02.02.2016 ARBEIDSGIVERAVGIFT 2016 AMBULERENDE VIRKSOMHET Hva innebærer ambulerende virksomhet... 2 Hvordan løses dette i HogiaLønn... 3 Innstillinger... 3 Arbeidsstedsregister... 4 Ansattregisteret... 6 Lønnsartsregistret... 7 Lag lønn... 9 Regnskapsbilag pr dato... 12 Oversikt over tid pr. arbeidssted... 13 A-meldingen... 16 Beregning av arbeidsgiveravgiften... 17 Regnskapsbilag pr måned... 19
2 Hva innebærer ambulerende virksomhet Dersom arbeidstaker utfører hoveddelen (mer enn 50%) av sitt arbeid i en annen sone enn der virksomheten er registrert, og registreringsreglene ikke påbyr registrering i den sone der arbeidet utføres, vil det foreligge ambulerende virksomhet. Det skal da beregnes avgift på grunnlag av satsen som gjelder i arbeidssonen dersom denne satsen er høyere enn i registreringssonen. Med ambulerende virksomhet mener man f.eks. følgende virksomhetstyper: Bygge- og anleggsvirksomhet Det ligger i virksomhetens karakter at den foregår på ulike adresser. Det skal ikke registreres egen bedrift for hvert sted et bygge- og anleggsforetak har oppdrag. Det skal imidlertid registreres bedrift for hvert sted det er opprettet fast bemannede avdelingskontorer el.l. Transportvirksomhet, skogdrift og annen virksomhet av ambulerende karakter. Her gjelder det samme som for bygge- og anleggsvirksomhet Filialer/servicekontor For eksempel forsikringsselskaper, som kun har åpent 1-2 dager pr. uke. Hjemmekontor Selgere Med bosted på annen adresse enn hovedkontoret, og som ikke har fast kontor Utleie av eiendom med ambulerende ansatte Hvis det er fast ansatte på hver eiendom/bygg, registreres en bedrift for hver eiendom/bygg Oppdrettsanlegg med ambulerende ansatte/ambulerende oppdrettsanlegg Det registreres en bedrift for hver kommune hvor foretaket har oppdrettsanlegg Utleie av arbeidskraft Dersom mer enn 50% av arbeidstakers totale antall arbeidsdager i løpet av kalendermåneden tilbringes på et slikt oppdragssted, skal lønnskostnadene knyttet til dette arbeidet beregnes på grunnlag av satsen som gjelder på arbeidsstedet om avgiftssatsen i arbeidssonen er høyere enn i registreringssonen. Resten av lønnen avgiftsberegnes på grunnlag av satsen som gjelder i den sone virksomheten er registrert. Hoveddelen av arbeidet må utføres i en enkeltsone for at denne særregelen skal gjelde. Ved beregning av hoveddelen av arbeidet, skal man beregne så nøyaktig som mulig. Arbeidsgiver kan se på antall timer, antall dager og lignende, men det finnes ingen konkrete regler som sier noe om hvordan hoveddelen skal beregnes. Arbeidsgiver må imidlertid være konsekvent med tanke på beregningsmetode. Hvis beregningen baseres på antall timer i stedet for antall dager, må lønnsregnskapet kunne produsere timelister som dokumentasjon. De ovennevnte reglene gjelder også for naturalytelser.
3 Hvordan løses dette i HogiaLønn Innstillinger Det ligger et fast arbeidssted i ansattregisteret, men på grunn av virksomhetens karakter, arbeider den ansatte på flere steder, men arbeidsstedene er ikke registrert som virksomheter i Enhetsregisteret. I Innstillingene skal du da hake av for at virksomheten faller inn under reglene for Ambulerende virksomhet.
4 Arbeidsstedsregister Hovedarbeidsstedet og de andre arbeidsstedene må da legges inn i arbeidsstedsregistret med tilhørende Organisasjonsnummer og Underenhets-/Virksomhetsnummer. Hovedarbeidssted: Hadsel kommune ligger i sone 4.
5 Du må også opprette arbeidssteder på de stedene/i de sonene de ansatte kommer til å arbeide. Arbeidssted ambulerende: Når du haker av for ambulerende virksomhet, vil arbeidsstedet automatisk få samme organisasjonsnummer og Underenhet/Virksomhetsnummer som hovedarbeidsstedet. Krysset for Kun ambulerende virksomhet benyttes også senere når det evt. skal reberegnes arbeidsgiveravgift. Da trenger lønnssystemet oversikt over hvilke arbeidssteder som er aktuelle.
6 Ansattregisteret Arbeidsforholdet på de ansatte skal være hovedarbeidsstedet, i dette tilfellet Hadsel.
7 Lønnsartsregistret All lønn som skal gi grunnlag for arbeidsgiveravgift må ha en hake på feltet Registrere arbeidssted/arbeidsforhold: I forbindelse med at det skal regnes ut hvor stor andel av arbeidet til en ansatt som er utført på et arbeidssted, må man også få med antall timer, dager eller uker på arbeidsstedet. Det kan gjøres via lønnsarten for Timelønn. Da må man i tillegg til å hake av på Registrere arbeidssted også hake av på Registrere tid pr. arbeidssted/arbeidsforhold. Eventuelt en egen lønnsart som brukes kun til det formålet.
8 Det kan også være nyttig å bruke en egen lønnsart for å registrere dager, timer eller uker pr. arbeidssted. Du oppretter da en egen lønnsart for eksempel 901:
9 Lag lønn I Lag lønn vil du få forslag på arbeidsstedet registrert i ansattregisteret Om denne lønnsarten gjelder et annet arbeidssted, så velger du det arbeidsstedet som er aktuelt fra listen.
10 Timelønn Om du bruker lønnsart 901 for å registrere tid pr. arbeidssted, er det viktig at den også er med i Lag lønn og på samme arbeidssted som Timelønnen.
11 Ukelønn I dette tilfellet brukes den til å registrere antall uker:
12 Regnskapsbilag pr dato Regnskapsbilaget for utbetalingsdatoen som i dette tilfellet er 25. mars 2016, vil ikke nødvendigvis gi rett opplysning om arbeidsgiveravgiften som skal avsettes. I dette tilfellet er arbeidsgiveravgiften avsatt på konto 2770. Årsaken til dette er at når dette regnskapsbilaget skrives ut, vet man ikke om alle timer/uker for måneden er registrert. Henviser derfor til rapportene som omtales på side 18 og 19.
13 Oversikt over tid pr. arbeidssted Lag en egen rapport som viser fordeling av lønnsarter på aktuelle arbeidsstedene. Gir følgende rapport:
14 Eller du kan velge å bruke rapporten Timer og beløp pr. arbeidssted som du finner under skillekortet Diverse: Du kan gjøre utvalg på ansatte, lønnsarter og måned:
15 Gir følgende rapport:
16 A-meldingen A-meldingen vil da bli slik: For å se hvordan arbeidsgiveravgiften er fordelt på soner, må du ta ut rapporten Grunnlag arbeidsgiveravgift og avgift Under skillekortet Diverse.
17 Beregning av arbeidsgiveravgiften Den gir i dette tilfellet: Forklaringen finner vi i rapporten Grunnlag arbeidsgiveravgift og avgift med hake på Utskrift pr. ansatt. I denne rapporten stemmer ikke nødvendigvis avgiften med avgiften
18 på A-meldingen og rapporten over, for det er ikke tatt hensyn til på hvilket arbeidssted hoveddelen av arbeidet er utført. Konklusjon: Ansatt 19133 Birte Bergersen har til sammen arbeidet i 89 timer, av disse 89 har hun vært 55 i Haugesund, 12 i Eid og 22 i Harstad. Haugesund ligger i sone 1, Eid i sone 2 og Harstad i sone 4. Det blir da til sammen 55 timer i sone 1 og det er mer enn 50% av 89 timer. Avgiftsgrunnlaget fordeles derfor med 15 400 på Sone 1 og de resterende 11 300 blir som følge av regelen referert på side 2 lagt på Sone 4 som firmaet er registrert i. Ansatt 10126 Jens Kaspersen har totalt arbeidet i 4 uker. Av disse har han vært 3 uker i Hammerfest og 1 uke i Haugesund. Hammerfest ligger i sone 5 Haugesund i sone 1. 3 uker er mer enn 50% av 4 uker. Det skulle da bli 3 uker i Sone 5 og 1 uke i sone 1, men siden det ikke er mer enn 50% av 4 uker, skal det for uken i Haugesund brukes satsen der firmaet er registrert, dvs. sone 4. Det resterende beløpet for arbeidet i Hammerfest, blir også registrert på sone 4 fordi satsen i sone 4 er høyere enn satsen i sone 5. Hele beløpet for den ansatte blir derfor registrert i sone 4. Dette som følge av regelen referert på side 2. Totalt gir dette følgende grunnlag for arbeidsgiveravgift og avgift: Sone 1 kr. 15 400 * 14.1% = kr. 2 171.4 Sone 4 kr. 57 400 * 5.1% = kr. 2 927.4 Total avgift for mars = kr. 5 099 som A-meldingen viser.
19 Regnskapsbilag pr måned Denne rapporten vil lage et regnskapsbilag for alle utbetalinger i valgt måned. Den vil da samtidig beregne riktig arbeidsgiveravgift for ambulerende virksomhet. Beregnet klar andre kvartal 2016. Epostbrev vil informere om når den er klar.