Presentasjon av tiltaksplan/oppfølgning av Deloitterapporten - konsern Orientering i Formannskapet 13. juni 2017 Rådmann Trond Julin
Status: Tiltaksplanen oppdateres månedlig med endringslogg som legges ut på nett Tiltaksplanen omhandler 34 tiltak med underpunkter. Disse fordeler seg i hovedsak: 7 oppfølgningspunkter for hele konsern 14 oppfølgingspunkter for byplan. 13 oppfølgingspunkter som er en kombinasjon av konsern og byplan Det er gitt 13 anbefalinger Mange av konserntiltak behandles i Partsammensatt samarbeidsutvalg 2
Anbefaling nr. 1 frist 31.12.17 Tiltak 2: Utarbeidelse av kvalitetssystem a. For hele kommunen, jamfør eget prosjekt 3
Anbefaling nr. 1 frist 31.12.17 Tiltak 2: Utarbeidelse av kvalitetssystem a. For hele kommunen, jamfør eget prosjekt Fremdriftsplan: 2016 2016/2017 Konsept Utarbeidelse av konsept Organisering og planlegging Utvikling av struktur og innhold i systemet Kartlegge nå-situasjonen og gap til ønsket situasjon Utarbeide systemstruktur og dokumentstruktur Endringsledelse Forankring konsern og sektor Opplæring og kommunikasjon Involvering 2017/2018 Implementering Anskaffelse av digitalt verktøy Overlevering til drift 2018 Overlevering til drift Bruk og oppfølging av digital løsning Evaluering av utviklingsoppgaven 4
Anbefaling nr. 4 frist 31.12.17 Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll a) Nytt felles kvalitetssystem innarbeides i hele kommuneorganisasjonen Målsetting for kvalitetsarbeidet er utarbeidet og forankret Arbeidet følger planen og resultater dokumenteres Alle virksomheter og foretak i kommunen deltar i arbeidet 5
Anbefaling nr. 4 frist januar 2017 - ok Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll c) Internkontroll er prioritert i oppdragsbrev for 2017 til alle virksomheter I budsjettrundskriv 2017 til virksomhetene: Det er vektlagt stor oppmerksomhet på kvalitetsarbeidet og internkontroll. Dette er også tatt med i lederkontraktene I tildelingsbrev til kommunale foretak for 2017 er det blant annet påpekt: Konsernovergripende kvalitetssystem inkluderer også de kommunale foretakene Til de Kommunale foretakene er det presisert at det er styrets eget ansvar for å påse at det er etablert betryggende rutiner og internkontroll i foretaket 6
Anbefaling nr. 4 frist 01.09.17 - ok Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll e) Det etableres egen funksjon som systemansvarlig for intern kontroll Controller for hele virksomheten Interncontroller ansatt: Knut Henrik Bløtekjær med tiltredelse 1. september 2017. Ressurser til dette tiltaket er det foreslått satt av midler i 1. tertialrapport 2017 7
Anbefaling nr. 4 frist 31.12.17 Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll f) Det gjennomføres internrevisjon hvor forvaltningsavdelingene prioriteres (bl.a byggesaksavdelingen) Dette arbeidet starter opp høsten 2017 i samarbeid med nytilsatt interncontroller. Ressurser til dette tiltaket er det foreslått satt av midler i 1. tertialrapport 2017 8
Anbefaling nr. 7 frist september 2017 Egen sak om retningslinjer for dispensasjonsvedtak og klagebehandling til bystyret Sak kommer til politisk behandling i september 2017 9
Anbefaling nr. 8 frist 31.12.17 - ok Tiltak 17: Antikorrupsjon og etikk: a. Alle virksomheter i kommunen skal følge opp den gjennomførte ROS-analysen og ha fokus på antikorrupsjon og etikk Utført. E-læringsprogram for samtlige ledere er gjennomført pr. 03.04.17 10
Anbefaling nr. 9 frist 31.12.17 Tiltak 18: Nytt sak/arkiv system anskaffes for hele kommunen Det etableres et felles prosjekt for Svelvik, Nedre Eiker og Drammen for anskaffelse og implementering av ny saks- og arkivløsning Ny løsning vil bli implementert i den enkelte kommune før kommunesammenslåing. I Drammen kommune vil implementeringen skje 1.7.18 Felles arbeidsprosesser og et felles arkiv for den nye kommunen er klart fra til 1.1.20 11
Anbefaling nr. 10 frist mai 2017 - ok Tiltak 19: Sammenheng mellom oppgaver og ressurser a. Vurdere ressurser 2016 b. Vurdere ressurser 2017 c. Ny ressursvurdering 2017 Punkt a, b og c: Ressursvurdering er gjennomført i forbindelse med 1. tertialrapport 2017 d. Ressurser til overordnet kvalitetssystem for hele kommunen er avsatt i økonomiplan 2017 2020 Punkt d: ok 12
Anbefaling nr. 11 frist mai 2017 - ok Tiltak 20: Selvkostberegning BDO har foretatt gjennomgang av selvkostberegningsmodellen for byggesak: Beregning selvkost byggesak følger i hovedsak de regler som er fastsatt Ikke påvist vesentlige feil i selvkostmodellen, men enkelte fordelingsnøkler og vurderinger bør gjennomgås Rådmannen vil følge opp rapporten i økonomiplan 2018-2021 13
Anbefaling nr. 13 frist 31.12.17 Tiltak 22: KOSTRA rapportering - Anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem vil bidra til riktig datauthenting til KOSTRA rapportering, se tiltak 18 Oppdatert fremdriftsplan er lagt frem i forbindelse med 1. tertialrapport 2017 14
4.1.2 Andre tiltak 15
4.1.2 Andre tiltak frist 01.04.17 og 01.06.17 - ok Tiltak nr. 23: Bierverv Arbeidsreglements bestemmelser for bierverv foreslås presisert og legges frem til drøfting med de tillitsvalgte og fremlegges i PSU: Godkjent i PSU 03.04.17 a. HTV/HR-direktør utarbeider «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune» Alle ledere foretar en gjennomgang av nytt arbeidsreglement og avtale om bierverv i egen virksomhet/avdeling. Frist: 1. mai. HTV/HR-direktør utarbeider «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune». Frist: 1. juni (sendt alle ledere 18. mai) Ansatte som innehar bierverv som er i tråd med reglementet inngår avtale om bierverv. Frist: 1. juli. Dersom det ikke gis anledning til biervervet skal dette håndteres særskilt med den ansatt 16
4.1.2 Andre tiltak frist 01.06.17 - ok Tiltak nr. 24: Habilitet Rutine for vurdering av habilitet skal utarbeides med utgangspunkt i Arbeidsreglementet pkt. 7, Adferd og habilitet, og blir del av «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune», jfr. tiltak nr. 23, Bierverv. a. For kommunen ifm. veileder for håndtering av bierverv, se tiltak nr. 23 a Med utgangspunkt i Arbeidsreglementet pkt 7: Adferd og habilitet utarbeides rutine for vurdering av habilitet innen 1. juni Rutinen er lagt inn som en del av «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune» 17
4.1.2 Andre tiltak frist 31.12.17 Tiltak nr. 25: Rekruttering I forbindelse med innføring av kvalitetssystem, skal det vurderes om vi kan bruke tekniske løsninger som gir dokumentasjon på at retningslinjene er fulgt Det er konkludert med at den en beste løsningen er å utvikle dagens rekrutteringssystem Webcruiter slik at systemet dokumenterer om retningslinjer for rekruttering er fulgt D-STAB skal gå i dialog med Webcruiter for å se på utviklingsmulighetene, kostnadene og hvilke ressurser som kreves 18
4.1.2 Andre tiltak frist 01.10.17 Tiltak nr. 28: Bedre service til innbyggere Alternativer er utredet Konklusjon: b. Utrede mulighet for løpende tilbakemelding for brukere av byggesak å kunne gi en tilbakemelding på opplevd service via elektronisk melding eller servicetorg Følgende hovedverktøy foreslås benyttet: SurveyMonkey Dette systemet har følgende muligheter for tilbakemelding: Elektronisk skjema som fylles ut av kunde etter besøk hos byggesaksveileder i kundesenteret Elektronisk skjema som sendes ut til kunde v/henvendelse via kontaktskjema på nettsiden Brukerundersøkelse i papirformat som kan gis til kunden, hvis denne vegrer seg for å fylle ut undersøkelsen elektronisk. 19
4.1.2 Andre tiltak frist 01.11.17 Tiltak nr. 29: Utrede ombud for alle kommunale tjenester - For å sikre at innbyggere kan melde inn og få vurdert saker i Drammen kommune av en uavhengig faginstans - Utrede etablering av et eget ombud for kommunale tjenester som ikke er dekket av andre ombud, som f. eks. barneombud, helseombud, pasient- og brukerombud m.fl. - Dette vil være et nytt tiltak som krever grundig utredning og omfattende medvirkning fra berørte parter Det vises til sak til formannskapet 13. juni 2017 sak 88/17 rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet avklarer videre prosess vedrørende tiltak nr. 29 utrede ombud for alle kommunale tjenester i rådmannens tiltaksplan i forbindelse med granskningen av byggesaksavdelingen. Alternative løsninger for videre prosess: 1. Saken legges fram for bystyret i Drammen, etter grundig utredning og omfattende medvirkning. 2. Saken overføres til fellesnemnda for felles utredning i forbindelse med etablering av ny kommune. Alternativ... velges. 20
Tiltak 30: Åpenhet oppfølgingarbeidet Oppdateres månedlig og legges ut på nett 21
4.1.2 Andre tiltak frist 01.03.18 Tiltak 31: Evaluering Rådmannen foreslår at det foretas en ekstern evaluering. Må avklareres nærmer hvordan dette skal gjennomføres 22
4.1.3 Politiske vedtak og spørsmål frist 30.05.17 - ok Tiltak 32: Anskaffelse av eksternt varslingsmottak- Interpellasjon til bystyret nr. 1, 2017 Vedtatt av bystyret 30.5.17 sak 66/17 Ny varslingsordning i Drammen kommune: Drammen kommune etablerer en ny varslingsordning med et eksternt varslingsmottak og et sentralt internt varslingsråd. Kostnader til dekning av etablering av ordningen og årlige driftskostnader er lagt fram i 1. tertialrapport. 23