Brukerveiledning Phonero Bedriftsportal Fakturakontroll Mai 2017
Innholdsfortegnelse Innledning 3 1. Innlogging og krav til nettleser 3 2. Fakturakontroll 4 Navigering 4 Definere regler/profiler 4 Profil- oppsett 5 2.3.1 Innholdstjenester 5 2.3.2 Fordelsbeskatning 5 2.3.3 Lønnstrekk 5 Innrapportering av innholdstjenester via Phonero Mobil App 6 Innrapportering av innholdstjenester via SMS 6 Mobil- profil 7 2.6.1 Datakontroll 7 2.6.2 Automatisk kjøp av ekstrapakker 7 2.6.3 Bruker dekker selv 8 2.6.4 Bedriften dekker 8 Tildele profil 8 Oppsett av varsling på SMS/e- post 9 Logg for utsendelse av SMS/e- post 10 Godkjenne innrapportering av innholdstjenester 10 Lønnstrekkrapporter 11 Import av lønnstrekkrapport til lønnssystemer 12 Import til Huldt & Lillevik 12 Import til Visma Lønn 12 Import til Visma HRM 12 Import til SAP 12 Import til Agresso 12 Side 2
Innledning Dette dokumentet er en brukerveiledning for modulen Fakturakontroll i Phonero Bedriftsportal. Med Fakturakontroll kan ansatte gi tilbakemelding om hvilke innholdstjenester som er jobbrelatert elektronisk via Phonero Mobil App eller link sendt i SMS og/eller e- post. Innholdstjenester rapportert som privat kan trekkes i lønn ved hjelp av rapporter skreddersydd for Huldt & Lillevik, SAP, Visma Lønn, Visma HRM og Agresso. For kontroll over databruken kan Datakontroll aktiveres på abonnementet. Med Datakontroll sperres man i inkluderte områder når data i månedspakken er brukt opp. Dersom man ønsker å åpne for bruk av data, uten at bruker må bestille ekstra datapakker selv, kan automatisk bestilling av ekstra datapakker på 1, 5, eller 15 GB aktiveres. Ved bestilling av ekstra datapakker kan ansatte dekke kostnader selv via lønnstrekk eller Vipps. Dersom ekstra datapakker betales med Vipps vil de ikke fremkomme på bedriftens faktura. I tillegg til ekstra datapakker kan man også definere trafikktyper ansatte må dekke selv. Dette kan være all data uten datapakke, all trafikk utenom fastpris, bruk til/fra utland, bruk utenom arbeidstid, eller bruk som overstiger en maksgrense per måned. Phonero Bedriftsportal er en nettbasert tjeneste og dermed tilgjengelig der du er. 1. Innlogging og krav til nettleser For å få tilgang til Phonero Bedriftsportal må bestillingskjema fylles ut og returneres til Phonero. Etter tilgang er opprettet kan du logge på med brukernavn og passord her: https://bp.phonero.no. Dersom du har tilgang til Phonero Bedriftsnett (http://bn.phonero.no) eller Phonero Mobil App kan du bruke samme brukernavn og passord i Phonero Bedriftsportal. Du kan logge inn med både Bank ID på mobil og ditt mobilnummer. Ønsker dere høyere sikkerhet kan det spesifiseres at innlogging kun kan skje med Bank ID. Dersom du har glemt passord kan du sende SMS med BP passord (ønsket passord) til 2077. Side 3
2. Fakturakontroll Navigering Ved å trykke på dette symbolet får du opp hovedmenyen. Velg så Fakturakontroll. Definere regler/profiler Det er reglene i profilene som bestemmer hva de ansatte skal dekke selv og hva bedriften skal dekke. Det er også i profilen man aktiverer Datakontroll, automatisk kjøp av ekstra datapakker og kun kjøp av ekstra datapakker via Vipps. For å ta i bruk Fakturakontroll må man, i tillegg til å sette opp profiler, tildele profilen til de ansatte (se punkt 2.7). Fakturakontroll leveres med to foreslåtte profiler. Profilene kan du velge å bruke som de er, redigere dem, eller du kan lage helt nye profiler tilpasset reglene i din bedrift. Lønnstrekket beregnes utfra regler gjeldende ved månedsskifte før fakturering. Side 4
Profil- oppsett 2.3.1 Innholdstjenester Alle ansatte som har dekket telefon av arbeidsgiver, der telefonen kan brukes privat, må fordelsbeskattes eller trekkes i lønn for privat bruk av innholdstjenester over kr 1000 per år. Om ønskelig kan alle private innholdstjenester trekkes i lønn slik at det kun er jobbrelaterte innholdstjenester som dekkes. Innholdstjenester omfatter samtaler til nummer som starter med 820- eller 829-, samtaler til opplysningen og alle SMS som sendes til 4- og 5- sifrede nummer. 2.3.2 Fordelsbeskatning Ved å velge Bedriften dekker under kr 1000,- og Bedriften dekker (Bruker fordelsbeskattes) over kr 1000,- vil kostnader for innholdstjenester som overstiger kr 1000 per år, rapportert som privat, vises som fordelsbeskatning i rapportene. SMS og/eller e- post vil ikke sendes ut før den ansatte overstiger kr 1000 per år. De ansatte vil få mulighet til å elektronisk rapportere om innholdstjenestene er privat eller jobbrelatert på alle tjenester som overstiger kr 1000,- per år. 2.3.3 Lønnstrekk Ved å velge Innrapporteres under kr 1000,- og Lønnstrekk over kr 1000,- vil de ansatte få mulighet til å elektronisk rapportere om alle innholdstjenester er privat eller jobbrelatert. Kostnaden for innholdstjenester rapportert som privat vil vises som lønnstrekk i rapporten, både over og under kr 1000,- i året. Man kan også velge lønnstrekk for private innholdstjenester kun over kr 1000,- per år med å velge Bedriften dekker under kr 1000,- og lønnstrekk over kr 1000,-. Dersom alle innholdstjenester skal registreres som privat, uten mulighet til å rapportere, må varslingskanalene fjernes (SMS, App og e- post) i brukerlisten (se punkt 2.7). Side 5
Innrapportering av innholdstjenester via Phonero Mobil App Innholdstjenester rapporteres under Rapportering i Phonero Mobil App. Tallsymbolet viser antall innholdstjenester klar til rapportering. Ved lagring flyttes innholdstjenestene, fra Ubehandlet til Behandlet, slik at du alltid har oversikt. Innholdstjenestene kan endres til endringsfristen er passert. Innrapportering av innholdstjenester via SMS Den ansatte vil kun motta SMS dersom det er brukt innholdstjenester i forrige periode. SMS sendes ut etter fakturering, normalt innen den 10. i fakturamåneden. Endringer utført i Phonero Mobil App vil vises i link sendt i SMS. Side 6
Mobil- profil 2.6.1 Datakontroll Datakontroll sperres man i inkluderte områder når data i månedspakken er brukt opp. Den ansatte vil motta en varsling på SMS. Datakontroll Utland vil sperre databruk når kostnadene har passert 50 EUR i øvrige områder. For å fortsette å bruke data må den ansatte bestille en ekstra datapakke. Man kan i profilen bestemme om ekstra datapakker som bestilles skal dekkes av bedriften, den ansatte via lønnstrekk eller Vipps. Ved betaling med Vipps vil kostnaden ikke fremkomme på bedriftens faktura. 2.6.2 Automatisk kjøp av ekstrapakker Automatisk kjøp av ekstrapakker hindrer overforbruk dersom månedspakken er brukt opp, men gir likevel den ansatte muligheten til å bruke ekstra data. Er månedspakken brukt opp varsles den ansatte på SMS og det vil automatisk aktiveres en ny datapakke av valgt størrelse. Dersom ekstrapakken også brukes opp vil ny pakke aktiveres automatisk. Du kan i profilen velge hvilken størrelse det skal være på de ekstra datapakkene: 1, 5 eller 15 GB. Automatisk kjøp av ekstrapakker kan ikke kombineres med betaling med Vipps. Side 7
2.6.3 Bruker dekker selv Alle trafikktyper, produkter og perioder bruker skal dekke selv vil vises som lønnstrekk i rapportene. Den ansatte kan ikke rapportere disse som jobbrelatert via Phonero Mobil App eller i SMS. Eventuelle avvik må håndteres i rapportene, eller i lønnssystemet etter informasjonen er lest inn. Beløpet for trafikktyper, produkter og perioder bruker skal dekke selv vil også trekkes uavhengig av et eventuelt beløp bedriften dekker (fribeløp). 2.6.4 Bedriften dekker Ved å definere et fast beløp bedriften dekker (fribeløp), per måned, vil alt over dette beløpet vises som lønnstrekk. Beløpet inkluderer alle kostnader, med unntak av innholdstjenester som behandles for seg selv av skattemessige årsaker. Fribeløp kan ikke kombineres med kvartalsvis faktura. Tildele profil Abonnement som ikke brukes privat, for eksempel telefoner som legges igjen på arbeidsplassen, skal det ikke fordelsbeskattes eller trekkes i lønn for. Disse abonnementene kan legges på profil: Ingen profil. Abonnementene vil da ekskluderes fra lønnstrekkrapportene, og det blir enklere å se nye aktive abonnement, da alle abonnement uten profil vises med NY! (ikke valgt). Alle nye abonnement må tildeles profil etter de er aktivert. Dette gjøres normalt en gang i måneden eller en gang i kvartalet før innrapportering sjekkes (se punkt 2.10) og lønnstrekkrapporter eksporteres (se punkt 2.11) Side 8
Man kan tildele profil via nedtrekks- meny til høyre. Du vil da få opp en liste med alle aktive profiler og Ingen profil. Det kan også tildeles profil til flere ansatte ved å merke ansatte til venstre i brukerlisten og sette profil for alle markerte under følgende symbol Du kan i brukerlisten styre hvor, eller om, ansatte skal få muligheten til å rapportere om innholdstjenester er jobbrelatert. Dersom SMS og App er hukket av som varslingskanal vil den ansatte få muligheten til å rapportere både via SMS og Phonero Mobil App dersom de skal innrapportere. Dersom lønnstrekkrapporter til Huldt & Lillevik, SAP, Visma Lønn, Visma HRM eller Agresso skal benyttes må Ansattnummer/Ressurs- ID og Lønnsart defineres i brukerlisten. Dersom du ønsker å benytte samme lønnsart for alle brukere kan alle merkes og du kan sette samme lønnsart for alle markerte under følgende symbol Oppsett av varsling på SMS/e- post SMS og e- post sendes ut til de ansatte automatisk etter fakturering. Dato varierer, men den blir sendt innen den 10. hver fakturamåned. Under oppsett varsling kan dere bestemme frist for innrapportering, altså hvilken dato de ansatte må være ferdig med rapporteringen. Etter denne dato er passert kan ikke ansatte endre rapportering. Dere kan også legge til mer informasjon i teksten som sendes til ansatte i fritekstfeltet. Side 9
Logg for utsendelse av SMS/e- post Loggen vil vise alle SMS/e- post som er sendt. Det spesifiseres hvilket telefonnummer og/eller e- post adresse, dato for utsendelse og status. Godkjenne innrapportering av innholdstjenester Etter frist for innrapportering er passert kan tjenester rapportert som jobbrelatert sjekkes i Bedriftsportalen. Dette gjøres ved å filtrere på status jobb. Du kan også se kommentarer fra ansatte, og innholdstjenesten kan settes tilbake som privat dersom innholdstjenesten skal trekkes i lønn. Side 10
Lønnstrekkrapporter Alle rapportene i Fakturakontroll kan eksporteres til Excel og CSV for valgt fakturaperiode. Ved månedlig faktura vil derfor fakturamåned mars vise faste kostnader og forbruk for februar. Hovedrapport per bruker er viser lønnstrekk både for private innholdstjenester og trafikktyper/produkter. Rapporten kan eksporteres til Excel, CSV og format skreddersydd for flere lønnssystemer (se punkt 2.13 2.17). Dersom filen skal importeres til et lønnssystem må det defineres ansattnummer og lønnsart for alle brukere. I detaljrapportene finner du mer utfyllende informasjon om hva som har ført til lønnstrekket. Det er to detaljrapporter for trafikk og abonnement, og to for innholdstjenester. Ved å eksportere Profilrapport vil du få en fullstendig oversikt over ansatte definert med en profil, når de ble tildelt en profil (aktiveringsdato), hvilken profil, hvilke regler og så videre. Side 11
Import av lønnstrekkrapport til lønnssystemer Import til Huldt & Lillevik For å importere filen i Huldt & Lillevik gå til Periodens lønn velg Importere. Format skal være Huldt Lillevik standard fast lengde. Velg lønnstrekkfilen fra Bedriftsportalen under Filnavn. Ved spørsmål til import kontakt Huldt & Lillevik angående import av standard fast lengde. Import til Visma Lønn For å importere filen i Visma Lønn gå til Rutiner og trykk på Registrering. Velg import av variable lønnsdata. Velg lønnstrekkfilen fra Bedriftsportalen under Dataområde og fil. Format skal være Lønnsregistrering Standard format. Ved spørsmål til import ta kontakt med Visma Lønn angående import av lønnsregistrering i standard format. Import til Visma HRM For å importere filen i Visma HRM må modulen Import av variable transaksjoner være tilgjengelig og det må opprettes en egen lønnsart som skal brukes til dette. Ved spørsmål til import ta kontakt Visma HRM support eller last ned dokumentasjon fra Vismas Community portal. Import til SAP For å eksportere filen i SAP- format må firmakode defineres før rapporten kan eksporteres. Det er også mulig å overstyre kostnadsfordeling ved å inkludere kostnadssted, K- elementer og overstyring av konto i filen. Dersom filen sendes til DFØ kan filen fra Bedriftsportalen lases opp i nettportalen til DFØ. Import til Agresso For å eksportere til Agresso- format må firmakode defineres før rapporten kan eksporteres. Filen som eksporteres er en PR28 fil. Ved spørsmål til import ta kontakt med Agresso angående import av PR28 filer. Side 12