling merker du fakturalinjen i listen og trykker på det røde dollartegnet. Du må velge betalingsform og dato og trykke ok, og betalingen blir automatisk ført, du får oppgitt riktig bilagsnummer. Det oransje dollartegnet i knapperaden brukes for å generere betalinger av faktura, en nyttig funksjon dersom du er flink til å registrere inngående fakturaer. Se i brukerhåndboka eller hjelp for nærmere beskrivelse av denne funksjonen. Avslutte perioder og å skrive ut mva-rapporten Når du avslutter en regnskapsperiode sperres den samtidig for videre føringer. Det er derfor viktig at du avstemmer alle kontoer og kontrollerer at regnskapet er korrekt før du utfører periodeavslutningen. Periodeavslutning finner du i vis-menyen, regnskap og periodeavslutning. Når du har avsluttet begge periodene i en mva-termin skrives mva-oppgaven automatisk ut. Det er også mulig å skrive ut en kopi av mva-rapporten fra rapportmodulen. Årsavslutning Årsavslutningen overfører inngående balanse til neste år. Årsavslutning finner du i samme meny som i periodeavslutning. Før du kan foreta årsavslutning må alle må alle perioder avsluttes, alle mva-oppgaver være skrevet ut, alle bilag må være bokført, fakturajournal må være skrevet ut og årsresultatet må være disponert. Dersom du har glemt noen av disse punktene får du beskjed om det når du forsøker å gjennomføre årsavslutningen. Husk at det er mulig å begynne å føre neste års regnskap før du har foretatt årsavslutningen. 22