BESTILLINGS- OG FAKTURAHÅNDTERINGSSYSTEM Invitasjon til prekvalifisering REFERANSE 001/10 - BFS 14. desember 2009 UNINETT FAS AS ABELSGATE 5 - TEKNOBYEN NO - 7465 TRONDHEIM WWW.UNINETT.NO TEL. +47 73 55 79 00 FAX: +47 73 55 79 01
1 Om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver UNINETT FAS, heretter kalt Oppdragsgiver, på vegne av rettighetshavere. Det forespørres på vegne av totalt 33 virksomheter. Disse har en rett, men ikke en plikt til å tilslutte seg inngåtte rammeavtaler. Liste over de medlemmer som har tilsluttet seg prosessen finnes i Vedlegg 1 - Rettighetshavere 1.2 Orientering om anskaffelsen Hensikten med anbudsforespørselen er å etablere en rammeavtale for bestillings- og fakturahåndteringssystem for rettighetshaverne som er opplistet i vedlegg 1. Anskaffelsen omfatter tjenester for bestilling og fakturahåndtering, samt nødvendige støttetjenester knyttet til implementering, drift, integrasjon, opplæring og brukerstøtte. Systemet forventes benyttet av 33 virksomheter. Det er ønskelig med systemer og driftsmodeller som sikrer skalerbarhet, slik at systemet kan fungere på små, så vel som store virksomheter. Det vurderes samarbeid innenfor økonomiområdet mellom ulike virksomheter, og det er da behov for funksjonalitet som muliggjør konsern- og flerfirmafunksjonalitet (arbeidsoppgaver funksjonsdelt på tvers av virksomheter) 1.3 Anskaffelsens innhold Det etterspørres leveranse (system + tjenesteleveranse) som støtter følgende: - Rekvisisjoner for håndtering av innkjøpsbehov - Bestilling/ordre - Varemottak - Fakturamottak (scanning / tolkning / elektronisk meldingssentral) Det forutsettes at postadresse for fakturamottak er i Norge - Matching (faktura mot innkjøpsordre) - Etterkontroll - Avvikshåndtering - Rapportering - Arbeidsflyt (attestasjons- og godkjenningshierarki) 1.3.1 Integrasjoner Det anskaffede systemet skal integreres mot eksisterende økonomisystem, som for alle rettighetshavere er Agresso (v.5.5). Systemet skal ha støtte for FEIDE-autentisering, i tillegg til å ha en egen løsning for både autentisering og autorisasjon. Oppdragsgiver venter at systemet skal integreres mot: Agresso BIBSYS FEIDE (se feide.no)
Den offentlige markedsplassen (ehandel.no) Virksomhetsintern portal ( FAS-portal ) Punch-out til leverandørers nettbutikk Regneark (Microsoft Excel) Scannings- og tolkningsverktøy for papirfaktura Meldingssentral for mottak av elektronisk faktura 1.4 Opplysninger om eksisterende avtaler Fakturahåndteringssystem 29 av virksomhetene benytter i dag Contempus Invoice som fakturahåndteringssystem, 2 har Agresso Invoice Manager, 1 har Ibistic. 1 er uten fakturahåndteringssystem per i dag. Bestillingssystem 17 avvirksomhetene benytter i dag Visma Proceedo som bestillingssystem, 1 benytter Agresso. Resterende (15 virksomheter) har ikke elektronisk bestillingssystem per i dag. 1.5 Anskaffelsens omfang Den inngåtte rammeavtalen vil innebære en rett men ikke en plikt for hver enkelt rettighetshaver til å benytte det valgte systemet. Rettighetshaverne i avtalen har et samlet volum på om lag 290.000 fakturaer per år. Alle disse er papirfaktura per i dag, men arbeidet med å innføre elektronisk meldingssentral igangsettes i 2010, så det ventes at en del av volumet vil gå over til elektroniske faktura før avtaleinngåelse. Videre vil det påregnes en ytterligere overgang til elektroniske faktura i løpet av avtaleperioden. Når det gjelder volum på bestillinger, er eksisterende løsning relativt ny, og det foreligger ikke pålitelige referansetall som kan si noe om volumet, utover antall virksomheter som benytter systemet. 1.6 Prosedyre Konkurransen gjennomføres som en forhandlet prosedyre etter Lov om offentlige anskaffelser/forskrift om offentlige anskaffelser, heretter kalt LOA/FOA, del I og del III, herunder 14-3. Oppdragsgiver vil velge ut leverandører til forhandlinger basert på innkommende prekvalifiseringsdokumenter. På bakgrunn av innsendte prekvalifiseringsdokumenter vil oppdragsgiver velge ut minst tre og maksimalt syv leverandører som vil få tilsendt fullstendig konkurransegrunnlag, forutsatt at så mange er kvalifisert. Etter mottak av tilbud vil oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger, med sikte på å velge en leverandør for å inngå kontrakt.
1.7 Instrukser og informasjon knyttet til forespørselen 1.7.1 Oppdragsgivers kontaktadresse i tilbudsperioden: UNINETT FAS 7465 Trondheim Att.: Bjørn-Are Lyngstad e-post: innkjop@uninett.no Besøksadresse: Abels gt. 5, 7030 Trondheim Alle henvendelser skal være skriftlig (e-post) og referere til relevant tilbudsgrunnlag. 1.7.2 Tilleggsopplysninger og spørsmål til konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gi tilleggsinformasjon i løpet av tilbudsperioden. Normalt vil slik informasjon bli gitt senest 6 dager før tilbudsfrist. Tilbyder kan i tilbudsfasen be om svar på konkrete, relevante spørsmål om konkurransegrunnlaget. Spørsmålene skal rettes e-post til adresse som oppgitt i avsnitt 1.7.1. Tittelfeltet skal inneholde referansen 001/10. Svar på spørsmål vil bli skriftlig meddelt alle som har meldt seg på tilbudskonkurransen, normalt via tilleggsopplysninger på Doffin.no. Dersom spørsmål kommer Oppdragsgiver i hende senere enn 6 dager før tilbudsfristen, vil disse normalt ikke bli besvart. 1.7.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til Oppdragsgivers kontaktadresse (se avsnitt 1.7.1). 1.7.4 Offentlighetsloven og dokumentasjon Anskaffelsen reguleres av Offentlighetsloven av 1. januar 2009. Leverandøren må angi om deler av informasjonen i prekvalifiseringsdokumentene skal behandles som informasjon unntatt offentlighet. Denne informasjonen skal tydelig merkes. Det skal begrunnes hvorfor informasjonen skal unntas offentligheten. I tilbuds- og forhandlingsfasen vil prisinformasjon være unntatt offentlighet. Dersom annen informasjon ønskes unntatt offentlighet skal dette tydelig merkes, og det skal begrunnes hvorfor informasjonen skal unntas offentligheten. Ingen tilbudsdokumenter eller noen del av evalueringsdokumenter / protokoll vil være offentlig tilgjengelig før etter at konkurransen er avsluttet.
2 Anbudsprosess og avtaleforhold 2.1 Frister og fremdrift Estimert tidsplan for anskaffelsesprosedyren er som følger: Invitasjon til prekvalifisering 14.12.2009 Svarfrist for prekvalifiseringsdokumenter 13.01.2010 kl. 12:00 Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud 18.01.2010 Tilbudsfrist 01.03.2010 kl. 12:00 Oppstart forhandlinger 10.03.2010 Beslutning - valg av leverandør 20.05.2010 Kontrakt signert 01.06.2010 Oppsett av piloter og integrasjoner 01.06.2010 Oppstart pilotfase 01.09.2010 Akseptansetest starter 18.10.2010 Godkjenningstidspunkt for leveranse 30.11.2010 Første virksomhet i produksjon 01.01.2011 Utrulling øvrige virksomheter 01.03.2011-31.12.2011 Vedståelsesfrist: 01.09.2010 kl. 12:00 Oppdragsgiver tar forbehold om at tidsplanen kan avvike fra det planlagte. 2.1.1 Frist for leveranse av prekvalifiseringsdokumenter Prekvalifiseringsdokumentene må være oppdragsgiver i hende senest onsdag 13. januar 2010 klokken 12:00. Oversendelsen skal skje i lukket konvolutt og merkes Prekvalifisering Bestillings- og fakturahåndteringssystem 001/10 til adressen angitt i punkt 1.7.1. 2.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av dokumentene. 2.3 Avlysning I henhold til forskrift for offentlige anskaffelser ( 22-1) forbeholder oppdragsgiver seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen, dersom saklig grunn for dette foreligger. 2.4 Tildeling Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta hele, deler av eller ingen del av et tilbud. 2.5 Kontrakt Det vil inngås rammeavtale for 8 år. Oppdragsgiver anser dette som nødvendig for å oppnå reell konkurranse, grunnet en stor og kompleks kundemasse, betydelig implementeringsfase, samt betydelige byttekostnader. Begrunnelse er angitt i protokoll, ref. FOA 15-1 (4), samt 15-1 (5).
Oppdragsgiver ønsker å benytte Statens standardavtale, Kjøpsavtalen som kontraktsmal. Hvorvidt man bruker den store eller lille kjøpsavtalen vil kunne avhenge av hva slags driftsmodell som avtales for det valgte system. Det vil i tillegg være aktuelt å regulere leveransen av et sett av kvalitetskrav med minimumskrav og konsekvenser dersom disse brytes (SLA). 2.6 Avrop Alle virksomheter som er listet opp i dokumentet Vedlegg 1 - Rettighetshavere skal ha rett til å benytte den inngåtte rammeavtalen.
3 Tilbudets utforming 3.1 Krav til tilbudet Prekvalifiseringsdokumentet skal leveres skriftlig og skal inneholde et tilbudsbrev som er datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Her skal det angis kontaktinformasjon til tilbudsansvarlig hos leverandøren. Tilbudet skal være merket: 001/10 Bestillings- og fakturasystem. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbud mottatt per faks eller e-post vil bli avvist. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer, dvs. to originaler. Det skal i tillegg leveres en elektronisk versjon i form av én PDF-fil Leverandøren skal IKKE benytte brosjyremateriell / standard produktbeskrivelser som en del av sin besvarelse. Tilbyder må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter er oppfylt og akseptert. Dersom tilbyder tar forbehold for noen av kravene, skal disse listes opp i tilbudsbrevet, samt anføres på aktuelle steder i besvarelsen. 3.2 Tilbud på deler av oppdraget Det er etterspurt ett komplett system med tjenester, og gis ikke anledning til å gi tilbud på kun dekker deler av leveransen. 3.3 Bruk av underleverandører Leverandør står fritt til å benytte underleverandører til alle deler av leveransen. Benyttes underleverandører skal disse spesifiseres og oppfylle kvalifikasjonskriterier som spesifisert i punkt 4.1 og 4.2. Den valgte leverandøren vil stå som eneansvarlig for totalleveransen til oppdragsgiver. 3.4 Alternative tilbud Oppdragsgiver vil ikke akseptere alternative tilbud, slik dette er fortolket i FOA 20-4.
4 Krav for prekvalifisering 4.1 Kvalifikasjonskrav Følgende attester skal vedlegges besvarelsen: Firmaattest Moms- og skatteattester (skal ikke være eldre enn 6 måneder ved tilbudsfristens utløp) HMS egenerklæring Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Erklæring/dokumentasjon som bekrefter at ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf Forskrift 08.02.2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (trådte i kraft 01.03.2008) 4.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det skal redegjøres for følgende tekniske og faglige kvalifikasjoner: Bestillings- og fakturasystem skal leveres som ett system - Dokumentasjonskrav: kort systemskisse (max 2 sider) Leverandøren (eller underleverandør) må tilby scanning og tolkning av papirfaktura - Dokumentasjonskrav: egenerklæring Systemet skal integreres mot Agresso - Dokumentasjonskrav: egenerklæring (om at dette er mulig) Systemet skal benytte FEIDE som autentiseringsløsning (se http://www.feide.no/ og http://feide.no/fs/fs-0047-1.0-no.html). - Dokumentasjonskrav: egenerklæring (erklæring om at dette er mulig) Systemet og integrasjonsgrensesnittene skal være i overensstemmelse med statens økonomiregelverk http://www.regjeringen.no/upload/fin/vedlegg/okstyring/reglement_for_okonomistyring_i_staten.pdf (Kapittel 4 og 5, side 31-46 av 75) - Dokumentasjonskrav: egenerklæring (erklæring om at dette er oppfylt) Leverandøren skal være tilgjengelig på markedsplassen (ehandel.no) ved avtaleinngåelse - Dokumentasjonskrav: egenerklæring Det tilbudte system skal være integrert mot markedsplassen (ehandel.no) ved avtaleinngåelse - Dokumentasjonskrav: egenerklæring Foretakets relevante omsetning de siste 3 årene som har betydning for denne forespørselen. Tilbudt systems utbredelse - Dokumentasjonskrav: kort beskrivelse Bekreftelse fra tilbyder at firmaet har et kvalitetssikrings/-styringssystem som er relevant for denne forespørselen, og en kort beskrivelse av dette (max 2 sider). Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav, kan medføre at leverandøren blir avvist. ref. LOA/FOA.
5 Utvelgelseskriterier Dersom det kommer inn flere enn 7 egnede tilbud, vil oppdragsgiver foreta en utvelgelse av tilbydere etter følgende kriterier: Finansiell stilling (økonomisk soliditet), dokumentert ved regnskap og balanse, og eventuelt nyere regnskapsrapporter for å understøtte informasjonen Det tilbudte systems utbredelse, dokumentert ved erklæring, samt relevant omsetning siste 3 år Leverandørens rutiner og system for kvalitetsstyring og kvalitetssikring, dokumentert av en kort beskrivelse