PROTOKOLL Dato og klokkeslett: Tirsdag 21. mars 2017, kl. 18.00. Sted: Usbl, Arbeidersamfunnets plass 1. ble det avholdt ordinært årsmøte 2017 i Boligsameiet Sinsenterrassen 1-9 1. Konstituering 1.1 Valg av møteleder Som møteleder ble valgt: Håvard Moen 1.2 Valg av sekretær Som sekretær ble valgt: Anders Robstad 1.3 Valg av 1 seksjonseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen Valgt ble: Solfrid Roald 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter Antall fremmøtte med stemmerett: 19 Antall fremlagte fullmakter: 2 Totalt: 21 1.5 Godkjenning av innkalling Godkjent 1.6 Godkjenning av saksliste Godkjent
2. Godkjenning av årsoppgjøret 2.1 Godkjenning av årsmelding 2016 fra styret Styrets årsmelding for 2016 ble gjennomgått. Godkjent 2.2 Godkjenning av årsregnskapet 2016 Årsregnskap for 2016 ble gjennomgått. Godkjent 3. Godtgjørelse til styret for siste styreperiode Godkjent styrehonorar kr 75 000,- 4. Andre saker 4.1 Bytte av revisor Usbl har fremforhandlet en rammeavtale med revisjonsfirmaet KPMG som kan tilby revisjon til vårt boligselskap. Felles revisor sikrer gode rutiner for kvalitetssikring av regnskapene, samt forutsigbare og konkurransedyktige priser. Styret anbefaler å bytte til Usbls prefererte revisor, KPMG. Styrets innstilling: Sameiermøtet vedtar bytte av revisjonsfirma til KPMG Enstemmig godkjent 4.2 Utskifting av røropplegg og rehabilitering av bad / finansiering Kort oppsummering av saken det skal stemmes over: Avløpsrørene i sameiet er utført av støpejern med muffer, sammenføyet med tjæredrev og bly. Slike rør har en normert levetid på 40-50 år. Over tid ruster røene opp og rusten skjer innenfra og ut. Ved gjennomrusting lekker rørene avløpsvann og den statiske styrken i rørene brytes ned slik at røret til slutt brister. Sameiet har skiftet deler av rørnettet som følge av rustskader, men mesteparten av røranlegget gjenstår stadig og det er nå 80 år
gammelt. Disse rørene gror også igjen innvendig pga. rust og en for øvrig ru overflate. Dette betyr forhøyet fare for oppstuving av vann, kloakkstopp og vannskader. Avløpsrørene som ligger under kjellergulv og som leverer avløpsvannet videre ut til offentlig rørnett er av samme materiale og alder. Tilstand antas likedan som innvendige rør, selv om disse ikke er undersøkt spesielt. Vannrørene i sameiet er av varierende kvalitet og alder. Det er stadig noe rør fra byggeåret i bruk, men det meste er skiftet ut i nyere tid. I hovedsak gjort på 90-tallet og derved rundt 20 år gammelt. Noe lappverk og svakheter er funnet og drypplekkasjer ble konstatert et par steder i kjeller. Det er et behov for å få utført en helhetlig utskifting også av vannrørene. Lekkasjer fra vannrør er det som medfører de største skader i bygningsmassen. Parallelt har våre våtrom nådd en alder som tilsier behov for rehabilitering. Knapt noen våtrom fremstår i den stand de ble bygget på 30-tallet. Oppussing av bad har skjedd til ulike tider i regi av seksjonseier og kvaliteten er veldig varierende. Få eiere har et våtrom bygget og dokumentert etter dagens normer. Utskifting av utslitte/defekte rør er felleskapets ansvar, og det beste for sameiet er da å få dette gjort i en helhetlig gjennomføring i regi av fellesskapet. Slik utskifting innebærer store inngrep i våtrom. Arbeidet er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven og nye våtrom må bygges iht. dagens normer og krav. Med bakgrunn i dette bestilte styret en utredning fra Usbl Prosjekt for å bestemme de tekniske, økonomiske og juridiske sidene ved de ulike mulighetene for gjennomføring av et slikt prosjekt. Det vises til informasjonsmøte avholdt onsdag 15.02.2017. På møtet ble forprosjektet presentert, informasjon ble gitt om videre framdrift og det ble åpnet for spørsmål til prosjektet. Fra forprosjektet ble det presentert aktuelle nivåer for gjennomføring. Disse presenteres nedenfor. Usbl Prosjekt vil også være til stede under årsmøtet og der svare på spørsmål i den utstrekning det er ønsket fra styret og sameierne. Fra forprosjektet og informasjonsmøtet foreligger da 2 alternative prosjekter med tilhørende budsjetterte kostnader for årsmøtets drøfting og beslutning. Finansiering Det forutsettes at hele prosjektet lånefinansieres og at sameiets eksisterende lån refinansieres inkludert i nytt låneopptak. Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret
fullmakt til å oppta lån for inntil kr 16.000.000,- annuitet med 20 års løpetid. Det er lagt til grunn en rentesats på 3,65 % nominell. Forprosjektet har anslått kostnadene for anbefalt forslag (Forslag 1) til 14,3 MNOK. Dersom det ikke viser seg mulig å oppnå en full finansiering av prosjektkostnadene ved låneopptak, foreslår styret at mellomlegget mellom maksimalt låneopptak og prosjektkostnaden finansieres ved kapitalinnkalling fra hver seksjonseier. Kontrahering av entreprise gjøres ikke før en fullstendig finansiering av prosjektet er på plass. Prosjektet betales av sameiets 40 leilighetsseksjoner. Seksjon 1 som er et lagerlokale i kjeller unntas fra betaling da det ikke skal utføres noe prosjektarbeid i denne seksjonen. Seksjonen har ingen rørføring. Styrets innstilling og anbefalte forslag (Forslag 1): Styret ber om sameiermøtets fullmakt til å innhente tilbud og å gjennomføre utskifting av røropplegg og rehabilitering av bad. Styret anbefaler seksjonseierne å stemme for følgende løsning: Grunnpakke + Kjøkkenstammer + Tillegg pakke 1 og 2 + Strømpetrekking bunnledning Samlet budsjettkostnad: Kr. 14.300.000,- inkl. mva. Styret ber om sameiermøtets fullmakt til å oppta et pantelån på inntil kr 16.000.000,-. Løpetid 20 år, annuitet. Sameiet har i dag et eksisterende lån på ca kr 2 260.000,-. Styret ber om fullmakt til å refinansiere dette lånet dersom man finner det hensiktsmessig Det kreves 2/3-flertall. Styrets forslag til vedtak: Sameiermøte gir styret fullmakt til å innhente tilbud og å gjennomføre utskifting av røropplegg og rehabilitering av bad i tråd med innkallingens anbefalte Forslag 1. Sameiermøte gir styret fullmakt til å oppta et pantelån på inntil kr 16.000.000,-. Løpetid 20 år, annuitet. Sameiermøtet gir også styret fullmakt til å refinansiere eksisterende lån på ca. kr 2 260.000,-. innenfor rammen på kr. 16 000 000, og kalle inn forholdsmessig kapital fra seksjonseierne dersom full finansiering via bank ikke lar seg oppnå. Godkjent. Styrets forslag 1 vedtatt med 2/3 flertall.
4.3 Forslag fra styret om førtidig nedbetaling av sameiets felleslån (IN) Forslag fra styret Førtidig nedbetaling av sameiets felleslån innebærer at hver seksjonseier får anledning til å innfri hele eller deler av sin andel av sameiets lån. Det er en forutsetning at lånet har flytende rente for at man skal kunne gjøre ekstraordinære nedbetalinger. Innføring av en slik ordning krever årsmøtevedtak med simpelt flertall. Ordningen forutsetter avtale mellom sameiet og Usbl og mellom sameiet og andelseieren. Nedenfor følger litt informasjon om noen av disse forholdene: De månedlige giroene får egne beløp for renter og avdrag og sameiet kan ikke gi fritak for disse beløpene til andelseierne. Beløpene justeres hvert kvartal iht. til renteendringer på lånet. Slike endringer blir ikke varslet. Sameiet kan ikke gjøre ekstraordinære nedbetalinger på lån med slik avtale. Sameiet må ha tegnet sikring for felleskostnader. Terminforfall for lån med IN må være 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Hvis IN skal innføres på et nytt lån eller termindatoene på lånet må endres må det gå minst to terminer før første mulighet for nedbetaling. Seksjonseierne har mulighet til å betale ekstraordinært på lånet to ganger pr. år: 15. mars og 15. september. Minimum innbetaling er p.t. kr 100.000, så fremt ikke all fellesgjeld skal innfris. Innbetaling skal skje til særskilt konto og forretningsfører må kontaktes senest 1 måned før terminforfall. Usbls arbeid knyttet til ordningen faktureres etter gjeldende prisliste. P.t er prisene, ekskl mva, som følger: Boligselskaper opp til og med 40 boliger: Etablering kr 17.500,- Årlig oppfølging kr 5.000,- Kostnad for eier pr. nedbetaling uavhengig av størrelse på boligselskap: kr 2.300,- Prisene reguleres årlig iht. prisreguleringsmekanisme i Kundeavtalen. Det er viktig å merke seg at det knyttes usikkerhet til lønnsomheten for seksjonseier ved en ekstraordinær nedbetaling av egen fellesgjeld. Det er så langt ikke dokumentert at seksjonseieren ved salg av seksjonen oppnår en tilsvarende høyere pris ved salget. Total salgssum utgjør kjøpesum + andel av fellesgjeld. Kjøper må i disse tilfellene finansiere mer selv og som regel til høyere pris enn den sameiet har oppnådd ved fellesfinansiering.
Styrets forslag til vedtak: Det åpnes for førtidig nedbetaling av sameiets felleslån. Styret får fullmakt til å inngå avtaler og avgi nødvendige fullmakter på vegne av sameiet. Ordningen medfører at nedbetalingstiden for de lån som omfattes ikke kan endres og det kan ikke foretas opplåning på lån omfattet av avtalen. Styret får fullmakt til å tegne sikring for felleskostnadene, en forutsetning for å kunne etablere førtidig nedbetaling av sameiets fellesgjeld. Styrets forslag vedtatt 4.4 Brannvarslere til seksjonseierne Forslag fra styret For å heve brannsikkerheten i sameiet har styret hentet inn tilbud fra Get på en utvidelse av Get Safe som styret har installert i alle fellesarealer. Dette vil gi en brannalarm koblet til sentral i hver seksjon. Se https://www.get.no/safe/ for mer informasjon. Se også vedlegg side 25 i heftet. Styrets forslag til vedtak: Årsmøte ber styret om å anskaffe smarte røykvarslere fra Get til alle seksjoner. Dette forslaget krever flertall. Styrets forslag ikke vedtatt 4.5 Salg av sameiets takareal, og utbygging av nye leiligheter. Forslag fra styret Styret har fått et tilbud fra Bonum AS om utvikling og kjøp av sameiets takarealer. Bonum ønsker å etablere en ny etasje i sameiet for å bygge nye leiligheter for salg. Bonum vil stå for prosjektering, tegninger og søknadsarbeid og vil ta risikoen for at prosjektet ikke blir godkjent av offentlige myndigheter. Det vil si at hvis prosjektet ikke lar seg gjennomføre vil det ikke påbeløpe noen kostnader til sameiet. I tillegg til disse kostnadene tilbyr Bonum sameiet et kontantoppgjør på xx xxx per kvadratmeter BRA leilighetsareal på ny etasje.
Kontantoppgjøret er foreløpig estimert til kr x xxx xxx,- ink. mva. Styret tar forbehold om at sameiets inntekter ved et eventuelt salg kan være skattepliktig. Bonum ønsker å bygge 6-8 nye leiligheter. Byggetiden er anslått til ca 12 til 14 måneder (ca 6 måneder søknadsprosess overfor det offentlige og ca 5 til 7 måneder på selve byggingen av leilighetene). Se vedlegg side 28 i heftet. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet gir styret fullmakt til å forhandle frem, fastsette de nærmere vilkår for og inngå avtale med Bonum AS om salg av sameiets takarealer og utbygging av dette til nye leiligheter som skal inngå i sameiet. Dette forslaget krever 2/3 flertall. Sekundært forslag til vedtak: Årsmøtet ber styret foreta videre forhandlinger med Bonum, herunder tilbakemeldinger fra årsmøtet. Styres bes kalle inn til ekstraordinært årsmøte for videre vedtak. Dette forslaget krever vanlig flertall. Begge forslag fra styret avvist. 5. Valg Følgende styremedlemmer stod på valg: May K.F. Sunde har trukket seg fra styret. 5.1 Valg av styremedlem Valgt ble: Randi E.H Roaas for 2 år. Da varamedlem Randi E.H. Roaas ble valgt til styremedlem ble det foretatt valg av nytt varamedlem. 5.2 Valg av varamedlem Valgt ble: Solfrid Roald for 2 år.
Etter årsmøtet fikk styret følgende sammensetning: Navn: Adresse: Leder: Håvard Moen Sinsenterrassen 3, 0574 Oslo Medlem: Torgrim Schiefloe Sinsenterrassen 3, 0574 Oslo Medlem: Randi E.H Roaas Lidarende 6, 3482 Tofte Vara: Erlend Nitter Sinsenterrassen 9, 0574 Oslo Vara: Solfrid Roald Sinsenterrassen 9, 0574 Oslo Håvard Moen /s/ Møteleder Solfrid Roaas /s/ Valgt av årsmøtet