nav.regionalisering@nav.no Deres ref: 17/2171 Vår ref: 17/2171 Vår dato: 28.04.2017 Høringssvar fra NAV Nord-Trøndelag om forslag til fremtidig regional struktur i Arbeids- og tjenestelinjen i NAV NAV Nord-Trøndelag viser direktoratets brev av 20.03.17 og vedlagt høringsdokument. NAV Nord-Trøndelag vil innledningsvis gi uttrykk for at vi oppfatter at prosessen rundt fremtidig regional struktur har vært tilfredsstillende. Det er informert godt underveis og delrapporter har vært lagt ut i tråd med vedtatt framdriftsplan. Dette har medført at vi har vært orientert om hva arbeidsgruppa har gjort av vurderinger fortløpende. Vi gir med dette våre kommentarer til høringspunktene presentert i høringsbrevet. Vi vil også gi vår anbefaling om lokalisering av den nye regionadministrasjonen med begrunnelse, slik arbeidsgruppas leder ba om på avdelingsdirektørsamlingen 22.-23.03.17 1.Region inndelingen Sammendrag: NAV i Nord-Trøndelag støtter foreslått inndeling med 11 regioner, og mener at det er viktig at det er sammenfall med regioninndelingen i øvrige statlige virksomheter. Den nye regionen Trøndelag vil bli geografisk meget stor med en befolkning på om lag 450 000. Det er i dag 48 kommuner i de to fylkene. Vi registrerer at utredningsprosjektet legger til grunn at spørsmålet om fremtidig NAV-kontorstruktur og eventuelle sammenslåinger ligger utenfor prosjektets mandat. Oppfølgingen av rapporten «Utvikling av NAV-kontor» vil være førende for antall NAV-kontor i framtiden. Det er derfor riktig, som utredningen nevner, at antall NAV-kontor og antall NAV-ledere vil være relevant for spørsmålet om hva som vil være et forsvarlig kontrollspenn i en ny regionstruktur. NAV Nord-Trøndelag har kommet langt når det gjelder formalisert interkommunalt samarbeid. Vi var først ute i landet med tjenesteområdeorganisering (TO) straks etter etableringen av NAV. Vi har etablert interkommunale samarbeidsløsninger knyttet til våre TO. Disse omfatter de 23 kommunene i fylket. Nav Værnes er formalisert som vertskommune med 5 kommuner på tvers av trøndelagsfylkene. Nav Inntrøndelag med 4 kommuner knyttet til Steinkjer får den samme løsningen fra 1.1.18. I tillegg er det pågående prosesser i 3 av de gjenværende 5 enhetene/to, der målet er å etablere nye tilsvarende samarbeidsløsninger nevnt ovenfor. // NAV NORD-TRØNDELAG Postadresse: Postboks 2615 // 7734 STEINKJER Besøksadresse: Strandvegen 38 // Statens Hus Tel: 22 82 20 00 // Faks: www.nav.no // nav.nord-trondelag@nav.no
2. Frigjøring/omfordeling av ressurser til en norm på 20:80 Sammendrag: Målet om en omfordeling til norm 20:80 støttes. Hvilke tjenester/oppgaver som skal ligge i det nye regionleddet og i hvor stor grad regionleddet skal produsere tjenester til NAV-kontor vil ha betydning for om omfordelingen er realistisk. Kartleggingen som normen bygger på er basert på årsverk. Det foreslås i rapporten en norm basert på kroner/budsjett. For NAV-kontorene vil frie budsjettmidler fremstå mer attraktivt enn overføring av personer, fordi ressursene kan fordeles på flere aktuelle kontor, samt at kontorene får mulighet til å rekruttere relevant kompetanse i forhold til sin tjenesteleveranse. Samtidig bør det også gis anledning til å anvende frigjøring av ressurser gjennom overføring av årsverk basert på funksjoner/oppgaver som flyttes. Vi forutsetter at det tidlig i etableringsprosessen for regionleddet blir laget en realistisk plan for frigjøring av ressurser, når og hvordan dette skal tilflyte NAV-kontorene. Dette fordi frigjøring av ressurser og omfordeling av de frigjorte ressursene til oppgaver i NAVkontorene er et meget viktig element i regionaliseringen. Frigjorte ressurser bør flyttes ut i takt med utviklingen av løsningsdyktige, robuste og moderne NAV kontor. Samtidig er det viktig å beholde sentraliserte oppgaver med regional organisering der disse allerede utnytter ressursene effektivt og med god kvalitet, fremfor å prioritere en norm som i ytterste konsekvens fører til desentralisering av velfungerende oppgaver til NAV-kontor hvor ikke alle har forutsetninger for å ta imot oppgavene. Besparelser på eiendomsutgifter gjennom god eiendomsforvaltning vil kunne frigjøre budsjettmidler, som kan benyttes til bemanning på NAV-kontor i stedet. Dette krever dedikert innsats fra de som jobber med eiendomsforvaltning i regionleddet. Frigjøring av drifts- og eiendomskostnader vil ta tid. NAV-kontorene bør få en garanti for når de vil kunne få tilført nye frigjorte budsjettmidler. Det kan lett bli opplevd som «tomme løfter» i påvente av at de forventede budsjettmidlene blir frigjort, spesielt dersom det går flere år fra regionkontoret blir etablert til budsjettmidlene blir frigjort. En stram bruk av norm kan begrense handlingsrommet som regiondirektører har til å organisere regionene ut fra lokale behov, størrelse, geografi, m.m. Av den grunn bør et normtall på 20:80 kun være veiledende. 3. Regionalisering og omfordeling av ressurser gir muligheter Sammendrag: Regionalisering og omfordeling øker handlingsrommet til NAV-kontorene. Samtidig er det en fare for at omfordeling medfører at regionkontorets gjennomføringsevne som pådriver for endringer i NAV-kontoret blir svekket. Siden spesialenhetene også er i transformasjon kan man også oppleve redusert samhandling med NAV-kontorene.
Positive konsekvenser som følge av regionaliseringen: Ulike kartlegginger har over tid vist at NAV-kontorene er svært presset på ressurser. Regionaliseringen frigir ressurser, og når disse ressursene samtidig omfordeles til fordel for NAV-kontorene, øker handlingsrommet til NAV-kontorene. Dette kan gi merverdi for brukerne, forutsatt at kontorene bruker de frigitte ressursene til arbeidsrettet oppfølging av brukere. Økte ressurser bidrar også til at NAV-kontorene i større grad kan prioritere oppfølging av arbeidsgivere, og oppfølging av relasjonen mellom arbeidssøkere og arbeidsgivere. Økte ressurser kan i tillegg gi rom for å knytte til seg personer med høyere kompetanse, og til å satse mer på kompetanseutvikling. Omfordelingen bidrar dermed til å øke handlefriheten i NAV-kontoret, noe som kan brukes til å styrke de brukernære tjenestene. Denne styrkingen av tjenester til brukere og arbeidsgivere er å anse som det primære uavhengig av økonomi og/eller overføring av ressurser. Styrking av bemanningen på NAV-kontor for å gi bedre brukeroppfølging, forutsetter at det ikke overføres tilleggsoppgaver. Samtidig er det viktig å opprettholde ressurstilgangen i regionleddet for å løse nødvendige oppgaver, som enten avlaster NAV-kontorene (støttefunksjoner) eller utfyller NAV-kontorenes rolle (spesialenhetenes funksjoner og andre tjenester med regional organisering). Negative konsekvenser som følge av regionaliseringen: Fylkeskontorene har i dag høyt kompetente og ofte høyt lønnede medarbeidere, noe som kan medføre en fare for utilsiktet høyt nedtrekk i antall personer om normen følges strengt. En kan få mindre kapasitet til støtte, utvikling og ledelse av enhetene i organisasjonen. Omfanget av reiser vil åpenbart øke i en større region selv om man til en viss grad kompenserer ved bruk at digital samhandling. Målrettet bruk av fylkeskontorets driftsbudsjett til bla. materiellinvesteringer (digitalt utstyr), kompetansetiltak og mer, vil antageligvis bli redusert og må derfor innfris i større grad ute i enhetene. Tilleggskommentar til målbildet: NAV Nord-Trøndelag ønsker økt handlingsrom gjennom mer myndiggjorte ledere og medarbeidere. Det er viktig at vi er tydelige på hvilke effekter vi ønsker å oppnå. Vi skal ha mindre styring og mer ledelse. NAV-leder må likevel utøve denne ledelsen innenfor rammene av lovverk og overordnede føringer. Regiondirektør må foreta en modenhetsanalyse med hensyn til hvor langt man er kommet i utviklingen av et moderne og løsningsdyktig NAVkontor, og hvilke oppgaver kontorene kan ta ansvar for. Regiondirektør og NAV-leder må bli enige om hva som ligger i handlingsrommet, og ikke minst hva som skal leveres og deretter følge opp dette gjennom tydelige leder til ledersamtaler.
4. Roller og oppgaver på regionalt nivå Sammendrag: NAV Nord-Trøndelag støtter i utgangspunktet forslaget til hvilke roller og oppgaver regionkontorene skal ha, inkludert muligheten for oppgavedifferensiering på tvers av regioner. Dette gjelder styring og samhandling, utvikling, omstilling og støtte og samfunnsaktør som da utgjør hovedgruppene av roller og oppgaver som regionkontoret bør ha ansvar for. Noen oppgaver innenfor tjeneste-/kompetanseutvikling kan med fordel flyttes til større NAVkontor, forutsatt nødvendig ressurstilgang (jfr. Rapport om utvikling NAV-kontor). NAV Nord-Trøndelag mener man bør se på oppgaver som er aktuelle for flytting fra direktoratet i sammenheng med mulighet for oppgavedifferensiering mellom regionenhetene. Hvis flytting av oppgaver til underliggende enheter medfører en lavere effektivitet, må vi kunne vise til en klar merverdi for bruker (viser også til tidligere kommentar i svaret vårt om sentraliserte oppgaver). Av mulige oppgaver som kan flyttes til NAV-kontor, vil vi trekke frem eksempelvis fagansvarlig-roller, koordinatorroller av fagnettverk, og markedskoordinatorroller. Det forutsetter imidlertid at NAV-kontorene har en mer lik struktur på fagroller og erfaringslæring enn de har i dag. Slike koordinatorroller innebærer også å se den daglige driften i sammenheng med funn i kvalitetsmålinger, produksjonsstyring og forskning, og samtidig være bindeledd til samarbeidsparter. Denne dimensjonen ivaretar fylkeskontoret i dag og dersom f.eks et større NAV kontor skal ta et slikt ansvar må oppgaven tas for hele regionen. Innkjøp som ikke krever anbudsrunder, kan også flyttes til moderne og løsningsdyktige NAVkontor. For øvrig er vi enige i arbeidsgruppas forslag om hovedgruppering av oppgaver slik de foreslås på regionalt nivå. 5. Organisering av regionale spesialenheter Sammendrag: Vi mener alternativ 3 i arbeidsgruppas forslag vil være mest hensiktsmessig. De fire alternativene er alle mulige, men eksempelvis alternativ 3 (marked/individ) gir en viss gjenkjennbarhet for omgivelsene. Å dele inn spesialenheter i markedsrettede tjenester og individrettede tjenester vil gjøre at både omverden og egen organisasjon opplever at NAV i alle regioner fremstår med lik struktur.
Alternativ 1 kan føre til at regionene utvikler seg veldig forskjellig. Hvis forskjellig organisasjonsstruktur utelukkende skyldes forskjeller i brukernes behov, hadde dette vært uproblematisk. Men ofte kan det være andre hensyn og motiv bak organisatoriske endringer. 6. Organisasjonskultur Sammendrag: NAV Nord-Trøndelag mener det er avgjørende å skape trygghet og forutsigbarhet i prosessen fram mot etablering av ny region. Lov- og avtaleverk må følges. Informasjon er viktig. Vi viser for øvrig til den pågående prosessen med etablering av NAV Trøndelag herunder faseinndeling, milepæler, organisering av utredningsprosjektet og rapport som skal fremsendes medio mai. Vi ser det som svært viktig at ny regiondirektør blir tilsatt så raskt som mulig etter at beslutning er tatt i juni. Dette er en viktig suksessfaktor for å etablere en ny regionadministrasjon med felles kultur og identitet. Etablering av nye regionkontor vil by på personal- og arbeidsmessige konsekvenser og utfordringer. To kontor med ulik organisasjonskultur og arbeidsmiljø skal forenes til ett kontor. Den ene enhetens ansatte vil måtte flytte og få en annen arbeidsplass, kanskje også flytte inn hos den andre enheten. Mange ansatte vil føle en utrygghet og framtiden kan fortone seg uforutsigbar. En god organisasjonskultur i den nye regionen mener vi bør preges av: - Felles mål og verdier - Gode relasjoner mellom kolleger - God håndtering av endringsprosesser - En lærende organisasjon Det er viktig at det ligger en trygghet i at lov- og avtaleverk følges. Medbestemmelse under hele prosessen er avgjørende og informasjon til alle ansatte etter en fastsatt plan skaper også trygghet. Det kan aldri understrekes sterkt nok at involvering, informasjon og medbestemmelse er suksessfaktorer i alt endringsarbeid. Lederne i fylkesleddet må gjennomføre samtaler med sine medarbeidere og være jevnlig tema i MBA. Verneombudet vil selvsagt ha en sentral funksjon i prosessen. Vi mener videre det er viktig å ta utgangspunkt i «Omstillingsavtale for arbeids- og velferdsetaten». Ledelse, tillitsvalgte og verneombud må samarbeide for å skape forståelse for endringen. Vi viser til ellers NAVET, hvor det finnes prinsipper som skal legges til grunn for styrte endringsprosesser og som må legges til grunn ved etableringen av NAV Trøndelag allerede fra sommeren av (jfr. forventet etableringsperiode fra da av). Det er viktig at alle involverte medarbeidere trekkes med i arbeidet som legges til grunn, både i etableringsfasen, beslutningsfasen og videreutviklingsfasen. Det må utarbeides en milepælsplan/tidslinje for alle faser i prosessen. Når beslutning om ny regioninndeling er tatt,
må det gjennomføres omstillingssamtaler før innbemanning i nytt regionledd. Videre må nåværende leder ha refleksjonssamtale/ medarbeidersamtale med sine ansatte. Når den interne organiseringen skal gjennomføres, må alle medarbeidere få anledning til å delta i arbeidsgrupper ikke ulikt måten vi har jobbet på i utredningsprosjektet NAV Trøndelag. Dette gir eierskap til egen arbeidsplass og oppgaver. Det må gjennomføre samlinger for alle ansatte i den nye enheten tilsvarende det vi allerede har hatt for de to Trøndelagsfylkene. Her blir kulturbygging viktig, samt å skape engasjement og eierskap. Virkemidler for å skape en god organisasjonskultur kan være: - Tydelige roller, ansvarsområder og oppgavefordeling blant ansatte er en viktig forutsetning - Løse daglige arbeidsoppgaver sammen (enten fysisk eller digitalt) - Ledere som er tilgjengelige for og involverer seg med de ansatte - Ledere som skaper rom for å ta seg tid til å skape relasjon i den daglige oppgaveløsingen - Ansatte som tar ansvar for å bygge en god kultur gjennom å dele kunnskap med kolleger, bry seg om kolleger, inkludere kolleger, ta ansvar for egen kompetanseutvikling m.v. 7. Risikovurdering ved implementering av nye regioner Sammendrag: Vi støtter i hovedtrekk de risiki som er angitt i utredningen Samarbeidet og partnerskapet med kommunene: NAV Nord-Trøndelag ser det kan være er en risiko for at dette ikke får tilstrekkelig oppmerksomhet. Regionkontoret bør derfor ta høyde for bruk av kompetente ressurser i arbeidet med videreutvikling av NAV i den enkelte kommune og med kommuneovergripende organisering av enkelte tjenester. Det er viktig at kommunene opplever å få medansvar i utvikling av tjenester til sine innbyggere, uavhengig av om dette er statlige eller kommunale tjenester. Samtidig vil vi påpeke at den totale belastningen ved pågående omstillingsprosesser både på regionalt- og enhetsnivå kan bli for stor. Derfor må dette forholdet følges nøye. 8. Kriterier for lokalisering Sammendrag: NAV Nord-Trøndelag støtter kriteriene som arbeidsgruppa foreslår og tillater oss noen kommentarer knyttet til disse. Videre mener vi at distriktspolitiske hensyn bør være et kriterium som tillegges vekt. Lokalisering i naturlige regionale sentra der virksomheten har størst potensial for å bidra til det lokale tilbudet av arbeidsplasser er viktig. Allerede godt
etablerte storbysentra bør derfor utelukkes. Dette vil bidra til en fordeling av statlige arbeidsplasser som fører til robuste arbeidsmarkeder i alle deler av landet. Krav til nærhet til tjenesten (vektes 10 % for regionkontor, 25 % for spesialenhet) Arbeidsgruppa begrunner lav vekting av nærhet til tjenesten med at regionkontoret vil ha lite direkte brukerkontakt. Samtidig anbefaler arbeidsgruppa at hovedkontoret for spesialenhetene legges sammen med regionkontoret. Dette er ikke et høringspunkt, og vi forholder oss derfor til at dette stilles som en form for krav. Spesialenhetene vil ha behov for nærhet til brukere, enten individuelle brukere eller arbeidsgivere. Dagens spesialenheter jobber tett mot NAVkontorer, og vurderes mer og mer som en førstelinjetjeneste. Lokalisering av ledelsen sammen med regionkontorets ledelse derimot, er ikke avgjørende for tjenesteleveransen men vil være en fordel. Kompetansekrav til de som skal utføre arbeidsoppgavene (vektes 20 % for regionkontor, og 25 % for spesialenhet) Vi er enige med arbeidsgruppa i at tilgang på god kompetanse er viktig for regionleddet. Arbeidsgruppa skriver at de vurderer at det kun er de stedene der det allerede ligger fylkeskontor i dag, som er aktuelle lokaliseringer for de nye regionkontorene. Aktuelle steder er dermed Vadsø, Tromsø, Bodø, Steinkjer, Trondheim, Molde, Leikanger, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Arendal, Skien, Tønsberg, Drammen, Lillehammer, Hamar, Sarpsborg og Oslo. Bemanning på de nye regionkontorene vil for de fleste regionkontorene ligge på om lag 40-50 medarbeidere. Er det virkelig slik at man ikke klarer å skaffe kritisk kompetanse på disse lokasjonene? Vi tror ikke det. Nav Nord-Trøndelags vurdering er at det er sannsynlig at alle de aktuelle lokasjonene kan møte regionkontorets kompetansebehov med god margin. Det medfører at en vekting av tilgang på kompetanse, der folketall, innpendling og sysselsetting tillegges stor vekt, kan bidra til unødig sentralisering. Vi vurderer også at argumentasjonen vår er aktuell for spesialenhetene. Selv med samlokalisering av regionenhet og en eller flere spesialenheter, vil ikke kompetansebehovet øke vesentlig etter regionalisering. Krav til infrastruktur, offentlige myndigheter, nærhet til andre typer fagmiljøer m.m. (vektes 50 % for regionkontor, 30 % for spesialenheter) Vi støtter at dette kriteriet vektes høyt. Vi trekker frem samarbeidet og utvikling av NAVkontorene og partnerskapet med kommunene, samarbeidet med Fylkesmannen og Fylkeskommunen som særlig viktig for regionkontoret. NAV Nord-Trøndelag er kjent med at høringssvaret for både Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og fellesnemda for den nye Trøndelag Fylkeskommune, begge tydelig tilkjennegir at de
ønsker et fremtidig regionkontor for NAV plassert på Steinkjer. Vi er også kjent med at KS i N-T ønsker det samme. Muligheten for et tettere samarbeid spesielt på strategisk nivå, sannsynliggjøres gjennom at ledelsen for Fylkesmannen i det nye Trøndelag er lagt til Steinkjer, inkludert avdelingen for oppvekst og velferd som har ansvar for NAV. Videre er også ledelsen for den nye Trøndelag Fylkeskommune lagt til Steinkjer inkludert avdeling for videregående skole. Dette er helt sentrale samarbeidspartnere for NAV og bør derfor være retningsgivende for beslutning av hvor regionkontoret skal være. Kostnadseffektivitet og effektiv oppgaveløsning (vektes 20 % for regionkontor og spesialenheter) Vi har ingen særskilte kommentarer til dette kriteriet. 9. Andre kommentarer Lokalisering av nytt regionkontor i Trøndelag. Sammendrag: Nytt regionkontor lokaliseres til Steinkjer. Tilgjengelige lokaler: NAV Nord-Trøndelag har ved lokalisering i Statens Hus (SH) på Steinkjer muligheter for utvidelse gjennom ledige lokaler bla. som følge av omflytting/reduksjon av areal hos Politiet (ref. Politireformen). Regionkontoret kan derfor etableres her. Leiekostnadene anses som nøkterne. Kommunikasjonsmuligheter: Det er gode kommunikasjonsmuligheter til Steinkjer via tog, buss og bil. Steinkjer ligger en drøy time fra flyplassen på Værnes og knappe to timers togreise fra Trondheim. Det går tog til og fra Steinkjer hver time. Det vil være enkelt å komme seg til Steinkjer både med offentlige kommunikasjonsmidler og med bruk av bil i forbindelse med ulike typer møter. Samarbeid med utdanningssektoren: NAV Nord-Trøndelag har over tid hatt et godt samarbeidet med Nord Universitet (tidl. HiNT) både gjennom forskning og utvikling. Blant annet gjennomførte vi kompetanseheving i motiverende intervju for samtlige ansatte for noen år tilbake. Vi samarbeider tett med VGS og Fylkeskommunen og jeg vil her særlig trekke frem Karrieresenteret i fylket hvor NAV har de to avdelingene deres samlokalisert i våre kontor i Namsos og Verdal. Utvikling av Partnerskapet: NAV Nord-Trøndelag ligger langt framme i samarbeidet med kommunene om utvikling av NAV kontor og interkommunale løsninger. Vi har hatt gleden av å ta imot flere Arbeids- og Sosialministre og ledelsen i AV direktoratet til hhv. NAV Værnes, Kompetansesenter for
Gjeldsrådgivning og Jobbhuset for ungdom i Steinkjer. Dette viser engasjement, vilje og gjennomføringskraft for videre utvikling av regionen med bakgrunn i det som er gjort i fylket. Steinkjer og Innherred en god bo- og arbeidsregion: Steinkjer og Innherred er en region med 70-80 000 innbyggere. Steinkjer er definert som administrasjons hovedstad i den nye regionen Trøndelag noe som regjeringen har lagt til grunn i sine beslutninger og planer. Det er et rikt kulturtilbud i regionen, gode skole- og utdanningsmuligheter, gode service offentlige/kommunale tilbud og tjenester, og gode muligheter for to-karriere familier som vil etablere seg her. Steinkjer, 28. april 2017 Vegard Rydningen Fylkesdirektør