Rammeavtaler rådgivningstjenester Alstahaug kommune Tilbudsforespørsel Rådgivning utendørsanlegg, veg og VA Innhold 1 Tilbudsinnbydelse... 2 1.1 Oppdragsgiver... 2 1.2 Anskaffelsens omfang og varighet... 2 1.3 Fremdriftsplan for konkurransen... 2 1.4 Levering av tilbud... 2 1.5 Tilleggsopplysninger... 2 2 Anskaffelsesbestemmelser... 3 2.1 Alternative tilbud... 3 2.2 Tilbud på deler av oppdraget... 3 2.3 Kontraktsbestemmelser... 3 2.4 Kvalifikasjonskrav... 3 2.5 Tildelingskriterier... 4 2.6 Krav til komplett tilbud... 6 2.7 Forbehold... 6 2.8 Meddelelse om tildeling/kontraktsinngåelse... 6 Revisjonsnummer: 001 Utgivelsesdato: 16.05.12 Alstahaug kommune Rådhuset 8805 Sandnessjøen www.alstahaug.kommune.no Organisasjonsnummer: 893712441
1 Tilbudsinnbydelse 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Alstahaug kommune. Normalt vil oppdrag i henhold til denne avtalen bli administrert av kommunalteknisk sektor. Andre enheter kan også være oppdragsgiver for enkeltoppdrag. Kommunalteknisk sektor har ansvaret for gjennomføring av utbyggingsprosjekt innen offentlige boligfelt, utendørsanlegg, veganlegg, vann- og avløpsanlegg. Kommunalteknisk sektor forvalter, drifter og vedlikeholder vann- og avløpsanlegg samt veier og kommunale utendørsanlegg. 1.2 Anskaffelsens omfang og varighet Forespørselen omfatter i utgangspunktet 3 individuelle rammeavtaler med rådgivergrupper for bistand innen utendørsanlegg, vegplanlegging og trafikksikkerhetsarbeid samt vann- og avløpsplanlegging. Oppdragene kan variere mellom hovedplaner, utredning, forprosjekt og detaljplaner. Omfang vil variere i henhold til behov og økonomi hos oppdragsgiver. De siste fire år er det årlig blitt kjøpt rådgivertjenester innenfor området for ca 1 million kroner. Det kan bli aktuelt å utlyse egne offentlige konkurranser for enkelte prosjekt. Avtalen vil gi kommunen rett til, men ingen forpliktelse til, å kjøpe tjenester. Avtalene vil ha en varighet på 3 år med opsjon på 1 år. Planen trer i kraft medio august 2012. 1.3 Fremdriftsplan for konkurransen Frist for mottak av spørsmål 07.06.12 kl 15:00 Frist for innlevering av tilbud 22.06.12 kl 15:00 Gjennomgang med tilbydere (forhandling) Uke 26 2012 Innstilling om valg av tilbydere Uke 28 2012 Kontraktsinngåelse Medio august 2012 Vedståelsesfrist 60 dager etter innsendelsesfrist Minimum 3 representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Tilbydere har ikke adgang. 1.4 Levering av tilbud Tilbudet merkes Tilbud rådgivertjenester utendørsanlegg, veg og VA og sendes til Alstahaug kommune, rådhuset 8805 Sandnessjøen. 1.5 Tilleggsopplysninger Spørsmål og tilleggsopplysninger vil bli besvart skriftlig til alle mottakere av dette dokumentet. Forespørsler om tilleggsopplysninger rettes til: Tom A. Johansen på e-post tom.andre.johansen@alstahaug.kommune.no Siv Kristin Berge på e-post siv.kristin.berge@alstahaug.kommune.no eller Mie A. Ramstad på e-post mieanette.ramstad@alstahaug.kommune.no Side 2 av 6
2 Anskaffelsesbestemmelser Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i samvær med Del II i forskrift om offisielle anskaffelser. 2.1 Alternative tilbud Alternative tilbud tas ikke i betraktning. 2.2 Tilbud på deler av oppdraget Det gis anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.3 Kontraktsbestemmelser Som generelle kontraktsbestemmelser for rammeavtalen gjelder NS 8402. Avtaleforholdene i de enkelte deloppdragene vil bli regulert av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8401 og NS 8402. 2.4 Kvalifikasjonskrav For å bli nærmere vurdert som leverandør må tilbydere dokumentere at de tilfredsstiller kravene som er oppgitt under. Tilbud fra tilbydere som ikke leverer dokumentasjon i henhold til 2.4 blir ikke nærmere vurdert. Oppdragsgiver har rett til men ikke plikt til å fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse av manglende HMS-egenerklæring eller offentlig tilgjengelige dokumenter. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg til andre foretaks kapasitet for å fylle kvalifikasjonskravene. Dersom dette er tilfelle skal leverandøren dokumentere at de har rådighet over de nødvendige resursene. 2.4.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Følgende dokumentasjon kreves: a) Foretakets firmaattest b) Attest for betalt merverdiavgift mindre enn 6 mnd. gammel c) Attest for betalt skatt mindre enn 6 mnd. gammel d) HMS-erklæring, utfylt og signert e) Beskrivelse av tilbyders organisasjon, eiere og selskapets eierandel i andre selskap f) Egenerklæring på at ILO-konvensjon nr. 94 er tilfredsstilt 2.4.2 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Følgende dokumentasjon kreves: a) Redegjørelse for foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten b) Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet. Erklæring fra bank der de bekrefter kundeforhold og at de på generelt grunnlag vil stille sikkerhet i henhold til kravene i tilbudsgrunnlaget Side 3 av 6
2.4.3 Faglig kvalifikasjon og kapasitet Følgende dokumentasjon kreves: a) Oversikt over foretakets totale bemanning b) Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy c) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssystem d) Sentral godkjenning for ansvarlig søker, tiltaksklasse 3, innen aktuelle fag i avtalebilaget eller dokumentasjon som sannsynliggjør lokal godkjenning for det samme 2.5 Tildelingskriterier Tildeling skjer til de av tilbydere som er kvalifiserte (j.fr kap.2.4) og samlet sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbud, basert på kriterier og vekting spesifisert under. Beskrivelse Vekting Gjennomføringskompetanse tilbudte personer CV med navn, kompetanse og referanser vektes innbyrdes i 50 % henhold til tabell 1 kap.2.5.1 Timepriser Timepriser i prisskjema vektes innbyrdes, se tabell i kap.2.5.2 35 % Oppmøtepris Oppmøtepriser i prisskjema vektes etter samme grunnlag som 15 % tabell for timepriser i kap.2.5.2 En tverrfaglig komité på minst 3 personer vil evaluere tilbudene. 2.5.1 Gjennomføringskompetanse Tilbyder skal utarbeide en liste over tilbudt personell. Det skal spesifiseres tilbudt fagansvarlig innen de enkelte fag og tilbudt oppdragsleder spesielt. I tillegg skal kompetansen til tilbudt personell dokumenteres. Per person skal det vedlegges CV og referanseprosjekt med kontaktperson. Kompetanse gis poeng fra 1 5 hvor 5 er best. I tillegg gis en vekting iht. følgende fordelingsnøkkel: Utendørsanlegg: Kategori Rolle Vekting kompetanse 0 Oppdragsleder Leder 40 % 1 Utendørsanlegg Fagansvarlig 35 % 2 Prosjektmedarbeidere Medarbeider 25 % Veg: Kategori Rolle Vekting kompetanse 0 Oppdragsleder Leder 40 % 1 Veganlegg Fagansvarlig 30 % 2 Trafikksikkerhetsplanlegging Fagansvarlig 15 % 3 Prosjektmedarbeidere Medarbeider 15 % Side 4 av 6
VA: Kategori Rolle Vekting kompetanse 0 Oppdragsleder Leder 40 % 1 VA-ledningsanlegg Fagansvarlig 25 % 2 VA-tekniske anlegg/prosess Fagansvarlig 25 % 3 Prosjektmedarbeidere Medarbeider 10 % 2.5.2 Vekting av timepriser og oppmøtepriser Priselement gis poeng relativt i forhold til laveste pris. Gjennomsnittspris blir satt iht. følgende fordelingsnøkkel: Utendørsanlegg: Kategori Rolle Fordelingsnøkkel av timene ved evaluering av pris 0 Oppdragsleder Leder 30 % 1 Utendørsanlegg Fagansvarlig 25 % 2.1 Prosjektmedarbeidere Medarbeider 15 % < 5 års erfaring 2.2 5-10 års erfaring Medarbeider 15 % 2.3 > 10 års erfaring Medarbeider 15 % Veg: Kategori Rolle Fordelingsnøkkel av timene ved evaluering av pris 0 Oppdragsleder Leder 30 % 1 Vegplanlegging Fagansvarlig 25 % 2 Trafikksikkerhetsplanlegging Fagansvarlig 15 % 3.1 Prosjektmedarbeidere Medarbeider 10 % < 5 års erfaring 3.2 5-10 års erfaring Medarbeider 10 % 3.3 > 10 års erfaring Medarbeider 10 % VA: Kategori Rolle Fordelingsnøkkel av timene ved evaluering av pris 0 Oppdragsleder Leder 30 % 1 VA-ledningsanlegg Fagansvarlig 20 % 2 VA-tekniske anlegg/prosess Fagansvarlig 20 % 3.1 Prosjektmedarbeidere Medarbeider 10 % < 5 års erfaring 3.2 5-10 års erfaring Medarbeider 10 % 3.3 > 10 års erfaring Medarbeider 10 % Side 5 av 6
2.6 Krav til komplett tilbud Tilbudet skal være datert og signert av tilbyderen og skal sendes/leveres Alstahaug kommune i lukket konvolutt/pakke, merket Tilbud rådgivningstjenester utendørsanlegg, veg og VA. - Tilbudet skal leveres skriftlig. - Tilbyder må selv sikre at tilbud kommer frem innen fristen. - Telefaks/elektronisk post godtas ikke som tilbud. - Tilbudet skal være utarbeidet på norsk med norsk valuta. Følgende disposisjon følges: 1. Tilbudsbrev med signatur og eventuelle forbehold 2. Dokumentasjon i henhold til krav i kapittel 2.4. 3. Presentasjon av gjennomføringskompetanse tilbudt personell 4. Prisskjema 2.7 Forbehold Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 2.8 Meddelelse om tildeling/kontraktsinngåelse Oppdragsgivers beslutning om valg av tilbydere med begrunnelse, vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere i rimelig tid før kontrakten inngås. Valgene kan påklages innen 10 kalenderdager. Side 6 av 6