AS VINMONOPOLET 13-004 LEASING AV BILER
2 av 8 Innholdsfortegnelse 1.1 GENERELT... 3 1.2 GENERELT OM VINMONOPOLET... 3 1.3 HVA DET INNHENTES TILBUD PÅ... 3 1.4 ANBUDSBETINGELSER... 3 1.5 MILJØHENSYN... 3 2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV TIL LEVERANDØR... 4 2.1 LEVERANDØRENS SKATTEATTESTER OG HMS ERKLÆRING... 4 2.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 4 2.3 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 4 2.4 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 4 2.5 PERSONOPPLYSNINGER... 5 2.6 ETISKE RETNINGSLINJER... 5 2.7 UNDERLEVERANDØRER... 5 3 KRAV TIL TILBUD... 5 3.1 KONTRAKTSBETINGELSER... 5 3.2 AVTALENES VARIGHET... 5 3.3 TILDELINGSKRITERIER... 5 3.4 TILBUDETS FORM OG BESVARELSE... 6 3.5 TILBUDSFRIST OG ADRESSER... 6 3.6 KONTAKTPERSON OG HENVENDELSER TIL VINMONOPOLET... 6 4 KRAVSPESIFIKASJONEN... 6 5 VEDLEGGSLISTE... 8
3 av 8 1.1 Generelt 1.2 Generelt om Vinmonopolet AS Vinmonopolet har enerett på detaljsalg av vin, brennevin og sterkøl til forbruker. Bedriftens virksomhet er regulert gjennom særskilt lovgivning. Vinmonopolet har i dag 279 butikker over hele landet. Hovedkontoret ligger i Oslo. Mer informasjon om Vinmonopolet finnes på vår hjemmeside: www.vinmonopolet.no 1.3 Hva det innhentes tilbud på AS Vinmonopolet skal innhente anbud på leasing av firmabiler til ansatte for en periode på 3 år + opsjonsmuligheter 1 år. For tiden er det 13 ansatte som kan benytte seg av ordningen men det er 7 ansatte som bruker firmabil i dag, resten benytter privat bil i tjenesten. Hver ansatt med rett til firmabil kan velge fritt om de vil benytte seg av inngåtte avtale eller kjøre privat bil i tjenesten. AS Vinmonopolet vil ta et forebehold om uttak av biler på denne kontrakten. AS Vinmonopolets bilpolicy er vedlagt (vedlegg 4). 1.4 Anbudsbetingelser Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse og skjer i henhold til Lov av 16.juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med endringer, sist ved Lov av 30. juni 2006 nr. 41 (i kraft 1. januar 2007). Det vises også til kunngjøring i Doffin og TED. Enhver kostnad som leverandør måtte pådra seg i forbindelse med denne anbudsinnbydelsen og en eventuell kontraktsinngåelse skal dekkes av tilbyder. Anbudsinnbydelsens innhold er i sin helhet å betrakte som konfidensiell. Det samme gjelder all informasjon som mottas i forbindelse med anbudsinnbydelsen og informasjon som kan henføres til denne. Tilbud som ikke er fullstendige, ikke er i samsvar med anbudsinnbydelsen eller er for sent mottatt kan bli forkastet. Leverandør skal spesifisere eventuelle avvik fra denne anbudsinnbydelsen. Det som ikke er tatt forbehold om anses som akseptert. 1.5 Miljøhensyn Miljøpolicy i Vinmonopolet: Vinmonopolet skal arbeide systematisk for å redusere egne miljøbelastninger, påvirke ansatte og våre leverandører i tilsvarende retning, samt legge til rette for miljøbevisste kunder. Miljø er en sentral del av Vinmonopolets samfunnsansvar. Vinmonopolet har som mål å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det legges vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering så langt dette er praktisk gjennomførbart. Om miljøkrav til firmabiler i AS Vinmonopolet vennligst se vedlagte Bilpolicy (vedlegg 4) og kravspesifikasjonen.
4 av 8 2 Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandør Nedenstående er Vinmonopolets kvalifikasjonskrav. Det skal fremlegges følgende dokumentasjon som er obligatorisk og ufravikelig. 2.1 Leverandørens skatteattester og HMS erklæring Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling og at leverandøren har et fungerende HMS-system. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Skatteattest Momsattest HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Firmaattest 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon (for eksempel: Dun & Bradstreet, Creditinform, Lindorf eller tilsvarende institusjoner). Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som Vinmonopolet har bedt om, kan denne godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Vinmonopolet kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal denne ta skriftlig kontakt med Vinmonopolet for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag/leveranser Krav 2: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Følgende dokumentasjon kreves for å bevise at de stilte krav er oppfylt: Krav 1: Foretakets viktigste relevante oppdrag/leveranser de siste 3 årene, inkludert type leveranse, verdi, tidspunkt og kunde. Krav 2: Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/-styringssystem
5 av 8 2.5 Personopplysninger Leverandør skal oppfylle personopplysningslovens krav til sikring, jfr. 13 for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. 2.6 Etiske retningslinjer Vedlagte regler for hvordan ansatte i Vinmonopolet skal forholde seg til selskapets leverandører skal godkjennes av leverandør, jfr. vedlegg 2. Retningslinjene skal returneres med signatur. 2.7 Underleverandører Leverandør kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av tilbudet, men skal i så fall være ansvarlig for disse og fremstå som hovedleverandør for tilbudt løsning. Leverandør skal opplyse hvilke underleverandører de eventuelt kommer til å benytte. 3 Krav til tilbud 3.1 Kontraktsbetingelser En eventuell avtale om leveranse vil være basert på vedlagte kontrakten (se vedlegg 3). Kontraktene anses som akseptert av leverandør med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Dersom det tas forbehold skal dette angis spesielt. Ved forbehold skal det også anføres den konkrete formulering som leverandør ønske Vinmonopolet forbeholder seg retten til å avvise anbud som ikke baserer seg på vedlagte kontrakt. 3.2 Avtalenes varighet Avtalen løper 3 år (+ opsjon 1 år). Første biler forventes levert juni 2013. 3.3 Tildelingskriterier Tildeling baseres på det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud for Vinmonopolet. Følgende kriterier legges til grunn: 5 tilbudte ( ut fra i bilpolicyen oppgitte kriterier mest egnete) biler med utstyrsnivå samt utvalg av biler utover de 5 tilbudte (mest egnete) biler vektlegges med 50%. Tilbyder skal velge 5 biler som passer best ut fra beskrivelsen og max leasing prisen. Det er disse bilene som vi skal vurdere under tildelinkskriteriet tilbudte biler med utstyrsnivå. Leverandør skal oppgi andre bilmerker og modeller som er tilgjengelig i denne prisklassen. Dette skal vi vurdere under tildelingskriteriet utvalg. Pris vektes med 30% herunder skal vi vurdere pris ut fra i Bilpolicyen oppgitte kriterier, samt pris på biladministrasjon og prosentrabattsats på pumpepris på drivstoff. På pris skal vi vurdere pris på 5 utvalgte (mest egnete biler) Miljø vektlegges 20%, det skal oppgis utslipp CO2 og NOx for 5 utvalgte (mest egnete) biler. Våre ansatte som har rett til firmabil står fritt til å velge bil som passer dem best ut i fra i bilpolicyen oppgitte kriterier.
6 av 8 AS Vinmonopolet skal velge kun en leverandør. 3.4 Tilbudets form og besvarelse Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal gi presise svar på alle krav som stilles i anbudsinnbydelse. Det skal klart fremgå hvilke krav som ikke blir tilfredsstilt. Alle relevante kostnadselementer må tas med og prises i tilbudet. Dette gjelder også der hvor det bes om opsjoner. Tilbud som er upresise kan bli avvist. 3.5 Tilbudsfrist og adresser Tilbudet skal være mottatt av AS Vinmonopolet innen dato 25 mars 2013 kl. 12.00. Tilbudets gyldighet skal være 6 måneder. Tilbudet skal merkes med «Leasingbiler 13-004», og originalen leveres på papir i et kopieringsvennlig format som er datert og undertegnet. Originalen sendes/leveres i lukket konvolutt til: AS Vinmonopolet Postboks 6953 St. Olavs plass (Akersgt. 51) 0130 Oslo Att.: Jasenko Redzic I tillegg skal det leveres en kopi av tilbudet på egnet elektronisk medium i utskriftsvennlig format. 3.6 Kontaktperson og henvendelser til Vinmonopolet Alle henvendelser om tilbudet skal skje skriftlig og bes sendt til: e-post: jasenko.redzic@vinmonopolet.no med kopi til bard-einar.heggelund@vinmonopolet.no Svar på spørsmål og andre meddelelser som er relevante for alle leverandører vil bli oversendt samtlige som har fått tilsendt anbudsinnbydelsen. 4 Kravspesifikasjonen Rapporteringsløsninger/statistikk Alle rapporter/statistikker skal være web-baserte, dvs at oppdragsgiver skal kunne hente informasjonen via en internett-løsning. Rapporter/statistikker skal tilpasses forskjellige nivåer i oppdragsgivers organisasjon; dvs. rapporter for den enkelte bil og rapporter for oppdragsgiver sin totale bilflåte inkl. statistikk for skadefrekvens. Statistikkene må være overførbar til excel. Leverandør skal beskrive hvilke rapporter som kan leveres i sitt tilbud og levere eksempler. CO2 regnskap miljøregnskap
7 av 8 Leverandør skal levere et eget miljøregnskap til oppdragsgiver årlig. Absolutt krav er rapport om utslipp av CO2. Pris leasing i avtaleperioden Leasingprisen som tilbys ved avrop på rammeavtalen skal være pr. bil. Prisen skal være fast i leasingperioden for den enkelte bil, med unntak av prisendringer som følger av reguleringer i den finansielle renten. Renten som inngår i beregning av leasingavgift fastsettes kvartalsvis med virkning fra IMM datoene, og skal være like i 3 mnd. NIBOR-rente omregnet til 365/360 dager årlig, pluss et eventuelt fast påslag eller reduksjon. Som basis for tilbudet benyttes 3 mnd NIBOR-rente ved avtaleinngåelse, pluss det eventuelle faste påslaget/reduksjonen. Leveringsbetingelser leasingbil Det skal oppgis hvilken leveringstid som gjelder fra bestillingstidspunktet. Leverandør er ansvarlig for at leveransen er i samsvar med bestillingen. Leveringsbetingelse for alle leveranser er: Fritt levert i Oslo. Leverandøren skal vederlagsfritt gi nødvendig opplæring i bruk av bil med tilhørende utstyr. Tilgang til data avslutning av rammeavtale Alle data om biler, brukere, faktura, rapporter, regnskap m.m. som fremkommer i avtaleperioden er oppdragsgivers eiendom. I hele avtaleperioden skal oppdragsgiver ha tilgang til disse data. Ved avtalens utløp bestemmer oppdragsgiver hvilke data og på hvilket format disse skal avleveres på og til hvem. Alle kostnader i forbindelse med avlevering av disse dataene dekkes av leverandør. Anskaffelse av biler Biladministrator skal ha ansvar for at alle nødvendige papirer blir skrevet ut vedr. registrering, forsikring, bompenger m.m. og videre ha ansvar for at bilen(e) blir levert til avtalt sted og tidspunkt. Ved hver levering av ny bil skal biladministrator sørge for at det legges ved nødvendig informasjon om driften av bilen samt drivstoffkort, bompengebrikke m.m. Forsikring Biladministrator skal administrere forsikring av kjøretøy; dvs. inn- og utmelding Bøter/ ekstraordinære kostnader Biladministrator skal administrere parkeringsbøter, og fartsbøter fra fotobokser og lignende. Denne type bøter skal faktureres adskilt/på separat faktura slik at bruker av bilen når situasjonen oppstod blir direkte belastet og kostnaden ikke blir belastet Vinmonopolet.
8 av 8 Dekk Bilene skal, dersom annet ikke er avtalt, leveres med to sett hjul; sommer- og vinterhjul. Sommerhjul og vinterhjul skal leveres med et dekkmerke/mønster av anerkjent kvalitet. Sikkerhet Score på Euro-NCAP s kollisjonstest skal være minst fem stjerner eller tilsvarende resultat i andre anerkjente kollisjonstester. 5 Vedleggsliste Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 HMS-egenerklæring Etiske retningslinjer Avtaleutkast Bilpolicy i AS Vinmonopolet