SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/2240-1 Arkiv: 614 Sakbeh.: Bengt Rune Strifeldt Sakstittel: STATUS KOMMUNALE BYGG Planlagt behandling: Hovedutvalg for næring, drift og miljø Formannskapet Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Kommunestyret tar saken til orientering. Saksutredning: Vedlegg: Arealrapport bygninger inkludert vurdert teknisk tilstand Tilstandsbarometeret 2013 - Alta kommune Oversikt over Innmeldte avvik Miljørettet helsevern. Oversikt over bygninger med SD-anlegg. Bakgrunn: Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 107/13 BUDSJETT 2014 OG ØKONOMIPLAN 2014-2017: «Kommunestyret ber om en oversikt over kommunens bygg og eiendommer. Oversikten skal inneholde lokalisering, størrelse, og dagens bruk av byggene/eiendommen. Eventuelle krav fra tilsynsmyndighet som ikke er lukket samt tilgjengelig info om teknisk stand tas med i oversikten. Oversikten skal fremlegges for hovedutvalget for Næring, drift og miljø i 2014.»
Vurdering: Alta kommune forvalter i dag en eiendomsmasse innenfor tjenestebygg (skoler, barnehager, sykehjem, rådhus, idrettsbygg, kulturbygg, administrasjonsbygg med mer) på vel 132 000 m2. Av dette driftes og vedlikeholdes ca. 118 000 m2 av virksomheten kommunale bygg. Forvaltningen av tjenestebyggene er å betrakte som en støttefunksjon for den øvrige kommunale virksomheten og forsyne den kommunale virksomheten med tjenlige lokaler til sine tjenester. Oversikt over den kommunale bygningsmassen med lokalisering, størrelse, og dagens bruk av byggene/eiendommen ligger vedlagt. Vedlikehold er tiltak for å holde en bygning i stand, med en standard tilsvarende da bygningen stod ferdig som nybygg. Det kan diskuteres hva det vil si å holde en bygning i stand. Her menes at bygningen i hele levetiden skal kunne brukes til det formål den ble bygget for, men at det må godtas naturlig forfall over levetiden. Alta kommune deltok i 2008 og 2013 i en landsomfattende kartlegging av kvaliteten på bygningsvedlikeholdet. Undersøkelsene ble utført på vegne av KS (Kommunens sentralforbund) og Norges bygg- og eiendomsforening. Disse undersøkelsene bekrefter påstanden at vi i likhet med mange andre kommuner har et stort vedlikeholdsetterslep og at den øker. Konklusjonen i undersøkelsene antydet at for å komme opp på et akseptabelt nivå på bygningsmassen, er det behov for investeringer på 350-400 mill kr over en periode på 0-10 år. Selv om dette er et grovt anslag, er det en antydning av nivået vi ligger på. Det er urealistisk å klare å redusere vedlikeholdsetterslepet uten at det tas grep og investerer i tiltak for å forbedre situasjonen og som kan redusere drifts- og vedlikeholdskostnadene. Bygninger uten driftsbudsjett. Vi har i dag enkelte «inaktive» bygg, det vil si bygg som ikke lenger er i bruk til den daglige kommunale tjenesteproduksjonen slik som Langfjordbotn oppvekstsenter, Transfarelv skole og bygningsmassen ved den gamle driftsavdelingen i Skaialuft. Driftsmidlene er ved nedlegging redusert eller tatt bort fra disse byggene og drift er redusert ned til minimumsdrift som likevel krever ressurser som går på bekostning av annen drift og vedlikehold. Inaktive bygg og eiendommer burde avhendes og inntekter fra slike salg avsettes i fond for vedlikehold av kommunale bygg. Disse vil da bidra til å øke kvaliteten på tjenestebyggene i stedet for å bidra til å forringe kvaliteten. Nordlys legesenter er et bygg som er innleid til kommunal tjenesteproduksjon, denne er også budsjettert med drifts- og vedlikeholdsmidler. Dette for å sikre fastlegetilbud til Altas innbyggere. I den senere tid er det opprettet flere slike fastelegesentre i Alta, slik som Byhagen og Elvebakken legesenter, uten at det blir satt av driftsmidler til å drifte disse. Teknisk support til disse tilsvarer om lag 20 % stilling. Dette belaster i dag budsjettene for drift og vedlikehold og går dessverre ut over vedlikehold av den kommunale bygningsmassen. Krav fra tilsynsmyndighet. Kontroller utføres i hovedsak Alta kraftlag al, brannmyndighet og miljørettet helsevern.
Vi har pr. i dag ingen avvik fra Alta kraftlag al eller brannmyndighet som ikke er lukket. Årsaken til dette er at vi har jobbet målrettet for å lukke disse tilsynsrapportene. Dette er områder som vi bruker store ressurser på for å lukke avvik fortløpende og selv om vi i dag ikke har avvik må det nevnes at det forventes nye avvik ved neste kontrollrunde. Miljørettet helsevern Vi har i dag registrert 20 avvik etter pålegg i forbindelse med miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Dette er områder vi jobber målrettet for å lukke avvik innenfor. Vi har også avvik innmeldt av brukere som vi forsøker å lukke innenfor de økonomiske rammer vi har til rådighet. Ut over dette gjennomfører vi lovpålagte målinger av Radon og inneklima og utfører fortløpende tiltak for å sikre at vi er innenfor anbefalte grenseverdier. Utfordringer i forhold til normal vedlikehold. Store deler av vår personellressurs går med til å gjennomføre egenkontroller og lukke avvik i forhold til egenkontroll og krav fra tilsynsmyndighet. Vi har i vårt avvikssystem registrert nærmere 900 bygningsmessige avvik av større og mindre karakter. Dette er dynamisk ved at det registreres nye avvik samtidig som andre lukkes. Vi har enkelte områder som krever forholdsvis store ressurser på grunn av dårlig vedlikehold over tid eller av en slik art at det kreves ekstra oppfølging. De fleste områdene fremgår også av «Arealrapport bygninger inkludert vurdert teknisk tilstand» som tilstandsgrad 2 og 3, og er ikke realistisk å løse over normalt drifts- og vedlikeholdsbudsjett. Nødlyssystem. Vi har i dag et nødlyssystem som er svært kostbart å drifte, men samtidig er det særdeles viktig at det fungerer. Dette medfører at vi bruker svært store ressurser på kontroll, drift og vedlikehold av systemet. Dagens system har en vedlikeholdskostnad på nærmere 750 000,- pr. år i tillegg til at vi benytter 1,5 stilling til kontroll av nødlys. Dagens system har 1. års garanti på batteri og 5 år på armatur slik at det meste av kostnader blir belastet drift- og vedlikeholdsbudsjettet. Av anlegg som er spesielt utsatt kan nevnes Komsa skole som har et gammelt og utdatert system som er vanskelig å vedlikeholde. På Elvebakken sykehjem er det så mange feil på nødog ledelys at driftsleder anbefaler full gjennomgang og utskiftning av anlegget. Ved å endre nød- og ledelyssystem til et sentralt overvåkingssystem vil man kunne redusere driftskostnader til nærmere 400 000,- pr. år. Det optimale ville vært å få godkjent bruk av et «etterlysende nødlyssystem». Den etterlysende effekten oppnås ved at materialet «absorberer» energi fra en eller flere lyskilder. Når etterlysende produkt eksponeres for lys, sier vi at de lades. Når et ladet produkt kommer i mørke, frigjøres den oppladede energien i form av et gulgrønt lys. Styrken på lyset, og hvor lenge det lyser varierer med de ulike kvaliteter. Et komplett etterlysende ledesystem består i tillegg til skilt av lavtsittende ledelinjer i ulike varianter, samt noe merking på mellomhøyt nivå (dørhåndtak, vertikaler opp langs dør mm.). Ved bortfall av lys vil en i flere timer ha oversikt over hva som er rømningsveier og som fører til trygt sted. Det lavtsittende systemet sørger også for at rømningsveien er synlig med røyk i lokalene.
Et slikt system har en garantert levetid på 15 år, og vil redusere driftskostnader ned mot 100 000,- pr år. Vi vil ved en slik løsning frigjøre 1,5 stilling som benyttes i dag til lovpålagt kontroll av nødlys, som kan benyttes til målrettet drifts- og vedlikehold på andre områder. Et slikt system krever en investering på ca. 2,5 millioner i tillegg til eventuelle kostnader for ekstra lysstyring. En slik investering vil i stor grad være inntjent i løpet av 3-5 år. Ventilasjonssystemer Vi har i dag 31 bygninger med ventilasjonsanlegg i dårlig tilstand eller uten egnet ventilasjonsanlegg og 14 bygninger med ventilasjonsanlegg i utilfredsstillende tilstand. For å kunne tilby tjenestebygg med tilfredsstillende inneklima kreves det et investeringsløft for å få dette til. Styring av mange av disse må gjøres manuelt på aggregatet. Svært mange ventilasjonsanlegg er av eldre dato og gjør at man bruker store ressurser på å drifte og vedlikeholde disse. Den beste løsningen er at ventilasjonsaggregater skiftes ut og tilknyttes SD anlegg slik at disse kan styres fra en sentral enhet. Å oppgradere ventilasjonsaggregater og styring i våre tjenestebygg opp til en tilfredsstillende tilstand krever en investering på nærmere 15-20 millioner. Dette forutsetter at eksisterende ventilasjonsnett kan benyttes videre uten bygningsmessige ombygginger. Taktekkinger Takets viktigste funksjon er å beskytte huset mot ytre påvirkninger som regn, snø og vind og et utett tak vil over forbausende kort tid gi store fukt- og råteproblemer. Problemet er ofte at det kan ta lang tid før lekkasjen oppdages slik at skadeomfanget er betydelig større enn dersom takutbedringer blir tatt på et tidligere tidspunkt. Vi har i dag svært mange bygninger med taktekke som har «utlevd» sin levetid og bærer preg av langvarig manglende vedlikehold. Vi har bygninger med asbestholdig taktekke og papptekkinger på over 40 år, og i tillegg har vi noen tak hvor vi har gjentatte lekkasjer. Dette er veldig ressurskrevende ved at det oppstår lekkasjer og man foretar små gjentatte reparasjoner uten å få bukt på problemet. Et investeringsløft for å utskifte/ oppgradere taktekkinger opp til en tilfredsstillende tilstand krever en investering på nærmere 10 millioner. Dette vil frigjøre ressurser som kan benyttes til målrettet drifts- og vedlikehold på andre områder. Man bør også samtidig vurdere etter isolering av takene for energieffektivisering av bygningsmassen i kommunen. Utvendige overflater, behandling og tilleggsisolering. En stor del av Alta kommunes bygningsmasse har utvendige trekledninger som av ressursmessige årsaker bærer preg av langvarig manglende vedlikehold. Fra driftsavdelingens ståsted vil det være foretrukket å ha utvendige kledninger i vedlikeholdsfrie materialer. Det vil være hensiktsmessig å skifte ut de utvendige kledningene som er av dårligst kvalitet og samtidig vurdere etter isolering for energieffektivisering av bygningsmassen i kommunen. Kostnader tilknyttet et slikt tiltak er vanskelig å prissette fordi dette avhenger av hvilket omfang man velger, men kan gi betydelige besparelser i forhold til investeringen og vil også kunne utløse ENØK-tilskudd såfremt kommunen prioriterer slike tiltak
Vindu og tilleggsisolering. En stor del av Alta kommunes bygningsmasse har vinduer fra byggeår og bærer preg av langvarig manglende vedlikehold. Det vil være hensiktsmessig å skifte ut de eldste og de som er av dårligst kvalitet for energieffektivisering av bygningsmassen i kommunen. Kostnader tilknyttet et slikt tiltak er vanskelig å pris sette fordi dette avhenger av hvilket omfang man velger, men kan gi betydelige besparelser i forhold til investeringen og vil også kunne utløse ENØK-tilskudd såfremt kommunen prioriterer slike tiltak SD-anlegg Alta kommune har i dag 9 bygg med et «sentralt driftskontrollanlegg» (SD-anlegg) som er på portalen og 3 bygg med SD-anlegg som ikke er på portalen. Det er ingen av kommunens barnehager eller administrasjonsbygg som har et slikt anlegg. Hensikten med SD-anlegg er å redusere driftskostnadene. SD-anlegg er i hovedsak en overordnet styring av de tekniske anlegg i et bygg. På et sentralt kontor plasseres en PC med programvare som kommuniserer mot automatikkutstyr plassert i fordelings- og automatikktavler i byggene. SD-anlegget kan også leveres med en webløsning (Portal). Fra dette grensesnittet stilles eksempelvis driftstider for ventilasjon eller ønsket temperatur i et klasserom, kontor. Det kan også velges hvilke tider en ønsker rommet oppvarmet. SD-anlegget kan også registrere kontinuerlig energiforbruk og styrer de tekniske anleggene slik at tariffene utnyttes optimalt med tanke på lave energikostnader. Ved å installere SD anlegg i alle kommunes bygninger vil man optimalisere driften ved å redusere energiforbruket, velge billigste energiform, utnytte overføringstariffene maksimalt, forenkle rapporteringsrutiner og ved å redusere behov for vaktmestertjenester. Investeringskostnader tilknyttet et slikt anlegg er gjennomsnittlig 850 000,- pr anlegg og avhenger av hvor mange bygninger man ønsker å etablere dette på. Dette vil kunne utløse ENØK-tilskudd såfremt kommunen prioriterer slike tiltak ENØK-tiltak Investeringer på vindusutskiftninger, tilleggsisoleringer, SD- anlegg og ventilasjon kan utløse ENØK tilskudd, men krever at kommunen prioriterer slike tiltak. Kommunen kan også søke støtte til å kartlegge kommunenes muligheter for energieffektivisering og varmeprosjekter. Som en stor forvalter av eiendom har kommunen et enormt potensial for energieffektivisering. Et potensial det kanskje ikke er like enkelt å få øye på i utgangspunktet. For å kunne motta støtte er det viktig at prosjektet er godt forankret i den kommunale ledelsen og at prosjektet omfatter brorparten av de eksisterende kommunale bygningene. Det er også viktig at det utarbeides en oversikt over prioriterte tiltak for å oppnå kravet vårt som er minst 10 prosent energieffektivisering. Prosjektet må dessuten kartlegge potensialet for fornybar, vannbåren varme i ulike bygg.
Alta, 29.04.2014 Bjørn-Atle Hansen Rådmann Bengt Rune Strifeldt Saksbehandler