Konkurransegrunnlag del III A TILBUD NR.: 480390 PROSJEKTETS NAVN: PROSJEKTLEDELSE 2012-2014 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III A: PRISGRUNNLAG
Konkurransegrunnlag, del III A- Prisgrunnlag Prosjektledelse bygg og anlegg 20012-2014 Dato: 20.11.11 Side: - 2 - av 8 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. TILBUD OG OPPDRAG GENERELT... - 3-2. OPPDRAGETS INNHOLD OG KRAV TIL UTFØRELSE... - 3-3. ORGANISASJON... - 4-4. FREMDRIFTSPLAN... - 5-5. KVALITETSSIKRING... - 5-6. SIKKERHETSKLARERING... - 5-7. SPRÅK... - 5-8. HONORAR OG UTGIFTSDEKNING... - 5-9. PRISREGULERING... - 6-10. OPSJONER... - 6-11. ARBEIDSSTED/-TID... - 6-12. UTSKIFTING AV PERSONELL - 6-13. FAKTUERING... - 6-14. ORIENTERING OM TILBUDSSKJEMA... - 7-15. OPPHØR AV AVTALE - 7 - VEDLEGG PRISSKJEMA... - 8 - - 2 -
1. TILBUD OG OPPDRAG GENERELT Forsvarsbygg Utvikling Vest (FBUV) støtter Forsvarets operative virksomhet ved å levere funksjonelle og rasjonelle eiendommer, bygg og anlegg. Dette gjøres ved å ivareta oppgaver innen helhetlig planlegging, tidligfasevurdering, anskaffelse, bygging, kjøp, leie og overtagelse. FBUV er organisatorisk inndelt med kontorlokasjon i Stavanger og Bergen. FBUVs EBA-prosjekter finansieres primært over statsbudsjettet Kap 1710 Post 45, 46 og 47. Planrammene for perioden 2012-2014 innebærer et volum som tilsier at FBUVs basisorganisasjon ikke har tilstrekkelig kapasitet. Forsvarsbygg ønsker derfor tilbud fra eksterne firma på tjenesten prosjektledelse. Det vises til pkt 2 for beskrivelse av hva slags arbeidsoppgaver som legges i begrepet prosjektledelse. Formålet med tilbudsinnhentingen er inngåelse av avtaler med firma som har personell som kan gå inn i FBUVs organisasjon som prosjektledere/prosjektlederassistenter ved et av FBUVs kontorlokasjoner i 6 måneder fra kontraktssignering med en opsjon på forlengelse inntil 2,5 år. Leverandøren (firma med eget organisasjonsnummer) kan inngi tilbud på begge lokasjonene, begrenset oppad til 2 personer i Stavanger og 2 personer i Bergen. Ressursene som tilbys blir evaluert hver for seg. Det tas sikte på å inngå avtaler om innleie av til sammen 3 personer gjennom denne konkurransen, men det kan bli flere eller færre. Endelig antall og fordelingen av antall innleide pr lokasjon, vil avhenge av prosjektportefølje. Fordeling av prosjekter mellom prosjektlederne vil skje etter kontrahering. Det er særlig prosjekter i tidligfase denne konkurransen innretter seg mot, og kompetanse/erfaring fra denne fasen vil bli vektlagt i evalueringen. Med tidligfase menes leveranser av følgende: 1. Løsningsdokument (behovsavklaringer, alternativsstudier): Gjennom en prosess med alternativsvurderinger utarbeides et omforent løsningsdokument som identifiserer og dokumenterer behov, vurderer og analyserer alternativer og anbefaler løsning. I løsningsdokumentet skal LCC-kostnader beregnes både for minimumsløsning, tilfredstillelse av lover og forskrifter, og løsning iht. Forsvarsbyggs miljømål. Løsningsdokumentet skal godkjennes av Forsvarsdepartementet (FD). 2. Forprosjekt (normalt sett videreføring av anbefalt løsning i løsningsdokument): Når anbefalt alternativ er godkjent av FD utvikles prosjektet videre gjennom et forprosjekt. Til forprosjektet ligger også leveranse av beslutningsgrunnlag (behovskartlegging og budsjettering) for innredning og utstyr til prosjektet. Forprosjekt til anbefalt løsning utvikles, kvalitetssikres og fremsendes til FD for godkjenning via Forsvarsbygg Utviklings sentral stab. 3. Diverse tilleggsutredninger vil også være aktuelt. 2. OPPDRAGETS INNHOLD OG KRAV TIL UTFØRELSE Oppdraget vil innebære prosjektledelse av bygge- og / eller anleggsprosjekter. Ved det enkelte oppdrag vil i normaltilfeller følgende arbeidsoppgaver og ansvarsområder bli pålagt leverandøren: Planlegge, organisere, styre og kontrollere prosjektet i alle faser; tidligfase, prosjektutvikling, prosjektering, bygging og reklamasjon iht definert kvalitet, tidsramme og kostnadsbudsjett basert på FB's "normalprosedyre". Utarbeide styringsdokument for alle faser og aktiviteter. Initiere og lede de prosesser og oppgaver oppdragsgiver står ansvarlig for iht myndighetskrav, brukerbehov, forvalterkrav, regelverk, rutiner, normer etc. - 3 -
Konkurransegrunnlag, del III A- Prisgrunnlag Prosjektledelse bygg og anlegg 20012-2014 Dato: 20.11.11 Side: - 4 - av 8 Ivareta myndighetskontakt og sørge for at Plan- og Bygningslovens bestemmelser følges. Sørge for/bistå ifm nødvendige utredninger knyttet til behovsbeskrivelser, behovs- og funksjonsanalyse, romprogram, alternativsvurderinger, samt kvalitetssikre dette ift gjeldende retningslinjer, arealnormer etc. Ivareta nødvendig kommunikasjon med interessenter på alle nivå. Etablere, koordinere og lede velfungerende team i alle prosjektets faser. Ansvar for budsjettering og økonomistyring, herunder utarbeidelse av endringsordrer, revisjon og rapportering. Kontrollere og attestere fakturaer. Innleid konsulent har ingen økonomiske fullmakter til å forplikte Forsvarsbygg, godkjenning av faktura foretas av fullmaktshaver. Gjennomføre LCC vurderinger for prosjektene. Ivareta prosjektstyring, risikovurdering, usikkerhetsanalyse og usikkerhetsstyring i prosjektet. Planlegging og styring av framdrift. Ansvarlig for Forsvarsbygg sine forpliktelser iht "Byggherreforskriften", herunder: o krav til Helse, Miljø og Sikkerhet under planlegging og utførelse o skriftlig avtale hvem som skal ivareta funksjonen som KP og KG o utarbeide HMS- og kvalitetskontrollplaner, gjennomføre revisjoner samt oppfølging og rapportering. o Gjennomgå Forsvarsbyggs overordnede HMS-krav for prosjekter og realisere relevante momenter for prosjektet, herunder etablere gode rutiner og kontinuerlig oppfølging/rapportering Ansvar for anskaffelser og kontrahering. Innleid konsulent har ingen økonomiske fullmakter til å forplikte Forsvarsbygg, godkjenning av faktura foretas av fullmaktshaver. Ivareta byggelederfunksjon i mindre prosjekter der det ikke er aktuelt å leie inn egen byggeleder. Ansvar for prosjektavslutning, ferdigbefaring, overlevering, sluttoppgjør, kostnadsstatistikk, termineringsrapport og FDV-dokumentasjon. Sørge for at Forsvarsbyggs krav til arkivering og sporbarhet etterleves, herunder bruk av arkivsystem, regnskapssystem, prosjektstyringsverktøy og Forsvarsbyggs egne rutiner og maler for prosjektgjennomføring. Utarbeide prosjektplaner med rapportering mot oppdragsgiver, styringsgruppe og ledelse i FBUV. Rådgivning i forbindelse med innredning av EBA-prosjekter, herunder bistå prosjektledere med å utarbeide, kvalitetsikre og fremlegge beslutningsgrunnlag Bistå og medvirke til hensiktsmessige og effektive innkjøpsprosesser for innredning. Bidra til etablering av rutiner, prosedyrer og avtaler knyttet til planlegging og anskaffelse av innredning. Ovennevnte opplisting er ikke uttømmende. Andre arbeidsoppgaver i tilknytning til prosjektledelse må også påregnes. Rolle som prosjektlederassistent vil også være aktuelt. Da som støttefunksjon til prosjektleder ansatt i FBUV. Innleid personell blir saksbehandlet iht Forsvarsdepartementets instruks for bruk av konsulenter i Forsvarets, samt Forsvarsbygg egen instruks vedr. anskaffelse og bruk av konsulenter i Forsvarsbygg. Se vedlagt info om konsulenter i Forsvarsbygg. Forsvarsbyggs kvalitetssystem med bestemmelser skal følges under gjennomføringen av oppdraget 3. ORGANISASJON Regionssjef: Bjørn Tore Rognstad Leder tidligfase: Stig Wassdal Leder utførelsesfase: Bernt Stensaker - 4 -
4. FREMDRIFTSPLAN Forsvarbygg har satt opp følgende tidsplan for konkurranse-/kontraheringsfase: Kontraktsinngåelse: September 2012. Videre fremdrift: Avhengig av det enkelte prosjekt, men de fleste kontraherte prosjektledere må forvente å igangsette sitt arbeid kort tid etter kontrahering. Det presiseres at det stilles krav til sikkerhetsklarering for å få adgang til Haakonsvern (arbeidsted). Klareringsprosess av tilbudt personell på 4-6 uker må derfor påregnes. 5. KVALITETSSIKRING Prosjektledere skal anvende Forsvarsbyggs kvalitetssystem, og videreføre relevant innhold og krav i dette til øvrige involverte i prosjektene. 6. SIKKERHETSKLARERING De enkeltpersoner det inngås avtale om innleie av gjennom denne konkurransen må kunne sikkerhetsklareres for det nivå som gjelder for det / de prosjekt(er) de blir engasjert til. Hvis nødvendig sikkerhetsklarering ikke oppnås, eller senere bortfaller, innebærer dette vesentlig mislighold av avtalen. Gjennomføringen av oppdraget skal som utgangspunkt skje fra Forsvarsbyggs lokaliteter og eventuell gradert informasjon skal, som følge av dette oppdraget, ikke oppbevares i leverandørens lokaliteter. Dersom det gjøres egen avtale mellom avtalepartene om at deler av oppdraget kan gjennomføres fra leverandørens lokaliteter, og dette innebærer behov for oppbevaring av gradert informasjon hos leverandøren, må det inngås sikkerhetsavtale med de firma dette gjelder. Forsvarsbygg bærer kostnader med opprettelse og oppfølging av sikkerhetsavtale, men firmaene må selv sørge for, og bære kostnader med, å tilrettelegge post- og arkivsystem, datatekniske løsninger og bygningsmessige forhold slik at kravene for behandling av gradert informasjon blir ivaretatt. Gradert informasjon vil ikke bli utlevert for oppbevaring i firmaets lokaliteter før sikkerhetsavtale er inngått. For info om hvilke opplysninger som kreves for å oppnå sikkerhetsklarering, se NSM (Nasjonal sikkerhetsmyndighet) sin hjemmeside, skjemaet Personopplysningsblankett: https://www.nsm.stat.no/publikasjoner/skjema/ 7. SPRÅK Alle dokumenter skal framlegges på norsk. Muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 8. HONORAR OG UTGIFTSDEKNING Tilbudte timepriser, jf prisskjema, skal benyttes ved honoraravregning. Arbeidene skal honoreres etter medgått tid innenfor avtalt budsjettramme. Avtalte timepriser skal anvendes. Det skal utarbeides budsjettramme for de enkelte prosjekter iht NS 8402 pkt. 12.3 Alle utgifter til lokale reiser som er nødvendig for å gjennomføre oppdraget skal inngå i timeprisen iht NS 8402, pkt. 12.2 annet ledd. Med lokale reiser menes: Reise til og fra prosjektleders hjemsted/kontorsted og kontorlokasjon til Forsvarsbygg - 5 -
Konkurransegrunnlag, del III A- Prisgrunnlag Prosjektledelse bygg og anlegg 20012-2014 Dato: 20.11.11 Side: - 6 - av 8 Reise til og fra prosjektleders hjemsted/kontorsted og daglig oppmøtested forutsatt at avstanden er kortere enn punktet ovenfor. Se konkurransegrunnlagets del II Avtalemal med kontraktsbestemmelser pkt. 7.4 9. PRISREGULERING Se konkurransegrunnlagets del II Avtalemal med kontraktsbestemmelser pkt. 7.3 10. OPSJONER Det er aktuelt å forlenge kontraktene med inntil 2,5 år med 6 mnd av gangen. Opsjon om forlengelse utløses automatisk med mindre Forsvarsbygg senest 2 mnd før utløpstidspunktet for gjeldende avtaleperiode skriftlig informerer leverandøren om at opsjon ikke vil bli utløst. Når opsjon således effektueres skal timerater og øvrige betingelser som avtalt i kontrakten benyttes. Forsvarsbygg står fritt til å bestemme i hvilket omfang opsjoner skal benyttes 11. ARBEIDSSTED/-TID Arbeidssted vil i utgangspunktet være et av de kontorlokasjoner som fremgår av prisskjema. Tilbyderne skal spesifisere hvilke(n) lokasjon(er) den / de personer som tilbys kan ha sitt engasjement. Det står Forsvarsbygg fritt å velge kontorlokasjon for de personer som etter evalueringen er aktuelle for oppdrag flere steder. Det kan være aktuelt at prosjektleder får et annet fast oppmøtested enn et av de oppgitte kontorlokasjonene. Det kan være aktuelt at prosjektleder deltar i prosjekter som administreres fra andre kontorlokasjoner i andre Forsvarsbygg regioner. Generelt forbeholder Forsvarsbygg seg retten til ikke å tildele kontrakter i en eller begge av de oppgitte lokasjonene. Oppdrag forutsettes gjennomført innenfor normal arbeidstid. Noe arbeidstid utover dette må allikevel påregnes. Utnyttelse av kapasitet vil variere mellom prosjektene, og også over tid innen det enkelte prosjekt. Tilbudte ressurser må i perioder forvente inntil 100% kapasitetsutnyttelse. I perioder kan det være aktuelt å redusere omfanget. Dette gjøres etter nærmere avtale mellom partene. Innleide prosjektledere vil kunne benytte kontor i Forsvarsbyggs lokaler all den tid det for prosjektgjennomføringen er nødvendig for prosjektledere å oppholde seg på en av disse lokasjonene 12. UTSKIFTING AV PERSONELL Tilbudt ressurs kan som hovedregel ikke byttes ut. Forsvarsbygg kan likevel akseptere utskiftning dersom dette har sin årsak i at arbeidsforholdet hos leverandøren har opphørt, eller dersom firmaet ansetter personell med tilsvarende eller bedre kompetanse. Personen som kommer inn skal minst ha tilsvarende kvalifikasjoner som den som trekkes ut. Forsvarsbygg skal godkjenne utskiftingen, og kan nekte dersom vilkårene for utskifting ikke foreligger, eller det for øvrig foreligger saklig grunn for å nekte. Tilbudt timepris skal ikke være høyere for den nye personen. Endringen formaliseres ved bruk av endringsavtale. 13. FAKTUERING Alle fakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til: Forsvarsbygg fakturasenter, Pb 4394, 2308 Hamar. - 6 -
Det skal faktureres månedlig. Faktura skal merkes med prosjekt, kontrakts- og ansattnummer etter nærmere avtale. Faktura som ikke er merket som avtalt vil bli avvist og leverandøren bærer de kostnader dette evt vil medføre for ham. I de tilfelle der kontrakten blir gjort gjeldende for flere prosjekter samtidig kan Forsvarsbygg, etter nærmere avtale, kreve at leverandøren sender en faktura per prosjekt. 14. ORIENTERING OM PRISSKJEMA Vedlagte prisskjema skal benyttes for å gi informasjon som gir grunnlag for evaluering av tildelingskriteriene, jf konkurransegrunnlagets del I pkt. 10. Skjemaet skal utfylles som følger: Navn på de ressurser som skal tilbys og timepris oppgis. Hvert firma kan kun tilby 2 person i Stavanger og 2 personer i Bergen, jf ovenfor pkt 1. Dersom noen leverandører tilbyr flere ressurser enn det antall Forsvarsbygg har bedt om, forbeholder FBUV seg retten til fritt å velge ut hvilke personer som skal evalueres. Dette av effektivitetshensyn. 15. OPPHØR AV AVTALE Avtalens gjennomføring vil være avhengig av godkjenning av budsjett fra besluttende organ. Opphør av avtale før oppdragets rammeoppgaver er fullførte vil dermed med en, -1-, måneds oppsigelsesfrist måtte knyttes til Mislighold av avtalens bestemmelser Eventuelle manglende bevilgninger - 7 -
Konkurransegrunnlag del III A VEDLEGG PRISSKJEMA Prosjektledelse 2012-2014 PRISSKJEMA fra Tilbyders firmanavn Kontorlokasjon Bergen Navn Navn Hjemsted/postnummer Timepris ekskl. mva Hjemsted/postnummer Timepris ekskl. mva Kontorlokasjon Stavanger Navn Navn Hjemsted/postnummer Timepris ekskl. mva Hjemsted/postnummer Timepris ekskl. mva