1 Salangen kommune UTBYGGING SALANGEN SKOLE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR RÅDGIVERGRUPPE Salangen Kommune Sentraladministrasjonen Sjøvegan 14.november 2011
2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Tilbudsinnbydelse side 3 1.1 Særlige forhold side 3 2. Anskaffelsesprosedyre side 3 3. Orientering om prosjektet 3.1 Generelt side 4 3.2 Forprosjekt med romprogram og tegninger side 4 3.3 Tilbudsbefaring side 4 3.4 Foreløpige milepæler side 4 4. Orientering om oppdraget 4.1 Generelt om oppdraget side 5 4.2 Organisering av prosjekteringsgruppen side 5 4.3 Møtevirksomhet side 6 4.4 Ytelsesspesifikasjon side 6 5. Konkurransetekniske forhold 5.1 Byggherre-kontaktpersoner side 7 5.2 Kommunikasjon byggherre-konkurransedeltakere side 7 5.3 Tilbudets innhold og utforming side 7 5.3.1 Obligatoriske dokumenter i tilbudet side 8 5.4 Deltakelse i flere grupper side 8 5.5 Tilbudsfrist, merking og innlevering side 9 5.6 Vedståelsesfrist side 9 5.7 Kvalifikasjonskrav side 10 5.8 Tildelingskriterier side 11 5.9 Evaluering av tilbudene side 11 6. Vedlegg side 12 Vedlegg 1: Forprosjekt Vedlegg 2: Tegninger Vedlegg 3: Ytelsesspesifikasjon for rådgiverne Vedlegg 4: Skjema Relevante referanseprosjekter og-personer Vedlegg 5: Prisskjema
3 1. Tilbudsinnbydelse Det vises til kunngjøring publisert i DOFFIN og i TED-basen 31.oktober 2011 Salangen kommune inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for rådgivingsgruppe bestående av PGL(Prosjekteringsleder), ARK, RIB, RIV, RIE, RIBr, og ITB i forbindelse med utarbeidelse av rammesøknad og detaljprosjektering/utarbeidelse av anbudsgrunnlag for samtlige utførelsesentrepriser for utbygging av Salangen Skole i Sjøvegan sentrum. Oppdragsgiver ønsker samlet tilbud fra foretak eller gruppe av foretak som dekker funksjonene PGL (Prosjekteringsleder), ARK, RIB, RIV, RIE, RIBr og ITB. Dersom funksjonene dekkes av flere foretak (gruppe) forutsettes at samlet tilbud gis av det foretak som ivaretar prosjekteringsledelsen, og som skal sette sammen, og skal ha oppgaven som leder av prosjekteringsgruppen. Evaluering og kontrahering vil skje samlet for hele gruppen. Konkurransegrunnlaget med tilhørende dokumenter består av denne tilbudsinnbydelsen kap. 1-5 samt vedlegg listet under kap 6. Konkurransegrunnlaget med tilhørende dokumenter sendes påmeldte tilbydere etter utløpet av frist for påmelding 14.11.11. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal sendes pr e-post til Salangen kommune, Sentraladministrasjonen ved prosjektleder Tore Ratkje Salangen kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn som f eks mangel på godkjenning fra politisk hold, eventuelt bortfall av planlagt finansiering Salangen kommune kan forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 1.1 Særlige forhold Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk lovgivning stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. 2. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres etter Lov av 16.juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med senere endringer, og forskrift fastsatt ved kgl res 7.april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens Del I og Del III, over EØS-terskelverdiene.
4 3. Orientering om prosjektet 3.1 Generelt Prosjektet omfatter detaljprosjektering for total rehabilitering av ca 3600 m2 eksisterende skolebygning over 2 plan samt nybygg ca 700 m2 delvis over 2 plan. Eksisterende bygg er betongbygg oppført i 3 byggetrinn 1.byggetrinn:1955 2.byggetrinn:1965 3.byggetrinn:1966 Utearealer og ny hovedadkomst skal opparbeides ihht utomhusplan. Universell utforming vektlegges både for skolebygningen og utomhusarealene 3.2 Forprosjekt med romprogram og tegninger Forprosjekt med romprogram og tegninger datert mai 2011 utarbeidet av Plan Evo A/S, Sjøvegan (Vedlegg 1 og 2) skal legges til grunn for detaljprosjekteringen. Tilførsel av fjernvarme (vannbårent) basert på biobrensel er etablert med tilslutning via egen varmeveksler i bygget. Det forutsettes vannbåret varmeanlegg (gulvvarme) for både rehabilitert del og nybygg. 3.3 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring: - Mandag 21.november 2011 kl. 12.00 - Oppmøte Salangshallen, Sjøvegan møterom uetg. (ligger like ved Salangen Skole) Ber om tilbakemelding pr e post på hvem som vil delta på tilbudsbefaringen. 3.4 Foreløpige milepeler Kontrahering rådgivere januar 2012 Utarbeide og sende inn rammesøknad februar 2012 Utarbeide konkurransegrunnlag entrepriser mai 2012 Tilbudsfase entrepriser mai/juni 2012 Evaluering/kontrahering entreprenører juli/aug 2012 Antatt byggestart september 2012 Antatt ferdigstillelse april 2014
5 4. Orientering om oppdraget 4.1 Generelt om oppdraget Oppdraget består i detaljprosjektering og utarbeidelse av komplette anbudsbeskrivelser/tilbudsgrunnlag for alle fagområder for senere anbudskonkurranser. Prosjektet forutsettes gjennomført med delte entrepriser. Gjennomføringen av prosjektet ledes av byggherren ved egen prosjektleder og byggeleder. Prosjekteringsgruppen skal settes sammen og ledes av en prosjekteringsleder med dokumentert relevant erfaring. Det skal utarbeides rammesøknad med tilhørende dokumenter, og prosjekteringsleder skal stå som ansvarlig søker (SØK). Prosjekteringsleder tillegges oppgaven som byggherrens SHA (HMS)-koordinator i prosjekteringsfasen. Rådgiverne forutsettes å ivareta rollen som PRO/KPR for egne fag. Rådgivergruppen forutsettes, etter prosjekteringsfasen, å bistå byggherren ved kontrahering av entreprenører, bistand gjennom byggefasen, bistand ved overtakelse av samtlige kontraktsarbeider og ved ett års garantibefaring for kontraktsarbeidene. For dette oppdraget kreves det ansvarsrett etter PBL av 27.juni 2008 nr 71, samt TEK10. Videre kreves godkjenning i tiltaksklasse 2. 4.2 Organisering av prosjekteringsgruppen Kontrakt vil bli opprettet ihht NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. Kontrakten er basert på fast pris, og skal inneholde alle kostnader med prosjektet inkl reise og oppholdsutgifter Salangen kommune ber om tilbud på prosjekteringen og i tilbudet skal følgende funksjoner/fagområder medregnes: - Prosjekteringsleder (PGL) - Arkitekt (ARK) - Rådgivende ingeniør bygg (RIB) - Rådgivende ingeniør VVS (RIV) - Rådgivende ingeniør elektro (RIE) - Rådgivende ingeniør brann (RIBr) - Integrering tekniske bygningsinstallasjoner (ITB) Alle forannevnte funksjoner/fagområder skal være representert i prosjekteringsgruppen med en egen person som skal navngis i tilbudet, og det er en forutsetning at nevnte personer utfører minst 80 % av prosjekteringen innen respektive fag. Det forutsettes at de personene som er knyttet til de enkelte fag som nevnt foran i tillegg til prosjekteringskompetanse også behersker norsk skriftlig og muntlig.
6 Samtlige foretak som deltar i gruppen må samarbeide ved utarbeidelse av tilbudet, slik at tilbudet blir komplett, og at gråsoner mellom fagene unngås. Prosjekteringen skal ha utgangspunkt i TEK 10, samt gjeldende norske standarder og forskrifter som er relevante for de respektive fag 4.3 Møtevirksomhet Det må påregnes jevnlig ekstern møtevirksomhet i prosjekteringsgruppen. Tilbyder skal legge følgende møtevirksomhet (inkl reise og oppholdsutgifter) inn i tilbudt pris: Prosjekteringsfasen 7 møter med prosjektleder/byggekomite hvor også ARK og RI`ene skal møte i tillegg til prosjekteringsleder. Møtested Sjøvegan (Salangen Kulturhus/Salangen Skole) Prosjekteringsleder er referatansvarlig Kontraheringsfasen entreprenører 7 møter med kontraktsforhandling entreprenører hvor prosjekteringsleder og respektive ARK/RI møter Møtested Sjøvegan, prosjektleders kontor i Strandveien 41 Prosjektleder/byggeleder er referatansvarlig Byggefasen 38 byggeplassmøter, hvor også ARK RI`ene og ITB skal møte i tillegg til prosjekteringsleder Møtested byggeplassen Salangen Skole Prosjektleder/byggeleder er referatansvarlig. Overtakelsesforretninger 3 møter, hele gruppen møter Møtested Byggeplassen Salangen skole Respektive ARK/RI er referatansvarlig Ett-års befaring 1 møte, hele gruppen møter Møtested Byggeplassen Salangen skole Respektive ARK/RI er referatansvarlig Antall foran nevnte møter er retningsgivende. Tilbyder kan etter eget skjønn legge inn flere møter, dersom dette erfaringsmessig synes nødvendig. Antall og type møter skal i så tilfelle spesifiseres i tilbudsbrevet. 4.4 Ytelsesspesifikasjon Det vises til ytelsesspesifikasjon for rådgiverne i vedlegg 3 som retningsgivende for fordeling av ansvar og medvirkning.
7 5. Konkurransetekniske forhold 5.1 Byggherre/kontaktpersoner Byggherre Salangen kommune Sentraladministrasjonen Kongsveien 77 9350 Sjøvegan E-post postmottak@salangen.kommune.no tlf 77172000 Kontaktpersoner Prosjektleder Tore Ratkje E-post tore.ratkje@salangen.kommune.no tlf 95967372 Teknisk sjef Reidar Berg E-post reidar.berg@salangen.kommune.no tlf 77172120-90131296 5.2 Kommunikasjon byggherre-konkurransedeltakere Frist for å melde seg på konkurransen er satt til mandag 14.november 2011. Eventuelle spørsmål om forhold knyttet til konkurransegrunnlaget, evt andre forhold omkring denne konkurransen sendes pr e-post til prosjektleder Tore Ratkje.. I dennes fravær kan spørsmål rettes til teknisk sjef Reidar Berg. Spørsmålene blir behandlet fortløpende, og alle spørsmål og svar vil bli formidlet på e-post til samtlige deltakere i konkurransen. Spørsmålene vil bli anonymisert. Siste frist for å stille spørsmål er 1 uke før tilbudsfristens utløp. 5.3 Tilbudets utforming og innhold Tilbudet skal utformes på norsk og leveres byggherren i ett eksemplar på papirformat. Elektronisk leverte tilbud aksepteres ikke.
8 5.3.1 Obligatoriske dokumenter i tilbudet Tilbudet skal leveres i perm, med skilleark som følger: 1. Tilbudsbrev signert av samtlige deltakere i gruppen 2. Felles prisskjema (skjema vedlegg 5) 3. Samtlige deltakende firma skal levere: ( ref pkt 5.7) Firmaattest/registrert i foretaksregistret Foretakets organisasjonsplan SHA (HMS) egenerklæring Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) MVA attest (ikke eldre enn 6 mnd) Foretakets regnskap for siste 2 år (2009-2010) Foretakets ansvarsforsikringspolise Attest for sentral godkjenning i tiltaksklasse 2 4. PGL(Prosjkteringsleder)): dokumentasjon ihht tildelingskriteriene pkt 5.8 5. ARK dokumentasjon ihht tildelingskriteriene pkt 5.8 6. RIB dokumentasjon ihht tildelingskriteriene pkt 5.8 7. RIV dokumentasjon ihht tildelingskriteriene pkt 5.8 8. RIE dokumentasjon ihht tildelingskriteriene pkt 5.8 9. RIBr dokumentasjon ihht tildelingskriteriene pkt 5.8 10. ITB dokumentasjon ihht tildelingskriteriene pkt 5.8 Unnlatelse av å levere ovenfor nevnte dokumentasjon medfører at tilbudet blir avvist. 5.4 Deltakelse i flere grupper Alle deltakende firma står fritt til å levere tilbud som deltaker i flere grupper
9 5.5 Tilbudsfrist, merking og innlevering Tilbudsmaterialet, ref pkt 5.3 leveres i lukket konvolutt merket: Utbygging Salangen Skole tilbud prosjekteringsgruppe Tilbudet sendes pr post til:: Salangen kommune, sentraladministrasjonen Boks 77 9355 Sjøvegan Tilbudet kan også leveres på: Sentraladministrasjonen Salangen Herredshus Kongsveien 77 i Sjøvegan Sentrum Tilbudsfristen er : 12.desember 2011 kl. 12.00 Tilbudsåpning skjer på Teknisk avdeling i Strandveien 31 12.desember 2011 kl. 13.00 Det er ikke anledning for tilbyderne å være tilstede på tilbudsåpningen 5.6 Vedståelsesfrist Tilbyderne er bundet av tilbudet i 60 dager etter tilbudsfristens utløp
10 5.7 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene er minimumskrav, og disse gjelder for samtlige firma i prosjekteringsgruppen. Svikt i dokumentasjonen i forhold til stilte kvalifikasjonskrav vil medføre at tilbyder blir ansett som ikke kvalifisert, og følgelig utelatt fra videre evaluering. 1. Hvert enkelt foretak skal være lovlig registrert, og ha tilstrekkelig kapasitet innenfor sitt fagområde Dette dokumenteres ved: o At foretaket er registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister som er foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor foretaket er etablert. o Foretakets organisasjonsplan 2. Hvert enkelt foretak skal dokumentere at det har et internkontrollsystem som ivaretar sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Dette dokumenteres ved: o Egenerklæring SHA (HMS) 3. Hvert enkelt foretak skal ha betalt sine skatter og avgifter Dette dokumenteres ved: o Attest fra kemner/kommunekasserer o Attest fra skattekontor der foretaket har sitt hovedkontor Nevnte attester skal ikke være eldre enn 6 mnd. 4. Hvert enkelt foretak skal ha en tilfredsstilende økonomi. I tillegg skal foretaket ha ansvarsforsikring i henhold til NS 8401 Dette dokumenteres ved: o Foretakets regnskap for siste 2 år (2009-2010) o Foretakets ansvarsforsikringspolise 5. Hvert enkelt foretak skal ha sentral godkjenning for ansvarsrett for ansvarsrett i tiltaksklasse 2 for eget fag. Eventuelt kunne dokumentere kvalifikasjoner tilstrekkelig til å kunne få lokal godkjenning. Dette dokumenteres ved: o Attest for sentral godkjenning i tiltaksklasse 2 o Eventuell annen dokumentasjon som godtgjør at lokal godkjenning i tiltaksklasse 2 vil bli gitt etter søknad.
11 5.8 Tildelingskriterier De tilbyderne som har tilfredsstilt kvalitetskravene vil bli evaluert etter følgende tildelingskriterier: 1. Tilbudt saksbehandlers kompetanse og relevant erfaring, vektlegges 30 % Dette dokumenteres ved: o CV for saksbehandler o Komplett utfylling av skjema Relevante referanseprosjekter ogpersoner.maks 3 prosjekter for tilbudt saksbehandler, erfaring med rehabilitering eldre betongbygg og prosjektering skolebygg vil bli vurdert positivt. I evalueringen vektlegges de enkelte fagområder slik: o PGL 10 % o ARK 10 % o RIB 20 % o RIV 20 % o RIE 20 % o RIBr 10 % o ITB 10 % Maksimal score for hvert enkelt fagområde er 100 poeng og samtlige tilbydere vil bli vurdert ut fra ovenstående. En gjør oppmerksom på at det er tilbudt personells kvalifikasjoner som blir vurdert og ikke foretaket som sådan 2. Pris for oppdraget vektlegges 70 % Dette dokumenteres ved - Komplett utfylling av Prisskjema (vedlegg 5) Fast pris vektlegges 80 %. Lavest fastpris gir 100 poeng, de øvrige beregnes med %-vis avvik - Tilbudte timepriser i henhold til Prisskjema, vektlegges 20 %. Ved evaluering av timeprisene vil gruppens gjennomsnittlige timepris bli lagt til grunn. Lavest gjennomsnittlige timepris gir 100 poeng, de øvrige beregnes med %-vis avvik 5.9 Evaluering av tilbudene De innkomne tilbudene vil bli vurdert av Salangen Kommune teknisk avdeling, og om nødvendig med bistand fra eksternt innkjøpskontor. Evalueringen tar utgangspunkt i innlevert dokumentasjon, og det er derfor av avgjørende betydning at tilbudene er komplett, med all etterspurt dokumentasjon. Tildeling vil skje etter prinsippet om det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert med bakgrunn i foran angitte tildelingskriterier.
12 6. Vedlegg Vedleggene følger konkurransegrunnlaget som egne dokumenter Vedlegg 1 Forprosjekt mai 2011 Vedlegg 2 Tegninger forprosjekt Plan 1 etg Plan 2.etg Snitt Fasader Utomhus Vedlegg 3 Ytelsesspesifikasjon for rådgiverne Vedlegg 4 Skjema Relevante referanseprosjekter og-personer Vedlegg 5 Prisskjema