Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse Nye stoler og bord til Knarvik kyrkje Tilbudsfrist: Torsdag 15. mai 2014 kl. 12.00
Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Kunngjøring... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Kontraktens omfang... 3 1.5 Tidsrammer for prosessen... 3 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver... 3 1.7 Beliggenhet... 3 1.8 Befaring... 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER... 4 2.1 Generelt om kravene... 4 2.2 Dokumentasjonen... 4 2.3 Lovpålagte krav... 4 2.4 Andre krav... 4 3 LEVERANSEBESKRIVELSE... 5 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen... 5 3.2 Beskrivelse... 5 3.3 Leveringsbetingelser... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 6 4.1 Generelt om tildelingskriterier... 6 4.2 Hovedkriteriet for valg av leverandør i denne konkurransen... 6 5 ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN... 7 5.1 Regelverk... 7 5.2 Konkurranseform... 7 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget... 7 5.4 Avklaringer... 8 5.5 Forbehold... 8 5.6 Alternative tilbud... 8 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud... 8 5.8 Avvisning av leverandør... 8 5.9 Avvisning av tilbud... 8 5.10 Avlysing av konkurransen... 8 5.11 Kostnad med deltakelse i konkurransen... 8 5.12 Språk... 8 5.13 Innstilling på kontraktstildeling... 8 5.14 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 8 6 KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING... 9 6.1 Generelt om tilbudet... 9 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter... 9 6.3 Tilbudets form... 9 6.4 Tilbudsfrist og leveringssted... 10 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist... 10 7 VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON... 10 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget... 10 7.2 Kontaktpersoner... 10 Vedlegg: Nr. 1: Tilbudsforside Nr. 2: HMS-egenerklæring Nr. 3: Egenerklæring ILO Nr. 4: A-notat Nr. 5: Tegning - Forsøk Utkast til altertavle Side 2 av 10 25.04.2014
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Lindås kyrkjelege fellesråd. Lindås kyrkjelege fellesråd representerer de åtte kirkesokna Alversund, Seim, Lygra, Lindås, Ostereidet, Myking, Hundvin og Vike i Lindås kommune i Nordhordland. Fellesrådet har ansvar for drift og vedlikehold av åtte kirker, ett kapell og tretten gravplasser og har 13,2 årsverk tilsatt. Knarvik kyrkje ligger i kommunesenteret Knarvik i Alversund sokn. 1.2 Kunngjøring Konkurransen er utlyst på DOFFIN (www.doffin.no). Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på www.doffin.no sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Akasia innbyr herved på vegne av Lindås kykjelege fellesråd til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av nye stoler og bord til Knarvik kyrkje. Anskaffelsen er delt opp i 2 varegrupper, hvorav stoler regnes som gruppe 1 og bord som gruppe 2. Det er tillatt å levere tilbud på bare den ene eller begge gruppene. Dersom det foreligger priskonsekvenser ved en deling av oppdraget, må dette oppgis i tilbudet for å bli tatt i betraktning. Se pkt. 3.2 for nærmere beskrivelse. 1.4 Kontraktens omfang Ca. 530 stoler og 20 bord. 1.5 Tidsrammer for prosessen Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke 17 Tilbudsfrist 15. mai 2014 kl. 12.00 Evaluering av tilbud Ca uke 21-22 Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Ca uke 22 Karensperiode / klagefrist 10-15 dager Kontraktsinngåelse Ca uke 24-25 Vedståelsesfrist 1. september 2014 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om nødvendig finansiering og kirkelig godkjenning. Biskopen er godkjenningsinstans. 1.7 Beliggenhet Knarvik i Lindås kommune, Nordhordland (30 km nord for Bergen) 1.8 Befaring Kirken er under bygging så befaring vil ikke være mulig. Det er vedlagt et notat som beskriver forslag/tanker til liturgiske møbler og et utkast til fondvegg/altertavle. (vedlegg 4 og 5). Side 3 av 10 25.04.2014
2 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Knarvik kyrkje Nye stoler og bord Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 8-4. 2.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 2.3 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for mva Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Merverdiavgiftsattest. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS HMS egenerklæring (vedlegg nr. 2) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr. 100.000,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon. 2.4 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Soliditet Det kreves god soliditet Kompetanse og erfaring Leverandøren skal ha faglig kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. Dokumentasjonskrav Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører). Årsregnskap for de siste 2 årene Inkl. styrets beretning Inkl. revisorerklæring Evt. annen relevant dokumentasjon Referanseskjema Leverandør skal legge ved en referanse oversikt, vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. I Side 4 av 10 25.04.2014
vedlegget skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse. Oppdragsgiver har rett til å sjekke tilbyders referanser fra de siste 3 år, både referanser tilbyder oppgir i tilbudet og andre som oppdragsgiver måtte kjenne til. Etterlevelse av ILO-kjernekonvensjon Det bes om at leverandøren dokumenterer status for etterlevelse av følgende ILOkjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden. Egenerklæring ILO-kjernekonvensjon (vedlegg 3) Leverandørenes status innen dette emnet kan bli tema i kontraktsoppfølgingen i avtaleperioden, med spesielt fokus på kontinuerlig forbedring. 3 Leveransebeskrivelse 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen viser de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom det er avvik mellom oppdragsgivers beskrivelse og hva leverandør kan tilby, må dette presiseres på en entydig måte, slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene opp mot beskrivelsen uten å ta kontakt med leverandør. 3.2 Beskrivelse Lindås kyrkjelege fellesråd er i gang med å bygge ny kirke i Knarvik i Lindås kommune. Kirken skal tas i bruk i slutten av november 2014. Kirken er en 7-dagers kirke med kirkerom og kirketorg på hovedplanet. Disse kan slåes sammen til et rom. I sokkeletasjen er det planlagt ulike aktivitetsrom og kontor. Varegruppe 1 Stoler Med forbehold om nødvendig finansiering og kirkelig godkjenning skal det anskaffes stoler til hovedetasjen. Det skal anskaffes 430 stk. A -stoler og 100 stk B -stoler. A -stol - A -stolen skal estetisk passet til øvrig inventar i kirkerommet (se a-notat fra arkitekt), være av god kvalitet og skal ha god sittekomfort. Skumkvalitet skal oppgis. Stolen skal ha sete og rygg i eik, der treverket er synlig, og bein i stål/krom. Sete og rygg kan være formpresset. Sete og rygg (gjerne bare innerryggen) skal være trekt med ullstoff i skikkelig slitesterk kvalitet (type Gudbrandsdalen ullvarefabrikk eller lignende). Tilbyder må vedlegge stoffprøver, der det også oppgis Martindale-tall, lysekthet, gniekthet og rengjøringsmetode. Stoffet må være flammehemmende. - Kvalitet og fargevalg skal vurderes av arkitekt i prosjektet i forhold til helheten for bygget og godkjennes av byggherre. Det er en fordel om stolen kan stables. Stolene må ha rekkekobling. Stolene skal ha samlebokhylle. Løsning for kobling og hylle må fremgå, enten ved beskrivelse, tegning eller bilde. B -stol - B -stolen skal være en typisk stablestol der pris er et viktig kriterium. Det vil være en fordel at stolen i størst mulig grad passer til A -stolen. Stolene må ha rekkekopling. Gjerne med alternativ med-/uten stoff i sete og rygg. Det kan være aktuelt å vurdere et alternativ med 530 stk. B -stoler og vi ber derfor om egen pris på dette alternativet. Det er ønskelig å få tilsendt prøvestoler fra de tre beste tilbyderne. Side 5 av 10 25.04.2014
Varegruppe 2 - Bord Der er også behov for 20 stk. rektangulære bord med plate +/- 80 x +/- 120 cm. Bordplaten skal være i eik laminat og ha fellbare bein i stål/krom. Høyden skal være +/- 75 cm. Bordene skal være gode å lagre/stable. 3.3 Leveringsbetingelser Leveres fritt, incoterms DDP direkte til byggeplass i Knarvik. 4 Tildelingskriterier 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 4.2 Hovedkriteriet for valg av leverandør i denne konkurransen Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: For A-stol: Tildelingskriterier Vekting Kvalitet Her vektlegges beskrivelse av: 60 % Stolen egenskaper Garanti- og levetid Pris Følgende vil bli vektlagt: 40 % Produktpriser SUM 100 % Kvalitet I tillegg til vurdering av produktene gjennom leverandørens egenbeskrivelse, samt vedlagte bilder / tegninger / brosjyrer, kan det være aktuelt med ytterligere vurdering av enkeltprodukter gjennom vareprøver/uttesting. Dokumentasjon: Beskrivelse av stolens egenskaper med spesielt fokus på estetikk i forholdt til kirkerom, stoffegenskaper, komfort, løsning for salmebokhylle og rekkekobling, samt garanti og forventet levetid. Evt. annet relevant informasjon / materiell Pris Dokumentasjon: Produktpriser Side 6 av 10 25.04.2014
For B-stol og bord: Tildelingskriterier Vekting Pris Følgende vil bli vektlagt: 60 % Produktpriser Kvalitet Her vektlegges beskrivelse av: 40 % Produktets egenskaper Garanti- og levetid SUM 100 % Pris Dokumentasjon: Produktpriser Kvalitet I tillegg til vurdering av produktene gjennom leverandørens egenbeskrivelse, samt vedlagte bilder / tegninger / brosjyrer, kan det være aktuelt med ytterligere vurdering av enkeltprodukter gjennom vareprøver/uttesting. Dokumentasjon: For stol: Beskrivelse av stolens egenskaper med spesielt fokus på estetikk i forholdt til kirkerom, stoffegenskaper, komfort, løsning for og rekkekobling, samt garanti og forventet levetid. For bord: Beskrivelse av bordets egenskaper med spesielt fokus på estetikk i forholdt til kirkerom, samt garanti og forventet levetid. Evt. annet relevant informasjon / materiell Oppdragsgiver kan bare evaluere innlevert informasjon. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at innlevert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. 5 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 5.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. I tillegg er anskaffelsen omfattet av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). 5.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud. 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). Side 7 av 10 25.04.2014
5.4 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA 12-1. 5.5 Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA 11-11 (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 5.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA 11-5. 5.8 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring, jf. FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 5.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som er angitt i FOA 11-11 (1) Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som er angitt i FOA 11-11 (2). 5.10 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det, Jf. FOA 13-1. 5.11 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 5.12 Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk. 5.13 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være 10-15 dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått. 5.14 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Side 8 av 10 25.04.2014
Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven 13. 6 Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat i ett eksemplar og med originale signaturer. Det bør i tillegg leveres en elektronisk versjon, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforside (vedlegg nr. 1) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til leveransebeskrivelse og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. Oppdragsgiver har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Brosjyrer Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 6.3 Tilbudets form Dokumentene ønskes levert innsatt i A4 ringperm. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding eller stifter. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med: Nye stoler/bord til Knarvik kyrkje Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise tilbud som ikke er avgitt i lukket og merket forsendelse, jfr. FOA 11-11 (1) b. Side 9 av 10 25.04.2014
6.4 Tilbudsfrist og leveringssted Frist for levering av tilbud er satt til: Torsdag 15. mai 2014 kl. 12.00. Dokumentene skal enten leveres eller sendes til følgende adresse: Akasia v/ Joy Frantzen Bjørns gate 1 5008 Bergen (Åpningstid: Fra kl 09:00 til 15:00). Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt adresse før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA 11-11 (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc). 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet vil være bindende for leverandør til 1. september 2014. 7 Viktig praktisk informasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra www.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktpersoner Vedrørende konkurransegrunnlaget: Anskaffelsesrådgiver: Joy Frantzen Telefon: 55 59 78 74 E-postadresse: Joy.Frantzen@akasia.no Lindås kyrkjelege fellesråd: Daglig leder / Kyrkjeverge: Torgeir Paulsen Telefon: 56 37 59 23 E-postadresse: torgeir.paulsen@lindas.kyrkja.no Side 10 av 10 25.04.2014