Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Parallell rammeavtale for oversettertjenester 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG... 3 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.2 BESKRIVELSE AV ETTERSPURT YTELSE... 3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 2 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON... 4 2.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 2.2 LEVERANDØRENS KONTAKTPERSON... 4 2.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN... 4 3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING... 5 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 3.2 KUNNGJØRING... 5 3.3 KONTRAKT... 5 3.4 AVVIK, FORBEHOLD MM... 5 3.5 OFFENTLIGHET... 5 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 4.1 GENERELT... 5 4.2 SKATTEATTESTER... 6 4.3 HMS EGENERKLÆRING... 6 4.4 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 4.5 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 7 5 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD... 7 5.1 TILBUDET... 7 5.2 FORMELLE KRAV... 7 5.2.1 Språk... 7 5.2.2 Innpakning og merking... 8 5.2.3 Leveringsadresse... 8 5.3 FRISTER... 8 5.3.1 Tilbudsfrist... 8 5.3.2 Vedståelsesfrist... 8 5.3.3 Fremdriftsplan... 8 5.4 LEVERANSEBESKRIVELSE... 8 6 VALG AV TILBUD... 9 7 AVROP PÅ RAMMEAVTALENE... 10 2
1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL Sivilombudsmannen skal inngå avtaler om oversettelse av tekster, herunder i elektronisk format, fra norsk til engelsk. Sivilombudsmannen har løpende behov for slike oversettelser, og med opprettelsen av forebyggingsenheten i 2014 har dette behovet økt. Sivilombudsmannen vil inngå parallelle rammeavtaler med tre leverandører, for å legge til rette for at rammeavtalen sikrer kapasitet til å utføre de løpende enkeltoppdragene. 1.2 BESKRIVELSE AV ETTERSPURT YTELSE Sivilombudsmannen undersøker klager på offentlig forvaltning om urett og feil som måtte være gjort mot borgerne. Sivilombudsmannens forebyggingsenhet mot tortur og umenneskelig behandling ved frihetsberøvelse ble opprettet våren 2014, etter at Norge ratifiserte tilleggsprotokollen til FNs torturkonvensjon (OPCAT). Enheten forebygger tortur og annen grusom, umenneskelig eller nedverdigende behandling eller straff, og har i så måte anledning til å besøke alle steder hvor personer er fratatt sin frihet. Sivilombudsmannen generelt og forebyggingsenheten spesielt har behov for å knytte til seg kvalifiserte tjenesteytere av oversettelsestjenester. Tekstene som skal oversettes, vil som utgangspunkt være dokumenter med juridisk terminologi. Slik Sivilombudsmannen vurderer behovet i dag, vil følgende oversettelsesoppdrag være aktuelle for forebyggingsenheten: Oversettelse av forebyggingsenhetens årsmelding, én melding i året på cirka 20.000 ord Oversettelse av sammendrag og anbefalinger fra hver besøksrapport, ca. 20 rapporter i året à ca. 1500 ord Oversettelse av tekster til den engelske nettsiden, ca. 40 i året à 250 ord Oversettelse av andre tekster «strøjobber», 1-2 i året à 500 ord Språkvask av foredrag og talepunkter på engelsk til internasjonale konferanser, 2-4 i året à 1000 ord Oversettelse av lengre brev på engelsk hvor det juridiske presisjonsnivået er viktig, 1 i året à 500 ord Følgende oversettelsesbehov er estimert for Sivilombudsmannens virksomhet for øvrig: Oversettelse av ombudsmannens årsmelding, én melding i året på i underkant av 20.000 ord Oversettelse ved lovendringer. Sivilombudsmannen har sporadisk behov for å få utarbeidet en kvalitetssikret uoffisiell engelsk oversettelse av enkeltbestemmelser eller hele lover. Oversettelse av ny brosjyre (én gangs foreteelse à ca. 500 ord) Oversettelse av ny hjemmeside til engelsk versjon (én gangs foreteelse à ca. 5000 ord og eventuelle oppdateringer, estimert til ca. 100 ord i året) Enkelte brev 3
De oversatte tekstene skal anvendes utad, og hver enkelt leveranse må være av høy kvalitet. Sivilombudsmannen må også kunne stole på at avtalte leveranser kommer til avtalt tid. 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG Rammeavtalene skal inngås for en periode på to år (2 år) med opsjoner på forlengelse i 1+1 år. Det er estimert at oversettelsesbehovet for Sivilombudsmannens forebyggingsenhet vil utgjøre ca 65 000 ord per år. Det årlige oversettelsesbehovet til Sivilombudsmannens virksomhet for øvrig estimeres til 30 000 ord per år. Til sammen utgjør det estimerte oversettelsesbehovet 95 000 ord per år. I lys av oversettelsesbehovet, estimerer Sivilombudsmannen at anskaffelsens verdi vil være mellom NOK 100 000 og NOK 500 000 årlig ekskludert merverdiavgift. Dette anslaget innebærer imidlertid ikke noen forpliktelse til å foreta bestillinger av dette volumet i rammeavtaleperioden. Sivilombudsmannen presiserer at leverandører kan inngi tilbud i konkurransen selv om de antar at de ikke vil kunne levere hele det årlige volumet som etterspørres. Avtalen skal etter planen løpe fra 22. mai 2015. 2 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON 2.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen skal sendes på e-post til postmottak@sivilombudsmannen.no. Epostens emnefelt skal fylles ut med «Konkurranse om anskaffelse av oversettertjenester». Alle henvendelser skal være skriftlige. Leverandører skal ikke henvende seg til enkeltpersoner hos oppdragsgiver for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. 2.2 LEVERANDØRENS KONTAKTPERSON Leverandøren skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. Sivilombudsmannen tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi eventuelle endringer av kontaktopplysninger ikke har blitt formidlet til oppdragsgiver. 2.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN Spørsmål til konkurransen kan sendes oppdragsgivers kontaktadresse (se punkt 2.1) innen 17. april 2015 kl. 12.00. E-posten skal merkes med «Konkurranse om anskaffelse av oversettertjenester. Spørsmål fra leverandørene anonymiseres og besvares samlet til alle leverandørene. Spørsmål som stilles etter fristen, kan leverandøren ikke forvente at blir besvart. 4
3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudskonkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og av forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 del I og III. Sivilombudsmannen understreker at det i en åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger. 3.2 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen i uke 12. Kunngjøringen kan finnes på www.doffin.no. 3.3 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av vedlegg 1, Kontraktsvilkår. Kontrakten anses som akseptert av leverandøren, med mindre leverandøren inntar uttrykkelige forbehold. 3.4 AVVIK, FORBEHOLD M.M. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det foreligger forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 3.5 OFFENTLIGHET Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av tilbud er bestemt. Ved eventuelle begjæringer om innsyn etter dette tidspunkt vil oppdragsgiver vurdere hvilke av opplysningene i tilbudet som er forretningshemmeligheter og således unntatt offentlighet. Leverandøren som har inngitt det aktuelle tilbudet, vil bli kontaktet i denne forbindelse. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 GENERELT Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil leverandørens tilbud ikke bli vurdert nærmere. Hvis leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver kontaktes før tilbudsfristens utløp for å klarlegge om annen dokumentasjon kan aksepteres. Kontakten skal skje skriftlig i samsvar med konkurransegrunnlaget kapittel 2. Dersom leverandøren ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som leverandøren indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremgå tydelig. I et slikt tilfelle må det godtgjøres at leverandøren reelt 5
disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser, for eksempel ved en forpliktelseserklæring. 4.2 SKATTEATTESTER Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt/ikke oppfylt. Krav Leverandøren skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Krav til dokumentasjon Norske leverandører skal legge frem ny felles attest for skatt og merverdiavgift. Slik attest skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Alternativt kan norske leverandører legge frem attest for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Leverandører fra andre EØS-land, land omfattet av GPAavtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. 4.3 HMS EGENERKLÆRING Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt/ikke oppfylt. Krav Leverandøren skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Krav til dokumentasjon Leverandører skal legge frem signert egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta-20060407-0402-033.html Erklæringen skal være datert, og den skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. 4.4 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt/ikke oppfylt. 6
Krav Leverandøren skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Krav til dokumentasjon Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 4.5 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt/ikke oppfylt. Krav Leverandøren skal være kredittverdig. Krav til dokumentasjon Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn seks måneder. 5 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD 5.1 TILBUDET Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Leverandørens kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 2.2 Opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt. 5.3.2. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte Leverandøren. Tilbudet leveres i en egen perm med skilleblad og struktureres og leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev. 2. Skatteattester. 3. HMS-erklæring. 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert. 5. Dokumentasjon på kredittverdighet. 6. Pris og betalingsbestemmelser etter skjema vedlagt som vedlegg 2 (utfylt). 7. Leveransebeskrivelse, jf. konkurransegrunnlaget punkt 5.4. Leverandøren kan ikke forvente at dokumentasjon som presenteres på annen måte enn denne, vil bli vurdert. 5.2 FORMELLE KRAV 5.2.1 Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk. 7
Der leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på norsk, kan oppdragsgiver kontaktes, før tilbudsfristens utløp for å klarlegge om dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. Kontakten skal skje skriftlig, i samsvar med konkurransegrunnlaget kapittel 2. 5.2.2 Innpakning og merking Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse. Det innebærer at forsendelsen må være fysisk lukket med tape/lim. Tilbudet skal merkes «Tilbud oversettertjenester Sivilombudsmannen». Tilbudsforsendelser som ikke er merket på riktig måte, og/eller ikke er sendt i lukket forsendelse, vil bli avvist. 5.2.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Ved levering på besøksadresse: Sivilombudsmannen Akersgata 8 0158 Oslo Ved postforsendelse: Sivilombudsmannen Postboks 3 Sentrum 0101 Oslo 5.3 FRISTER 5.3.1 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 30. april 2015 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf. punkt 5.2.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det leverandørens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.3.2 Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 30. mai 2015. 5.3.3 Fremdriftsplan Sivilombudsmannen har som mål at leverandør skal være valgt i løpet av uke 19. 5.4 LEVERANSEBESKRIVELSE Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av den tilbudte ytelsen, jf. konkurransegrunnlaget kapittel 6. Denne beskrivelsen skal minimum inneholde: Identifikasjon av personell som tilbys ved utførelsen av oppdrag med tilhørende CV 8
En beskrivelse av tre leveranser av tilsvarende art og omfang som leveransen som etterspørres av Sivilombudsmannen. Referanseprosjektene skal inkludere en beskrivelse av referanseoppdraget og referansenes kontaktinformasjon, navn og telefonnummer. Forpliktende responstid på oversettelsesoppdrag (leveringstid), både oppdrag som skal leveres raskt og oppdrag hvor leverandøren innrømmes lengre leveringstid. Rutiner for igangsetting av oversettelsesoppdrag, herunder rutiner for kontakt og bekreftelse av oppdrag 6 VALG AV TILBUD Valg av tilbud vil skje etter en vurdering av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende tildelingskriterier: Pris (30 %) basert på ferdig utfylt prisskjema i vedlegg 2. Kvalitet (50 %) I vurderingen av dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver legge vekt på o Oppnådde resultater bekreftet ved referanser. Som grunnlag for denne vurderingen skal leverandøren legge ved tre referanseprosjekter med beskrivelse av referanseoppdraget, samt referansenes kontaktinformasjon, navn og telefonnummer. Oppnådde resultater bekreftet ved referanser vil tillegges stor vekt i den samlede vurderingen av kompetanse. o formell utdanning, herunder autorisasjon, samt erfaring med tilsvarende oversettelsesoppdrag, inkludert erfaring fra oversetting av dokumenter på forvaltningsnivå. o kjennskap til juridisk forvaltningsterminologi. Som grunnlag for denne vurderingen skal leverandøren legge ved CV for personell som leverandøren vil benytte til oppdragene. Leveringstid (20 %) Dette kriteriet vil bli bedømt på bakgrunn av leverandørens tilbudte leveringstid. Leveringstiden som angis, forplikter leverandøren ved bestillinger i henhold til rammeavtalen. For at Sivilombudsmannen skal kunne vurdere den tilbudte leveringstiden opp mot Sivilombudsmannens behov, ber Sivilombudsmannen om at det i tilbudene oppgis leveringstid for to typer tekster: o Korte tekster under 500 ord. Det vil hovedsakelig dreie seg om korte tekster for publisering på Sivilombudsmannens nettsider. Denne typen tekster krever levering raskt. o Lenge tekster over 500 ord. Eksempler på slike tekster vil være profileringsmateriell, fagrapporter og årsrapporter. For denne typen tekster vil leverandørene innrømmes lengre leveringstid. 9
7 AVROP PÅ RAMMEAVTALENE Sivilombudsmannens rangering av tilbudene til leverandørene som det inngås rammeavtaler med, vil fungere som fordelingsnøkkel. Avrop tildeles den leverandøren med best rangering som bekrefter å ha kapasitet til å utføre oppdraget. 10