1 Liabakken Boligsameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Liabakken Boligsameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 23. april 2015 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Voksen kirkes møtelokaler Til stede: 152 seksjonseiere, 68 representert ved fullmakt, totalt 220 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS ble representert ved Arild Veiby. Møtet ble åpnet av styreleder Øystein Lunde. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder. Som møteleder ble Elisabeth Natvig foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede. Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og to seksjonseiere som protokollvitner / tellekorps. Som referent ble Arild Veiby foreslått. Som protokollvitner og tellekorps ble Fredrik Knutsen og Roger Andersen foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen. Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning for 2014 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått tatt til etterretning. Vedtak: Tatt til etterretning 3. Behandling av årsregnskap for 2014 og budsjett for 2015 A Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. B Styrets budsjett for 2015 ble gjennomgått og foreslått tatt til etterretning.
4. Valg av revisor Forslag til vedtak: 2 Liabakken Boligsameie Styret gis fullmakt til å forhandle frem en ny revisoravtale med en av følgende: BDO AS, PwC eller Ernst & Young (EY) AS. 5. Fastsettelse av godtgjørelser A Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 329 000. B Godtgjørelse til revisor ble foreslått satt til kr 22 500. C Andre godtgjørelser ble foreslått satt til kr 30 000. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6. Behandling av innkomne forslag 6.1) Fra: Mette Pedersen, Olaf Bulls vei 40: Gjøre om noen av fellesbodene til miniboder for utleie. Styrets kommentar og innstilling: Styret finner det ikke hensiktsmessig, bl.a. på grunn av fare for fuktskader, å lage minilager i bodene i garasjene. Styret er positivt innstilt til å sette opp sykkelstativer der dette mangler. Forslag til vedtak: Saken utsettes, påtroppende styre tar denne saken videre i sitt arbeid. med 94 mot 67 stemmer 6.2) Fra Tore Nedrebø, Olaf Bulls vei 74: Forbedret adkomst til Marka fra Olaf Bulls vei 74. Styrets kommentar og innstilling: Området det henvises til er på kommunal grunn og sameiet kan ikke disponere over dette. Forslag til vedtak: Saken legges til side på grunn av mangel på mulighet til gjennomføring i sameiets regi. / saken legges til side
3 Liabakken Boligsameie 6.3) Fra Tore Nedrebø, Olaf Bulls vei 74: Beplanting mellom blokkene. Områdene mellom blokkene i sameiet, som mange har utsikt til, spesielt fra sine kjøkken, har bare naturlig vegetasjon. Det foreslås å foreta en viss beplanting med passende trær, busker og planter, gjerne blomstrende, for at områdene skal ta seg bedre ut. Styrets kommentar og innstilling: Styret har sympati for forslaget, men finner ikke å kunne påta sameiet / felleskapet ytterligere vedlikeholdskostnader for uteområdet. Forslag til vedtak: Årsmøtet finner ikke å kunne støtte dette forslaget om å utvide beplantet område. Vedtak: Styrets forslag vedtatt 6.4) Fra Styret i Liabakken Boligsameie: Forslag til arbeidsinstruks for valgkomiteen. Styret i Liabakken BS ønsker at årsmøtet skal vedta en arbeidsinstruks til valgkomiteen. Bakgrunnen for dette er at det er årsmøtet som er valgkomiteens oppdragsgiver og styret har erfart at de valgte representantene til valgkomiteen er usikre på både mandat og hva de egentlig skal foretas seg for å løse dette viktige oppdraget. Styret vil selvsagt bidra i denne prosessen, men det er viktig at valgkomiteen beholder sin uavhengighet. Styrets forslag: INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN I LIABAKKEN BS (Vedtatt på årsmøtet 23.4.2015) På det årlige sameiermøtet velges en valgkomite bestående av to personer som på oppdrag fra sameiermøtet som er sameiets øverste myndighet, - ref. vedtektenes 9 SAMERMØTET. Selve funksjonen «Valgkomite» er ikke regulert i vedtektene, men har vært en mangeårig praksis i sameiet og er en viktig funksjon for å sikre sameiet et kompetent styre for fremtiden. Valgkomiteen skal påbegynne sitt arbeid med å finne frem til egnede kandidater til de styrepostene som skal erstattes senest i januar i valgåret, men det er intet til hinder for å starte tidligere. Det søkes å finne kandidater fra hele boligfeltet. I januar skal valgkomiteen møte styret og ta del i en diskusjon omkring hvilken type kompetanse og funksjoner de avtroppende styremedlemmene har og hva styret oppfatter å være de viktigste områdene styret selv mener at de bør forsterkes på. Det er valgkomiteen selv som beslutter hvilken anbefaling de ønsker å fremme for sameiermøtet. Umiddelbart etter møtet med det avtroppende styret skal valgkomiteen utarbeide en skriftlig kravspesifikasjon som beskriver viktige kriterier / kompetanse hos personene de skal søke etter.
4 Liabakken Boligsameie Kravspesifikasjonen skal vedlegges valgkomiteens anbefaling til Sameiermøtet som en begrunnelse for anbefalingen av kandidatene til styrevervene. Anbefalingene må være klare på det tidspunktet at innkallingen til årsmøtet skal gå ut, slik at disse kommer ut til sameierne sammen med de øvrige dokumentene, senest innen 10. mars i valgåret. Styret bør så langt det er mulig sammensettes av personer med variert kompetanse innenfor temaer som er viktige i styrets arbeid. Dette gjelder i første rekke økonomi/finans, innkjøp og bygningsfaglig kompetanse. I tillegg er det ønskelig at styret reflekterer god fordeling på kjønn, alder og familiesammensetning, slik at både eldre og barnefamilier kan se sin situasjon ivaretatt. Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar forslaget til instruks for valgkomiteen. 6.5) Fra styret i Liabakken Boligsameie: Refinansiering av felleslån der de to tidligere lånene innfris og erstattes av et nytt felleslån. Styrets kommentar og innstilling: Overkurskravets motpost er å fortsatt betale 6,39 % og 6,30 % rente på felleslånene. Kravet på kr 3 mill. i overkurs er ganske enkelt kompensasjon for inntektstapet til Nordea ved å senke renten fra dagens nivå til 4 %. Det sameiet oppnår er betydelig lavere innbetalinger gjennom perioden med omfattende rehabiliteringsarbeider og derav bedre egenfinansieringsevne. Forslag til vedtak: Styret får mandat til å refinansiere eksisterende lån iht. til revidert forslag, d.v.s. overgang til flytende rente med avdragsfrihet til 01.01.2018 og deretter seierielån, med sikring av rentetak på 4,5 % + margin gjøres nå. 6.6) Fra Styret i Liabakken Boligsameie: Total rehabilitering av sameiets yttervegger / fasader inkl. nødvendig utskifting av vinduer og forbedret isolasjon av veggene. OBOS Prosekt AS innledet ved å gi forsamlingen en presentasjon av bygningsmassenes tilstand samt forslag til nødvendige rehabiliteringstiltak, herunder eksempler på alternative fasadeløsninger. Etter en omfattende debatt, - og mange ubesvarte spørsmål, fremmet styret følgende forslag til avstemming: Forslaget trekkes. Prosjektet utredes nærmere (omfang, kostnader og finansiering). Saken fremmes på et ekstraordinært sameiermøte senere i 2015.
5 Liabakken Boligsameie 6.7) Fra styret i Liabakken boligsameie: Husordensreglene. 6.7A: Tillegg i husordensreglene om støyende bygningsarbeid Forslag til en ny 12 i husordensreglene: «Støyende bygningsarbeid kan kun foregå mandag - fredag i tidsrommet 08:00 20:00 og lørdager 09:00 18:00. Støyende bygningsarbeider er ikke tillatt på søndager og helligdager.» Forslag til vedtak: Ny 12 vedtas 6.7B: Endring av husordensreglene om behandling av søppel Forslag til ny 4 i husordensreglene: «Søppelsjaktene brukes til tørrsøppel, som må innpakkes slik at søppelet ikke faller ut. Det må ikke kastes brennende, lett antennelige og legg knuselig avfall gjennom sjakten eller i kassene. Våtorganisk avfall og plastavfall legges i renholdsverkets poser for dette formålet. Papir og papp skal legges i containerne for papiravfall. Glass og metall i containeren for dette formålet. Større gjenstander må kun kastes på anviste plasser. Søppelcontainerne som sameiet setter ut til benyttelse for beboerne kan ikke brukes til miljøfarlig avfall, bildekk og elektriske apparater.» Forslag til vedtak: 4 i husordensreglene endres i overensstemmelse med forslaget. 6.8) Fra Johnny Fjellskaalnes, Olaf Bulls vei nr. 48: Tomtesalg og finansiering av vedlikehold og oppgradering. Styrets kommentar og innstilling: Gitt at et slikt tomtesalg lar seg gjennomføre i 2015 eller 2016 vil de frigjorte midlene bli anvendt til å enten redusere kapitalinnkallingen eller tilbakebetale innkalt kapital helt eller delvis. Dersom de frigjorte midlene er tilstrekkelig, vil også hele eller deler av felleslånet kunne innfris og løpende kostnader for sameierne dermed reduseres. I dag går ca. 20 % av løpende inntekter i sameiet til betjening av renter og avdrag. Det aktuelle tomteområdet som her tenkes avhendet er på hele 17 mål. Forslag til vedtak: Styret i Liabakken Boligsameie får i mandat å igangsette regulering til boligformål av det ubebygde tomteområdet i nordøstre hjørne av sameiets tomt.
6 Liabakken Boligsameie Formålet med gjennomføringen av reguleringen er å selge den aktuelle delen av tomten til best mulig pris / vilkår. Midlene fra salget øremerkes oppgradering og langsiktig vedlikehold i sameiet. Etter en omfattende debatt ble styrets forslag tatt opp til votering med følgende resultat: 68 stemte for styrets forslag til salg, 106 stemte imot Vedtak: Forslaget falt 6.9) Fra Audun og Anne Nyhus, Olaf Bulls vei nr. 70: Utskifting av vinduer. Forslaget ble ikke behandlet, ref. vedtak i sak 6.6 ovenfor. Vedtak: Ingen votering 7. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år ble Elisabeth Natvig foreslått. B Som styremedlem for 2 år ble Nils Uolevi Helsingen foreslått. Som styremedlem for 2 år ble Marit Sagen Åstvedt foreslått. Som styremedlem for 2 år ble Carl Patrick Seem foreslått. C Som varamedlem for 2 år ble Karin Haug foreslått. D Som representanter i valgkomitéen for 1 år ble Vigdis Hov og Henning Horn Galtung foreslått. Møtet ble hevet kl.: 22:15. Protokollen signeres av: Elisabeth Natvig /s/ Arild Veiby /s/ Fredrik Knutsen Roger Andersen /s/ Møteleder Referent Protokollvitne Protokollvitne VEDLEGG: Oppdaterte Husordensregler
7 Liabakken Boligsameie Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Elisabeth Natvig Olaf Bulls vei 46 2015-2017 Styremedlem Arve G. Myrvang Olaf Bulls vei 34 2014-2016 Styremedlem Nils Uolevi Helsingen Olaf Bulls vei 68 2015-2017 Styremedlem Marit Sagen Åstvedt Olaf Bulls vei 76 2015-2017 Styremedlem Carl Patrick Seem Olaf Bulls vei 76 2015-2017 Varamedlem Carl Fredrik Wildhagen Olaf Bulls vei 40 2014-2016 Varamedlem Karin Haug Olaf Bulls vei 36 2015-2017 Valgkomiteen 2015 2016: Vigdis Hov (Olaf Bulls vei 40) og Henning Horn Galtung (Olaf Bulls vei 80). Oslo, 23.04.2015 Arild Veiby /s/