Vedlegg 2 til konkurransegrunnlag Administrative bestemmelser Rammeavtale Tilstandskartlegging (EBE 20130401)
Innholdsfortegnelse A GYLDIGHET... 3 B FORDELING AV OPPDRAG VED PARALLELLE RAMMEAVTALER... 3 B.1 Oppdrag som tildeles ved rangering... 3 B.2 Oppdrag som tildeles ved minikonkurranse... 4 C LEVERINGSBETINGELSER... 5 C.1 Tilgjengelighet og responstider... 5 C.1.1 BESTILLING... 5 C.1.2 AVBESTILLING AV OPPDRAG... 5 C.1.3 ENDRING AV OPPDRAG... 5 D FAKTURERING... 6 D.1 efaktura... 6 D.2 Papirfaktura... 6 E BETALINGSBETINGELSER... 8 F ELEKTRONISK HANDEL... 9 G KRAV TIL STATISTIKKMATERIALE... 9 SIDE NR.: 2 av 9
A GYLDIGHET Bestemmelsene i dette dokumentet gjelder alle leveranser til Etat for bygg og eiendom. B FORDELING AV OPPDRAG VED PARALLELLE RAMMEAVTALER Oppdragsgivers vil som en hovedregel fordele oppdrag gjennom å utføre minikonkurranser mellom de valgte leverandørene til rammeavtalen, se. pkt. B.2. Reglene om fremgangsmåten ved gjennomføringen av denne konkurranseformen er regulert i FOA 15-3 (3). Det fremgår av bestemmelsen at i de tilfellene der ikke alle betingelser er bindende fastsatt i rammeavtalen, kan det arrangeres en minikonkurranse blant leverandørene med parallelle rammeavtaler For mindre oppdrag, som av ulike årsaker må prioriteres fra Oppdragsgivers side, vil disse tilbys leverandøren som er rangert som nr.1 på rammeavtalen, se pkt B.1 B.1 Oppdrag som tildeles ved rangering Det vil bli utarbeidet en rangeringsrekkefølge blant de valgte leverandørene ut fra hvem som får best poengsum i konkurransen om rammeavtale. Den tilbyderen som har gitt inn det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil bli tildelt første prioritet for alle oppdrag under dette punktet. Oppdrag som vil tildeles ved rangering, kan være enkeltoppdrag for tilstandskartlegging av bygg, men også oppdrag som eksempelvis energimerking av bygg, når dette ikke blir gjort i forbindelse med tilstandsanalyser. Dersom den foretrukne leverandøren ikke kan gjennomføre et oppdrag, skal leverandøren snarest melde fra om dette, slik at oppdraget vil det bli tilbudt til den leverandøren som er rangert som nummer to, og så videre. Dersom ingen av de valgte leverandører kan utføre ett oppdrag har oppdragsgiver anledning til å benytte en leverandør utenfor rammeavtalene. SIDE NR.: 3 av 9
B.2 Oppdrag som tildeles ved minikonkurranse Oppdrag som vil fordeles gjennom minikonkurranse, vil i hovedsak følge Oppdragsgivers fremdriftsplan for tilstandskartlegging, jfr vedlegg 8 til Konkurransegrunnlaget. Alle de valgte leverandørene vil da bli invitert til å levere et tilbud på det bestemte oppdraget Tildelingskriterier for valg av leverandør for slike oppdrag er beskrevet i konkurransegrunnlagets pkt. F.5 SIDE NR.: 4 av 9
C LEVERINGSBETINGELSER C.1 Tilgjengelighet og responstider Ordinære oppdrag skal være mulig å bestille mellom kl 07.00 og 15.00 på hverdager. Henvendelse angående ordinære oppdrag skal normalt behandles og igangsettes innen 2 hverdager. Oppdragsgiver skal være pliktig til å informere om leveranser de ikke kan levere snarest mulig. C.1.1 BESTILLING Ordinære oppdrag vil bli bestilt av oppdragsgiver, som avrop på rammeavtale innen normal arbeidstid. Bestilling og minikonkurranser fra EBE vil i hovedsak komme fra kontaktpersoner automatisk i form av e-post. C.1.2 AVBESTILLING AV OPPDRAG Oppdragsgiver kan avbestille oppdrag. Avbestilling skal gjøres skriftlig. Leverandøren har rett på honorar for arbeid som er utført før avbestilling har funnet sted. C.1.3 ENDRING AV OPPDRAG Oppdragsgiver kan når som helst endre oppdragets omfang. Endring skal gjøres skriftlig. Dersom endringen innebærer en vesentlig utvidelse av oppdraget, skal oppdragsgiver drøfte endringen med leverandør før endring finner sted. SIDE NR.: 5 av 9
D FAKTURERING BK ønsker primært å motta alle fakturaer elektronisk og forbeholder seg rett til å kreve efaktura levert på nærmere spesifisert format i løpet av avtaleperioden. Inntil annet er avtalt, skal det faktureres på papir, som beskrevet i punkt D.2. Leverandøren skal ikke innføre nye eller endrede faktureringsmåter eller faktureringsformater som medfører ekstra kostnader for BK etter at kontrakten er trådt i kraft. Endringer knyttet til faktureringsmåter eller faktureringsformater, både i papirformat og elektronisk, skal godkjennes skriftlig av BK før de trer i kraft. D.1 efaktura Oppdragsgiver er i gang med innføring av elektronisk fakturatjeneste, jfr. NS4145:2008 fra sine leverandører. For Leverandører vil dette innebære ansvar for å benytte til enhver tid gjeldende offentlige standard meldingsformat for faktura til offentlige virksomheter. Løsningen må være leverandøruavhengig. Partene dekker hver for seg egne kostnader ved bruk av elektroniske fakturatjenester. Det kan bli avtalt en egen framdriftsplan for innføring av efaktura. Dersom Leverandøren benytter meldingssentral for formidling av elektroniske fakturaer, må Leverandøren dekke de kostnader som BK blir belastet med som følge av en eventuell avtaleinngåelse med meldingssentralen. Dette gjelder etableringskostnader, månedlige driftskostnader og transaksjonskostnader pr. faktura (listen er ikke uttømmende). D.2 Papirfaktura Inntil annet er avtalt skal alle fakturaer sendes på papir til felles fakturamottak på følgende adresse: Bergen kommune, LRS Etat for eiendom Serviceboks 7880 5020 Bergen Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Faktura skal merkes med bestillers navn og ressursnr. (5 siffer) SIDE NR.: 6 av 9
Avvik fra overnevnte krav skal godkjennes av BK før de trer i kraft, slik at ikke BK får problemer ved innskanning av fakturaene. Fakturaene skal være spesifiserte mht. medgått materiell og arbeidstimer, og skal alltid inneholde en referanse til arbeidssted. For at faktura skal kunne bli behandlet av vedlikeholdsansvarlige ved Etat for bygg og eiendom må det tydelig spesifiseres på faktura hvilket bygg/eiendom faktura gjelder. Det må derfor fremkomme på faktura: Total kontraktsum eks.mva. i det enkelte tildelte oppdrag/pakke, samt delkontraktssum for den enkelte bygg/eiendom og eventuelt innestående beløp etter fakturering. Faktureres i henhold til utført arbeid. Delkontraktssummene må fremkomme tydelig da beløpene skal regnskapsføres/ konteres på den enkelte eiendom. Ressursnumre og navn på de vedlikeholdsansvarlige som skal ha faktura vil bli gitt ved tildeling av oppdrag. Kan være samlefaktura så lenge faktura blir riktig spesifisert. Avvik fra overnevnte krav skal godkjennes av BK før de trer i kraft, slik at ikke BK får problemer ved innskanning av fakturaene. Ved innleie av tjenester og kjøp av produkter og materiale som viderefaktureres til Bergen kommune skal bilag fra underleverandør vedlegges faktura. Det skal klart fremgå av faktura dersom utført arbeid avviker fra opprinnelig bestilling. SIDE NR.: 7 av 9
E BETALINGSBETINGELSER All fakturering skal skje på grunnlag av dokumentert utført arbeid. Betaling forfaller 30 dager etter korrekt faktura er utstedt. Dersom ikke annet er avtalt skal alle kostnader i forbindelse med et oppdrag faktureres samlet. Bergen kommune aksepterer ikke forskuddsbetaling, fakturagebyr eller lignende. For oppdrag av mer enn 3 måneders varighet vil det normalt bli åpnet for delbetaling underveis i leveringsperioden, fortrinnsvis knyttet opp mot konkrete delleveranser av selvstendig økonomisk verdi for oppdragsgiver. Dette vil bli nærmere beskrevet i konkurransegrunnlaget for den enkelte minikonkurranse. SIDE NR.: 8 av 9
F ELEKTRONISK HANDEL Oppdragsgiver har tatt i bruk Markedsplassen ehandel.no for å foreta bestillinger på en rekke vareområder. For en nærmere beskrivelse av Markedsplassen ehandel.no, henvises det til nettstedet www.ehandel.no. Løsningen er foreløpig i liten grad tilrettelagt i forhold til tjenestekjøp, minikonkurranser og lignende, men oppdragsgiver vil arbeide for å tilrettelegge løsninger som muliggjør elektroniske bestillinger på alle områder. Det forutsettes derfor at leverandøren kan tilpasse seg elektronisk handel, dersom oppdragsgiver gjennomfører dette i avtaleperioden. G KRAV TIL STATISTIKKMATERIALE Leverandøren skal uoppfordret levere statistikker for siste halvår senest 31. juli (for perioden f.o.m. januar t.o.m. juni) og 31. januar (for perioden f.o.m. juli t.o.m. desember) Statistikken skal leveres på elektronisk format, på et format som er både lesbart og redigerbart for EBE. Følgende statistikker skal leveres: Halvårlig statistikk: Totalvolum i kroner og mengde Totalt antall fakturaer i perioden og gjennomsnittlig ordrestørrelse. Totalt kjøp av materiale i perioden, fordelt på produkter og produktgrupper. Totalt timeforbruk og arbeidskostnad i perioden. Hensikten med statistikker er at enheter skal være bevisst sin bruk av de ulike ressurser. SIDE NR.: 9 av 9