1 Boligsameiet Kollen

Transkript

1 1 Boligsameiet Kollen Protokoll fra ordinært årsmøte i Boligsameiet Kollen Møtedato: Møtetidspunkt: Møtested: Eiksmarka Tennisklubb Til stede: 30 seksjonseiere, 7 representert ved fullmakt, totalt 37 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Cathrine Naas. Møtet ble åpnet av Bent-Øivind Blichfeldt Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Cathrine Naas foreslått. Vedtak: Valgt. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Cathrine Naas foreslått. Som protokollvitne ble Inger-Marie Ravneberg foreslått. Vedtak: Valgt. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsrapport for 2018 Styrets årsrapport ble behandlet. 3. Behandling av årsregnskap for 2018 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr

2 2 Boligsameiet Kollen Behandling av innkomne forslag og saker A) Forslag til nye vedtekter. Forslag fra styret. Saksinformasjon: Styret foreslår med dette at Årsmøtet vedtar nye vedtekter for Boligsameiet Kollen. Bakgrunnen for forslaget er at det har kommet en ny lov for eierseksjonssameier som trådte i kraft Vedtektsbestemmelser som er i strid med den nye eierseksjonsloven opphører å gjelde senest et år etter at loven trådte i kraft, altså fra OBOS har utarbeidet nye standardvedtekter for sameier som er tilpasset ny eierseksjonslov, og styret har i samarbeid med OBOS tilpasset disse til vårt sameie. Selv om de gamle vedtektene ikke nødvendigvis inneholder bestemmelser som blir lovstridige fra denne datoen, er det likevel gode grunner for å vedta nye vedtekter. Den nye loven har en annen systematikk enn den gamle, og det er hensiktsmessig at vedtektene følger denne. Videre inneholder loven flere nye begreper som vedtektene også bør inneholde. De nye vedtektene er i tillegg mer omfattende enn de gamle, noe som gjør det lettere å finne relevant informasjon i vedtektene. Forslag til nye vedtekter går frem av vedlegg 1, gjeldende vedtekter går frem av vedlegg to. Styrets forslag til nye vedtekter er basert på en tilpasning til ny lov og videreføring av tidligere særbestemmelser. Det er ingen forslag til endringer utover dette. Forslag: Det foreslås at de nye vedtektene vedtas slik de foreligger Benkeforslag: Det skal legges inn en tekst i vedtektene om at styreleder kun velges for ett år. Vedtak: Vedtatt med over 2/3-flertall.

3 3 Boligsameiet Kollen B) Endring av sameiets husordensregler. Forslag fra styret. Saksfremstilling: Punkt 2.10 i sameiets husordensregler har gått ut på dato og foreslås derfor fjernet. Bestemmelsen lyder i dag: «2.10 MELDINGER TIL SAMEIERNE Alle meddelelser til sameierne fra sameiet, det vil si styret og/eller forretningsføreren, skal betraktes som riktig avgitt når de er lagt i leilighetens postkasse. De som måtte fremleie sine leiligheter, må derfor passe på å instruere sine fremleietakere om å bringe disse meddelelser videre.» Videre ønsker styret å oppdatere bestemmelsen som omhandler søppelhåndtering, punkt 4.2, i husordensreglene. Bestemmelsen lyder i dag; «4.2 SØPPEL Avfall skal legges i de grå søppelsekkene i stativene i søppelrommet, godt innpakket. Åpne avfallsposer må unngås. Jo bedre innpakket, desto mindre lukt! La ikke søppelsekkene bli for fulle, ta heller en ny sekk. Solid innpakning kreves for glassavfall. Offentlige containere for slikt finnes på Eiksmarka og Østerås. Plast, aviser og pappesker skal legges på anvist sted. Pappesker skal brettes sammen.» Ny bestemmelse vil lyde; Avfall skal pakkes i poser som er knyttet godt sammen. For matavfall skal man bruke egne poser som kommunen til enhver tid tilbyr. Når det gjelder papiravfall, så er det viktig at kartongen blir kuttet opp i mindre biter, så det ikke setter seg fast øverst i containeren. Avfall skal kastes i respektive avfallscontainere som er lokalisert utenfor Fururabben 14, Eiksveien 88 og Rideveien 34. Her finnes containere for restavfall, matavfall, plast og papir. I tillegg finnes det en container for glass og metall utenfor Fururabben 14. Videre ønsker styret at husordensreglene punkt oppdateres slik at den viser til det gjeldende lovverket, lov om eierseksjoner av 16. juni 2017 nr. 65, i stedet for det gamle, lov om eierseksjoner av 23. mai 1997 nr. 31. Forslag til vedtak: Foreslåtte endringer i sameiets husordensregler vedtas i sin helhet.

4 4 Boligsameiet Kollen C) Forslag om bytte av revisor. Forslag fra styret. Styret ønsker å bytte til ny revisor. Vi har i den forbindelse hentet inn to tilbud. Ett fra revisjonsselskap BDO og ett fra PWC. Følgende tilbud er mottatt: PWC: For revisjon av Boligsameiet Kollen med 113 enheter kan vi tilby revisjonshonorar på kr ekskl. mva (kr inkl. mva). Vi gjør oppmerksom på at revisjonshonoraret indeksreguleres årlig. Dvs. for revisjonen av 2019-regnskapet kommer beløpet over til å bli indeksregulert. I tillegg kommer et engangshonorar for villighetserklæring på kr ekskl. mva. BDO: TILBUD PÅ REVISJONSHONORAR FOR BOL IGSAMEIET KOLEN FOR 2019 Under forutsetning av at de rutiner som OBOS har etablert benyttes (jmfr vedlegg) og at regnskap og styrets beretning og behandling er i tråd med lov- og vedtektsbestemmelser, kan vi tilby ordinær revisjon utført og honoraret beregnet til kr ,00 inkl. mva. Honoraret justeres årlig. Vi gjør oppmerksom på at det vil bli tilleggsfakturering etter nedlagt tid hvis vi for eksempel må skrive brev / mail ifm. revisjonen, regnskapet blir korrigert, nødvendig telefonkontakt for å få gjennomført revisjonen, telefoner fra styret eller forretningsfører m.m. Vi gjør også oppmerksom på at fastprisen kun gjelder når OBOS Eiendomsforvaltning AS har ført regnskapet for hele regnskapsåret. Pris for bistand ut over grunnhonorar: Faktureres på timebasis etter gjeldende priser. Styret anbefaler årsmøtet at vi bytter revisor fra Ernst & Young til PWC. Forslag til vedtak: Boligsameiet Kollen inngår revisjonsavtale med PWC.

5 5 Boligsameiet Kollen D) Trapp fra balkong i første etasje i Fururabben 14A. Forslag fra Suket Saggar. Trapp fra balkong. Vi ønsker en liten trapp fra balkong og ned til gressplenen. Jeg har sett noen andre som har dette. Vi bor i første etasje. Derfor ønsker vi styres godkjenning. Sender bilder fra balkong og uteområde. Hvor dette blir noe lettere for styret til å ta stilling til. Jeg skal betale selv for trapp ned fra balkong. Det blir nok 3-4 trappetrinn ned til gressplen. Jeg leier inn firma eventuelt gjøre dette selv. Styrets innstilling: Styret anbefaler ikke forslaget, da dette vil gi sameiet mye ekstra administrativt arbeid, med blant annet å lage og håndheve en avtale mellom seksjonen og sameiet. Sameiet har vedlikeholdsplikt på balkongene, og en gang i fremtiden vil dette bli utført. En trapp vil i så fall være i veien for dette vedlikeholdet. Her må da seksjonseieren ta kostnaden for å fjerne trappen. Hvordan skal sameiet håndheve dette? Skal vedlikeholdet av trappen ligge som en heftelse på leiligheten. Å legge til en trapp er en betydelig endring av fasaden, så det blir å anse som en fasadeendring som høyst sannsynlig må byggemeldes. Går forslaget igjennom, så forutsetter styret at det må foretas en konsekvensutredning om balkongene tåler det, og så utarbeide en helhetlig plan for hvordan dette skal kunne løses. Dette er oppgaver som styret ikke ønsker å prioritere. Forslag til vedtak er at søknaden avslås Saken krever 2/3-flertall. Vedtak: Seksjonseiers forslag falt.

6 6 Boligsameiet Kollen E) Hyppigere informasjon fra styret. Forslag fra Karin Hake. Kollen Boligsameie Sak til årsmøte 24. april 2019 Jeg viser til forslag til vedtak på årsmøte 2018 fra Kåre Ertresvåg som i sin saksfremstilling - se denne - presenterte en detaljert beskrivelse av sameiets behov for vedlikehold med påfølgende forslag til vedtak Styrets forslag til vedtak ble som følger: «Styret undersøker muligheten for en slik avtale og innhenter pristilbud samt vurderer dette opp mot andre tiltak som står på planen for fremtidig vedlikehold» Jeg er ikke kjent med at Styret helt eller delvis har fulgt opp dette vedtaket, ev. hvor og hvordan en slik avtale og vurdering er kommunisert til sameierne Forslag til vedtak på årsmøte 2019 Styret pålegges å følge opp vedtaket på årsmøte 2018 og skal gi fortløpende og detaljert info hvert kvartal om hvilke vedlikeholdsprosjekter, små så vel som store, som er blitt eller skal bli utført. Informasjonen skal inneholde konkrete tidsplaner for hvert år. Sameierne skal informeres om planer og gjennomføring minst to ganger årlig, primært via Kollennytt, (ikke alle bruker Facebook) Karin Hake Styrets innstilling: Styret bruker årsmøtet med innkalling til å informere om tidligere års, inneværende års og fremtidige års planer. Tidsangivelse og informasjon om nærstående prosjekter informeres om i Kollen nytt og gjennom Facebook. Styret mener dette er tilstrekkelig. Styrets forslag til vedtak: Forslag faller. 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Marianne Krydsby og Andreas Meese foreslått. Vedtak: Skriftlig votering. Andreas valgt. B Som styremedlem for 2 år, ble Frøydis Stensrud foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Marianne Krydsby foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon. C Som varamedlem for 1 år, ble Trine Nor foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Nils Klykken foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Ellen Ekfelt foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon.

7 7 Boligsameiet Kollen Møtet ble hevet kl.: Protokollen signeres av Møteleder og protokollfører Cathrine Naas /S/ Protokollvitne Inger-Marie Ravneberg /S/ Ved valgene på årsmøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Andreas Meese Rideveien 30 B Styremedlem Frøydis Stensrud Fururabben 16 A Styremedlem Marianne Krydsby Rideveien 32 B Styremedlem Jan Lippestad Rideveien 30 B Styremedlem Jannicke Nadheim Rideveien 30 A