Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Produktnotat Versjon 5.17.2 Mai 2017
1. HVA ER NYTT I DENNE VERSJONEN?... 3 2. INTEGRASJONER... 3 3. OPPDATERE HULDT & LILLEVIK LØNN... 3 4. TREKK I LØNN FOR FERIE... 4 4.1. Ny lønnsbeskrivelse... 4 4.2. Trekk i lønn for ferie fastlønnede... 5 4.2.1. Praktisk gjennomføring i systemet... 6 4.2.2. Utbetale feriepenger for timelønnede... 8 5. INNSENDING AV AVSLUTTEDE ARBEIDSFORHOLD I A-MELDING... 9 6. ARBEIDSFORHOLD KNYTTET MOT FRAVÆR/ PERMISJON... 10 7. ANDRE ENDRINGER... 11 7.1. Utfasing av SQL Server 2008 og 2008 R2... 11 7.2. ISO20022... 11 7.3. Terminoppgjør Svalbard/Jan Mayen... 11 7.4. Avdelingsleder... 11 7.5. Personer 7. Søk... 13 7.6. Konvertering av kundenummer... 13 7.7. Forbedringer og rettelser... 13 7.8. Funksjonalitet som er fjernet... 14
1. Hva er nytt i denne versjonen? Denne versjonen inneholder endringer, rettelser og nyheter. VI ANBEFALER AT HELE DETTE PRODUKTNOTATET LESES NØYE! 2. Integrasjoner Det kommer ikke ny Huldt & Lillevik Ansattportal sammen med denne versjonen av Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Alle som oppgraderer til versjon 5.17.2 (eller nyere) må ha versjon 2015.4. build 299 av Ansattportalen. 3. Oppdatere Huldt & Lillevik Lønn Du laster ned versjonen fra Visma Community: https://community.visma.com/no/software/produkter/huldt--lillevik/nedlastinger/ Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3
4. Trekk i lønn for ferie 4.1. Ny lønnsbeskrivelse Fra 2017 er en ny lønnsbeskrivelse blitt innarbeidet: Trekk i lønn for ferie. Ved utbetaling av feriepenger velger de aller fleste arbeidsgivere å trekke i lønn for hele ferien samtidig med utbetaling av feriepengene. Ved 5 uker ferie vil lønnstrekket bli høyere enn en månedslønn. Tidligere har dette lønnstrekket blitt innrapportert som negativ fast lønn fra 2017 er ikke dette lengre lov. Lønnsbeskrivelse «Trekk i lønn for ferie» skal bare benyttes i forbindelse med lønnsbeskrivelsen «Fastlønn». (Skal altså ikke benyttes for timelønnede). Er fastlønnen rapportert med særskilt skatte- og avgiftsregel, skal den samme skatte- og avgiftsregelen oppgis også for trekket. Er det knyttet tilleggsopplysninger til fastlønnen, f.eks en landkode, så skal den samme tilleggsopplysningen oppgis også for trekket. Hvis du følger beskrivelsen under så følger denne tilleggsopplysningen automatisk med fra lønnsarten for fastlønn over på lønnsarten for trekk i lønn for ferie. Du behøver ikke å kode eller oppgi noe spesielt på lønnsarten for trekk for at dette skal skje. Forutsetning: Automatikken slår inn hvis du har lagt inn tilleggsopplysningene i Periodens Lønn Registrere pr. person FØR trekket genereres, eller hvis tilleggsopplysningene er lagt inn på Kartotek Fast lønn/trekk. Når alle feriepengene utbetales i en måned, og det trekkes for 5 uker ferie samtidig, kan avregningen for en arbeidstaker se slik ut: Lønnsslipp Fast lønn Kr. 44 000,- Feriepenger Kr. 59 000,- Trekk i lønn for ferie (30/26) - Kr. 50 769,- Netto utbetalt Kr. 52 231,- A-melding Kontantytelse fastloenn Kr. 44 000,- Kontantytelse feriepenger Kr. 59 000,- Kontantytelse trekkiloennforferie - Kr. 50 769,- 4
4.2. Trekk i lønn for ferie fastlønnede Trekk for feriedager skal registreres med negativt fortegn i perioden og rapporteres i a-meldingen med lønnsbeskrivelse Trekk i lønn for ferie. Lønnsart for trekk: Nr. 12 i Standard lønnsartregister eller opprettet som her: Det er viktig å merke seg at feltet Pensjon skal stå til Nei. Til å begynne med viste vi denne lønnsarten med Ja i dette feltet. Så hvis du opprettet denne lønnsarten for en tid siden så kontroller at dette feltet står til Nei. I oppgavevalg Periodens lønn Generere trekk for feriefravær kan du beregne trekket automatisk for alle månedslønnede. 5
4.2.1. Praktisk gjennomføring i systemet Registrere feriepenger Fremgangsmåte: 1. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. ansattgruppe. 2. Velg aktuelle ansattgrupper og merk av feltet Kun denne periode. 3. Velg lønnsarten 35 Feriepenger trekkfrie. 4. Hvis du har avtalefestede feriepenger og disse utbetales på egen lønnsart, vil systemet automatisk registrere lønnsart 33 Avt. FP trekkfrie når du utbetaler ordinære feriepenger. Ønsker du kun å utbetale ordinære feriepenger må du fjerne haken som står foran Utbetale avtalefestede feriepenger. 5. Klikk for å starte den automatiske registreringen. Hvis du ønsker en oversikt over hvilke personer systemet har registrert feriepenger på, klikker du. 6. Hvis enkelte personer ikke skal ha utbetalt alle feriepengene, endrer du feriepengebeløpet i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr. person. Neste gang du registrerer lønnsarten for feriepenger, foreslår systemet det gjenstående feriepengebeløpet til utbetaling. 6
Generere trekk for feriefravær Fremgangsmåte: 1. Velg oppgaven Periodens lønn Generere trekk for feriefravær 2. Velg aktuelle ansattgrupper. 3. Velg lønnsarter for fast lønn og evt. faste tillegg. Systemet viser lønnsarter som er registret i oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk. Velg lønnsart Trekk i lønn for ferie (den kommer automatisk i riktig kolonne hvis du har kun en lønnsart for trekk i lønn for ferie. Har du to eller flere lønnsarter for trekk i lønn for ferie må du velge hvilken lønnsart du ønsker å bruke). 4. Hvis du skal utbetale 12,0 % feriepenger og trekke for full ferie, oppgir du 30/26 i feltet Det skal trekkes. Det er her tatt utgangspunkt i at det er 26 virkedager i en avlønning (slik det er brukt i ferieloven). Benytter du en annen divisor, for eksempel 25/22, oppgir du denne. 5. Klikk for å starte den automatiske registreringen. Hvis du ønsker en oversikt over hvilke personer systemet har registrert trekk på, klikker du. 7
Resultatet i Periodens lønn Registrere pr person kan bli slik: Har du behov for å endre divisoren (brøken) for enkelte ansatte gjør du dette i Periodens Lønn Registrere pr. person. Under totaler ligger knappen Endre trekk for feriefravær. 4.2.2. Utbetale feriepenger for timelønnede Endringen beskrevet over har ingen innvirkning på hvordan du behandler feriepenger til timelønnede. Her gjør du som tidligere år. 8
5. Innsending av avsluttede arbeidsforhold i a-melding I flere sammenhenger kan det være nødvendig å inkludere et allerede avsluttet arbeidsforhold i en a-melding. Nå er dette mulig på en enkel måte i Huldt & Lillevik Lønn 5.0. I menyvalget Kartotek Personer 2 Arbeidsforhold så setter du hake i arbeidsforholdshistorikken for det arbeidsforholdet det er nødvendig i sende inn på nytt. De arbeidsforholdene som er avkrysset vil bli en del av din neste a- melding. Vi anbefaler å sende inn dette i en egen a-melding med kun arbeidsforhold for å holde bedre kontroll på innsendingene dine. Når grunnen til at du må sende inn et avsluttet arbeidsforhold på nytt er avstemt, og alt er greit, så må hakene fjernes. Hakene kan enten fjernes manuelt, eller du kan fjerne hakene for alle som har de på i menyvalget Periodens lønn A- melding Verktøy. 9
6. Arbeidsforhold knyttet mot fravær/ permisjon Ved endring av arbeidssted har det vært et problem med innsending av fravær/permisjoner som skal innrapporteres i a-melding. Dette har ført til brudd på forretningsregel 193. Til denne versjonen av Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har vi endret på hvordan fravær/permisjon knyttes mot arbeidssted og hva som skjer ved endring av arbeidssted når det er et løpende fravær/permisjon registrert. Nye kolonner er lagt til i skjermbildet for registrering av fravær. De nye feltene fylles ut automatisk med opplysninger fra Kartotek Personer. De ulike fraværskodene kan du nå bla deg gjennom med rullefeltet. Feltene er til hjelp ved utfylling av a-melding der fravær/permisjon skal innrapporteres. De har ellers ingen praktisk betydning for din bruk og registrering i dette skjermbildet. 10
7. Andre endringer 7.1. Utfasing av SQL Server 2008 og 2008 R2 Huldt & Lillevik Lønn 5.0 vil fra versjon 5.17.3 (høsten 2017) ikke ha støtte for SQL Server 2008 og 2008 R2. Har du en av disse SQL-versjonene som database for lønnssystemet må du i god tid før denne versjonen blir lansert ha byttet til en nyere versjon av SQL server. Huldt & Lillevik Cloud-kunder behøver ikke å tenke på dette. Kunder som driftes av andre leverandører må ta kontakt med denne leverandøren for å sjekke om de er på en SQL Server som vi støtter. 7.2. ISO20022 Det viser seg at flere banker vil ha tilpasset innhold i ISO20022 bankfilen, og at de derfor ikke tar imot filen vi eksporterer. Til denne versjonen har vi laget en egen ISO20022 eksport for DNB. Vi fortsetter å tilpasse formatet til andre banker når vi blir kjent med utfordringer de ulike bankene har i forhold til standarden. Til denne versjonene har vi også gjort enkelte endringer i selve eksporten som har gitt feil mot enkelte banker. Det viktigste som er rettet er tegnsett som har blitt satt til UTF-8. 7.3. Terminoppgjør Svalbard/Jan Mayen Fra og med 2017 er terminoppgjøret for Svalbard/Jan Mayen inkludert i det ordinære terminoppgjøret som innbetales hver annen måned. Dette er endret i systemet. 7.4. Avdelingsleder Kartotek Kostnadsbærere Avdeling Som en tilrettelegging for en nært forestående integrasjon mot Visma.net Calender, og tilrettelegging for framtidig endringer i rapportering til NAV, er det opprettet et nytt felt for registrering av avdelingsleder. 11
Avdelingsleder velges via oppslag [F12] fra ansattregisteret. Valgt avdelingsleder vises også i oppgavevalg Kartotek Person, Andre opplysninger, Leder (avdeling) Hvis bedriften ikke benytter avdeling, kan leder registreres direkte i dette feltet. Overstyre pr. ansatt Hvis du ønsker å registrere en annen leder enn den som er knyttet til avdelingen, kan du overstyre i oppgavevalg Kartotek Person Andre opplysninger, Leder (avdeling). Når valgt leder på Person er overstyrt, vil ikke en endring av leder på Avdeling påvirke denne. Ledeteksten endrer seg også til Leder (egen), slik ser du at den ansatte ikke har samme leder som avdelingen. Hvis du ønsker å oppheve overstyringen må du velge samme leder på Person som den som er valgt på Avdeling. 12
7.5. Personer 7. Søk Nye valg er lagt til under Flere felt: - E-post Arbeid - E-post Privat - E-post Privat 2 - Telefon Mobil - Stillingsbetegnelse - Yrkeskode 7.6. Konvertering av kundenummer I menyvalget Verktøy Kontrollsiffer er det mulig å angi hvilket kundenummer du har i Visma sitt CRM system. Etter at Huldt & Lillevik ble kjøpt av Visma så har dette kundenummeret endret seg. For kunder som ligger med gammelt kundenummer i dette feltet så vil det bli en automatisk oppdatering til nytt kundenummer i forbindelse med oppgradering til denne versjonen 7.7. Forbedringer og rettelser Microsoft SQL Server 2016 Fra denne versjonen har vi støtte for Microsoft SQL Server 2016 Microsoft Windows Server 2016 Fra denne versjonen er det mulig å installere Huldt & Lillevik Lønn 5.0 på Microsoft Windows Server 2016. Rapporter Personalrapporter Antall årsverk Rapporten er oppdatert. Rapporter Terminlister Fagforeningsliste Fagforeningslisten er oppdatert med bedriftens organisasjonsnummer for å gjøre det enklere ved innsending til fagforeninger. Personer Arbeidsforhold, Arbeidsforholdhistorikk Kolonne for ArbeidsforholdID er flyttet slik at den er synlig uten skrolling Rapporter Personalrapporter Jubileumsliste Rapporten viser avdeling, også når kun én avdeling er valgt. Rapporter A-melding A-melding personoppsummering Transaksjoner med samme lønnsbeskrivelse, hvor det er angitt fra og til datoer, vises nå som én linje i personoppsummeringen. Rapporter Terminlister Terminoppgjør, Regnskapsbilag terminoppgjør. Utelater linje for finansskatt når funksjon for Finansskatt ikke benyttes. Rapporter Personalrapporter, Excel export Følgende rapporter har fått nytt format: Arbeidsforhold, Begynt- og sluttet dato, Saldohåndtering, Telefon, e-post. 13
Rapporter Avstemming Avstemmingsliste pr. konto Rapporten henter nå konto fra transaksjonen (variabel konto). Rapporter Lønnsrapporter Regnskapsbilag Beregnet finansskatt av utbetalte feriepenger er lagt til i regnskapsbilaget. Kartotek Arbeidsgiveravgift Manglende satser for arbeidsgiveravgift ved nyinstallasjon og ny klient i 2017 er rettet. Rapporter Historiske lister Historiske banklister, ISO20022 Systemet bruker nå dagens dato ved eksport av remitteringsfilen. Fravær Kalendermaler Alle helligdager i 2017 er lagt inn i kalenderen. Oppgaveliste Fravær Hurtigtast [Alt A] fungerer - markerer nå oppgavevalg Fravær. Periodens lønn Registrere pr. person Avdeling som «blir borte» etter sletting av transaksjon, er rettet. 7.8. Funksjonalitet som er fjernet Verktøy Oppsett lønnsarter for A-melding Valg for konvertering av lønnsarter i forbindelse med a-ordningen er fjernet. Dette er ikke lenger i bruk. Kartotek Personer Opprette kopiere Fra og med versjon 5.16.3 er systemet tilrettelagt for flere arbeidsforhold på samme ansattnummer. Valget Opprette kopiere er derfor fjernet i oppgavevalget. Kartotek Firmaoppsett Firmaopplysninger Informasjon om pensjonsordning skal ikke rapporteres via a-meldingen og er derfor fjernet fra Firmaoppsett. Kartotek Firmaoppsett Parametre Ideell organisasjon Håndtering av ideell organisasjon gjøres nå via skatteregel og lønnsbeskrivelse. Vi har derfor fjernet avkryssingsboksen i firmaoppsett og koblingen til Kartotek Personer. visma.no Besøksadresse: Rognebakken 4, 2770 Jaren Postadresse: Postboks 148, 2711 Gran Tlf: 09102 14