UTKAST Prosjektmandat Delprosjekt A3 Kommunikasjon
1. INNLEDNING Dette mandatet gjelder for det administrative delprosjektet A3: Kommunikasjon. Mandatet er utarbeidet av rådmennene i Hurum, Røyken og Asker kommuner, og har til hensikt å gi en tydelig beskrivelse og definisjon av formålet med gjennomføring av oppdraget. Delprosjektet håndteres i prinsippet som et oppdrag i driftsorganisasjonen gjennom blant annet tilføring av ekstra ressurser dedikert til oppdraget. Det skal med bakgrunn i mandatet utarbeides en fremdriftsplan for arbeidet. 1.1. Bakgrunn Som en del av den nasjonale kommunereformen, vedtok kommunestyrene i Hurum, Røyken og Asker i juni 2016 å søke om kommunesammenslåing fra 1. januar 2020. De overordnede målsetningene for kommunereformen er: Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlige og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati 1.2. Intensjonsavtalen Som grunnlag for kommunestyrenes vedtak, ble det 12. mai 2016 inngått en intensjonsavtale mellom de tre kommunene. Avtalen legger til grunn at den nye kommunen skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid mellom de tre kommunene. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt skal prege samarbeidet om sammenslåing. Intensjonsavtalen vektlegger blant annet at den nye kommunen skal utvikles som en flersenterkommune med aktiv stedsutvikling og gode bomiljøer basert på dagens lokal- og nærsenter. Videre skal den nye kommunen tilrettelegge for at innbyggerne får likeverdige velferdstjenester. Innovasjon og digitalisering skal stå sentralt i utviklingen av tjenestetilbudet. Videre legger intensjonsavtalen til grunn at den nye kommunen skal ha en effektiv og moderne organisasjonsstruktur med korte avstander, minst mulig byråkrati og flerfaglige og robuste fagmiljøer. Føringene fra intensjonsavtalen skal legges til grunn for alle delprosjekter knyttet til bygging av nye Asker kommune.
1.3. Styringsdokumentet Styringsdokumentet for gjennomføring av kommunesammenslåingen ble vedtatt av fellesnemnda 16. desember 2016. Styringsdokumentet definerer overordnede mål og rammer for arbeidet, og redegjør for arbeidets ulike faser og delprosjekter. Styringsdokumentet skal legges til grunn for alle delprosjekter knyttet til bygging av nye Asker kommune. Programorganisering Arbeidet med å etablere nye Asker kommune er organisert som et program, der fellesnemnda er programeier. Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for arbeidet, og skal lede og styre prosessen, samt fatte nødvendige vedtak. Rådmann i nye Asker kommune får rollen som programleder, og har ansvar for å koordinere sammenslåingsprogrammet og de ulike delprosjektene, og rapportere jevnlig om status til fellesnemnda. Sammenslåingsprogrammet består av totalt 16 delprosjekter som er inndelt i følgende tre kategorier: Politiske delprosjekter (P) Delprosjekter med særskilt behov for koordinering (A/P) Administrative delprosjekter (A) Fellesnemnda har gitt programleder fullmakt til å utarbeide mandater for de administrative delprosjektene. Administrative delprosjekter De administrative delprosjektene skal styres og gjennomføres i henhold til Difi sin prosjektmodell Prosjektveiviseren. Denne er beskrevet nærmere på www.prosjektveiviseren.no. Det er utviklet en egen portal som skal benyttes for styring og oppfølging av alle delprosjektene i programmet. Denne er basert på Prosjektveiviseren, og utviklet i samarbeid med KS og andre nasjonale aktører. Mandatet har til hensikt å gi en tydelig beskrivelse og definisjon av formålet med delprosjektet og de rammebetingelser som gjelder for planleggingsfasen.
Med bakgrunn i prosjektmandatet skal prosjektleder etablere en prosjektgruppe og utarbeide en prosjektplan, jf. vedlagte mal for prosjektplan (vedlegg 3). Prosjektplanen skal godkjennes av prosjekteier. 2. DELPROSJEKT A3: KOMMUNIKASJON Hurum, Røyken og Asker skal gå sammen om å bygge en ny kommune. De beste løsningene fra dagens kommuner må identifiseres og vurderes opp mot morgendagens oppgaver og utfordringer. I de tilfellene der beste praksis ikke er god nok, må man se etter nye og bedre løsninger (neste praksis). Det er et mål at velferdstjenestene i den nye kommunen skal være organisert så nær innbyggerne som mulig. Det skal sikres gode og likeverdige tjenester til alle innbyggerne, og at det i fremtiden er tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering. Dette vil være viktige elementer for å ivareta målsetningen om ressursoptimalisering. Intensjonsavtalen og Kommunikasjonsstrategi for bygging av nye Asker legger tydelige føringer for delprosjektet. God og tydelig informasjon til både ansatte, innbyggere, folkevalgte og andre er viktig i hele programperioden. For å kunne nå alle målgrupper på en hensiktsmessig måte, er det nødvendig å benytte ulike kanaler. Valg av kanal skal alltid være basert på en vurdering av hvordan målgruppen best kan nås på en effektiv og god måte i tråd med de overordnede målene for kommunikasjonsarbeidet. Måling og evaluering bør tilstrebes for å sikre måloppnåelse. Kost- nytte bør vurderes før tiltak og kanal blir valgt. 2.1. Oppdragsbeskrivelse Kommunikasjonsoppdraget er todelt: Sikre godt kommunikasjonsarbeid i hele programperioden fram til 1. januar 2020 Planlegge for et aktivt, helhetlig, strategisk og fremtidsrettet kommunikasjonsarbeid organisert på en hensiktsmessig måte i nye Asker. Flere av oppgavene er allerede igangsatt som del av implementering av kommunikasjonsstrategien. Oppdrag Utviklingsoppgaver: 1. Utarbeide en kommunikasjonsstrategi for perioden frem til 2020 (allerede gjennomført). 2. Utvikle en intern digital samhandlingsløsning for ansatte i de tre kommunene/ nye Asker i samarbeid med delprosjekt A4 Digitalisering.
3. Utvikle nye, helhetlige innbyggerrettede nettsider med digitale innbyggertjenester for nye Asker. 4. Utvikle et grunnlags- og utfordringsdokument som legger grunnlaget for en helhetlig, fremtidsrettet kommunikasjonsstrategi for nye Asker med vekt på blant annet digitale muligheter, klart språk, kanalstrategiske vurderinger, bruk av sosiale medier, grafisk profil og mediehåndtering. 5. Utarbeide forslag til organisering av kommunikasjonsarbeidet i nye Asker med rolle- og funksjonsbeskrivelser (i samarbeid med delprosjekt Administrasjon og ledelse). Driftsoppgaver: 6. Planlegge og gjennomføre løpende kommunikasjonstiltak i tråd med kommunikasjonsstrategien for arbeidet med nye Asker (løpende informasjonsarbeid). 7. Gi kommunikasjonsstøtte, og medierådgivning overfor den politiske og administrative ledelse av prosjekt nye Asker. 8. Bidra med kommunikasjonsfaglig bistand og konkrete kommunikasjonstiltak knyttet til andre delprosjekter med særlig vekt på prosjektet identitet, kultur og symboler. 9. Gjennomføre daglig kommunikasjonsarbeid i tråd med de tre kommunenes kommunikasjonsstrategi - gjennom lederstøtte, medieovervåkning/-rådgivning, tiltak, drift og røkting av ulike kanaler og plattformer. Prosess God informasjon og medvirkning fra tillitsvalgte og ansatte vil være av stor betydning for å sikre en vellykket gjennomføring. Arbeidet skal gjennomføres med bred medvirkning og involvering av tillitsvalgte og ansatte. Det skal utarbeides en egen plan som beskriver informasjonstiltak, møteplasser, deltakelse i arbeidsgrupper mm. Føringer fra kommunikasjonsstrategien Kommunikasjonsstrategien slår fast følgende mål: Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte o er informerte om sammenslåingen o har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen o har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: o Åpen og aktiv kommunikasjon o Samkjørt informasjon o Tilgjengelig og forståelige budskap for dem det gjelder
2.2. Mål o Oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler Det skal defineres effektmål og resultatmål for delprosjektet. Effektmål/gevinster Effektmålene beskriver hvilke gevinster som skal realiseres. Effektmålene beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås. Som hovedprinsipp skal det gjennomføres en ståstedsanalyse som grunnlag for å definere effektmålene. Det er definert følgende foreløpige effektmål for oppdraget: De ulike målgruppene o er informerte om sammenslåingen o har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen o har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Rett budskap formidlet til rett målgruppe til rett tid i riktig kanal. God, lettforståelig og koordinert informasjon formidlet til definerte målgrupper i de tre kommunene. Gevinstrealisering er å sørge for at de effektene/gevinstene som var forventet av prosjektet faktisk blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt- og linjeorganisasjonen. Det er linjeorganisasjonen(e) som har ansvar for at effektmålene nås og gevinstene blir realisert. De foreløpige effektmålene skal kvalitetssikres og tilhørende måleindikatorer, inkludert en plan for gevinstrealisering utarbeides i prosjektplanen. Resultatmål Resultatmålene beskriver hva oppdraget skal levere. Det er oppdragsstyret som har ansvar for at resultatmålene oppnås. Det er definert følgende resultatmål for oppdraget: 1. Kommunikasjonsstrategi for perioden frem til 2020 er utarbeidet. 2. Kommunikasjonstiltak i tråd med kommunikasjonsstrategien er planlagt og gjennomført. 3. Intern digital samhandlingsløsning for ansatte i de tre kommunene/nye Aske er utviklet i samarbeid med delprosjekt A4 Digitalisering. 4. Nye, helhetlige innbyggerrettede nettsider med digitale innbyggertjenester for nye Asker er utviklet.
5. Et grunnlags- og utfordringsdokument som legger grunnlaget for en helhetlig, fremtidsrettet kommunikasjonsstrategi med blant annet ny grafisk profilprogram for nye Asker er utviklet. 6. Forslag til organisering av kommunikasjonsarbeidet i nye Asker med rolle- og funksjonsbeskrivelser er utviklet, i dialog med blant annet delprosjekt A1/1 Administrasjon og ledelse. 7. Det er gitt medierådgiving og gjennomført tiltak overfor den politiske og administrative ledelsen av prosjekt nye Asker. 8. Kommunikasjonsfaglig bistand er gitt og det er iverksatt konkrete tiltak som en del av arbeidet med prosjektet identitet, kultur og symboler. 9. De ulike kommunikasjonskanalene er driftet gjennom å produsere nyheter og sørge for relevant informasjon til de ulike målgruppene. 2.3. Organisering og ansvar Styringsdokumentet for gjennomføring av kommunesammenslåingen beskriver den overordnede organiseringen og styringen av programmet og de ulike delprosjektene. Delprosjekt A3: Kommunikasjon skal både levere underveis i programperioden på konkrete interne og eksterne kommunikasjonsoppdrag knyttet til hele sammenslåingsprosessen og levere utredninger som legger grunnlaget for kommunikasjonsarbeidet i den nye kommunen. Delprosjektet skal også bistå prosjektet A/P Identitet, kultur og symboler. Det er allerede etablert et velfungerende kommunikasjonssamarbeid mellom de tre kommunene Hurum, Røyken og Asker. Kommunikasjonsenhetene har samarbeidet siden tidlig 2016 og har i fellesskap utarbeidet den vedtatte kommunikasjonsstrategien for arbeidet med å bygge nye Asker som legger tydelige føringer for arbeidet. Derfor organiseres delprosjektet som et oppdrag i de tre driftsorganisasjonene med dedikerte ressurser til prosjektaktivitetene. Det skal med bakgrunn i mandatet utarbeides en konkret fremdriftsplan for arbeidet i tråd med kommunikasjonsstrategien. Nedenfor følger en beskrivelse av de ulike rollene i oppdraget. Prosjektstyre Prosjektstyret skal sikre at oppdraget gjennomføres innenfor gitt mandat, at resultatmålene nås og at de tre kommunene til enhver tid er koordinerte. Prosjektstyret skal sikre nødvendige personressurser til gjennomføring av oppdraget. 1 Oppdragsstyrets leder rapporterer til rådmann i nye Asker/ programleder. 1 For å fungere effektivt, bør ikke prosjektgruppen ha mer enn 6-9 faste prosjektmedarbeidere. Det skal legges vekt på representasjon fra alle tre kommuner (to eller tre representanter fra hver kommune).
Prosjektstyret for delprosjektet består av følgende personer (én representant fra hver av de tre kommunene): Elena Solberg, kommunikasjonssjef Hurum Marianne Heimdal, kommunikasjonssjef Røyken Jon Bakkerud, kommunikasjonssjef Asker XX (tillitsvalgt) Disse vil i fellesskap følge arbeidet i prosjektet tett for å sikre god helhet og sammenheng mellom drift og prosjektaktiviteter. Det utpekes en leder for prosjektstyret. Dedikert ressurs kommunikasjonsrådgiver/prosjektleder Det gjennomføres en ekstern rekrutteringsprosess for ansettelse av en kommunikasjonsrådgiver/prosjektleder. Det legges til grunn at denne ressursen ansettes i en stillingsbrøk på 100 prosent for en periode på 2 år og er dedikert prosjektarbeidet. Prosjektstyret og kommunikasjonsrådgiver/prosjektleder skal i fellesskap avklare øvrig ressursbruk og hvordan kommunikasjonsmedarbeiderne skal trekkes inn i arbeidet. Kommunikasjonsrådgiver/prosjektleder har ansvar for å gjennomføre konkrete kommunikasjonstiltak og levere nødvendige oppdrag og produkter i tråd med mandatet og innenfor de rammer oppdragsstyret definerer i tett samarbeid med de tre kommunenes kommunikasjonsenheter. Arbeidet skal være basert på likeverdighet, raushet og forståelse mellom medarbeiderne. Arbeids-/ referansegrupper Ved behov skal det etableres arbeidsgrupper som skal bistå med nødvendig faglig kompetanse og utredningsarbeid knyttet til konkrete problemstillinger. I tillegg kan det ved behov etableres referansegrupper, jf. intensjonsavtalens målsetninger om involvering av innbyggere, brukere og samarbeidspartnere. Referansegruppene skal ha en rådgivende funksjon. Ved behov for arbeidsgrupper og referansegrupper, skal etablering, deltakelse og omfang avklares med oppdragsstyret. Tillitsvalgte God medvirkning fra tillitsvalgte vil være av stor betydning for å sikre en vellykket gjennomføring. Styringsdokumentet legger til grunn at tillitsvalgte skal ha en sentral plass i programorganiseringen. Tillitsvalgtes representasjon kan variere fra delprosjekt til delprosjekt, og avklares i planleggingsfasen i dialog med de tillitsvalgte.
2.4. Ressursbehov og rammer Prosjektet får følgende overordnede ressursramme. Total budsjettramme Årsverk Prosjektnummer i Agresso XX kroner Kommunikasjonsrådgiver/prosjektleder: 100 prosent stilling. XXXX Prosjektstyret og kommunikasjonsrådgiver/prosjektleder skal i planleggingsfasen gjøre en nærmere vurdering av ressursbehov, inkludert både økonomi og personalressurser (prosjektgruppe og eventuelle arbeidsgrupper). 2.5. Fremdriftsplan Styringsdokumentet legger til grunn følgende overordnede fremdriftsplan for arbeidet med etablering av nye Asker kommune: Videre legger styringsdokumentet til grunn følgende tentative fremdriftsplan for delprosjekt A3:
Delprosjektet skal med bakgrunn i denne tentative fremdriftsplanen utarbeide en detaljert fremdriftsplan med konkrete aktiviteter og milepæler. Fremdriftsplanen må ta hensyn til avhengigheter/relasjoner mellom prosjektets faser og de øvrige delprosjektene. 2.6. Avhengigheter til øvrige delprosjekter Det er mange gjensidige avhengigheter mellom de ulike delprosjektene i programmet. Programledelsen/programkontoret har et særlig ansvar for å sikre koordinering mellom prosjektene, i samarbeid med prosjektstyrene for hvert enkelt delprosjekt. Arbeidet i delprosjekt A3 må særlig koordineres med følgende delprosjekter: Delprosjekt P2 Identitet, symboler og felles kultur spesielt med hensyn til felles kultur. Delprosjekt A4 Digitale Asker 2020 Delprosjekt A1/1 Administrasjon og ledelse 2.7. Risiko- og sårbarhetsanalyse Det skal utarbeides en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse). Analysen skal identifisere: Mulige risikoområder for leveransene i delprosjektet (resultatmål) Mulige risikoområder knyttet til realisering av prosjektets gevinster (effektmål) Eventuelle risikoreduserende tiltak ROS-analysen skal oppdateres jevnlig. 2.8. Rapportering Prosjektrapportering skjer som hovedregel månedlig i det digitale prosjektverktøyet (prosjektportalen), jf. rutinene beskrevet i kapittel 12.2 i styringsdokumentet. I tillegg kan prosjektstyret og prosjektleder avtale mer detaljert intern rapportering. 3. VEDLEGG Dette prosjektmandatet har følgende vedlegg: 1. Intensjonsavtale om sammenslåing av kommunene Hurum, Røyken og Asker 2. Nye Asker kommune styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing 3. Ledelse, organisasjon og styring (LOS) overordnede prinsipper og føringer for administrativ organisering i nye Asker kommune 4. Mal for prosjektplan
5. Kommunikasjonsstrategi for bygging av Nye Asker.