Info-Team dager Mars 2017
Hvem er vi? Elin Vaag jobber som Controller i Topro as, som holder til på Gjøvik.- Har hatt prosjektlederansvaret i oppstartsfasen av Elektronisk faktura-prosjektet Geir Farås: Regnskapsmedarbeider i Topro, og har hatt prosjektlederansvar for innføring av Medius løsningen M3: Ca 70 brukere og vi kjører full M3-løsning med økonomi, produksjon, logistikk og ordre. Datterselskap i Tyskland kjører også M3 via Citrix løsning. Servere driftes fra Gjøvik.
Presentasjon av Topro Konsern Etablert i I966 som Totenprodukter, splittet opp selskap i 2015 Ca 250 ansatte i totalt 7 selskaper. En av de største industriarbeidsplassen i Gjøvik. Topro Kompetanse as er en stor og viktig leverandør av attføringstjenester. Eid av kommuner, fylke og private bedrifter. 450-500 personer er gjennom ulike attføringstiltak hvert år. Topro Industri AS har stor egenproduksjon av kjente merkevarer. Opplever at flere kopierer det vi selv driver med. Konkurrerer på et europeisk marked der pris, kvalitet og kompetanse er viktig. 15.000 m² produksjons og kontorlokaler på Gjøvik Sertifisering NS-EN ISO 9001 :2015 Kvalitet NS - EN ISO 14001: 2015 Miljø Arbeider kontinuerlig med Lean og har egen Leanmanager
Hovedprodukter Topro Industri! Vi har gjennom årene solgt over 750.000 rullatorer. Det meste av rullatorer på markedet er kopier av vår. Tapet av anbudet i Norge på rullatorer i 2012 gav oss noen ekstra utfordringer. En omsetning på 15 mill ble borte. Elektronikkproduksjon på 86 mill til ulike markeder.
Omsetning i Norge går stort sett gjennom NAV NAV, Kommuner/institusjoner Ramper: 26,5 Nok per år Prekestoler (Taurus): 6,4 Nok per år Troja underarm: 3,8 per år Trillebord: 0,7 Nok per år Terskeleliminatorer: 5,0 Nok per år Nytt rullatoranbud ventet fra 2019
Hvor finner vi markedene pr i dag ca 100.000 rullatorer Norden, Tyskland, Sveist, Nederland, Storbritannia
Topro Industri Elektronikk Ca 55 ansatte Omsetning 2016 ca. 88 mill. Ordre produksjon: Moderne maskinpark som hånderer et stort antall kompontenter pr år Krevende marked med mange. Disse er 0,2 x 0,4 mm store
Bakgrunn for prosjektet: Info Team dagene 2013 Behov for elektronisk fakturahåndtering Bevisst søk blant ulike tilbyderefor å finne aktuell løsning samtaler med Medius Ny medarbeider regnskap kompetanse på e-faktura Avgjørende for fremdrift i prosjektet. Demo av system og bedriftsbesøk hos SB-Seating og en annen bedrift med annen løsning for elektronisk faktura, med ulik integrasjon med M3
Fakta 4 selskaper Totalt 20.000 fakturaer pr år - 12.000 varefakturaer - 7.000 innkjøpsordre i 2016-8.250 kostnadsfakturaer 2.500 leverandører registrert i systemet 1000 aktive siste 12 mnd
Bakgrunn for valg av Medius Kompatibelt med ERP system M3 Brukervennlig Håndtere alle typer fakturaer og kreditnota MEN: Best mulig håndtering av Innkjøpsordre og matching på linjenivå Valgte løsning 2014, men utsatte go-live til 2015 pga endring selskaps-struktur og oppgradering av M3 til versjon 13.0
Medius løsning i Topro Vi valgte MediusFlow XI ( Nyeste versjon) Legge til rette for flerklientbruker ( 4 selskap) ReadSoft som system for innskanning og tolking Valgte Cloud hvorfor? Alltid siste versjon automatisk oppdatering ved ny release hver 4. 8. uke Medius overvåker og reagerer raskt hvis problemer oppstår Medius logger rett på uten kobling mot oss Sparer server-kapasitet internt
Prosjekt oppstart Planlegge en god løsning for vår bruk Oppgradere grunndata i M3- viktig element for enklere matching Org.nr Hovedbokskonti - MVA - Beslutte hvem som skal inneha ulike roller som attestanter, godkjennere, 4-eyes principle Utarbeide en god attesteringsmatrise Beløpsgrense konto avd. kost.sted
Suksess-faktorer for å lykkes Riktig og oppdatert Grunndata er viktig God og realistisk test-plan, det er viktig å teste alle typer fakturaer til ulike selskaper og avdelinger Opplæring og kommunikasjon i organisasjon Optimalisere effekten Rask og riktig kontering God og kontinuerlig kontakt med konsulenter i Medius Mulighet for å starte opp trinnvis i de ulike selskapene ( høste erfaringer) Økonomi-funksjon må «eie» systemet Admin-rolle
Administrasjon av MediusFlow Selskap Bruker Rolle Attesteringsgruppe Konteringsmaler: Leverandører og Kontoplan overføres fra ERPsystemet
Varefaktura/ Innkjøpsordre Kobling mot innkjøpsordre i M3 å linjenivå: Prisavvik-automatisk beregning Hvis faktura stemmer med ordrelinjer i M3 så matcher faktura og går direkte til etterkontroll og så videre inn i M3 for bokføring og betaling 60% Manuell kobling/analyse gjøres av innkjøper/ordreansvarlig
Kostnadsfaktura Viktig at referansepersoner er påført faktura Direkte distribusjon av faktura til attestant ved skanning/innlesning gjennom oppsett av leverandøransvarlig og faste maler Beløpsgrenser og godkjenningsområde for de ulike brukerne Alle har sin overordnede i systemet 2 par øyne prinsipp ( etterkontroll i økonomi)
Eksempel på leverandøransvarlig Kjørebru- montering - 19 ulike montører i Norge som monterer opp og fakturerer Topro Industri dette viderefaktureres NAV Alle disse montører er knyttet opp mot leverandøransvarlig som mottar faktura direkte og automatisk konteres i henhold til mal. 2016:1800 bilag
Kostnadsbesparelse Innregistrering av faktura: 1. Skanning av fysisk faktura: Readsoft 20% av faktura her i dag. 2. Mail Pdf-format: Inn i Readsoft 70% av faktura kommer inn her i dag 3. EHF-format: direkte inn i Medius Størst besparelse ved EHF format. Foreløpig i startgropa her, men ca 10% - mål 2017 øke til 50%
Kostnadsbesparelse IO-fakturaer som går rett igjennom stor besparelse, Innkjøpsavdelingene har tidligere brukt mye ressurser her med manuell godkjenning av varelinjer pr IO for hver faktura. Spesielt på Elektroavdelingen 10.000 artikler 2016: ca 7000 innkjøpsordre Distribuering av faktura- fra tidligere manuell papirbasert distribusjon- med preregistrering, godkjenning i M3 og omkontering i etterkant. Arkivering : 40 permer i året med bilag til nå alt elektronisk
Kostnadsbesparelse Søk i tidligere fakturaer- tilgjengelighet for innkjøper/bestiller Faste maler for kontering på spesifikke varer og kostnader reduserer risiko for feilkontering MVA-håndtering: kan være et risikopunkt Integrasjon med M3 ved etterkontroll direkte bokføring. Oppfølging av ikke godkjente fakturaer: kan enkelt administreres og purrerutiner kan gjøre at en unngår forsinkelsesrenter og purringer
Risiko og Utfordringer MVA-håndtering: kan være et risikopunkt Medius: 25% mva standard Ergo må avvikende mva overstyres av godkjenner. Utenlandske leverandører- må overstyre her er det et forbedringspunkt for Medius Gode grunndata Innlesing og tolking av fakturaen Noen problem M3 ved øredifferanser og utenlandske leverandører
Rapporter og oversikt Enkel oversikt nb antall faktura
Til slutt Valg av løsning: Vi er fornøyde med Medius som løsningsleverandør. Automatisert fakturahåndtering vesentlig forbedring og nødvendig investering, men vi kan ikke gi et svar med to streker under på hva vi har av besparelser. Noen spørsmål?