Det kunstfaglige fakultet Arkivref.:2014/5408 Dato: 29.01.2015 Til: POA Fra: Det kunstfaglige fakultet Handlingsplan med tiltak for arbeidsmiljø- og klimakartlegging (ARK) for Det kunstfaglige fakultet Følgende tidsplan har vært fulgt i arbeidet frem til og med tilbakemeldingsmøtene ved enhetene: Aktivitet Dato/Frist Spørreundersøkelsen sendes ut 15.09.2014 Svarfrist spørreundersøkelsen 06.10.2014 Resultatene overleveres fakultetet 22.10.2014 Planlegging av videre oppfølging verneombud, prosessdriver, enhetsledere 30.11.2014 Personaldag- presentasjon av resultater, prioritering og oppfølging av tiltak Musikkonservatoriet 09.01.2015 Personaldag- presentasjon av resultater, prioritering og oppfølging av tiltak Kunstakademiet 21.01.2015 Personaldag- presentasjon av resultater, prioritering og oppfølging av tiltak Fakultetsadministrasjonen 15.01.2015 Oppsummering- og sammenfatningsmøte Kunstfak 27.01.2015 Handlingsplan ferdigstilles 30.01.2015 Svarprosenten på Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK) ved Det kunstfaglige fakultet var på 64,06 prosent. På samtlige oppfølgingsmøter har det vært bred deltagelse og gode diskusjoner. Basert på undersøkelsen og resultater etter gruppearbeid i tilbakemeldingsmøtene, er det utarbeidet følgende oversikt over områder vi ønsker å bevare og videreutvikle, samt definert hvilke områder som ønskes forbedret: Områder å bevare og videreutvikle Fleksibilitet og selvstendighet i oppgaveløsning Faglig autonomi (adm/vit); Favner om meningsfulle arbeidsoppgaver, tillit og anerkjennelse, og gunstige FoU-ordninger Sosialt klima; Åpenhet, inkluderende, lagånd Område som skal forbedres Beskrivelse av tiltak (under arbeid) Kommunikasjons/informasjonsflyt - omfatter bedre struktur/pålitelig informasjon Tydeliggjøre roller Fellesskap kollegaer Ta i bruk tavlemøter Utvikle intern kommunikasjonsstrategi Sosiale tiltak Rolleavklaringer Transparente mål og beslutninger Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Konkretisering og iverksetting av relevante tiltak Erfaringen fra oppfølgingsmøtene er at det i anbefalt tidsplan var satt av for lite tid til diskusjoner, konkretisering av tiltak, fastsetting av frister og ansvarsfordeling. Prioriterte områder som ønskes bevart, videreutviklet og forbedret ble avklart, og ulike tiltak ble som en naturlig oppfølging ble også diskutert og foreslått. Det er imidlertid et mål med ARK at tiltakene skal være realistiske, gjennomførbare, konkrete, viktige og innenfor de rammer enhetene har til rådighet. Enhetene har så langt diskutert ulike relevante tiltak, og en fortsatt diskusjon, konkretisering og prioriteringer av tiltak med tidsangivelse og ansvarsfordeling er nødvendig og vil fortsette på den enkelte enhet. Det settes av tre timers personalmøte til videre oppfølging av dette i løpet av våren 2015. Vedlagt handlingsplan med foreløpige tiltak for ARK for Det kunstfaglige fakultet. Anne Aagaard fakultetsdirektør anne.aagaard@uit.no 77 66 0570 Vedlegg: 1. ARK- bevaringsområder og videreføringsområder enheter Kunstfak 2. Oppsummering oppfølgingsmøte Musikkonservatoriet UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
VIDEREFØRING Område som skal videreføres Beskriv hvorfor dette er viktig for dere Forslag til ivaretakelse og videreutvikling Fakultetsadministrasjonen: 1. Selvstendighet 2. Lav terskel for å spørre åpenhet 3. Hyggelig kultur positivitet Musikkonservatoriet: 1. Selvstendighet 2. Støtte til FoU-arbeid undervisning. 3. Autonomi Kunstakademiet: 1. Bra mandagsmøter 2. Fleksibelt ubyråkratisk og løsningsorientert 3. Sosialt klima: varmt og inkluderende, samarbeid, løsningsorientert og fokus på det store bildet Samlet oppsummering videreføringspunkter fra Det kunstfaglige fakultet: 1. Fleksibilitet og selvstendighet i oppgaveløsning 2. Faglig autonomi (adm/vit); Favner om meningsfullt arbeidsoppgaver, tillit og anerkjennelse, og gunstige FoU-ordninger 3. Sosialt klima: Åpenhet, inkluderende, lagånd Foreslå ansvarlig: Prioritering av tiltak: Sist redigert 30.01.2015 - ephorte 2014/5408 1
FORBEDRING Område som skal forbedres, og forslag til navn på tiltak: Beskrivelse av tiltak Forventet/ ønsket effekt Fakultetsadministrasjonen: 1. Transparente beslutningsstrategier 2. Informasjon/ Infoflyt: Bedre kommunikasjon og struktur, rutineskriv 3. Sosiale samlingspunkt Musikkonservatoriet: 1. Kollegasamarbeid (samarbeid i fagseksjoner) 2. Tidspress 3. Støtte fra nærmeste leder Kunstakademiet: 1. Strategisk arbeid 2. Kommunikasjons/infoflyt 3. Gjennomføre beslutninger/oppfølging og iverksetting av beslutninger Samlet oppsummering forbedringspunkter fra Det kunstfaglige fakultet: 1. Kommunikasjons/infoflyt (bedre struktur/pålitelig info) 2. Tydeliggjøre roller 3. Fellesskap kollegaer Foreslå ansvarlig: Tavlemøter Faste ukentlige møter Avklare tilgjengelighet/servicenivå Lønningspils etc Større ressursramme for arbeidsoppgaver Mer rettferdig tildeling av oppgaver/ ressurser Full bemanning og kontinuitet i administrasjonen Synliggjøring av arbeidsoppgaver Medarbeidersamtaler Delegering av administrative arbeidsoppgaver Unngå detaljstyring (tillit til arbeidstakerne) Styrke administrasjon/mer hierarkisk oppbygging seksjonsledere som ivaretar fagledelse større evne til å iverksette tiltak Ta i bruk tavlemøter Utvikle kommunikasjonsstrategi Sosiale tiltak Rolleavklaringer Transparente mål og beslutninger Rollefordeling Avklare forventninger til arbeidsforhold rettigheter (F.eks. hjemmekontor), rettferdighet Tydelig info (F.eks.hvor alle er) Redusert tidspress Forventninger til at det blir fattet vedtak/tatt beslutninger Sist redigert 30.01.2015 - ephorte 2014/5408 2
Dato for ferdig implementering: Prioritering av tiltak: Sist redigert 30.01.2015 - ephorte 2014/5408 3
Det kunstfaglige fakultet Arkivref.: 2015/562 Dato: 26.01.2015 NOTAT Til: Det kunstfaglige fakultet, v/ Dekan Kjell Magne Mælen Fra: Musikkonservatoriet Rapport - tilbakemelding fra Musikkonservatoriet vedr. ARKundersøkelsen 2014 Som planlagt ble det avholdt tilbakemeldingsmøte ved Musikkonservatoriet fredag, 09.01.15 vedr. arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen. Det er beklagelig at deltagelsen ved instituttet på denne viktige undersøkelsen ikke er høyere (57,8 %). Det er allikevel inspirerende at kollegaene som deltok på tilbakemeldingsmøtet var meget aktive og hadde tydelige forslag om hvordan vi kan videreføre prosessen. Det er bemerkelsesverdig at presentasjon av selve undersøkelsen var vanskelig å formidle til våre kollegaer, til tross for at man er klar over hvor viktig undersøkelsen er for vårt miljø. Spesielt den grafiske informasjonen i slidene var utfordrende, på grunn av en stor grad av utdyping som er nødvendig for å kunne tolke resultatene. Undertegnede vil gjerne fremheve Sonja Nilssens gode arbeid både når det gjelder forberedelsene i forkant av møtet og under gjennomføringen av presentasjonen. Gruppearbeidet derimot var meget vellykket. Vi fikk gode og konstruktive tilbakemeldinger om områder som er positive og områder som burde forbedres. Kollegasamarbeid ble fremhevet som et viktig område, fordi dette skaper god synergi ved instituttet. Organisering av fagmiljøet etter fagseksjoner eller faggrupper foreslås som tiltak som kan sikre en videreføring av godt kollegasamarbeid ved Musikkonservatoriet. Det er foreslått at instituttleder hadde ansvar for ivaretakelse og videreutvikling av dette viktige temaet. Ressursspørsmål tilknyttet organisering av faggrupper burde allikevel drøftes på fakultetsmøter, og kanskje også tas opp som sak i fakultetsstyremøter slik at prosessen forankres i organisasjonen. Andre viktige områder som ble nevnt av kollegaer flest som positive ved vårt institutt var Autonomi, Selvstendighet og Støtte til FoU-arbeid undervisning. De siste to områdene er på mange måter tilknyttet hverandre og kan håndteres sammen. Autonomi betraktes som viktig for faglig identitet, særlig i kunstneriske prosesser. Dessuten er innflytelse over eget arbeid/arbeidsoppgaver meget betydningsfulle aspekter av kunstnerisk og akademisk arbeid. Tillit fra ledelsen er nevnt som et viktig element i ivaretakelse av autonomi og selvstendighet. Man har en god tradisjon ved Musikkonservatoriet på dette området. Fagmiljøet ønsker å unngå for mye administrativ styring. Det virker uproblematisk å jobbe videre i denne retningen, og Musikkonservatoriet har allerede i studieåret involvert kollegaene i revisjon av konservatorieutdanningene, hvor alle fikk anledning til å påvirke beslutningsprosessen. Instituttleder har ansvar for tiltakene i samarbeid med fakultetet. UiT generelt har gode FoU-ordninger, og fagmiljøet ved Musikkonservatoriet er meget opptatt av å videreføre dagens praksis. Samtidig opplever man at politiske myndigheter foreslår en omstrukturering av universitets- og høgskolesektoren i Norge generelt, samt en ny finansieringsmodell, som kan ha konsekvenser for vår virksomhet. Undertegnede foreslår/og tar delvis ansvar for at fagmiljøet holdes orientert jevnlig om utviklingen. Det er meget betryggende at ekspertgruppen som besøkte Musikkonservatoriet i oktober hadde bare positive kommentarer vedr. FoU-ordningene ved Det Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
kunstfaglige fakultet. Forslag til ivaretakelse videreutvikling av detter området: Tillit fra ledelsen / samme FoU andel (flerårig forskningsterminer)/ unngå oppgaver som ikke hører til stillingen. Oppsummering: Fagmiljøet ved Musikkonservatoriet ønsker å videreutvikle Kollegasamarbeid Autonomi/Selvstendighet Støtte til FoU og undervisning. Instituttleder har, i samarbeid med fakultetet, ansvar for gjennomføring av tiltak tilknyttet dette arbeidet. Følgende tre punkt ble valgt som områder fagmiljøet ønsker å forbedre: Kollegasamarbeid (samarbeid i fagseksjoner) Tidspress Støtte fra nærmeste leder. Til tross for at Kollegasamarbeid også er nevnt som et positivt område ved instituttet, er fagmiljøet opptatt av å danne faggrupper som kan forsikre bedre undervisning og kunstnerisk utviklingsarbeid. Opprettelse av fagseksjoner (med ledere som møtes jevnlig) er foreslått som tiltak for å forbedre situasjonen. Dette medfører naturlignok økte administrative ressurser for kollegaer som har dette ansvaret. Instituttleder foreslås som ansvarlig for dette tiltaket, og undertegnede ønsker å fremme forslag om at fakultetet blir involvert i prosessen for finne en god løsning. Fagmiljøet forventer, og mener, at fagseksjoner ville føre til bedre kommunikasjon og bedre samhandling ved instituttet. I likhet med andre enheter er Tidspress en stor utfordring både for administrativt og faglige ansatte ved Musikkonservatoriet. Følgende tiltak foreslås for å forbedre situasjonen: - Større ressursramme for arbeidsoppgaver - Mer rettferdig tildeling av oppgaver/tilhørende ressurser - Full bemanning og kontinuitet i administrasjonen! - Synliggjøring av arbeidsoppgaver - Fagmiljøet mener tiltakene kommer til å føre til klarere organisasjonsstruktur, forenkle kommunikasjon og skape bedre samarbeidsklima. Samtidig er fagmiljøet overbevist om at dette ville skape mer demokratiske beslutnings prosesser. Støtte fra nærmeste leder er også valgt som et område som burde forbedres. Kollegaene foreslår følgende tiltak: - Medarbeider samtaler - Delegering av administrative arbeidsoppgaver - Unngå detaljstyring (tillit til arbeidstakerne) - Styrke administrasjon ved å ha en mer hierarkisk oppbygging seksjonsledere som ivaretar fagledelse (kontorsjef). - for flat administrativ struktur - større evne til å iverksette tiltak Instituttleder, i samarbeid med fakultetsledelsen, er ansvarlig for tiltakene. Forventet effekt gjennom de foreslåtte tiltakene er at ledelsen får større innsikt i ansattes faglige og personlige mål. Samtidig frigjøres tid til faglig- og personalledelse. Med vennlig hilsen Zafer Özgen Instituttleder, Musikkonservatoriet zafer.ozgen@uit.no, 77 66 05 50 Kopi: Sonja Skoglund Anne Aagaard UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2