Referat Skatemøte 15. februar 2017 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 5001, 5.etg Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Olav Petter Aarrestad pva Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Line Richardsen pva Inger Østensjø, Kommunenes sentralforbund (KS) Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Torbjørn Larsen pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Norunn Saure pva Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (ehelse) Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Jørn Leonhardsen pva Christine Meyer, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Cato Rindal pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD) Bisittere Grete Orderud, Difi Cat Holten, BR Lise Karlsen, BR Karl Olav Wroldsen, SKD Jan Stensby pva Olav Petter Aarrestad, Kartverket Håkon Røstad, NAV Helge Blindheim, ehelse Jan Arild Lyngstad, Helse Ingunn Cowan, Lånekassen Øyvind Akerhaugen, Arkivverket Sekretariat Birgitte Egset, Difi Jan Sørgård, Difi Gry Johanne Østby, Difi I tillegg møtte David Norheim, BR Bjørn Erik Thon, Datatilsynet 1
Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Steffen Sutorius Saker til behandling 01/17 Plan for saker til behandling i Skate 2017 02/17 Understøtte «kun én gang» - hva skal til? Demonstrasjon av felles datakatalog - Diskusjon om Skatevirksomhetenes innsats for å fylle datakatalogen med innhold BR/Lars Peder Brekk 03/17 Hva betyr de nye personvernreglene for Skatevirksomhetene? - Presentasjon med påfølgende spørsmål og diskusjon Datatilsynet/Bjørn Erik Thon 04/17 Målbilde, strategiske prioriteringer og handlingsplan for digitalisering i offentlig sektor - Foreløpige funn 05/17 Status veikartsaker - strategi, behov og handlingsplan Difi/Skatesekretariatet Orienteringssaker 06/17 Modernisering av Folkeregisteret sikring av god datakvalitet Skatt/Hans Christian Holte 07/17 Strategi for felles bruk av eid frem mot 2025 Eventuelt 2
Faste saker Godkjenning av agenda 15.02.2017 Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat 26.10.2016 Referatet ble godkjent. Saker til behandling 01/17 Plan for saker til behandling i Skate 2017 I Skates mandat står det at «Plan for saker til behandling i løpet av året, bør fastsettes på årets første møte». Skates arbeidsutvalg (AU) skal bidra til at sakene er aktuelle og at det er de strategiske aspektene som løftes til Skate. På bakgrunn av dette har AU utarbeidet forslag til agenda for de to første Skatemøtene, en liste over prioriterte saker til behandling i Skate høsten 2017 og en liste over mulige aktuelle saker. Det er for mange saker på agendaen til Skatemøtet 31. mai. Difi foreslår derfor at saken om Målbilde, strategiske prioriteringer og handlingsplan for digitalisering i offentlig sektoren, trekkes ut fra agendaen 31. mai og i stedet behandles i en halvdags samling. Det var enighet i Skate om å forsøke å få arrangert en halvdagssamling. Difi kommer tilbake med forslag til dato/tidspunkt. Refleksjoner og innspill til aktuelle saker Det er viktig å få satt skyløsninger på dagsorden. BR ønsker å melde inn arbeid med ny registerplattform og orientering om KoFuVi (Kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter) som aktuelle saker. Rammebetingelser for digitalisering kan være et aktuelt tema for en fagsamling. Digitalisering i kommunesektoren er et viktig tema, med mange aspekter. Kommunereformen (fylkes- og kommunesammenslåing) ehelse kan evt. orientere om Én innbygger - én journal (kommune/stat samarbeid) Beslutning Skatemøtene i 2017 planlegges og følges opp i henhold til saksfremlegget. I tillegg planlegges en halvdags samling i mai. Plan for vårens møter og listene over aktuelle saker til høsten, legges ut på samhandlingsområdet og www.difi.no. AU kommer tilbake med konkret forslag til agenda for Skatemøtene til høsten. 3
02/17 Understøtte «kun én gang» - hva skal til? Demonstrasjon av felles datakatalog - Diskusjon om Skatevirksomhetenes innsats for å fylle datakatalogen med innhold BR/Lars Peder Brekk og David Nordheim Informasjonsforvaltning- og utveksling ble meldt inn som behov i veikartarbeidet i 2014. Skate løftet behovet til høyeste prioritet og en foranalyse ble gjennomført. Foranalysen anbefalte flere tiltak og Felles rammeverk for informasjonsforvaltning (ST. 4.1) og Felles datakatalog (ST 4.2) er igangsatt. Digitaliseringsrundskrivet 2016 har presisert kravene til gjenbruk av informasjon og sier at offentlige virksomheter i størst mulig grad skal gjenbruke informasjon som allerede finnes. Det mangler en felles datakatalog som gir oversikt over data som finnes i offentlig sektor. En felles oversikt over data er et viktig startpunkt for en helhetlig informasjonsforvaltning på tvers av offentlige sektorer. ST 4.2 Felles datakatalog skal etablere en felles offentlig datakatalog hvor ulike brukere kan få oversikt over datasett, hvem som forvalter dem, hva de betyr mv. Beslutning Aktiv involvering fra Skatevirksomhetene er nødvendig, spesielt knyttet til team som skal beskrive videre funksjonalitet og testing, beskrive tverrsektorielle casers (brukerreisers) databehov og innføring (etatenes publisering av datasettbeskrivelser). 03/17 Hva betyr de nye personvernreglene for Skatevirksomhetene? - Presentasjon med påfølgende spørsmål og diskusjon Datatilsynet/Bjørn Erik Thon EUs forordning for personvern blir norsk lov i mai 2018. Det betyr at vi får nye regler for personvern i Norge. Generelt gir de nye reglene den registrerte flere rettigheter og den behandlingsansvarlige flere forpliktelser. For Skatevirksomhetene (og andre offentlige virksomheter) innebærer forordningen bl.a. at alle må ha en forståelig personvernerklæring, personvern skal bygges inn i alle nye løsninger, man skal gjennomføre grundige personvernutredninger og ev. be om forutgående samråd med Datatilsynet, alle offentlige etater skal ha personvernombud og det kommer nye krav til avvikshåndtering. Refleksjoner og innspill til videre arbeid Det ligger et formidabelt verdipotensial i økt deling av data. Hvordan skal vi håndtere det? Og hvordan er dette avveid i personvernreglene? Tydelige spillereglene er viktige. Datatilsynet vil i enda større grad drive veiledning og bistå virksomhetene. Personvern er et ledelsesansvar og endringer som følge av det nye regelverket må forankres i virksomhetens ledelse. Vi bør ha flere innlegg av denne typen, på dette nivået, med andre vinklinger som er knyttet til det overordnede samfunnsansvaret vi som virksomhetsledere har. Vi har dårlig tid til å tilpasse IT-systemene våre. Hvordan skal vi rigge dette på en måte som sikrer offentlig sektors legitimitet på en god måte. Hva kan vi gjøre i fellesskap? 4
04/17 Målbilde, strategiske prioriteringer og handlingsplan for digitalisering i offentlig sektor - Foreløpige funn Difi/Grete Orderud Prosjektet, som skal konkretisere marsjordren i Digital agenda og utarbeide en felles digitaliseringsstrategi i offentlig sektor, har gjennomført arbeidssamlinger med alle Skatevirksomhetene. Nåsituasjonsanalyser for hver virksomhet er ferdigstilt og distribuert. Prosjektet utarbeider nå målbilde, strategiske prioriteringer og handlingsplanen. Difi inviterer Skatevirksomhetene til en Digital strategidag 27. mars, hvor deltakere fra de forskjellige virksomhetene kan komme sammen og gi innspill til foreløpige leveranser og resultater. Det ble gitt en presentasjon av de viktigste tverrgående utfordringene som foreløpige er identifisert. Refleksjoner og innspill til videre arbeid Flere påpekte at det er en interessant analyse som konkretiserer prosjektet. Mange av problemstillingene gjelder implementering som virksomhetene typisk møter i sitt moderniserings-/digitaliseringsarbeid. Strategien må være på et overordnet nivå ellers vil den raskt gå ut på dato. Samarbeid med leverandører og de innovative miljøene der ute er viktig, må få til felles møteplasser. Flere av funnene kan tilskrives bakenforliggende strukturer og krever endring i rammebetingelser. Strategien bør adressere både barrierer for digitalisering i hver enkelt etat og tverrgående utfordringer. Det er viktig å se på tvers av sektorgrensene, det er særlig krevende å få til felles løsninger med kommunal sektor. Prioritering er viktig. Vi må prioritere hva som skal gjøres i fellesskap. Beslutning Skatevirksomhetene tar saken til orientering. 05/17 Status veikartsaker - strategi, behov og handlingsplan Difi/Skatesekretariatet Statusoversikt for pågående tiltak fra handlingsplanen ble sendt til virksomhetene for intern forankring før Skatemøtet. Innspillene er tilgjengelige på Skates samhandlingsområde. Ved behandling av veikartsaken i oktober 2016 besluttet Skate at AU måtte ta en ny gjennomgang av pågående veikartsaker og bli enig om mal for rapportering, samt form, innhold og ønsket detaljering for rapportering på pågående tiltak. AU ble enig om ny mal for rapportering i november 2016. Skates foreløpige vurdering er at den nye statusrapporteringen gir tilstrekkelig informasjon fra tiltakene. 5
Beslutning Skate beslutter at videre oppfølging av alle pågående veikartsaker denne perioden gjøres i henhold til arbeidsutvalgets innstilling/merknad for den enkelte veikartsak, se oversiktstabell. - Status gul: Tiltak som angitt i tabellen iverksettes - Status grønn: Prosjektene videreføres i tråd med sine planer Orienteringssaker 06/17 Modernisering av Folkeregisteret sikring av god datakvalitet Skatt/Hans Christian Holte Folkeregisteret er en nasjonal felleskomponent for personinformasjon og identitetsforvaltning, og det er en overordnet målsetting at registeret til enhver tid skal være korrekt, ajourført og ha god datakvalitet. Moderniseringsprosjektet er godt i gang, men det er nødvendig at etatene prioriterer ressurser og midler til tiltak som bidrar til god datakvalitet og som er nødvendig for at moderniseringen skal bli vellykket. Risiko i prosjektet er særlig knyttet til grensesnitt mot produsenter av opplysninger til Folkeregisteret. Kommentar Kommunesektoren ønsker å bli tettere involvert i prosjektet. 07/17 Strategi for felles bruk av eid frem mot 2025 og Grete Orderud Difi har utarbeidet strategi for felles bruk av eid frem mot 2025. Skatevirksomhetene og andre sentrale etater har vært invitert til referansegruppe. Utkast til strategi ble oversendt KMD i desember. Bruk av e-id på høyt sikkerhetsnivå fra markedet, foreslås videreført. Hovedhensynene er: Offentlige tjenesteeiere må ha en daglig tjenesteproduksjon som fungerer effektivt. Anskaffelse og bruk av e-id må være enkelt, raskt og sikkert for brukerne. Det vil ta lang tid før e-id på nasjonalt ID-kort kan få tilfredsstillende utbredelse. Difi har foreslått at strategien sendes på høring. Eventuelt Difi orienterte om at KMD har forlenget gjeldende sammensetning av Skate ut 2017, forutsatt at Skates medlemmer selv ønsker å beholde sin plass ut 2017. Brevet fra KMD er vedlagt dette referatet. Lånekassen har bedt Difi orientere om prosessen knyttet til å utarbeide Digitaliseringsrundskrivet 2017, og hvordan Difi ønsker å involvere Skates kompetanse i dette arbeidet. o Difi har i tildelingsbrevet fått en frist til å gi innspill til rundskrivet. o Difi foreslår følgende prosess for å involvere Skate: 6
03.03.2017: Frist for virksomhetene til å sende inn konkrete endringsforslag til sekretariatet. 09.03.2017: Sekretariatet sender ut en oppsummering av endringsforslagene til AU. 16.03.2017: AU-behandling av forslag til endringer til Digitaliseringsrundskrivet. Det ble gitt tilslutning til prosessen og at Difi tar saken videre med AU. Lånekassen presiserer at Skatevirksomhetene her kun vil være rådgivere til Difi. Difi har selvstendig ansvar for å levere på sitt tildelingsbrev. Møtet ble avsluttet kl. 11:20 7